Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Poradnik krok po kroku

Obowiązujące od początku 2019 roku przepisy umożliwiają pracodawcom korzystanie z tzw. e-teczek, czyli akt osobowych w formie elektronicznej. Choć to wygodne i nowoczesne rozwiązanie, w praktyce budzi wiele pytań i wątpliwości. Jak zdigitalizować papierową dokumentację pracowniczą? Co dokładnie musi znaleźć się w e-teczce? Jak bezpiecznie przejść na elektroniczne akta osobowe i w jaki sposób je prowadzić? O tym wszystkim przeczytasz w tym artykule.

Wpis jest uzupełnieniem webinaru na temat prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zawiera opracowanie najważniejszych zagadnień związanych z cyfryzacją akt osobowych – zarówno w świetle obowiązujących przepisów, jak i w kontekście codziennej pracy kadrowej. Pod artykułem znajdziesz również odpowiedzi na pytania, które padły podczas spotkania – warto do nich zajrzeć!

Dokumentacja pracownicza – co to takiego?

Dokumentacja pracownicza to zestaw dokumentów, które każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić w związku z nawiązaniem, trwaniem oraz zakończeniem stosunku pracy. Jej najważniejszym elementem są akta osobowe, zawierające informacje o całym przebiegu zatrudnienia. Oprócz nich obejmuje ona również dokumenty związane ze stosunkiem pracy, czyli np. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe czy karty wynagrodzeń. Art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy wskazuje, że dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ta druga opcja została wprowadzona na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją obowiązującej od 1 stycznia 2019 r.

Ważne: Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających osoby na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.

Akta osobowe pracownika – co powinny zawierać?

Akta osobowe to uporządkowany zbiór dokumentów i oświadczeń, które dotyczą przebiegu zatrudnienia danego pracownika. Od marca 2023 r. muszą być podzielone na pięć części oznaczonych literami: A, B, C, D oraz E. Podział ten obowiązuje zarówno w przypadku tradycyjnych, papierowych teczek, jak i tych prowadzonych w formie cyfrowej.

Tabela – struktura akt osobowych – co zawiera każda część?

Taki układ ma ułatwiać dostęp do konkretnych informacji oraz zapewniać przejrzystość prowadzonej dokumentacji pracowniczej.

Ważne: Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty w aktach osobowych muszą być ułożone chronologicznie i numerowane, a każda ich część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej pism.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą? – Symfonia

Chcesz zautomatyzować procesy w kadrach i płacach? Kliknij poniższy baner i pobierz listę kontrolą!

Elektroniczne akta osobowe – co warto wiedzieć na ich temat?

Elektroniczne akta osobowe są równoważne z dokumentacją papierową, co oznacza, że mają taką samą moc prawną i spełniają te same funkcje. Prowadząc je, pracodawca musi jednak pamiętać o spełnieniu określonych wymagań technicznych i organizacyjnych:

• dokumenty przechowywane w ramach e-teczki nie mogą być edytowalne,
• uprawnienia do przeglądania, edycji i archiwizacji dokumentów powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania dokumentacji pracowniczej,
• system, w którym przechowywane są dokumenty, musi być odporny na uszkodzenia oraz pozwalać na tworzenie kopii zapasowych,
• każda osoba pracująca z e-teczką musi mieć indywidualny login przypisany do imienia i nazwiska, co umożliwia weryfikację, kto wprowadził lub usunął dany dokument,
• elektroniczne akta osobowe powinny pozwalać na szybkie wyszukiwanie konkretnych informacji, np. po metadanych.

Pracodawca powinien również wdrożyć procedury i rozwiązania ograniczające ryzyko przypadkowego ujawnienia danych zawartych w tego typu dokumentach (np. monitor niewidoczny dla osób postronnych, blokowanie sesji komputerowej).

Ważne: Pracodawcy, którzy nie prowadzą akt osobowych w ogóle, albo robią to w sposób niekompletny, niewłaściwy czy niezgodny z wymogami przechowywania (np. w warunkach grożących uszkodzeniem), muszą liczyć się z karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.

