2025 rokiem KSeF

Wejście w życie obowiązkowego KSeF zaplanowano na styczeń i kwiecień 2026 roku. Rok 2025 stanowi zatem idealny okres na przygotowanie do nadchodzących zmian i wdrożenia systemu w firmie.

Spis treści:

• KSeF – co to??
• Co to jest faktura ustrukturyzowana??
• Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe??
• Jak się przygotować do wdrożenia KSeF w firmie??
• Faktury ustrukturyzowane w Symfonia KSeF?

 

KSeF – co to?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli platformy służącej do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Powstała ona w celu usprawnienia obiegu dokumentów i rozwoju digitalizacji. Ministerstwo Finansów udostępniło specjalne narzędzia do wystawiania faktur elektronicznych w formacie XML:

• Aplikację Podatnika KSeF – umożliwia ona korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, wystawianie oraz odbieranie e-faktur w KSeF, zarządzanie uprawnieniami i tokenami, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF;
• e-mikrofirmę – pozwala ona na wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF i ich przenoszenie bezpośrednio do ewidencji VAT (bez potrzeby ręcznego przepisywania danych), a także powiązanie istniejącego konta z KSeF.

 

Korzyści integracji z KSeF

Integracja z KSeF wiąże się z wieloma korzyściami dla całego przedsiębiorstwa. Mowa zarówno o dużych firmach, jak i tych z sektora MŚP. Do największych zalet wdrożenia systemu należy:

• optymalizacja wielu firmowych procesów (np. związanych z księgowością);
• łatwy, wygodny i szybki dostęp do faktur;
• opcja bieżącego podglądu faktur i przesyłania ich w sposób automatyczny w czasie rzeczywistym;
• brak potrzeby ręcznego wypisywania faktur, a tym samym – oszczędność czasu;
• mniejsza liczba błędów treści dokumentacji;
• brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur, a co za tym idzie – oszczędność miejsca i kosztów;
• ochrona faktur przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zgubieniem.

Co więcej, według Ministerstwa Finansów wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie może pozwolić na skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 na 40 dni.

Czy dane przechowywane w KSeF są bezpieczne?

Krajowy System e-Faktur jest na bieżąco monitorowany przez Ministerstwo Finansów, a poziom bezpieczeństwa danych z wystawionych faktur jest bardzo wysoki. Dokumenty są w tym przypadku skutecznie chronione nie tylko przed uszkodzeniem czy zagubieniem, ale i przed nieuprawnionym dostępem. Faktury znajdują się bowiem w jednym miejscu, do którego mają dostęp tylko upoważnieni użytkownicy – przedsiębiorca oraz uprawnione przez niego podmioty, np. biuro rachunkowe. Dane oraz komunikacja w ramach KSeF podlegają szyfrowaniu, a autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższym poziomie. Aby dodatkowo zadbać o bezpieczeństwo danych w KSeF, warto wdrożyć w firmie regularne audyty, pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych danych i kontrolować aktywności systemu.

 

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to dokument potwierdzający sprzedaż usługi lub towaru, wystawiony w postaci pliku XML. Format ten zapewnia jednolitą strukturę danych, którą systemy komputerowe mogą w prosty sposób odczytać i przetworzyć. Dzięki temu dokumenty te mogą być szybciej przetwarzane przez systemy księgowe i ERP – a to z kolei usprawnia i ułatwia obsługę procesów finansowych w przedsiębiorstwach. Widniejące na fakturze informacje są zapisywane w formie znaczników, które przekazują dane w ścisły, ustrukturyzowany sposób – stąd właśnie nazwa dokumentu. Faktura ustrukturyzowana ma wyłącznie elektroniczną formę – wystawia się ją zgodnie z odgórnie narzuconą strukturą logiczną. Konkretny wzór faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2), która obowiązuje od 1 września 2023 roku, jest dostępny na stronie Gov.pl. Dokument można wystawić wyłącznie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – a do każdego z nich zostaje przypisany unikalny numer KSeF, który umożliwia jego identyfikację w systemie.

Podział pół w pliku XML

Pola w pliku XML dzielą się na:

• obligatoryjne, np. NIP sprzedającego – ich wypełnienie jest obowiązkowe, a ich pominięcie uniemożliwia wystawienie faktury strukturyzowanej. Wynika to z treści przepisów ustawy i jest warunkowane strukturą logiczną wzoru;
• opcjonalne – ich wypełnienie jest konieczne tylko wtedy, gdy zachodzą ustawowe przesłanki;
• fakultatywne, np. pole PKWiU – ich wypełnienie nie jest wymagane ani na gruncie przepisów, ani dla poprawności pliku.

