TOP 5 automatyzacji w programach kadrowo-płacowych

Z badań Deloitte wynika, że aż 57% czasu pracy specjalistów ds. kadr i płac pochłaniają zadania o charakterze administracyjnym, które w dużej mierze można zautomatyzować. To m.in. kompletowanie umów, ręczne naliczanie składników wynagrodzenia czy wysyłka deklaracji do ZUS, czyli czynności powtarzalne, czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów. Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z systemów kadrowo-płacowych, które z tego typu wyzwaniami mogą poradzić sobie szybciej i dokładniej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim 5 przykładów automatyzacji w programach kadrowo-płacowych, które mogą skutecznie odciążyć Cię w codziennej pracy.

Automatyzacja w kadrach i płacach – kiedy i dlaczego jest niezbędna?

Wielu specjalistów ds. kadr i płac podchodzi do automatyzacji z rezerwą. Najczęstsze obawy? Koszty wdrożenia, czasochłonność konfiguracji procesów czy poczucie utraty kontroli nad danymi. Część osób zastanawia się też, czy system rzeczywiście zrobi coś lepiej niż doświadczony specjalista. Tymczasem dobrze zaprojektowana automatyzacja nie odbiera kontroli, lecz ją wzmacnia – pozwala skupić się na analizie i wsparciu biznesu, zamiast tracić godziny na powtarzalne czynności.

Automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu. To także pewność, że dane są spójne i zawsze aktualne.

Weźmy prosty przykład: podwyżka płacy minimalnej. W tradycyjnym ujęciu trzeba byłoby przygotować i zaktualizować dziesiątki aneksów do umów, każdy osobno. System kadrowo-płacowy zrobi to zbiorczo – generując i rozsyłając wszystkie dokumenty w kilka minut. Podobnie z raportowaniem: zamiast czekać, aż ktoś ręcznie wpisze dane do arkusza, system wygeneruje raport na podstawie aktualnych informacji z ewidencji czasu pracy czy listy płac.

W każdej firmie – dużej czy małej – znajdą się procesy, które działają mniej efektywnie niż mogłyby.

Ręczne przepisywanie danych do kilku systemów, przetwarzanie papierowych wniosków urlopowych, kontrola ważności badań lekarskich czy pilnowanie kończących się umów to tylko kilka przykładów. Automatyzacja rozwiązuje te problemy w sposób prosty i namacalny. Poniżej znajdziesz 5 przykładów procesów, w których warto wykorzystać jej możliwości.

Przeczytaj również: Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów. Dlaczego warto? – Symfonia

5 najważniejszych automatyzacji w programach kadrowo-płacowych

Procesów w kadrach i płacach, które da się zautomatyzować, jest naprawdę sporo. Ale są takie, które powtarzają się w każdej firmie – niezależnie od tego, czy zatrudnia 30, czy 300 osób. I właśnie od nich warto zacząć. Poniżej znajdziesz pięć przykładów automatyzacji, które specjaliści ds. kadr i płac wymieniają jako najbardziej przydatne w codziennej pracy.

1. Automatyzacja w procesie zatrudnienia – od formularza do teczki pracownika

Jednym z najbardziej czasochłonnych i kłopotliwych obszarów w kadrach i płacach jest obsługa dokumentacji pracowniczej. Dlaczego? Bo zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko kwestia podpisania umowy, ale cała „papierologia”, która ciągnie się za tym procesem. A tej nie brakuje, bo trzeba przecież przygotować kompletną dokumentację pracowniczą: od umowy o pracę, przez aneksy i zakresy obowiązków, po regulaminy, protokoły szkoleń BHP czy ewidencję czasu pracy i nieobecności. Do tego z czasem dochodzą zwolnienia lekarskie, a niekiedy również dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej.

W praktyce oznacza to godziny ręcznej pracy w każdym miesiącu. W mniejszych firmach – kilka, w większych – nawet kilkadziesiąt. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, które potrafią przejąć powtarzalne obowiązki. Prześledźmy to na przykładzie zatrudnienia nowego pracownika w programie do kadr i płac Symfonia R2Płatnik. System może m.in.:

• wygenerować kompletny pakiet dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (umowa, zakres obowiązków, regulaminy, oświadczenia),
• uzupełnić je danymi pracownika na podstawie informacji w systemie,
• połączyć wszystkie formularze w paczkę startową i przesłać do podpisu,
• zaimportować wypełnione przez pracownika pliki do e-teczki,
• zadbać o to, by dokumentacja była kompletna i odpowiednio uporządkowana.

