Jawność wynagrodzeń – co zmieniają nowe przepisy Kodeksu pracy?

Transparentność wynagrodzeń to zmiana w przepisach prawa pracy, która właśnie wchodzi w decydującą fazę. Od 24 grudnia 2025 roku rekruterzy mają zakaz pytania kandydatów o historię zarobków. Dodatkowo, najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną, muszą podawać im widełki płacowe. Na tym zmiany się jednak nie kończą, bo do 7 czerwca 2026 roku (zgodnie z projektem UC127 wdrażającym dyrektywę UE 2023/970) całkowicie znika tajemnica wynagrodzeń. Pracownicy zyskają prawo do sprawdzenia średnich zarobków osób zatrudnionych na podobnym stanowisku, a firma będzie musiała spowiadać się z luki płacowej. Przeczytaj nasz poradnik, poznaj z bliska nowe obowiązki i sprawdź, jak przygotować organizację, by uniknąć kar.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Transparentność wynagrodzeń (jawności płac) to zasada, oznaczająca obowiązek informowania o widełkach zarobków w ogłoszeniach o pracę oraz stosowania przejrzystych kryteriów awansów i podwyżek dla obecnych pracowników
• Od 24 grudnia 2025 r. rekruterzy nie mogą pytać kandydatów o historię zarobków, a informacja o stawkach lub widełkach płacowych muszą przekazywać najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną.
• Najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. Polska zaimplementuje unijną dyrektywę 2023/970 (projekt UC127), która zniesie tajemnicę wynagrodzeń i pozbawi mocy prawnej klauzule dotyczące poufności wynagrodzeń w umowach o pracę.
• Każdy pracownik zyska prawo do złożenia wniosku o udostępnienie informacji na temat średnich zarobków osób wykonujących pracę o tej samej wartości, z obowiązkowym podziałem na płeć.
• Pracodawcy zatrudniający powyżej 100 osób zostaną objęci obowiązkiem raportowania luki płacowej, przy czym pierwsze sprawozdania dla firm powyżej 150 pracowników będą wymagane do 7 czerwca 2027 r.
• Brak transparentności płacowej to dla firmy nie tylko ryzyko grzywny z PIP (do 30 000 zł), ale przede wszystkim groźba roszczeń odszkodowawczych oraz wykluczenia z przetargów publicznych.
• Bezpieczne wdrożenie nowych wymogów prawnych wymaga przeprowadzenia audytu siatki płac, w czym kluczową rolę odegrają nowoczesne systemy kadrowo-płacowe z modułem analitycznym, takie jak Symfonia R2Płatnik.

Obowiązek jawności wynagrodzeń – nowe przepisy w Kodeksie pracy

Nowe regulacje dotyczące transparentności wynagrodzeń wynikają bezpośrednio z nałożenia się na siebie wymogów unijnych i krajowych przepisów. Ich podstawę stanowi dyrektywa UE 2023/970 (tzw. dyrektywa o jawności wynagrodzeń), która wymusza na państwach członkowskich wdrożenie mechanizmów zwalczających lukę płacową i gwarantujących równe płace dla kobiet i mężczyzn.

W ślad za tym, w grudniu 2025 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, w wyniku której wdrożono przepisy dotyczące jawności stawek na etapie poszukiwania pracowników.

To jednak nie koniec. Obecnie trwają również prace na projektem ustawy UC127, który zaowocuje kolejną nowelizacją Kodeksu pracy i ostatecznie zaimplementuje unijną dyrektywę do krajowego porządku prawnego. Na pełne wdrożenie unijnych przepisów Polska ma czas do 7 czerwca 2026 r.

Co zmienia dyrektywa o jawności wynagrodzeń? Najważniejsze zasady w pigułce

Nowe przepisy ingerują w niemal każdy etap cyklu życia pracownika w firmie – od ogłoszenia o pracę, przez trwanie zatrudnienia, aż po audyty wewnętrzne. Do najważniejszych zmian należą m.in.:

• obowiązkowe widełki płacowe – kandydat musi poznać kwotę lub przedział wynagrodzenia najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną.
• zakaz pytań o historię zarobków w poprzedniej firmie.
• koniec tajemnicy wynagrodzeń – pracownicy zyskują prawo do swobodnego rozmawiania o swoich zarobkach, a klauzule poufności w tym zakresie tracą moc prawną.
• prawo do informacji o siatce płac – każdy zatrudniony może zażądać informacji o średnich zarobkach osób zajmujących podobne stanowisko pracy.
• raportowanie luki płacowej – firmy zatrudniające powyżej 100 pracowników będą zmuszone do regularnego raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn (oraz wspólnej oceny wynagrodzeń z załogą, jeśli luka przekroczy 5%).