 

Co zawiera faktura ustrukturyzowana i jak ją wystawić?

Faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu KSeF zawiera takie same elementy, jakie są wymagane na każdej fakturze. Wyszczególniono je w art. 106e ust.1 ustawy o VAT – należą do nich:

• data wystawienia faktury;
• numer identyfikacyjny faktury;
• dane stron transakcji – sprzedawcy i nabywcy;
• numer identyfikujący podatników na potrzeby podatku VAT;
• data dostawy towarów lub wykonania usług, a w przypadku, gdy płatność nastąpiła przed sprzedażą – data otrzymania zapłaty;
• nazwa, rodzaj i liczba dostarczonych towarów lub usług;
• cena jednostkowa (netto) wraz z kwotami obniżek;
• wartość sprzedaży netto;
• stawki podatku VAT wraz z kwotą tego podatku;
• kwota należności ogółem;
• informacja o mechanizmie podzielonej płatności (split payment), jeżeli przedmiotem sprzedaży są towary lub usługi wskazane w załączniku nr 15 ustawy o VAT.

 

Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?

Polscy podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 stycznia 2022 roku – to właśnie wtedy pojawił się on na rynku. Decyzja o integracji z systemem jest całkowicie dobrowolna. Niebawem jednak wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z KSeF na co dzień. Mimo że podstawę do wdrożenia systemu stanowią przepisy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, integracja z KSeF stanie się obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców – również tych, którzy nie należą do czynnych podatników VAT (podlegają zwolnieniu podmiotowemu lub przedmiotowemu).

Obowiązkowy KSeF – od kiedy?

Obowiązek integracji z systemem początkowo miał wejść w życie 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 roku – terminy uległy jednak przesunięciu. Pod koniec kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów podało dwa terminy, w których integracja z KSeF stanie się obowiązkowa:

• 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych;
• 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Od kwietnia 2026 roku wszystkie podmioty, które wystawiają faktury, będą zatem musiały dokumentować transakcje gospodarcze przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Przeczytaj także: Jak skutecznie prowadzić marketing biura rachunkowego? – Symfonia

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w archiwum Krajowego System e-Faktur przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. W niektórych przypadkach zapewniony przez ustawę okres przechowywania może się jednak okazać zbyt krótki – wówczas istnieje możliwość, aby po upływie 10 lat przedsiębiorca sam zarchiwizował faktury ustrukturyzowane, już poza systemem. Termin przechowywania dokumentów minie w chwili, w której upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF w firmie?

Okres, jaki pozostał do wdrożenia obowiązkowego KSeF – najpierw dla dużych przedsiębiorstw, a później dla pozostałych podatników – to dobry czas na przygotowania do implementacji systemu w firmie.

Zapoznanie się z przepisami

Rok 2025 warto poświęcić m.in. na szczegółowe zapoznanie się z przepisami dotyczącymi KSeF – np. rozporządzeniem Ministra Finansów, które określa konkretne zasady przesyłania faktur do systemu. Ich znajomość ułatwi zrozumienie całej idei oraz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur.

Sprawdzenie zgodności pozostałych programów z KSeF

Zanim obowiązkowy KSeF wejdzie w życie, warto sprawdzić, czy wykorzystywane dotąd w firmie programy współpracują z systemem. Może się okazać, że konieczna będzie ich aktualizacja, rozbudowa o dodatkowe moduły lub inwestycja w nowe oprogramowanie. To z kolei może wymagać dostosowania wewnętrznych procesów IT. Krajowy System e-Faktur można zintegrować z używanym programem do księgowości przy użyciu z łącznika API (interfejsu programowania aplikacji).

Testowanie systemu

Przed wdrożeniem KSeF w organizacji warto również przeprowadzić jego dokładne testy w celu upewnienia się, że działa on prawidłowo. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe, dzięki któremu firmy mogą testować integrację w okresie, w którym jest ona dobrowolna. Podczas testów warto skupić się m.in. na poprawności generowanych e-faktur i zwracać uwagę na ewentualne błędy w ich treści, np. w danych kontrahenta.