Program umożliwia także zbiorcze zarejestrowanie umów o pracę. Z tej funkcji warto skorzystać np. wtedy, gdy zatrudniamy kilka osób jednocześnie na takich samych warunkach

Korzyść? To nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale też spokój – bo dokumenty są zawsze kompletne, poukładane i dostępne wtedy, gdy są naprawdę potrzebne.

Przeczytaj również: Automatyzacja zadań w rekrutacji: Jak możemy oszczędzić czas w dziale HR? – Symfonia

2. Zmiana warunków zatrudnienia i aneksowanie umów dla wielu pracowników

Kiedy wchodzi w życie podwyżka płacy minimalnej albo zmieniają się przepisy, dział kadr staje przed wyjątkowo uciążliwym zadaniem – musi przygotować i rozesłać setki aneksów do umów. Jeśli nie korzysta z automatyzacji, to każdy taki dokument trzeba edytować osobno, zadbać o poprawne dane i dopilnować, by trafił do pracownika. Łatwo policzyć, że przy dużej skali zajmuje to całe dnie pracy, a ryzyko pomyłki rośnie z każdym kolejnym plikiem.

Najlepsze systemy kadrowo-płacowe potrafią odciążyć specjalistów także w tym obszarze. Wystarczy raz przygotować wzór dokumentu, a program wygeneruje spersonalizowane aneksy i wyśle je do odpowiednich osób. Co więcej – wszystkie pliki można od razu archiwizować w e-teczkach, dzięki czemu nie giną w papierowych segregatorach.

W taki sposób działa to m.in. w programie kadrowo-płacowym Symfonia R2Płatnik, który pozwala wygenerować aneksy do umów dla wybranej grupy np. kilkorga pracowników, działu lub nawet całego zakładu, dbając przy tym o to, by każdy dokument zawierał właściwe dane i zapisy. Po wprowadzeniu zmian, specjalista ds. kadr może od razu wygenerować w programie zbiorczy raport, który pokaże zakres wprowadzonych aktualizacji.

3. Automatyczne naliczanie płac – koniec z ręcznym liczeniem wynagrodzeń

Naliczanie wynagrodzeń to proces, który zawsze przebiega według określonego schematu, bo za każdym razem trzeba:

• przygotować dane wejściowe, czyli informacje o pracownikach, czasie pracy, urlopach, nadgodzinach, stawkach i składnikach wynagrodzenia,
• obliczyć wynagrodzenie brutto, uwzględniając płacę zasadniczą, dodatki, premie i nagrody,
• wyliczyć składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
• obliczyć składkę zdrowotną,
• ustalić zaliczkę na podatek dochodowy,
• uwzględnić inne potrącenia – np. komornicze, pożyczki z ZFŚS, składki związkowe,
• obliczyć wynagrodzenie netto,
• przygotować listę płac i całą dokumentację – paski, deklaracje do ZUS i urzędów skarbowych.

Zmieniają się tylko dane wejściowe, ale sam schemat pozostaje ten sam. To najlepszy sygnał, że proces naliczania płac świetnie nadaje się do automatyzacji.

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia R2Płatnik, potrafią wykonać większość z tych kroków samodzielnie. Program kadr i płac może automatycznie:

• pobierać dane o czasie pracy, nadgodzinach czy nieobecnościach,
• naliczać różne składniki wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami,
• generować kompletne listy płac i paczki przelewów,
• tworzyć i udostępniać pracownikom paski płacowe w formie elektronicznej,
• przygotowywać raporty korygujące i wyrównawcze w przypadku błędów lub zmian w angażu,
• umożliwiać tworzenie dodatkowych list płac (np. dla nagród, trzynastki czy zasiłków ZUS).

Oprócz tego system oferuje też inne praktyczne ułatwienia – za jego pomocą można np. skopiować listę płac z poprzedniego miesiąca i szybko przeliczyć ją w oparciu o aktualne dane, albo zbiorczo wprowadzić pracowników z wybranego działu i od razu naliczyć im wynagrodzenia. Dzięki temu specjalista nie musi zaczynać wszystkiego od zera, tylko korzysta z gotowych mechanizmów, które znacznie przyspieszają całą procedurę.

