KSeF a faktury zagraniczne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został stworzony z myślą o ustandaryzowaniu obiegu faktur wystawianych przez podmioty posiadające polski NIP. Co do zasady obejmuje również faktury na rzecz zagranicznych kontrahentów – zarówno z UE, jak i spoza niej. Oznacza to, że polski przedsiębiorca wystawiający fakturę dla zagranicznej firmy powinien przesłać ją do KSeF – chyba że dana transakcja została wyłączona spod tego obowiązku na podstawie przepisów. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj najważniejsze zasady dotyczące wystawiania i odbierania faktur zagranicznych w KSeF!

Najważniejsze informacje:

• Co do zasady faktury dokumentujące sprzedaż zagraniczną (WDT, eksport towarów, eksport usług) na rzecz innych firm powinny być wystawiane w systemie KSeF.
• Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek KSeF nie dotyczy faktur dla osób prywatnych (B2C) oraz sprzedaży w procedurach VAT OSS i IOSS.
• Ponieważ zagraniczni kontrahenci nie mają obowiązku korzystania z KSeF, fakturę ustrukturyzowaną należy im przekazać w sposób uzgodniony – np. w formie PDF, papierowej lub z kodem QR.
• KSeF nie służy do raportowania faktur otrzymywanych od dostawców zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.

KSeF a faktury zagraniczne – podstawowe informacje

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, odbieranie, udostępnianie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System został stworzony z myślą o centralizacji i ujednoliceniu procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym. Z tego względu dotyczy wszystkich podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terenie Polski oraz polski numer NIP.

Myśląc o obsłudze faktur zagranicznych w KSeF, warto mieć świadomość, że możemy tu wyróżnić dwa odrębne scenariusze:

• otrzymywanie faktur od zagranicznych kontrahentów, czyli sytuację, w której polski przedsiębiorca dostaje fakturę wystawioną przez firmę z siedzibą poza Polską,
• wystawianie faktur dla podmiotów zagranicznych, czyli przypadek, gdy polska firma dokumentuje sprzedaż na rzecz kontrahenta z zagranicy.

W każdym z nich obowiązują odrębne procedury.

Więcej na temat KSeF przeczytasz w naszym kompleksowym poradniku: KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur w pytaniach i odpowiedziach [FAQ] – Symfonia

KSeF a faktury od podmiotów zagranicznych

W przypadku otrzymywania faktur od zagranicznych kontrahentów sprawa jest dość prosta. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy bowiem wyłącznie firm posiadających polski NIP. W efekcie podmioty zagraniczne, które nie są zarejestrowane w Polsce i nie mają polskiego numeru identyfikacji podatkowej, nie muszą korzystać z faktur ustrukturyzowanych i nie mają obowiązku przesyłania takich dokumentów do KSeF ani odbierania faktur za pomocą tego systemu.

W praktyce oznacza to tyle, że faktura wystawiona przez firmę zagraniczną może być przesłana do polskiego przedsiębiorcy w formie elektronicznej (np. jako plik PDF przesłany e-mailem) lub papierowej. Zgodnie z przepisami podatkowymi, taki dokument zachowuje dotychczasową moc prawną, a jego dalsze przetwarzanie powinno odbywać się poza systemem KSeF.

Obejrzyj wideo: Nowy projekt ustawy o KSeF 

KSeF a sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych

Sytuacja wygląda inaczej, gdy polski przedsiębiorca wystawia fakturę dla zagranicznego kontrahenta. W takim przypadku stroną dokonującą sprzedaży jest podmiot, którego KSeF bezpośrednio dotyczy – czyli firma zarejestrowana w Polsce i posiadająca polski NIP. Wystawioną w związku z tym fakturę trzeba przesłać do KSeF – niezależnie od tego, czy odbiorca ma siedzibę w UE, czy poza nią.

Zagraniczny kontrahent nie ma jednak obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ system nie obejmuje podmiotów niezarejestrowanych w Polsce. W efekcie, w celu rozliczenia transakcji polski przedsiębiorca musi nie tylko przesłać fakturę do KSeF, ale również dostarczyć ją bezpośrednio kontrahentowi, w sposób z nim wcześniej uzgodniony np. poprzez:

• wysyłkę faktury e-mailem w formacie PDF,
• przekazanie faktury papierowej,
• udostępnienie wizualizacji faktury zawierającej kod QR lub link do pobrania.

Symfonia Handel wychodzi tu naprzeciw tej potrzebie rozbudowując proces wystawiania dokumentu o możliwość równoległej wysyłki faktury do KSeF (do czego podatnik jest zobowiązany) oraz bezpośrednio do kontrahenta (w tym zagranicznego) udostępniając możliwość pobrania obrazu faktury PDF oraz pliku XML.

KSeF a faktury WDT i eksport towarów

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje również faktury dokumentujące:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),
• eksport towarów do państw trzecich.