Jakie dokumenty pracownicze można przechowywać elektronicznie?

Za pomocą tzw. e-teczek można przechowywać większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. W formie elektronicznej mogą funkcjonować m.in.:

• umowy o pracę i zakazie konkurencji,
• zakresy obowiązków,
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem i BHP,
• zaświadczenia lekarskie,
• dokumenty związane z pracą zdalną i elastyczną organizacją pracy,
• wnioski urlopowe i dokumentację urlopową,
• potwierdzenia doręczenia PIT-11,
• dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy,
• delegacje, rozliczenia, ankiety pracownicze,
• dokumenty potwierdzające rozwój zawodowy (np. szkolenia, kursy).

Warto wiedzieć, że dokumentację pracowniczą można prowadzić również w sposób mieszany, a zatem część dokumentów przechowywać elektronicznie, a część papierowo. Taką możliwość potwierdza m.in. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 sierpnia 2018 r..

Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?

Zgodnie z art. 94(8) Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo zmienić sposób prowadzenia akt osobowych – zarówno z formy papierowej na elektroniczną, jak i odwrotnie.

Aby przejść z papierowych teczek na cyfrowe, należy:

1. przygotować elektroniczne kopie dokumentów – np. w formie skanu,
2. opatrzyć elektroniczną wersję akt osobowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, potwierdzającą zgodność ich odwzorowania z dokumentami papierowymi.

Nieco prostsza jest zmiana dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej na papierową – dokumenty wystarczy wydrukować i opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Czy trzeba informować jakąkolwiek instytucję o przejściu na elektroniczne akta osobowe?

Pracodawca nie ma obowiązku informowania takich instytucji, jak PIP, ZUS czy urząd skarbowy o przejściu na e-akta. Zgodnie z §10 rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej, o tym fakcie musi jednak powiadomić swoich pracowników. Powinien również umożliwić im odbiór przechowywanej dotychczas dokumentacji papierowej – w terminie 30 dni od wdrożenia e-teczek. Co w sytuacji, gdy pracownik nie skorzysta z tej możliwości? W takim przypadku – zgodnie z art. 94(9) Kodeksu pracy – pracodawca ma prawo zniszczyć papierową dokumentację – nie musi jej bowiem dalej przechowywać.

Ile czasu ma pracodawca na zeskanowanie papierowej dokumentacji?

Przepisy nie określają żadnego terminu, w jakim pracodawca powinien zeskanować akta osobowe swoich pracowników, podejmując decyzję o ich cyfryzacji. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej jest bowiem prawem, a nie obowiązkiem pracodawcy i może być przeprowadzona:

• jednorazowo – czyli poprzez zeskanowanie wszystkich akt naraz,
• etapami – np. najpierw obecni pracownicy, potem byli,
• tylko w odniesieniu do nowych pracowników (zatrudnianych od określonej daty).

Czy trzeba digitalizować teczki osób już zwolnionych?
W przypadku byłych pracowników pracodawca może pozostawić ich akta w formie papierowej lub zeskanować je i prowadzić dalej elektronicznie – np. w celu zapewnienia sobie lepszego dostępu do informacji.

Elektroniczne akta osobowe – zasady dotyczące sporządzania i udostępniania dokumentów

Digitalizacja akt osobowych nie ogranicza się jedynie do ich przechowywania – obejmuje również proces sporządzania i udostępniania dokumentów pracowniczych. Przepisy prawa umożliwiają bowiem pracodawcom przygotowanie umów o pracę, aneksów czy zakresów obowiązków w formie całkowicie elektronicznej, a zatem bez konieczności ich drukowania.

Aby jednak dokument w wersji cyfrowej był ważny, musi spełniać określone wymogi formalne. Tym najważniejszym jest oznaczenie go za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego – zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Co w sytuacji, gdy pracownik nie posiada takiego podpisu? Wówczas można skorzystać z tzw. jednorazowego podpisu kwalifikowanego, np. mSzafir lub podpisu osobistego, dostępnego w warstwie elektronicznej nowego dowodu osobistego.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracowników w formie elektronicznej – co musisz wiedzieć

Jak zarządzać elektroniczną dokumentacją pracowniczą?

