Zmiana danych osobowych pracownika – jakie dokumenty są potrzebne i kiedy zaktualizować dokumentację?

Prowadzenie dokumentacji kadrowej to obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa pracy. Jej elementem są akta osobowe, w których gromadzone są dane pracownika. Te w różnych sytuacjach mogą ulec zmianie. Ich szybka aktualizacja jest niezwykle ważna – od tego zależy bowiem poprawne prowadzenie ewidencji czasu pracy, przygotowanie list płac oraz realizacja obowiązków wobec ZUS i US. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jak prawidłowo wprowadzić zmiany w danych osobowych pracownika, jakie dokumenty będą potrzebne i w jakim terminie należy je zaktualizować. Znajdziesz w nim także darmowy wzór oświadczenia o zmianie miejsca zamieszkania i innych danych.

Jakie dane osobowe pracownika może gromadzić pracodawca?

Zakres danych osobowych, które pracodawca może gromadzić w dokumentacji pracowniczej, został jasno określony w art. 22¹ Kodeksu pracy. Powyższy przepis rozróżnia dane w zależności od tego, czy mamy do czynienia z kandydatem do pracy, czy już zatrudnionym pracownikiem.

W przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać podania:

• imienia (imion) i nazwiska,
• daty urodzenia,
• danych kontaktowych wskazanych przez kandydata,
• informacji o wykształceniu,
• kwalifikacjach zawodowych,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Po nawiązaniu stosunku pracy zakres danych poszerza się i w aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się dodatkowo:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL – a jeśli pracownik go nie posiada rodzaj i nr innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• dane członków rodziny, jeśli są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy (np. urlopów związanych z rodzicielstwem),
• informacje o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia – jeśli nie były wcześniej wymagane,
• numer rachunku bankowego, chyba że pracownik zawnioskował o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Oprócz tego w teczce pracownika warto zgromadzić także informacje na temat:

• urzędu skarbowego do którego pracodawca powinien wysyłać informacje do celów rozliczeniowych,
• osób, z którymi należy się skontaktować w razie wypadku,
• oddziału NFZ oraz innych kwestii, które wynikają z odrębnych przepisów.

Przeczytaj również: Dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika – jak szybko je przygotować? – Symfonia

W jakiej formie przekazać dane osobowe pracodawcy?

Zgodnie z art. 221 § 5 Kodeku pracy wystarczy, że pracownik poda swoje dane osobowe w formie oświadczenia – na przykład wypełniając kwestionariusz osobowy. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wymagać ich potwierdzenia odpowiednimi dokumentami.

Kiedy należy dokonać zmiany danych osobowych pracownika?

Zmiany w danych osobowych pracownika należy wprowadzać na bieżąco, tak aby informacje w dokumentacji kadrowej były zawsze zgodne ze stanem faktycznym. Jest to szczególnie ważne, bo od poprawności danych zależą m.in. rozliczenia podatkowe, zgłoszenia do ZUS czy prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Przykładów sytuacji, w których konieczna jest aktualizacja danych osobowych pracownika, jest wiele. Najczęściej spotykane to m.in.:

• zmiana adresu zamieszkania pracownika,
• zmiana nazwiska (np. po ślubie),
• zmiana dowodu osobistego,
• zmiana rachunku bankowego.

Kiedy pracownik powinien poinformować pracodawcę o zmianie danych?

Przepisy nie zawsze wskazują konkretny termin, ale najlepszą praktyką jest zgłaszanie wszelkich zmian od razu po ich zaistnieniu. Dzięki temu pracodawca może szybko uaktualnić dokumentację kadrową i uniknąć problemów w rozliczeniach.

W przypadku danych przekazywanych do ZUS obowiązuje już jednak jasny termin – pracodawca ma tylko 7 dni na wprowadzenie korekty w systemie. Brak aktualnych informacji szkodzi przede wszystkim samemu pracownikowi. Jeśli np. nie poinformuje na czas o zmianie nazwiska czy oddziału NFZ, może mieć problemy przy korzystaniu ze świadczeń zdrowotnych.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić także wtedy, gdy zmiana adresu zamieszkania pracownika oznacza jednocześnie zmianę właściwego urzędu skarbowego. W takiej sytuacji pracownik powinien powiadomić nie tylko obecnego pracodawcę, ale także wszystkich tych, którzy w danym roku odprowadzali za niego zaliczki na podatek dochodowy.

Przeczytaj również: Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Poradnik krok po kroku

Jak przekazać pracodawcy oświadczenie o zmianie danych osobowych?

Przepisy nie narzucają tu jednej, konkretnej formy – pracownik może zatem zgłosić zmianę danych osobowych ustnie, pisemnie albo w formie elektronicznej. Z punktu widzenia kadr każda z tych dróg jest dopuszczalna, ale w praktyce najlepiej sprawdza się oświadczenie o zmianie danych osobowych złożone w formie pisemnego dokumentu. Stanowi ono bowiem dowód na to, kiedy i jakie informacje zostały zgłoszone.

Oświadczenie o zmianie danych osobowych pracownika – wzór do pobrania

Zmiana danych pracownika w systemie Symfonia R2Płatnik

Zmiana adresu zamieszkania pracownika czy aktualizacja nazwiska to dla kadr codzienność. Choć sam proces wydaje się rutynowy, potrafi być czasochłonny – szczególnie gdy każdą informację trzeba ręcznie wprowadzać do systemu. Firmy korzystające z Symfonii R2Płatnik mogą jednak ułatwić sobie pracę dzięki funkcjom portalu dla pracowników.

Za jego pomocą pracownik może samodzielnie wypełnić wniosek o zmianę adresu zamieszkania czy przygotować oświadczenie o zmianie danych osobowych, a kadry jedynie akceptują i weryfikują ich poprawność.

W zależności od przypisanych uprawnień, portal umożliwia także:

• przeglądanie danych osobowych i wniosków o zmianę danych,
• akceptację wniosków urlopowych,
• wgląd w listę obecności,
• rozliczanie delegacji,
• planowanie szkoleń,
• przypominanie o badaniach.

Dzięki temu zmiana danych osobowych pracownika może stać się zautomatyzowanym procesem, który nie wymaga od działu kadr dodatkowego nakładu pracy.

Przeczytaj również: Wnioski o zmianę danych – Symfonia R2Płatnik – Symfonia Dokumentacja Online

Jak zgłosić zmianę danych pracownika do ZUS?

Zmiany w dokumentacji kadrowej to jedno, ale gdy dotyczą danych przekazywanych do ZUS, pojawia się dodatkowy obowiązek informacyjny. W zależności od rodzaju zmiany stosujemy inne formularze:

Zmiana danych identyfikacyjnych

Jeśli zmienia się imię, PESEL, data urodzenia czy numer dowodu osobistego, należy złożyć druk ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej). Wyjątkiem jest zmiana nazwiska – ta aktualizuje się automatycznie w systemie na podstawie rejestru PESEL. Warto również pamiętać o tym, aby w deklaracjach rozliczeniowych (np. ZUS DRA) zawsze widniały aktualne dane pracownika.

Zmiana danych ewidencyjnych i adresowych

W przypadku zmiany drugiego imienia, nazwiska rodowego, obywatelstwa, płci czy adresu (zamieszkania, zameldowania, korespondencji) składamy formularz ZUS ZUA albo ZUS ZZA w trybie zmiany (w polu „Dane organizacyjne” wpisujemy cyfrę „1”).

Zmiana tytułu ubezpieczenia

Gdy zmienia się podstawa zatrudnienia – np. umowa o pracę zostaje zastąpiona umową zlecenia – konieczne jest najpierw wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a następnie ponowne zgłoszenie pracownika na formularzu ZUS ZUA/ZUS ZZA z nowym kodem ubezpieczenia.

Zmiana danych członków rodziny

Jeśli zmiana dotyczy osoby zgłoszonej do ubezpieczenia zdrowotnego (np. dziecka czy małżonka), stosujemy formularz ZUS ZCNA. W pierwszej kolejności wyrejestrowujemy członka rodziny z poprzednimi danymi, a następnie zgłaszamy go ponownie z nowymi informacjami – także na formularzu ZUS ZCNA.