Programy kadrowo-płacowe – ranking najważniejszych funkcji

Czasy, kiedy działy kadr i płac prowadziły ewidencje i rozliczenia w arkuszach Excel lub prostych aplikacjach minęły bezpowrotnie. Dziś większość specjalistów nie wyobraża sobie pracy bez nowoczesnych narzędzi, które odciążają w czasochłonnych obowiązkach, bo dobre programy kadrowo-płacowe potrafią dziś m.in. zautomatyzować naliczanie płac, ułatwić rozliczenia z urzędami czy uporządkować dokumentację pracowniczą. Tylko jak wśród tylu dostępnych rozwiązań znaleźć to, które naprawdę odpowie na potrzeby firmy? Jeśli stoisz przed wyborem lub wymianą oprogramowania do kadr i płac, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim informacje, co wziąć pod uwagę wybierając program kadrowo-płacowy, ranking najważniejszych funkcji oraz kilka praktycznych wskazówek, które pozwolą Ci znaleźć najlepszy system kadrowo-płacowy dla swojej firmy.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wybierając program kadrowo-płacowy, warto zwrócić uwagę nie tylko na ilość funkcji, ale przede wszystkim na zgodność z przepisami, możliwość automatyzacji i integracji z innymi systemami.
• Do podstawowych funkcji, jakie powinny oferować najlepsze programy kadrowo-płacowe należą: automatyczna aktualizacja parametrów i wskaźników do naliczania wynagrodzeń, obsługa przelewów, prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami, rejestracja czasu pracy i kreator raportów.
• Większe firmy i organizacje o specyficznych procesach skorzystają dodatkowo z takich rozwiązań jak portal pracowniczy, kreator raportów SQL czy obsługa pracowników oddelegowanych.
• Ranking programów kadrowo-płacowych pokazuje, że oprócz funkcjonalności liczą się także kwestie praktyczne: intuicyjny interfejs, bezpieczeństwo danych, regularne aktualizacje i skalowalność systemu.
• Symfonia R2Płatnik to jeden z najczęściej wybieranych programów kadrowo-płacowych, ceniony za liczne mechanizmy do automatyzacji procesów, elastyczność i niezawodność.

Jak wybrać dobry program kadrowo-płacowy?

Trudno wyobrazić sobie pracę działu kadr i płac bez solidnego wsparcia w postaci specjalistycznego oprogramowania, które pomaga radzić sobie z codziennymi wyzwaniami.
A tych w codziennej pracy przecież nie brakuje – wystarczy wspomnieć o nieustannie zmieniających się przepisach, obowiązkach wobec ZUS oraz rosnących oczekiwaniach pracowników w zakresie przejrzystości i szybkości obsługi.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu kadrowo-płacowego?

Wybór programu kadrowo-płacowego nie powinien być kwestią przypadku, bo taki system musi skutecznie wspierać te obszary, które na co dzień zabierają najwięcej czasu i niosą ze sobą największe ryzyko błędów. Chodzi tu m.in. o prowadzenie ewidencji pracowników, rozliczanie list płac z uwzględnieniem nieobecności, nadgodzin czy potrąceń komorniczych i dodatków, a także bieżącą kontrolę limitów urlopowych i zasiłków. Ważne są również funkcje związane z obsługą umów cywilnoprawnych czy tych zawieranych z cudzoziemcami, a także kontrolą kwot minimalnego wynagrodzenia. W codziennej pracy nieocenione okazuje się też sprawne przygotowywanie i wysyłanie deklaracji do ZUS, US, PPK czy PFRON, możliwość importu danych z Płatnika oraz archiwizacja dokumentacji kadrowej i płacowej.

Które funkcje są naprawdę niezbędne? Poznaj ranking funkcjonalności   kadrowo-płacowych, który ułatwi Ci podjęcie decyzji!

Kryteriów wyboru oprogramowania do obsługi kadr i płac jest wiele, że łatwo pogubić się w tym, które z nich są absolutnie obowiązkowe, a które można potraktować jako miły dodatek. Właśnie dlatego przygotowaliśmy ranking programów kadrowo-płacowych, uwzględniając w nim funkcje, które w największym stopniu wpływają na wygodę i efektywność pracy specjalistów. Ponieważ potrzeby małych i dużych firm bywają różne, podzieliliśmy zestawienie na dwie części: w pierwszej opisujemy funkcje uniwersalne, przydatne w każdej organizacji, w drugiej – te, stworzone z myślą o większych przedsiębiorstwach.