Zarządzanie elektronicznymi aktami osobowymi wymaga zastosowania systemów, które zapewniają integralność treści dokumentów oraz powiązanych z nimi metadanych. Te ostatnie to nic innego jak znaczniki zapisane w formacie XML, które opisują każdy dokument i pozwalają na szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji w e-archiwum. Program do obsługi e-teczek powinien również umożliwiać eksport dokumentów wraz z metadanymi oraz ich drukowanie. Choć początkowo cyfryzacja dokumentacji może wydawać się skomplikowana lub kosztowna, przynosi wymierne korzyści, w postaci m.in.:

• redukcji kosztów archiwizacji,
• łatwiejszego dostępu do dokumentów – także zdalnie,
• zwiększenia bezpieczeństwa danych,
• eliminacji problemów typowych dla dokumentacji papierowej, takich jak uszkodzenia, zabrudzenia czy brak kontroli nad dostępem.

Ile czasu pracodawca powinien przechowywać akta osobowe swoich pracowników?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi jednak 50 lat. Jeżeli akta osobowe stanowią dowód w toczącym się postępowaniu sądowym, to wtedy należy je przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż wspomniane wyżej 10 lat. Jeśli pracodawca nie jest stroną postępowania, ale wie o jego toczącym się charakterze, obowiązek przechowywania wydłuża się o dodatkowe 12 miesięcy. Po upływie tego czasu pracownik może odebrać swoje dokumenty – ma na to 30 dni od momentu zawiadomienia. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca może zniszczyć dokumentację w sposób trwały, uniemożliwiający jej odtworzenie. Obowiązek wydania informacji o okresie przechowywania oraz możliwości odbioru dokumentów spoczywa na pracodawcy już w chwili zakończenia stosunku pracy, wraz z wydaniem świadectwa. W razie śmierci pracownika prawo do odbioru dokumentacji przysługuje jego bliskim – m.in. dzieciom, wnukom, rodzeństwu czy małżonkowi.

Narzędzia, które pomogą Ci prowadzić e-teczki pracowników

Elektroniczne akta osobowe muszą spełniać określone wymogi formalne i techniczne. Właśnie dlatego do ich prowadzenia warto wykorzystać oprogramowanie, które zadba nie tylko o porządek w dokumentacji, ale także zabezpieczy ją przed nieuprawnionym dostępem czy zniszczeniem. Jednym z tego typu rozwiązań jest aplikacja Symfonia eTeczka, która pozwala na zarządzanie e-aktami pracowników, eliminując konieczność przechowywania dokumentów w formie papierowej.

Dlaczego warto korzystać z Symfonii eTeczka?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej oznacza konieczność wykonywania wielu powtarzalnych czynności. Przykładowo, podczas zatrudniania nowego pracownika musisz ręcznie przygotować umowę, a następnie ją wydrukować, przekazać do podpisu, odebrać i na koniec włożyć do odpowiedniego segregatora. Z każdym kolejnym dokumentem – czy to zaświadczeniem, czy aneksem – przybywa papierów, które trzeba ręcznie segregować, numerować i prawidłowo opisać. W miarę upływu czasu rośnie także objętość archiwum, a wraz z nią ryzyko pomyłek, zgubienia dokumentu czy trudności w szybkim odnalezieniu ważnych informacji.

Na tym jednak problemy się nie kończą. W przypadku papierowej dokumentacji pracowniczej trudno jest również kontrolować dostęp do danych – dokumenty mogą zostać przypadkowo ujawnione osobom nieupoważnionym, a błędna numeracja lub nieprawidłowe wpięcie do teczki może skutkować niezgodnością z przepisami prawa pracy.

Tymczasem z Symfonią eTeczka możesz zapomnieć o tych i wielu innych problemach.