W takich przypadkach faktura musi zostać wystawiona w formacie ustrukturyzowanym za pośrednictwem KSeF. Ponieważ odbiorcą takiego dokumentu jest zagraniczny podmiot, fakturę trzeba mu przekazać także poza systemem, w uzgodnionej wcześniej formie.

Przeczytaj również: Faktura w walucie obcej a KSeF – jaki kurs przeliczeniowy zastosować?

Obsługa faktur zagranicznych w KSeF — jak uprościć sobie pracę?

Dla wielu polskich przedsiębiorców obsługa faktur zagranicznych w KSeF oznacza podwójną pracę: z jednej strony trzeba przesłać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur, z drugiej – udostępnić go kontrahentowi spoza Polski w czytelnej formie (np. PDF). Na szczęście są rozwiązania, które ten problem skutecznie eliminują. Przykładem jest Symfonia KSeF Plus – aplikacja, która pozwala zintegrować program do fakturowania z systemem KSeF Ministerstwa Finansów. Oprócz samej obsługi e-faktur oferuje kilka praktycznych funkcji, które ułatwiają współpracę z kontrahentami zagranicznymi:

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Jakich faktur zagranicznych KSeF nie dotyczy?

Nie wszystkie transakcje z zagranicznymi kontrahentami muszą być rejestrowane w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury w systemie nie dotyczy m.in.:

• sprzedaży w ramach procedury VAT OSS (One Stop Shop),
• sprzedaży w ramach procedur określonych w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT,
• sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jeśli dana transakcja zagraniczna nie jest objęta jednym z powyższych wyjątków, faktura powinna zostać wystawiona w KSeF jako dokument ustrukturyzowany.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, jeśli:

• miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego,
• nabywcą jest podmiot zagraniczny bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• nabywca posiada stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie bierze ono udziału w transakcji –

fakturę należy przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przeczytaj również: Co dalej z KSeF? Od kiedy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie?

KSeF a samofakturowanie na rzecz zagranicznego kontrahenta

Odrębne zasady dotyczą procedury samofakturowania. Jeśli to polski przedsiębiorca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego kontrahenta, to wtedy jako podatnik posiadający polski NIP, jest zobowiązany do wysłania takiej faktury do KSeF. Z uwagi na to, że kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do systemu, faktura powinna zostać przekazana mu w sposób uzgodniony indywidualnie.

Przeczytaj również: Wdrożenie KSeF w firmie – jak przejść na e-fakturowanie?

KSeF a samofakturowanie przez zagranicznego kontrahenta

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to zagraniczny kontrahent wystawia fakturę w ramach samofakturowania na rzecz polskiego przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, taka transakcja jest wyłączona z obowiązku wystawiania faktur w KSeF – o ile została odpowiednio udokumentowana zgodnie z przepisami wykonawczymi.

Projekt rozporządzenia dostępny w Rządowym Centrum Legislacji precyzuje, że faktury wystawiane przez nabywcę (czyli np. kontrahenta zagranicznego), który nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności przy użyciu polskiego NIP, nie muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej w KSeF. To ważne uproszczenie, które pozwala zagranicznym nabywcom realizować samofakturowanie na dotychczasowych zasadach, a zatem bez obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy faktury eksportowe muszą być wystawiane w KSeF?

Tak. Faktury dokumentujące eksport towarów na rzecz firm spoza Unii Europejskiej muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej w KSeF od momentu wejścia w życie obowiązku dla danej grupy podatników. Mimo że faktura trafia do systemu, polski eksporter ma obowiązek dostarczyć ją zagranicznemu nabywcy w tradycyjny sposób (np. e-mailem), chyba że kontrahent ma dostęp do KSeF i uzgodniono inaczej.

Jak dostarczyć faktury eksportowe kontrahentowi spoza Polski?

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, jeśli nabywcą jest podmiot zagraniczny, fakturę wystawioną w KSeF należy przekazać mu w sposób uzgodniony. Może to być wizualizacja faktury w formacie PDF, wydruk papierowy lub udostępnienie kodu QR, który pozwala na weryfikację autentyczności dokumentu bezpośrednio w systemie rządowym.

Czy sprzedaż na rzecz osoby prywatnej z zagranicy (B2C) również wymaga wysłania faktury do KSeF?

Nie. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym osób z zagranicy, jest wyłączona z systemu KSeF na mocy art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT. Takie transakcje dokumentuje się na dotychczasowych zasadach (faktura elektroniczna lub papierowa wystawiona poza systemem).

Czy faktury wewnątrzunijne (WDT) musza być wysyłane do KSeF?

Tak. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik generuje dokument w KSeF, a następnie przesyła go do unijnego kontrahenta w uzgodnionej formie (np. PDF), ponieważ system KSeF nie obsługuje obecnie bezpośredniej wysyłki dokumentów do systemów podatkowych innych państw UE.

Czy muszę raportować w KSeF faktury zakupowe od zagranicznych dostawców?

Nie. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, system KSeF nie służy do raportowania faktur kosztowych otrzymywanych od dostawców zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Takie dokumenty księguje się na dotychczasowych zasadach.