Systemy kadrowo-płacowe – ranking podstawowych funkcji

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe często kuszą długą listą modułów i dodatkowych opcji. W praktyce oznacza to jednak dwa ryzyka: można przepłacić za funkcje, które nigdy nie będą wykorzystane, albo – co gorsze – przeoczyć te, które naprawdę ułatwiają codzienną pracę. Ranking funkcji programów kadrowo-płacowych, który znajdziesz poniżej, to nie katalog wszystkich możliwości dostępnych na rynku, ale zestawienie rozwiązań, które w największym stopniu wpływają na bezpieczeństwo i efektywność pracy działu kadr i płac. Potraktuj go zatem jako punkt odniesienia przed wyborem systemu do kadr i płac tak, by decyzja, którą podejmiesz, była świadoma i faktycznie odpowiadała na potrzeby Twojej organizacji.

Najlepsze programy kadrowo-płacowe – TOP 5 funkcji

Każda firma ma swoje specyficzne potrzeby — w zależności od liczby pracowników, struktury zatrudnienia czy typu działalności. Istnieje jednak zestaw funkcji, które powinny się znaleźć w każdym solidnym systemie kadrowo-płacowym. Poznaj TOP 5 najważniejszych!

Naliczanie płac z uwzględnieniem różnych składników zgodne z przepisami prawa

Naliczanie wynagrodzeń bywa procesem niedocenianym, bo z pozoru wystarczy do tego Excel albo prosta aplikacja. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba uwzględnić dodatkowe zmienne: premie uznaniowe, nagrody, dodatki stażowe czy nieobecności pracownika wynikające z choroby lub rodzicielstwa. Właśnie dlatego dobry system kadrowo-płacowy powinien nie tylko naliczać płace zgodnie z aktualnymi przepisami, ale też umożliwiać rozliczanie wynagrodzeń według spersonalizowanych wytycznych obowiązujących w firmie. Ważne jest również to, aby obsługiwał oprócz umów o pracę i umów cywilno-prawnych również na przykład wypłatę stypendiów, wynagrodzenie stażystów czy powołania.

Wynagrodzenie to również podstawa do rozliczeń z urzędami. Aby ułatwić sobie pracę, warto wybrać takie programy kadrowo-płacowe, które pozwalają generować deklaracje PIT i ZUS automatycznie i seryjnie dla wszystkich lub wybranych pracowników.

Obsługa przelewów

Lista płac to nie tylko podstawa do rozliczeń z urzędami, ale też baza do przygotowania przelewów wynagrodzeń i składek. W wielu firmach wciąż robi się to ręcznie – przepisując kwoty i numery rachunków do systemu bankowego. To nie tylko czasochłonne, ale i ryzykowne, bo każda pomyłka w numerze konta czy kwocie oznacza dodatkowe wyjaśnienia i niezadowolenie pracownika. Najlepsze programy kadrowo-płacowe potrafią jednak na podstawie listy płac automatycznie wygenerować paczki przelewów – zarówno dla wynagrodzeń pracowników, jak i dla ZUS czy urzędu skarbowego. Takie pliki można bezpośrednio zaimportować do systemu bankowego.

Pełna obsługa dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia akt osobowych i bardzo szczegółowo określają, co powinno się w nich znaleźć. Każdy specjalista ds. kadr, który odpowiada za obsługę kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników wie, jak dużo czasu pochłania kompletowanie dokumentów i dbanie o ich poprawność. Tutaj także dużym wsparciem będzie program kadrowo-płacowy, który pozwala m.in. na ewidencjonowanie pracowników wraz z pełnym przebiegiem zatrudnienia – zarówno w firmie, jak i poza nią – czy tworzenie struktury organizacyjnej, która ułatwia zarządzanie kadrami. Przydatną funkcją okaże się również możliwość importu i eksportu danych kadrowych (np. informacji o umowach cywilnoprawnych, planach pracy czy nieobecnościach). Coraz częściej w systemach kadrowo-płacowych dostępna jest opcja przekazywania dokumentów do systemu ZUS PUE.

