Wizualizacja faktury w KSeF – co to jest i kiedy musisz z niej skorzystać?

Wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF faktury będą istniały przede wszystkim w postaci pliku XML zapisującego dane w ustrukturyzowanej formie. To świetne rozwiązanie dla automatyzacji procesów, ale nie zawsze wystarczające z punktu widzenia nabywcy. W wielu sytuacjach odbiorca nadal potrzebuje czytelnej wersji faktury – możliwej do odczytania czy wydrukowania. I właśnie temu służy wizualizacja faktury KSeF. Dowiedz się więcej!

Co to jest wizualizacja faktury KSeF?

Wizualizacja faktury to po prostu odzwierciedlenie danych znajdujących się w pliku XML przesłanym do KSeF, przedstawione w formie czytelnej dla użytkownika, najczęściej jako plik PDF. Nie jest ona zatem osobnym dokumentem księgowym – jej zadaniem jest jedynie umożliwić odbiorcy odczytanie faktury, jeśli np. nie korzysta on z KSeF lub nie ma dostępu do pliku XML.

Ważne: wizualizacja faktury musi wiernie odwzorowywać dane z XML.

Mówiąc prościej: to sposób „wyświetlenia” faktury w formie znanej przedsiębiorcom od lat.

Przeczytaj również: KSeF a faktury zagraniczne

Po co wprowadzono wizualizację faktur?

Co do zasady, po wdrożeniu KSeF podatnicy krajowi (posiadający polski NIP) powinni odbierać faktury bezpośrednio w systemie. Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, w których trzeba przekazać fakturę nabywcy w innej formie, uzgodnionej między stronami (np. jako plik PDF).

Wizualizacja faktury jest konieczna wszędzie tam, gdzie odbiorca nie może odebrać faktury bezpośrednio z KSeF, a zatem w przypadku:

• firm zagranicznych, które nie mają polskiego NIP i nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF,
• nabywców, którymi są osoby fizyczne,
• firm, które uzgodniły przekazywanie faktur także poza systemem KSeF

Przeczytaj również: Elektroniczny obieg faktur w dobie KSeF – jak go zorganizować? – Symfonia

Czy wizualizacja faktury może być dowodem księgowym?

Tak – wizualizacja może być traktowana jako dowód księgowy, o ile nabywca ma pewność, że odpowiada ona fakturze faktycznie zarejestrowanej w KSeF. Przepisy nie wymagają, aby księgowanie odbywało się wyłącznie na podstawie oryginalnego pliku XML.

Aby zweryfikować autentyczność wizualizacji, należy skorzystać z kodu QR umieszczonego na dokumencie. Po zeskanowaniu kod prowadzi bezpośrednio do informacji o fakturze w KSeF.

W praktyce każda firma może przyjąć własne podejście:

• część organizacji będzie księgowała wyłącznie faktury pobrane bezpośrednio z KSeF,
• inne dopuszczą księgowanie na podstawie wizualizacji – pod warunkiem jej weryfikacji w systemie.

Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi – Symfonia

Jak przygotować wizualizację faktury?

Wygląd wizualizacji zależy od wystawcy faktury lub programu, z którego korzysta. Ministerstwo Finansów nie narzuca jej jednego, konkretnego wzoru. Dostawcy oprogramowania mogą przygotowywać własne szablony wizualizacji, dopasowane do potrzeb użytkownika.

E-fakturę można zwizualizować również w bezpłatnych narzędziach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, takich jak np. aplikacja Podatnika KSeF.

Ważne jest jednak, aby wizualizacja faktury zawierała wszystkie dane, które znajdują się w XML, czyli m.in.:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nr faktury,
• kwoty i stawki VAT,
• warunki płatności,
• numer KSeF (jeśli faktura została już zarejestrowana),
• adnotacje, gdy faktycznie występują (np. „metoda kasowa”).

Dodatkowe elementy (np. logo firmy, dane kontaktowe) są dopuszczalne — o ile nie wprowadzają sprzeczności z XML.

Ważne: Nie wolno umieszczać na wizualizacji informacji, które nie istnieją w pliku XML (np. numeru rachunku czy warunków płatności dodanych tylko w pliku PDF).

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

W strukturze e-faktury występuje także element Adnotacje, który służy do oznaczenia m.in.: rozliczenia metodą kasową, czy samofakturowania. System wymaga, aby podatnik wskazał, czy dana adnotacja występuje, czy nie (np. poprzez wybór wartości „1” lub „2”). W pliku XML zawsze pojawi się zatem informacja, czy dana adnotacja ma zastosowanie.

Na wizualizacji:

• jeśli zaznaczysz, że adnotacja występuje – powinna być wyraźnie widoczna (np. dopisek „metoda kasowa”),
• jeśli zaznaczysz, że adnotacja nie występuje – nie ma obowiązku zamieszczania tej informacji na wizualizacji.

Wizualizacja faktury w języku obcym

Przepisy dotyczące KSeF nie ograniczają podatników wyłącznie do wizualizacji faktur w języku polskim. Co do zasady plik XML przesyłany do KSeF funkcjonuje w języku polskim, natomiast sama wizualizacja – czyli „wydruk” lub PDF przekazywany kontrahentowi – może zostać przygotowana w innym języku albo w układzie dwujęzycznym.

W praktyce dopuszczalne są m.in. następujące rozwiązania:

• faktura ustrukturyzowana (XML) w języku polskim, wizualizacja wyłącznie po polsku,
• XML w języku polskim, wizualizacja sporządzona w języku obcym (np. po angielsku dla kontrahenta zagranicznego),
• wizualizacja dwujęzyczna – na przykład polsko-angielska, zawierająca te same dane w dwóch wersjach językowych.

Warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML – niezależnie od tego, w jakim języku podatnik zdecyduje się je zaprezentować odbiorcy. Oznacza to, że kwoty, stawki, opisy pozycji, adnotacje czy numer KSeF muszą odpowiadać treści faktury przesłanej do KSeF.

Dodatkowo nie ma przeszkód, aby część danych w samym XML (np. opis towaru lub usługi) została wprowadzona w języku obcym, o ile nie utrudnia to prawidłowego odczytania faktury i pozostaje zgodne z przepisami. Rozwiązanie to bywa stosowane zwłaszcza w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi, gdzie przedsiębiorca chce, aby zarówno systemowo, jak i w wersji „do odczytu” opis był zrozumiały dla obu stron.