KSeF a faktury zagraniczne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został stworzony z myślą o ustandaryzowaniu obiegu faktur wystawianych przez podmioty posiadające polski NIP. Co do zasady obejmuje również faktury na rzecz zagranicznych kontrahentów – zarówno z UE, jak i spoza niej. Oznacza to, że polski przedsiębiorca wystawiający fakturę dla zagranicznej firmy powinien przesłać ją do KSeF – chyba że dana transakcja została wyłączona spod tego obowiązku na podstawie przepisów. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj najważniejsze zasady dotyczące wystawiania i odbierania faktur zagranicznych w KSeF!

KSeF a faktury zagraniczne – podstawowe informacje

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, odbieranie, udostępnianie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System został stworzony z myślą o centralizacji i ujednoliceniu procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym. Z tego względu dotyczy wszystkich podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terenie Polski oraz polski numer NIP.

Myśląc o obsłudze faktur zagranicznych w KSeF, warto mieć świadomość, że możemy tu wyróżnić dwa odrębne scenariusze:

• otrzymywanie faktur od zagranicznych kontrahentów, czyli sytuację, w której polski przedsiębiorca dostaje fakturę wystawioną przez firmę z siedzibą poza Polską,
• wystawianie faktur dla podmiotów zagranicznych, czyli przypadek, gdy polska firma dokumentuje sprzedaż na rzecz kontrahenta z zagranicy.

W każdym z nich obowiązują odrębne procedury.

Więcej na temat KSeF przeczytasz w naszym kompleksowym poradniku: KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur w pytaniach i odpowiedziach [FAQ] – Symfonia

KSeF a faktury od podmiotów zagranicznych

W przypadku otrzymywania faktur od zagranicznych kontrahentów sprawa jest dość prosta. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy bowiem wyłącznie firm posiadających polski NIP. W efekcie podmioty zagraniczne, które nie są zarejestrowane w Polsce i nie mają polskiego numeru identyfikacji podatkowej, nie muszą korzystać z faktur ustrukturyzowanych i nie mają obowiązku przesyłania takich dokumentów do KSeF ani odbierania faktur za pomocą tego systemu.

W praktyce oznacza to tyle, że faktura wystawiona przez firmę zagraniczną może być przesłana do polskiego przedsiębiorcy w formie elektronicznej (np. jako plik PDF przesłany e-mailem) lub papierowej. Zgodnie z przepisami podatkowymi, taki dokument zachowuje dotychczasową moc prawną, a jego dalsze przetwarzanie powinno odbywać się poza systemem KSeF.

Obejrzyj wideo: Nowy projekt ustawy o KSeF 

KSeF a sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych

Sytuacja wygląda inaczej, gdy polski przedsiębiorca wystawia fakturę dla zagranicznego kontrahenta. W takim przypadku stroną dokonującą sprzedaży jest podmiot, którego KSeF bezpośrednio dotyczy – czyli firma zarejestrowana w Polsce i posiadająca polski NIP. Wystawioną w związku z tym fakturę trzeba przesłać do KSeF – niezależnie od tego, czy odbiorca ma siedzibę w UE, czy poza nią.

Zagraniczny kontrahent nie ma jednak obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ system nie obejmuje podmiotów niezarejestrowanych w Polsce. W efekcie, w celu rozliczenia transakcji polski przedsiębiorca musi nie tylko przesłać fakturę do KSeF, ale również dostarczyć ją bezpośrednio kontrahentowi, w sposób z nim wcześniej uzgodniony np. poprzez:

• wysyłkę faktury e-mailem w formacie PDF,
• przekazanie faktury papierowej,
• udostępnienie wizualizacji faktury zawierającej kod QR lub link do pobrania.

Symfonia Handel wychodzi tu naprzeciw tej potrzebie rozbudowując proces wystawiania dokumentu o możliwość równoległej wysyłki faktury do KSeF (do czego podatnik jest zobowiązany) oraz bezpośrednio do kontrahenta (w tym zagranicznego) udostępniając możliwość pobrania obrazu faktury PDF oraz pliku XML.

KSeF a faktury WDT i eksport towarów

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje również faktury dokumentujące:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),
• eksport towarów do państw trzecich.

W takich przypadkach faktura musi zostać wystawiona w formacie ustrukturyzowanym za pośrednictwem KSeF. Ponieważ odbiorcą takiego dokumentu jest zagraniczny podmiot, fakturę trzeba mu przekazać także poza systemem, w uzgodnionej wcześniej formie.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Jakich faktur zagranicznych KSeF nie dotyczy?

Nie wszystkie transakcje z zagranicznymi kontrahentami muszą być rejestrowane w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury w systemie nie dotyczy m.in.:

• sprzedaży w ramach procedury VAT OSS (One Stop Shop),
• sprzedaży w ramach procedur określonych w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT,
• sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jeśli dana transakcja zagraniczna nie jest objęta jednym z powyższych wyjątków, faktura powinna zostać wystawiona w KSeF jako dokument ustrukturyzowany.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, jeśli:

• miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego,
• nabywcą jest podmiot zagraniczny bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• nabywca posiada stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie bierze ono udziału w transakcji –

fakturę należy przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przeczytaj również: Co dalej z KSeF? Od kiedy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie?

KSeF a samofakturowanie na rzecz zagranicznego kontrahenta

Odrębne zasady dotyczą procedury samofakturowania. Jeśli to polski przedsiębiorca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego kontrahenta, to wtedy jako podatnik posiadający polski NIP, jest zobowiązany do wysłania takiej faktury do KSeF. Z uwagi na to, że kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do systemu, faktura powinna zostać przekazana mu w sposób uzgodniony indywidualnie.

Przeczytaj również: Wdrożenie KSeF w firmie – jak przejść na e-fakturowanie?

KSeF a samofakturowanie przez zagranicznego kontrahenta

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to zagraniczny kontrahent wystawia fakturę w ramach samofakturowania na rzecz polskiego przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, taka transakcja jest wyłączona z obowiązku wystawiania faktur w KSeF – o ile została odpowiednio udokumentowana zgodnie z przepisami wykonawczymi.

Projekt rozporządzenia dostępny w Rządowym Centrum Legislacji precyzuje, że faktury wystawiane przez nabywcę (czyli np. kontrahenta zagranicznego), który nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności przy użyciu polskiego NIP, nie muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej w KSeF. To ważne uproszczenie, które pozwala zagranicznym nabywcom realizować samofakturowanie na dotychczasowych zasadach, a zatem bez obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.