Poniżej przyjrzymy się szerzej najważniejszym regulacjom.

Brak widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę – czy to już naruszenie prawa?

Nie. Zgodnie z art. 18[3ca] §2 Kodeksu pracy, brak widełek płacowych w samym ogłoszeniu nie jest nielegalny. Naruszeniem przepisów jest dopiero zatajenie tej informacji przed kandydatem na dalszych etapach rekrutacji. Pracodawca musi przekazać stawkę wynagrodzenia na danym stanowisku w jednym z trzech momentów:

• w ogłoszeniu o naborze,
• przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną,
• lub przed nawiązaniem stosunku pracy (jeśli proces rekrutacji nie przewiduje rozmów).

Zakres obowiązku informowania o wynagrodzeniu wynika bezpośrednio z art. 18[3ca] §1 – 2 k.p. Zgodnie z nim pracodawca ma obowiązek przedstawić kandydatowi:

• początkowe wynagrodzenie lub jego przedział (widełki) – ustalone na bazie obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów. Dotyczy to wynagrodzenia w ujęciu szerokim (art. 18[3c] §2 k.p.), a więc wraz z dodatkowymi składnikami.
• postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – jeżeli pracodawca jest nimi objęty.

Informację należy przekazać na piśmie lub elektronicznie, z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią. Przedziały kwotowe są dopuszczalne, ale muszą być oparte na dających się uzasadnić, niefikcyjnych kryteriach.

Ważne: Brak informacji o wynagrodzeniu na wymaganym etapie stanowi naruszenie przepisów prawa pracy i jest podstawą do interwencji Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Historia zarobków kandydata – zakaz zadawania pytań o poprzednią pensję

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może również pytać kandydata o wysokość jego wynagrodzenia w obecnym ani w poprzednich miejscach pracy. Głównym celem tego przepisu jest wyeliminowanie rynkowego zjawiska „dziedziczenia” zaniżonych stawek między firmami.

Podstawą prawną zakazu jest art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy, który ściśle określa katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata. Wskazuje on wprost, że przebieg zatrudnienia podlega weryfikacji, jednak z wyraźnym wyłączeniem informacji o historii płac.

Co dokładnie obejmuje zakaz w praktyce rekrutacyjnej?

Przede wszystkim rekruter nie może już wymagać podania wcześniejszych zarobków ani prosić o ich udokumentowanie (np. poprzez przedstawienie deklaracji PIT, umów czy pasków płacowych). Stanowią one „informacje o wynagrodzeniu” wyłączone ze wspomnianego art. 22¹ §1 pkt 6 k.p.

Zakaz nie blokuje jednak negocjacji płacowych. Rekruter nadal może (i powinien) badać oczekiwania finansowe kandydata, o ile jest to element ustalania warunków nowej umowy o pracę, a nie weryfikacja historii wynagrodzeń.

Koniec tajemnicy płacowej – czy pracownik może ujawnić swoje zarobki?

Zgodnie z art. 7 ust. 5 dyrektywy (UE) 2023/970 pracodawca nie może zakazać pracownikom ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu, jeśli służy to egzekwowaniu zasady równej płacy.

Sama dyrektywa nie unieważnia jeszcze automatycznie zapisów o poufności w umowach u prywatnych pracodawców (ze względu na brak tzw. pełnego skutku poziomego). Polska musi jednak wdrożyć nowe prawo do 7 czerwca 2026 r. Pełny zakaz stosowania klauzul poufności wynagrodzeń przewiduje rządowy projekt ustawy UC127.

Co w kontekście jawności wynagrodzeń nowe przepisy oznaczają dla pracodawcy?

• Przede wszystkim zniesienie poufność wyłącznie w odniesieniu do własnego wynagrodzenia pracownika. Strategiczne dane biznesowe (cenniki, struktura kosztów, marże, dane klientów) nadal podlegają pełnej ochronie.
• Pracodawca nie będzie też mógł wyciągnąć żadnych negatywnych konsekwencji (np. zwolnienie, wstrzymanie premii) wobec osoby, która ujawniła swoją stawkę w celu sprawdzenia, czy nie jest dyskryminowana płacowo.