Zatrudniasz pracownika? W aplikacji znajdziesz gotowe szablony umowy o pracę. Wystarczy kilka kliknięć, by wygenerować dokument i wysłać go do pracownika w wersji elektronicznej. Jeśli umowa zostanie podpisana online, trafi od razu do odpowiedniego katalogu w e-teczce. Musisz przygotować aneks do umowy? Symfonia eTeczka zautomatyzuje ten proces – na podstawie dostępnych danych system wygeneruje odpowiedni dokument, który możesz natychmiast przesłać do podpisu. Chcesz znaleźć konkretną umowę lub zaświadczenie? Zamiast przeszukiwać segregatory wystarczy, że wpiszesz nazwisko pracownika, a system błyskawicznie odnajdzie właściwy dokument korzystając z metadanych i filtrów wyszukiwania.

Z Symfonią eTeczka nie musisz również martwić się o bezpieczeństwo dokumentów. Pliki przechowywane są w chmurze z zastosowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dostęp do dokumentów mają wyłącznie osoby uprawnione, zgodnie z nadanymi w systemie rolami i poziomami dostępu.

Korzystanie z aplikacji Symfonia eTeczka niesie ze sobą wiele innych korzyści:

• aplikacja chroni dokumenty przed zniszczeniem, utratą i nieautoryzowanymi zmianami, umożliwiając jednocześnie nadzorowanie historii edycji oraz precyzyjne zarządzanie dostępem do danych,
• program automatycznie rozpoznaje typy i wersje dokumentów oraz przenosi dane pracowników bez potrzeby ich ręcznego przepisywania,
• użytkownik może skorzystać z ponad 200 gotowych szablonów dokumentów – takich jak umowy, wnioski czy zaświadczenia, które w razie potrzeby da się dowolnie edytować,
• wygenerowane za pomocą programu dokumenty można w bezpieczny sposób przesłać do pracownika, np. w celu ich uzupełnienia czy podpisania.

Aplikacja jest również na bieżąco aktualizowana pod kątem zmian w przepisach tak, aby spełniała wszystkie obowiązujące wymagania prawne, bez konieczności instalowania dodatkowych rozszerzeń czy ponoszenia dodatkowych kosztów.

Przeczytaj również: Prowadź elektroniczne akta osobowe z programem Symfonia eTeczka! – Symfonia

FAQ – jak przejść na elektroniczne akta osobowe?

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Symfonia eTeczka oraz prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej? Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania!

Czy Symfonia eTeczka to część systemu Symfonia RPłatnik?

Nie, Symfonia eTeczka to niezależna aplikacja, która może być jednak zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym (np. Symfonią R2Płatnik) w celu pełnej synchronizacji danych pracowniczych.

Co dzieje się z dokumentami po zakończeniu korzystania z Symfonii eTeczka?

Po zakończeniu korzystania z aplikacji istnieje możliwość wyeksportowania wszystkich e-teczek wraz z metadanymi. Można je następnie zaimportować do innego systemu lub bezpiecznie zarchiwizować.

Czy po przeprowadzeniu integracji Symfonii eTeczka z systemem kadrowo-płacowym trzeba ręcznie dodawać pracowników?

Nie. Po dokonaniu integracji, dane pracowników są automatycznie synchronizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem. Po wstępnej konfiguracji system działa samodzielnie, bez potrzeby ręcznej obsługi.

Prowadzę biuro rachunkowe. Jak założyć e-teczki, jeśli klienci dostarczają mi papierowe dokumenty?

W takiej sytuacji konieczne jest wdrożenie procesu digitalizacji dokumentów, zgodnego z przepisami prawa pracy. Obejmuje to skanowanie dokumentów do formatu PDF, opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią oraz uzupełnienie metadanych. System eTeczka wspiera wszystkie te działania, umożliwiając bezpieczne prowadzenie dokumentacji elektronicznej.

Czy za pomocą aplikacji mogę przesyłać dokumenty osobom, które jeszcze nie podpisały umowy?

Tak. Symfonia eTeczka umożliwia wysłanie kandydatom do pracy różnego rodzaju formularzy do wypełnienia, takich jak np. kwestionariusz osobowy. Na podstawie tych danych pracownik działu kadr może przygotować wymagane dokumenty, w tym umowę o pracę, które trafiają bezpośrednio do e-teczki pracownika.

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy