Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika – jak szybko je przygotować?

Urszula Holik

Urszula Holik

Długość czytania:

18 października 2024

Zatrudnienie nowego pracownika to proces, z którym wiąże się mnóstwo formalności. Wszystko dlatego, że przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przygotowania i zgromadzenia w aktach osobowych kompletu dokumentów, które stanowią podstawę do nawiązania stosunku pracy. Co dokładnie powinna zawierać dokumentacja dla nowego pracownika? W jaki sposób i kiedy należy ją przekazać? Jak szybko przygotować dokumenty do zatrudnienia pracownika? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

Najważniejsze informacje w skrócie:

  • To, jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnieniu nowego pracownika, zostało uregulowane w przepisach rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
  • Wymagane dokumenty przy zatrudnieniu nowego pracownika to m.in.: kwestionariusz osobowy, skierowanie na badania, informacja o warunkach zatrudnienia, klauzula o przetwarzaniu danych osobowych, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, wniosek o zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, a także dokumentacja płacowa PIT-2.
  • Dokumenty dla pracownika stanowią podstawę do stworzenia akt osobowych. Pracodawca musi zatem dbać o to, by były one przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • Nowoczesne programy kadrowo-płacowe pozwalają wygenerować pakiet startowy zawierający zestaw dokumentów dla nowego pracownika. To znacznie skraca czas związany z przygotowaniem dokumentacji pracowniczej.

Przyjęcie pracownika do pracy – jakie dokumenty będą potrzebne?

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe. Te ostatnie powinny zawierać między innymi dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy. Zebranie pełnej dokumentacji niezbędnej do zatrudnienia to jednak proces czasochłonny i wymagający dużej skrupulatności. Błędy w prowadzeniu dokumentacji kadrowej mogą bowiem narażać pracodawcę na karę w wysokości do 1 tys. do nawet 30 tys. zł. Aby uniknąć tego typu sankcji, warto w pierwszej kolejności wiedzieć, jakie dokumenty dla nowego pracownika trzeba przygotować oraz jakie wymagania powinny one spełniać.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumenty dla pracownika przyjmowanego do pracy przed podpisaniem umowy

Przepisy prawa pracy przewidują, że jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę, przyszły pracodawca może zażądać od kandydata przedstawienia dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Obejmują one m.in.:

  • wypełniony przez kandydata kwestionariusz osobowy,
  • skierowanie na wstępne badania lekarskie – jeśli kandydat do pracy nie jest zwolniony z obowiązku ich przeprowadzenia,
  • dyplomy i świadectwa potwierdzające wykształcenie, a także posiadanie kwalifikacji zawodowych,
  • świadectwa pracy wystawione przez poprzednich pracodawców.

W określonych okolicznościach pracodawca może żądać od kandydata także innych dokumentów niż te wymienione powyżej, o ile wynika to jednak z przepisów obowiązującego prawa.

Umowa o pracę – jakie dokumenty?

Zbiór oświadczeń i dokumentów potrzebnych przy zatrudnieniu pracownika został szczegółowo uregulowany w przepisach. W jego skład wchodzą m.in.:

  • kwestionariusze osobowe,
  • informacja o numerze rachunku bankowego wraz ze zgodą pracownika o przekazywaniu wynagrodzenia na takich rachunek,
  • skierowanie na badania lekarskie,
  • umowa o pracę,
  • dyplomy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • świadectwa pracy wystawione przez poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające przebieg zatrudnienia,
  • zakres obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę,
  • oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich,
  • oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy oraz ryzykiem zawodowym,
  • zaświadczenie o udziale w szkoleniach BHP,
  • informacja dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu,
  • zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych (RODO),
  • oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2),
  • zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wskazane wyżej dokumenty pracownik powinien otrzymać najpóźniej pierwszego dnia zatrudnienia. Dodatkowo, w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca powinien przekazać mu informację o warunkach zatrudnienia. Więcej na temat tego dokumentu znajdziesz w poradniku: Aktualizacja informacji do umowy o warunkach zatrudnienia – na czym polega? – Symfonia

Symfonia R2Płatnik

Przejrzysty i prosty w obsłudze program do kompleksowej obsługi zatrudnienia w firmie

Jakie dokumenty do zatrudnienia pracownika na podstawie umowy zlecenie?

Umowa zlecenie co do zasady jest umową cywilnoprawną. Nie podlega ona zatem przepisom kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że w przypadku zleceniobiorców pracodawca nie musi zakładać akt osobowych. Może za to samodzielnie określić, jakiego rodzaju dokumenty związane z zatrudnieniem będzie przechowywać. Choć ich zbiór nie został uregulowany w przepisach, to jednak najczęściej w ich skład wchodzą:

  • zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
  • kwestionariusz osobowy,
  • oświadczenia zawarte na formularzu PIT-2,
  • oświadczenie zleceniobiorcy o dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym,
  • skierowanie na szkolenia BHP (jeśli wynika to ze specyfiki pracy),
  • podpisana przez strony umowa zlecenie.

Dokumentacja dla nowego pracownika – o czym warto pamiętać?

Jak wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do założenia akt osobowych indywidualnie dla każdego pracownika, a także zgromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Przepisy wskazują ponadto, że takie dokumenty musi być przechowywana w bezpiecznych warunkach przez okres zatrudnienia pracownika oraz kolejne 10 lat po zakończeniu stosunku pracy. Za zaniedbanie tego obowiązku grożą poważne konsekwencje. Art. 281 § 1 pkt 6-7 Kodeksu pracy, wskazuje bowiem, że za uchybienia w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej grozi kara grzywny w wysokości nawet do 30 000 złotych.

Tworząc akta osobowe nowego pracownika, warto korzystać z gotowych wzorów dokumentów dostępnych w programach kadrowych, jak np. Symfonia R2Płatnik. Ponieważ takie oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane, dokumenty, które można wygenerować za pomocą systemu, spełniają wszystkie wymagania formalne m.in. w zakresie RODO.

Przeczytaj również: Aneks do umowy o pracę – kiedy powinno się go wystawić?

Dokumenty dla nowego pracownika – jak je dostarczyć?

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. To z kolei daje możliwość rezygnacji z papierowych dokumentów. Przepisy wprowadzają tu jednak dodatkowe wymagania. Jeśli dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika przekazywane są w formie cyfrowej, to powinny być one opatrzone podpisem elektronicznym zatrudnionego i pracodawcy. Co w sytuacji, gdy ten pierwszy takiego nie posiada? W takim przypadku przesłane dokumenty powinien wydrukować, wypełnić, zeskanować i przesłać do pracodawcy. Ten ostatni musi je natomiast opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Jak szybko przygotować dokumenty dla pracownika przyjmowanego do pracy?

Przygotowanie dokumentów dla nowego pracownika to proces czasochłonny i wymagający dużej dokładności. Nic więc dziwnego, że coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania, które pozwalają go zautomatyzować. Jednym z nich jest program kadrowo-płacowy Symfonia R2Płatnik. Oprogramowanie zapewnia dostęp do gotowych wzorów dokumentów, które można połączyć w jeden raport – tzw. pakiet startowy. Obejmuje on takie dokumenty dla pracownika przyjmowanego do pracy, jak np.:

  • pismo przewodnie,
  • kwestionariusz osobowy,
  • oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentacją i procedurami obowiązującymi w firmie,
  • oświadczenia do celów ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i podatkowych,
  • informacje dotyczące PPK,
  • formularz PIT-2,
  • oświadczenie pracownika o zapoznaniu z celami, zakresem i sposobem stosowania monitoringu wizyjnego,
  • oświadczenie o przekazywaniu informacji drogą elektroniczną,
  • zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz wizerunku.

Wygenerowaną w ten sposób paczkę dokumentów można następnie wydrukować lub wysłać e-mailem do pracownika. Więcej informacji o tym, jak przygotować dokumenty dla pracownika przy zatrudnieniu, znajdziesz w poniższym nagraniu.

Takie rozwiązanie pozwala przede wszystkim przyspieszyć proces związany z przygotowaniem dokumentacji pracowniczej, a także założeniem akt osobowych. Pracownik działu kadr nie musi już bowiem szukać formularzy zapisanych w rozmaitych folderach czy sprawdzać ich aktualności. Kolejną zaletą jest większe bezpieczeństwo – dostęp do udostępnionych w formie elektronicznej dokumentów posiadają bowiem wyłącznie upoważnione osoby. Pracownicy działu kadr korzystający z takiego rozwiania, nie muszą również martwić się o zmiany w przepisach. System jest bowiem na bieżąco aktualizowany, a przygotowywana za jego pomocą dokumentacja pracownicza spełnia wszystkie wymogi legislacyjne.

Jeśli chcesz samodzielnie sprawdzić, jak łatwo możesz przygotować dokumenty dla nowego pracownika w systemie Symfonia R2Płatnik, wypełnij formularz, pobierz bezpłatną wersję demonstracyjną i testuj program przez 30 dni.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *