Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo każdej osoby pozostającej w stosunku pracy. To, ile dni wolnych może wykorzystać pracownik w ciągu roku, zależy od jego stażu pracy czy wielkości etatu. A co w przypadku niewykorzystania urlopu przypadającego na dany rok? Sprawdź, co się dzieje z niewykorzystanym urlopem, czy można zamienić go na świadczenie finansowe i czy zaległy urlop przepada po upływie czasu.

Spis treści

• Urlop wypoczynkowy – podstawowe informacje
• Czy niewykorzystany urlop przepada?
• Jak odebrać niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
• Niewykorzystany urlop wypoczynkowy a koniec umowy o pracę – czyli co z ekwiwalentem pieniężnym
• Nieudzielenie zaległego urlopu – konsekwencje dla pracodawcy
• Zaległy urlop wypoczynkowy – najczęstsze pytania

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Niewykorzystany urlop z poprzedniego roku należy odebrać do ostatniego dnia września roku następnego.
• W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązywania stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni wolne.
• Jeśli pracownik nie odebrał zaległego urlopu, a zbliża się termin jego wykorzystania, pracodawca może skierować go na urlop „przymusowy”, nie ustalając z nim wcześniej terminu.
• Zaległe dni wolne nie mogą zostać przeniesione do nowego miejsca pracy.

Urlop wypoczynkowy – podstawowe informacje

Płatny urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Jeżeli staż pracy danej osoby jest krótszy niż 10 lat, jego wymiar wynosi 20 dni, natomiast w przypadku dłuższego stażu pracy jest to 26 dni. Liczbę dni urlopowych, z których może skorzystać zatrudniony, pomniejsza się proporcjonalnie do wielkości etatu – przy ½ etatu jest to więc 10 lub 13 dni w zależności od okresu zatrudnienia. Do urlopu wypoczynkowego wlicza się urlop na żądanie w wymiarze 4 dni w ciągu roku. W sytuacji, gdy pracownik zawarł swoją pierwszą umowę o pracę, za każdy przepracowany miesiąc uzyskuje prawo do urlopu w 1/12 wymiaru, jaki przysługuje za cały rok.

Przeczytaj również: Jak obliczyć, ile dni urlopu mi przysługuje? Wymiar urlopu wypoczynkowego – Symfonia

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Wielu pracowników, którzy nie wykorzystali wszystkich dni wolnych, zastanawia się, co z zaległym urlopem i czy urlop może przepaść. Co do zasady powinien on zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, na który przypada. Jeżeli jednak z przyczyn losowych pracownik nie odebrał wszystkich dni urlopowych przed końcem tego roku, przechodzą one na kolejny rok. Wówczas istnieje możliwość wykorzystania ich do ostatniego dnia września roku następnego. Co więcej, w sytuacji, w której pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu, a zbliża się termin jego odebrania, pracodawca ma prawo skierować go na urlop przymusowy bez wcześniejszego ustalenia terminu.

Przeczytaj również: Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć? – Symfonia

Niewykorzystany urlop – do kiedy go odebrać?

Osoby, które nie wykorzystają całego urlopu wypoczynkowego za rok 2025, muszą odebrać go w terminie do 30 września 2026. Najpóźniej w tym dniu urlop powinien się jednak rozpocząć, a nie skończyć – może zatem trwać np. do 5 czy 10 października, w zależności od liczby zaległych dni wolnych.

Po jakim czasie przepada urlop?

Zaległe dni wolne nie przepadają, jednak mogą ulec przedawnieniu – wiąże się to z trzyletnim okresem przedawnienia roszczeń pracowniczych, m.in. roszczeń o urlop wypoczynkowy czy ekwiwalent urlopowy. Oznacza to, że 30 września 2025 przedawni się niewykorzystany urlop, który przysługiwał pracownikowi za 2021 i powinien zostać udzielony do 30 września 2022 roku. Jak wskazuje sam Kodeks pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu wraz z upływem właśnie trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Pracownicy mają zatem na wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego 3 lata, licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym nabyli prawo do tego urlopu lub od 30 września następnego roku kalendarzowego (ostatniego dnia, w którym pracownik może odebrać zaległy urlop).

Przeczytaj również: Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika? Poradnik krok po kroku

Co z niewykorzystanym urlopem przy zmianie pracy?

Zaległe dni wolne nie mogą zostać przeniesione do nowego miejsca pracy. Jeśli więc pracownik zamierza zmienić miejsce pracy, pracodawca jest zobowiązany rozliczyć urlop wypoczynkowy wraz z zakończeniem umowy i wypłacić mu ekwiwalent pieniężny w ostatnim dniu pracy. Nie ma ponadto możliwości przekazania urlopu osobie trzeciej.

Jak odebrać niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Pracownik, który chce odebrać urlop niewykorzystany, powinien złożyć u pracodawcy pisemny wniosek o jego udzielenie. Oprócz podstawowych danych takich jak imię i nazwisko, liczba dni urlopowych czy data złożenia podania dokument powinien zawierać informację, za jaki rok kalendarzowy pracownik chce wykorzystać dni wolne. Należy również określić dokładną datę pierwszego oraz ostatniego dnia urlopu. Przykładowy wzór wniosku o urlop wypoczynkowy można znaleźć w sieci, a niektóre firmy posiadają jego własny wzór.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy a koniec umowy o pracę – czyli co z ekwiwalentem pieniężnym

Czy pracownik musi wykorzystać urlop przed końcem umowy? Zgodnie z przepisami zatrudniony powinien odebrać przysługujące mu dni wolne w okresie wypowiedzenia – o ile pracodawca udzielił mu ich właśnie w tym okresie. W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy, czyli wówczas, gdy wymiar urlopu nie mógł zostać zrealizowany, pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny we właściwej wysokości w zamian za zaległe dni urlopu. Nie ma natomiast możliwości dobrowolnej rezygnacji z urlopu na rzecz świadczenia finansowego – dni wolne stanowią bowiem jedno z praw osoby pozostającej w stosunku pracy i stanowią element dbania o zdrowie.

Przeczytaj również: Wypowiedzenie umowy o pracę – co powinno zawierać i kiedy je złożyć? – Symfonia

Nieudzielenie zaległego urlopu – konsekwencje dla pracodawcy

Jeśli pracodawca nie udzieli zatrudnionemu dni wolnych ze swojej winy, uznaje się to za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Kontrolowanie wykorzystania urlopów i przestrzeganie terminów ich udzielania należy bowiem do jego podstawowych obowiązków. Jeżeli więc pracownik nie wykorzystał urlopu z poprzedniego roku, a przełożony sam nie wyznaczy mu konkretnego terminu, może zostać ukarany karą grzywny od 1000 do nawet 30000 złotych. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zatrudniony nie miał możliwości odebrania urlopu w wyznaczonej dacie z przyczyn niezależnych od przełożonego (lub przebywał na L4 przez dłuższy okres).

Zaległy urlop wypoczynkowy – najczęstsze pytania

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego.

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Nie – jeżeli pracownik z przyczyn losowych nie mógł wykorzystać przysługującego mu urlopu przed końcem roku, może odebrać je do ostatniego dnia września roku następnego.

Po ilu latach przepada urlop?

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada, ale ulega przedawnieniu po upływie 3 lat, co wynika bezpośrednio z trzyletniego okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych.

Koniec umowy a niewykorzystany urlop – co w takiej sytuacji?

W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy w zamian za niewykorzystany urlop pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny w odpowiedniej wysokości. Nie ma znaczenia, czy jest to koniec umowy na czas nieokreślony, czy koniec umowy na czas określony – a urlop i tak powinien zostać zamieniony na świadczenie finansowe.