Przeczytaj również: Czy Twoje procesy kadrowo-płacowe nadążają za nowoczesnością? Pobierz naszą listę kontrolną! – Symfonia

4. Automatyczne raportowanie i analityka kadrowa

Raporty w kadrach i płacach to nie tylko przykry obowiązek, ale też źródło wiedzy o tym, jak naprawdę działa firma. Problem w tym, że ich przygotowywanie często zajmuje długie godziny: dane trzeba zebrać z różnych źródeł, przenieść do Excela, zestawić i sprawdzić poprawność. Łatwo o błąd, a jeszcze łatwiej o poczucie, że ta praca niewiele wnosi, skoro za chwilę trzeba przygotować kolejne, bardzo podobne zestawienie.

Tu z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły analityczne pozwalają nie tylko szybciej tworzyć raporty, ale też robić to w oparciu o zawsze aktualne dane. Tak działa to m.in. w przypadku Symfonii R2Płatnik, gdzie program może np.:

• generować cykliczne raporty w określonych przedziałach czasu (miesięczne, kwartalne),
• przygotowywać zestawienia absencji, rotacji czy kosztów zatrudnienia,
• umożliwiać menedżerom samodzielny dostęp do danych poprzez pulpity managerskie,
• zestawiać dane kadrowe z finansowymi w jednym miejscu,
• przygotowywać raporty nie tylko na potrzeby wewnętrzne, ale też np. dla funduszy unijnych czy w procesach due diligence.

Korzyść? Zamiast tworzyć kolejnego Excela, możesz skorzystać z gotowych raportów lub w każdej chwili przygotować własne. Łatwo sprawdzisz też, kto najczęściej korzysta ze zwolnień, jak rosną koszty zatrudnienia, czy gdzieś pojawia się ryzyko nadmiernej rotacji.

5. Elektroniczne wnioski i e-dokumenty – droga do odpapierzenia kadr

Papierowe wnioski urlopowe, prośby o pracę zdalną czy wszelkiej maści oświadczenia to klasyczny przykład „drobnej papierologii”, która w skali miesiąca potrafi zająć naprawdę dużo czasu. Każdy dokument trzeba odebrać, zarejestrować, przekazać dalej do akceptacji, a na koniec jeszcze wpiąć do segregatora. Efekt? Stosy papierów, ryzyko zagubienia wniosku i długi czas obiegu informacji.

Automatyzacja eliminuje te problemy. W nowoczesnych systemach kadrowo-płacowych pracownik składa wniosek online, np. o urlop czy nieobecność, a przełożony akceptuje go jednym kliknięciem w swoim panelu. Dokument od razu trafia do elektronicznej teczki pracownika, a kadry nie muszą już przepisywać danych do systemu ani szukać papierowej wersji w segregatorach.

W taki sposób proces obiegu dokumentów kadrowych działa w portalu pracowniczym – aplikacji stanowiącej część systemu Symfonia R2Płatnik, która otwiera dodatkowe możliwości związane z komunikacją i obiegiem dokumentów przez internet lub wewnętrzny intranet.

Dzięki portalowi:

• pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe, mieć wgląd w swoją kartę pracy, rejestrować czas pracy, rozliczać delegacje czy zgłaszać zmiany danych osobowych,
• kierownicy akceptują wnioski urlopowe online, mają wgląd w listę obecności i plany urlopowe oraz mogą uzupełniać grafiki pracy,
• działy kadr otrzymują automatycznie zweryfikowane dane, co redukuje ryzyko błędów i znacząco odciąża ich pracę,
• menedżerowie i dyrektorzy zyskują szybki dostęp do zbiorczych danych HR – np. zestawień nieobecności, przypomnień o badaniach czy planowanych szkoleniach.

Ideą portalu jest zwiększenie przepływu informacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą i zmniejszenie obciążenia działu kadrowego. Powiadomienia e-mail o nowych wnioskach, szybka akceptacja jednym kliknięciem czy możliwość samodzielnego rozliczania delegacji to konkretne funkcje, które przekładają się na realną oszczędność czasu i kosztów obsługi pracowników.

Symfonia R2Płatnik – poznaj oprogramowanie, które wspiera automatyzację w kadrach i płacach!

Kadry i płace to obszar, w którym papierów i powtarzalnych zadań nigdy nie brakuje. Ale dobra wiadomość jest taka, że większość z nich da się dziś zautomatyzować – i to wcale nie kosztem utraty kontroli, ale wręcz przeciwnie: zyskując większy porządek, pewność i czas.

Od zatrudniania nowych osób, przez aneksowanie umów, po naliczanie płac czy raportowanie – każda z tych czynności może działać szybciej i sprawniej, jeśli wesprzesz się systemem kadrowo-płacowym. Jeśli szukasz właśnie takiego rozwiązania, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania programu Symfonia R2Płatnik. Wypełnij formularz i testuj system za darmo przez 30 dni!