Ciekawą funkcją, jest też możliwość automatycznego wygenerowania dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowego pracownika.

Współpraca z systemami do rejestracji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to jeden z fundamentów dokumentacji pracowniczej i zarazem punkt wyjścia do prawidłowego naliczania wynagrodzeń. Każdy, kto choć raz musiał ręcznie kontrolować godziny pracy i nieobecności wie, jak łatwo o pomyłkę i ile czasu potrafi to pochłonąć. Dlatego najlepsze programy kadrowo-płacowe oferują wbudowaną funkcję rejestracji czasu pracy albo dają możliwość integracji z zewnętrznym systemem RCP.

Takie rozwiązania pozwalają na bieżąco monitorować i analizować aktywność pracowników – od standardowych godzin wejścia i wyjścia, przez pracę zdalną, przerwy płatne i niepłatne. Dzięki temu dział kadr ma stały dostęp do wiarygodnych danych, które automatycznie przekładają się na prawidłowe naliczanie pensji, dodatków czy nadgodzin.

Rozliczenia z urzędami i obsługa PPK

Obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego czy PFRON to dla działów kadr codzienność, której nie da się pominąć. Każdy miesiąc to kolejne deklaracje, formularze i sprawozdania, które muszą być przygotowane zgodnie z obowiązującymi wzorami i wysłane w terminie. Dlatego dobry program kadrowo-płacowy powinien wspierać także ten obszar, oferując funkcje takie jak:

• generowanie deklaracji ZUS i PIT zgodnych z aktualnymi formularzami,
• wysyłka dokumentów do systemu e-Deklaracje,
• sporządzanie deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami) i wydruków pomocniczych do DEK-II i DEK-I-0,
• zestawienia danych do raportów GUS,
• tworzenie i przesyłanie do Płatnika zgłoszeń i deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników oraz właścicieli.

Przy obsłudze PPK przydatna będzie też funkcja pozwalająca na ewidencjonowanie zgłoszeń i rezygnacji, naliczanie składek, a następnie generowania plików dla instytucji finansowej. Program kadrowo-płacowy, który automatyzuje te zadania, pozwala uniknąć ręcznego przerzucania danych między systemami i znacząco ogranicza ryzyko błędów.

Integracja i elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych

Automatyzacja procesów kadrowych jest możliwa tylko w środowisku cyfrowym, a to w praktyce oznacza konieczność integracji różnych rozwiązań. Dlatego podejmując decyzję o wyborze programu kadrowo-płacowego, warto sprawdzić, czy system współpracuje z innymi aplikacjami – np. systemem HR czy narzędziami do obsługi wniosków pracowniczych. Dzięki takiej integracji można wyeliminować papierowe dokumenty, które spowalniają pracę i są podatne na błędy. Wnioski urlopowe, wnioski o pracę zdalną czy o podwyżkę, karty obiegowe czy kwestionariusze osobowe – wszystko to może trafiać do jednego cyfrowego obiegu.

Jakie dodatkowe funkcje oferują najlepsze systemy kadrowo-płacowe?

W tej części zestawienia znajdziesz nieco więcej informacji o funkcjach, które szczególnie docenią większe firmy lub organizacje o specyficznych procesach, które przy większej skali zatrudnienia mogą zaoszczędzić wiele godzin pracy i zmniejszyć ryzyko błędów. Warto analizować je pod kątem konkretnych wyzwań w swojej firmie – jeśli dany proces zajmuje dużo czasu lub generuje powtarzające się problemy, odpowiednie oprogramowanie do kadr i płac może go znacznie ułatwić.

Automatyzacja złożonych procesów kadrowo-płacowych

Największym wyzwaniem w kadrach i płacach często okazuje się obsługa czasochłonnych, powtarzalnych procesów, takich jak zakładanie wielu list płac dotyczących jednego miesiąca, tworzenie raportów i przesyłanie ich interesariuszom, cykliczne importowanie danych z arkuszy lub systemów zewnętrznych i eksporty danych do innych systemów.