Wniosek o informację płacową – prawo pracownika do weryfikacji zarobków

Docelowo każdy pracownik będzie miał również prawo zażądać informacji o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich stawkach osób wykonujących taką samą pracę (z podziałem na płeć). Uprawnienie to wynika z art. 7 dyrektywy (UE) 2023/970 i jest obecnie wdrażane do polskiego porządku prawnego w ramach projektu ustawy UC127.

Zgodnie z przygotowywanymi przepisami, w odpowiedzi na papierowy lub elektroniczny wniosek zatrudnionego, pracodawca będzie musiał przekazać informację o:

• indywidualnym poziomie wynagrodzenia wnioskującego pracownika.
• średnich poziomach wynagrodzeń dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, z obowiązkowym rozbiciem na płeć.

Dyrektywa nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia informacji w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W przeciwieństwie do obowiązujących już przepisów o rekrutacji, prawo do informacji o siatce płac to wciąż etap prac wdrożeniowych. Nie jest to jeszcze wiążący przepis Kodeksu pracy. Stanowi on jednak unijny wymóg, który zacznie bezwzględnie obowiązywać najpóźniej 7 czerwca 2026 r., co wymusza na firmach rozpoczęcie audytów i kategoryzacji stanowisk już teraz.

Przeczytaj również: Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika? Poradnik krok po kroku

Raportowanie luki płacowej – jakie terminy obowiązują pracodawców?

Nowością, która ma zapewnić równość płac, jest także obowiązek raportowania luki płacowej, który wynika z dyrektywy (UE) 2023/970 (art. 9), a konkretne terminy i tryb wdrożenia w Polsce są opisane w projekcie wdrożeniowym UC127. Przepisy przejściowe wskazują, że pierwsze raporty będą składane w 2027 r. i obejmą wyłącznie okres po wejściu w życie ustawy (tj. od 7.06.2026 r. do 31.12.2026 r.).

Zgodnie z art. 13 i 14 projektu UC127, obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdań z luki płacowej do organu monitorującego dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Harmonogram (wynikający z przepisów przejściowych, m.in. art. 57 ust. 1 projektu) uzależnia częstotliwość i datę pierwszego raportu od wielkości firmy:

Wspólna ocena wynagrodzeń

Samo wysłanie raportu nie wyczerpuje obowiązków firmy. Zgodnie z art. 10 dyrektywy (UE) 2023/970, jeżeli sprawozdanie wykaże lukę płacową wynoszącą co najmniej 5% w danej kategorii pracowników, a różnica ta nie znajdzie obiektywnego, neutralnego płciowo uzasadnienia (i nie zostanie naprawiona w wyznaczonym czasie), organizację czeka tzw. wspólna ocena wynagrodzeń. Oznacza to przymusowy i szczegółowy audyt płac przeprowadzany z obowiązkowym udziałem przedstawicieli pracowników.

Przeczytaj również: Analityka w kadrach i płacach. Jak zamienić dane pracownicze w decyzje biznesowe?

Kary za brak przejrzystości wynagrodzeń

Zgodnie z art. 281 § 1 k.p. podstawową sankcją za złamanie przepisów rekrutacyjnych jest grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł. Z biznesowego punktu widzenia jest to jednak najmniejsze zagrożenie. Równolegle pracodawcy muszą liczyć się ze znacznie bardziej dotkliwymi konsekwencjami: przegranymi procesami sądowymi o nierówne traktowanie (gdzie działa tzw. odwrócony ciężar dowodu) oraz zablokowaniem możliwości startowania w przetargach publicznych ze względu na brak wymaganej przejrzystości płacowej (art. 24 dyrektywy 2023/970).

Zgodnie z art. 18³d k.p., pracownik, wobec którego naruszono zasadę równego traktowania, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie. Przepisy nie przewidują górnej granicy tej kwoty. W sprawach o dyskryminację (art. 18³b § 1 k.p.) pracownik nie musi twardo udowadniać winy firmy – wystarczy, że ją uprawdopodobni. To pracodawca musi przed sądem udowodnić (np. na bazie audytów i wyceny stanowisk), że różnice w płacach wynikały z obiektywnych przesłanek, a nie z płci.

Przygotowanie organizacji do transparentności wynagrodzeń – pięć kroków dla zarządów i HR

Z perspektywy compliance, płynne wdrożenie nowych wymogów w zakresie jawności wynagrodzeń wymaga systemowego podejścia, a nie jedynie punktowych zmian w regulaminach. Z analiz ekspertów i założeń do dyrektywy 2023/970 wynika, że polskie firmy czeka m.in.:

• audyt struktury wynagrodzeń, w czasie którego należy zweryfikować ewentualne, nieuzasadnione obiektywnie różnice w stawkach – ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk, na których wykonywana jest praca o tej samej wartości. Pozwoli to zminimalizować ryzyko roszczeń przed wejściem w życie prawa do informacji o siatce płac.
• rewizja polityki rekrutacyjnej, szczególnie w zakresie wdrożenia mechanizmów gwarantujących przekazywanie informacji o wynagrodzeniu w ustawowym terminie, stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk oraz zapewnienia całkowicie niedyskryminacyjnego przebiegu selekcji.
• przegląd polityki wynagrodzeń, w celu identyfikacji luki płacowej.
• szkolenia dla działów HR i kadry menedżerskiej (hiring managers) z zakresu niedozwolonej weryfikacji historii zarobków oraz zasad rzetelnego komunikowania widełek płacowych.
• dostosowanie analityki i systemów kadrowo-płacowych. Firma musi wyodrębnić spójne kategorie stanowisk, ujednolicić strukturę składników wynagrodzeń i wdrożyć narzędzia umożliwiające zautomatyzowane wyliczanie wskaźników luki płacowej.

W dostosowaniu organizacji do rygorystycznych wymogów jawności wynagrodzeń ważną rolę odegra program kadrowo-płacowy wyposażony w zaawansowany moduł analityczny. Tego typu funkcje zapewnia system Symfonia R2Płatnik, który nie tylko centralizuje dane o zatrudnieniu, ale przede wszystkim umożliwia generowanie raportów niezbędnych do obliczania wskaźników luki płacowej. Dzięki wbudowanym kreatorom i możliwości analizy struktury wynagrodzeń w najróżniejszych przekrojach, dział HR może przeprowadzić przegląd siatki płac pod kątem unijnej dyrektywy. To gotowe narzędzie, które przekształca surowe dane z list płac we wskaźniki niezbędne do obowiązkowego raportowania luki płacowej.

FAQ – jawność wynagrodzeń 2026. Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy obowiązuje jawność wynagrodzeń w Polsce?

Przepisy wchodzą w życie dwuetapowo. Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują nowe, rygorystyczne zasady w rekrutacji (obowiązek informowania o stawkach, bezwzględny zakaz pytań o historię płac). Z kolei najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. Polska musi wdrożyć unijną dyrektywę 2023/970, która m.in. znosi tajemnicę wynagrodzeń w firmach i wprowadza obowiązek raportowania luki płacowej.

Czy widełki płacowe muszą znaleźć się w każdym ogłoszeniu o pracę?

Nie. Zgodnie z art. 183ca §2 k.p., pracodawca nie ma obowiązku publikowania widełek w samej ofercie pracy. Wymogiem prawnym jest jednak to, aby kandydat poznał stawkę najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną. Brak tej informacji na czas stanowi wykroczenie.

Czy w informacjach rekrutacyjnych trzeba uwzględniać premie i benefity?

Tak. Ustawa nakazuje podanie informacji o wynagrodzeniu w ujęciu szerokim (art. 183c §2 k.p.). Oznacza to, że pracodawca musi wskazać nie tylko wynagrodzenie zasadnicze (podstawę), ale również poinformować o istotnych składnikach dodatkowych, systemie premiowym czy postanowieniach układu zbiorowego przewidzianych dla danej roli.

Czy przepisy o jawności płac i zakaz pytań o historię zarobków dotyczą umów B2B?

Nie wprost. Zmiany w Kodeksie pracy oraz unijna dyrektywa regulują relacje oparte na stosunku pracy. Rynek usług B2B rządzi się prawem cywilnym. Należy jednak pamiętać, że standardy wypracowane na rynku pracy etatowej szybko przenikają do sektora B2B, a kandydaci kontraktowi również oczekują transparentności na etapie ofertowania.

Co grozi pracodawcy za pytanie kandydata o jego poprzednie zarobki?

Żądanie takich informacji narusza art. 22¹ § 1 pkt 6 k.p. Działanie to klasyfikowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy może z tego tytułu nałożyć na firmę lub osobę prowadzącą rekrutację grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Źródła:

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy – Dz.U. 2025 poz. 807,
– Dyrektywa (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Jeśli chcesz, by dane z kadr i płac pracowały nie tylko dla ZUS i GUS, ale przede wszystkim dla Twojej firmy, warto przyjrzeć się możliwościom analitycznym Symfonii R2Płatnik – oraz opisanym szerzej w e-booku „Analityka w kadrach i płacach”

Wypełnij formularz i pobierz e-booka!