Przygotowanie wewnętrznych procedur dotyczących e-fakturowania

Zanim integracja z KSeF stanie się obligatoryjna, firmy powinny też opracować (lub zaktualizować) wewnętrzne procedury związane z e-fakturowaniem i obiegiem faktur w organizacji. Ważne, aby zawierały one m.in. metody postępowania w przypadku błędów czy w razie konieczności ponownego wysyłania faktury.

Miejsce w budżecie na KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w przedsiębiorstwie wiąże się z pewnymi kosztami, które trzeba uwzględnić w firmowym budżecie. Mowa m.in. o:

• kosztach technologicznych – aktualizacja lub zakup nowych wersji oprogramowania, np. ERP lub programu do księgowości/inwestycja w całkiem nowe narzędzia kompatybilne z KSeF/integracja z zewnętrznymi dostawcami usług IT;
• kosztach szkolenia pracowników – organizacja szkoleń, ewentualne zatrudnienie specjalistów IT lub zewnętrznych doradców;
• kosztach związanych ze zmianą w strukturze organizacyjnej firmy – potrzeba zatrudnienia nowych pracowników lub przekwalifikowania obecnych;
• kosztach związanych z doradztwem w zakresie KSeF – usługi zewnętrznych doradców, którzy pomogą w przystosowaniu procesów i zagwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami;
• kosztach utrzymania systemu – utrzymanie i aktualizacja oprogramowania, ewentualne opłaty za integrację z systemem KSeF.

Przeszkolenie personelu i wybór zespołu odpowiedzialnego za e-fakturowanie

W okresie przygotowań do wdrożenia obowiązkowego KSeF warto skupić się również na szkoleniu pracowników w zakresie zarówno samej obsługi systemu, jak i jego funkcjonalności oraz korzyści. Powinni być oni świadomi, że faktury przesyłane do KSeF muszą spełniać określone podatkowe i techniczne wymagania. W szkoleniach powinny brać udział szczególnie osoby zajmujące się obsługą faktur – a więc m.in. pracownicy działu księgowości i finansów. Oprócz szkolenia niezbędne jest też nadanie zatrudnionym konkretnych uprawnień. Należy również powołać zespół, który będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur ustrukturyzowanych i zarządzanie tymi dokumentami. Niezbędne może się okazać doświadczenie pracowników z różnych firmowych działów. Ważne, aby w zespole zajmującym się e-fakturowaniem znalazła się co najmniej jedna osoba z kompetencjami informatycznymi.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do księgowości

W związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur niezbędne będzie również narzędzie do obsługi dokumentów elektronicznych. Przed integracją z KSeF warto przetestować różne rodzaje oprogramowań księgowych – rozwiązanie wybrane w pierwszej kolejności może się bowiem okazać niekompatybilne z systemem. Należy ponadto poinformować klientów o tym, że faktury będą przesyłane do KSeF. Dobrym krokiem może się okazać samo przejście na KSeF z kilkoma dotychczasowymi kontrahentami (nabywcami towarów i usług oraz wystawcami faktur). Pozwoli to lepiej poznać funkcjonalności i możliwości Krajowego Systemu e-Faktur w obszarze współpracy.

Faktury ustrukturyzowane w Symfonia KSeF

Symfonia KSeF pozwala na połączenie Krajowego Systemu e-Faktur z wykorzystywanym na co dzień systemem księgowym. To kompleksowe, chmurowe oprogramowanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF. Gwarantuje ono dostęp do wszystkich danych przedsiębiorstwa w jednym miejscu, zapewnia bezpieczną łączność z Ministerstwem Finansów, a dzięki współpracy z systemami ERP – pomaga optymalizować liczne firmowe procesy. Aplikacja zapewnia też zgodność faktur z formatem XML wymaganym przez MF i sprawdza schemat dokumentów przed ich wysłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Przy użyciu narzędzia można też pobierać z KSeF takie informacje jak numer identyfikacyjny KSeF, status i UPO. Aplikacja jest dedykowana zarówno użytkownikom systemu Symfonii, jak i przedsiębiorcom, którzy używają innych systemów. Zapewnia ona bowiem przepływ danych między KSeF a pozostałymi modułami Symfonii z zakresu obiegu faktur oraz ich wystawiania i księgowania (np. Symfonia Finanse i Księgowość czy Symfonia eDokumenty). Aby zintegrować Symfonię KSeF z dowolnym innym systemem, wystarczy skorzystać z łącznika API. Co ważne, aktualizacja komunikacji z serwerami Ministerstwa odbywa się na serwerach Symfonii, a to oznacza stały dostęp do najnowszej wersji programu.