Portal pracowniczy i samoobsługa

W dużych organizacjach ogromnym wsparciem okazuje się też portal pracowniczy, dzięki któremu pracownicy mają dostęp do swoich pasków płacowych czy deklaracji PIT-11, mogą samodzielnie aktualizować dane osobowe lub składać wnioski o nieobecności– bez angażowania działu kadr.

Kreator raportów SQL

Kiedy potrzeba większej możliwości raportowania niż standardowe zestawienia kadrowo-płacowe, pomocny okazuje się kreator raportów SQL, który pozwala tworzyć własne zestawienia danych i raporty – dopasowane do specyfiki firmy i potrzeb zarządu. Dzięki temu można np. przygotować zestawienia kosztów pracy w poszczególnych działach, analizy absencji, czy symulacje zmian wynagrodzeń.

W Symfonia R2Płatnik mamy narzędzie do raportów SQL oraz prostszy kreator raportów niewymagający znajomości zapytań SQL, dzięki któremu każdy użytkownik może utworzyć potrzebny raport z danymi kadrowymi i płacowymi – mówi Patrycja Mazurkiewicz – Opałko.

Obsługa pracowników oddelegowanych, w tym kierowców

Firmy działające w transporcie czy delegujące pracowników do pracy zagranicą   mierzą się z dodatkowymi wyzwaniami: rozliczaniem diet, ryczałtów, nadgodzin czy specyficznych zasad wynikających z Pakietu Mobilności. System kadrowo-płacowy, który potrafi obsłużyć takie procesy, z pewnością oszczędzi działowi kadr ogrom pracy. W Symfonii R2Płatnik możemy rozliczyć pracownika na jednej lub kliku listach płac dodatkowo korzystając z biblioteki walut z aktualnymi kursami.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, wybierając system kadrowo-płacowy?

Poza samymi funkcjami, warto pamiętać także o bardziej „przyziemnych” aspektach, które w praktyce decydują o tym, czy program faktycznie ułatwi pracę. Dobry system kadrowo-płacowy powinien mieć przede wszystkim intuicyjny interfejs, dzięki któremu obsługa nie będzie wymagała długiego szkolenia. Równie ważne jest bezpieczeństwo danych osobowych – a zatem zgodność z RODO i innymi przepisami prawa pracy, którą zapewniają regularne aktualizacje systemu.

Na koniec dobrze zwrócić uwagę na skalowalność rozwiązania, czyli możliwość dostosowania go do rosnących potrzeb firmy. Tak jest np. w Symfonia R2Płatnik, gdzie można dobrać odpowiedni pakiet funkcji i rozwijać system razem z organizacją – bez potrzeby wymiany oprogramowania po kilku latach.

Szukasz najlepszego programu kadrowo-płacowego? Sprawdź, dlaczego warto wybrać Symfonię R2Płatnik

Symfonia R2Płatnik to jeden z najpopularniejszych programów kadrowo-płacowych w Polsce, z którego na co dzień korzystają tysiące firm i biur rachunkowych. Jego największą zaletą jest przemyślana funkcjonalność – rozwijana od wielu lat we współpracy z użytkownikami. Dzięki temu system bardzo dobrze odpowiada na wyzwania, z jakimi mierzą się specjaliści ds. kadr i płac.

Symfonia R2Płatnik to program kadrowo – płacowy doceniany również za liczne mechanizmy do automatyzacji, które wspierają obsługę najważniejszych procesów: od prowadzenia ewidencji kadrowe, przez naliczanie wynagrodzeń, aż po rozliczanie czasu pracy. Użytkownicy mają do dyspozycji przejrzysty pulpit, gotowe wzory dokumentów, które można dodatkowo modyfikować oraz dodawać swoje szablony i raportów oraz narzędzia, które pozwalają wyeliminować ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań. Dzięki temu w Symfonii R2Płatnik możesz szybko i zgodnie z przepisami naliczać płace, przygotowywać raporty, tworzyć paczki przelewów czy wysyłać deklaracje i zestawienia do urzędów.

System zapewnia także możliwość integracji z innymi rozwiązaniami, a jego moduły można dostosować do potrzeb organizacji. Automatyczne aktualizacje gwarantują natomiast, że program działa zawsze zgodnie z przepisami polskiego prawa.