Podpisanie dokumentu profilem zaufanym – co warto wiedzieć na ten temat?

Profil zaufany umożliwia potwierdzenie tożsamości w systemach elektronicznej administracji i podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym (elektronicznym). To narzędzie, które zapewnia dużą oszczędność czasu i wygodę – nie wymaga bowiem opuszczania domu, aby załatwić sprawę urzędową. Sprawdź, czym właściwie jest profil zaufany, do czego możesz go wykorzystać i jak wygląda podpisywanie dokumentu profilem zaufanym.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Profil zaufany to narzędzie powiązane z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej, umożliwiające potwierdzanie tożsamości i podpisywanie dokumentów tzw. podpisem zaufanym.
• Przy jego użyciu można m.in. zarejestrować działalność gospodarczą, złożyć wniosek o świadczenie, zgłosić zniszczenie dowodu osobistego czy złożyć PIT.
• Podpis zaufany stanowi zamiennik odręcznego podpisu i posiada taką samą moc prawną jak on.
• Za pomocą profilu zaufanego można podpisać zarówno dokumenty zapisane na dysku (np. pliki PDF), jak i te na formularzach elektronicznych – np. dostępne na biznes.gov.pl

Profil zaufany – podpis elektroniczny. Co to takiego?

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, które pozwala potwierdzić tożsamość w systemach elektronicznej administracji lub podpisać dokument tzw. podpisem zaufanym. Jest on powiązany bezpośrednio z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Wykorzystuje się go do kontaktów z administracją publiczną – m.in. z urzędami czy ministerstwami. Profil zaufany może zostać porównany do dokumentu, który umożliwia identyfikację danej osoby załatwiającej sprawę urzędową drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny to z kolei cyfrowy zamiennik podpisu odręcznego, który pozwala na podpisywanie różnych dokumentów (np. wniosków czy umów) elektronicznie.

Kto może założyć profil zaufany?

Profil zaufany może założyć każda osoba posiadająca numer PESEL i pełną bądź ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Jeden obywatel może mieć wyłącznie jeden profil zaufany – zostają do niego bowiem przypisane takie dane jak imię (lub imiona), nazwisko, PESEL i data urodzenia. Jest on ważny przez 36 miesięcy od momentu założenia – po upływie tego okresu można natomiast przedłużyć jego ważność na następne 3 lata.

Przeczytaj również: CEIDG – zmiana danych

Profil zaufany – co załatwisz przy jego użyciu?

Korzystając z profilu zaufanego, można logować się do serwisów elektronicznych urzędu. Niezbędne jest wówczas także konto użytkownika w danym serwisie, które jest połączone z profilem zaufanym. Po zalogowaniu istnieje natomiast możliwość:

• złożenia do jednego z urzędów obsługujących platformę ePUAP dowolnego rodzaju pisma (podpisania dokumentu ePUAP);
• wysłania jednego z e-formularzy udostępnionych przez urząd online – formularz należy wypełnić online i podpisać elektronicznie. Wybierając profil zaufany, po zalogowaniu na konto trzeba wybrać opcję „Podpisz podpisem zaufanym” i wpisać kod autoryzujący z SMS-a;
• dostępu do katalogu spraw możliwych do załatwienia za pośrednictwem ePUAP.

Korzystając z profilu zaufanego, można m.in. zarejestrować działalność gospodarczą lub zawnioskować o zmianę we wpisie do CEIDG, złożyć deklarację PIT, wystąpić o kartę EKUZ, złożyć wniosek o różnego typu świadczenia (np. 500+) czy też zgłosić utratę dowodu osobistego – a to zaledwie kilka spośród wielu różnych spraw, które można załatwić przy jego użyciu.

Jak założyć profil zaufany krok po kroku?

Profil zaufany można założyć na kilka różnych sposobów – przy użyciu formularza online, za pomocą internetowego konta (np. w bankowości elektronicznej) czy korzystając z e-dowodu.

Formularz online

Jednym ze sposobów na założenie profilu zaufanego jest wypełnienie formularza online na stronie profilu zaufanego. W jego treści należy wpisać imię i nazwisko oraz numer PESEL, a następnie zarejestrować gotowy formularz (opcja „Zarejestruj”) i potwierdzić osobiście w jednym z tzw. punktów potwierdzających. Należą do nich m.in. urzędy skarbowe, wojewódzkie, a nawet niektóre urzędy pocztowe – na terenie Polski i za granicą. W punkcie potwierdzającym wystarczy przedstawić dokument tożsamości – wówczas pracownik drukuje złożony wniosek i prosi o złożenie podpisu. Profil zaufany można też potwierdzić drogą online, korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego i oprogramowania PZ Signer.

Konto internetowe

Profil zaufany można założyć przy użyciu internetowego konta – np. w banku lub Poczcie Polskiej (envelo). To tzw. dostawcy tożsamości, którzy otrzymali zgodę na potwierdzanie profilu zaufanego – uwierzytelniają oni dane klientów w trakcie zakładania im konta. Dzięki temu nie jest konieczne potwierdzanie tożsamości w urzędzie podczas osobistej wizyty. W przypadku wyboru tej metody zakładania profilu zaufanego należy później logować się właśnie za pomocą użytego w tym celu konta (najczęściej bankowego).

Jak podpisać pismo profilem zaufanym, korzystając z bankowości elektronicznej?

W celu podpisania dokumentu profilem zaufanym przy użyciu bankowości elektronicznej, np. na stronie biznes.gov.pl, należy wybrać „Profil zaufany”, a następnie – logo banku, w którym posiadasz rachunek. Wówczas można zalogować się bezpośrednio poprzez stronę tego banku.

Przy użyciu e-dowodu

Trzecim sposobem na założenie profilu zaufanego jest skorzystanie z dowodu osobistego z warstwą elektroniczną (e-dowodu). Posiada on specjalny chip z zapisanymi danymi – potrzebny jest jednak wówczas czytnik podpięty do komputera, który pozwoli na odczytanie tych danych. Aby skorzystać z tej metody, niezbędne jest również użycie oprogramowanie e-dowodu.

Logowanie profilem zaufanym

W celu zalogowania się profilem zaufanym wystarczy podać swoją nazwę użytkownika
oraz hasło i potwierdzić je kodem autoryzacyjnym, który zostaje wysłany SMS-em. Zapewnia to elektroniczny dostęp do urzędu i umożliwia załatwienie sprawy online. Podczas logowania większość instytucji publicznych przekierowuje użytkowników do strony login.gov.pl, na której także można wybrać profil zaufany do potwierdzenia tożsamości. Logowania (uwierzytelniania) profilem zaufanym nie należy mylić z podpisywaniem dokumentów profilem zaufanym – to dwie całkiem odrębne procedury.

Przeczytaj również: Zarządzanie przepływem dokumentów w erze KSeF: narzędzia i strategie – Symfonia

Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym – podstawowe informacje

Profil zaufany może być stosowany m.in. do podpisywania różnego typu dokumentów podpisem zaufanym – to jeden z ważniejszych elementów profilu zaufanego. W kontaktach z takimi podmiotami jak urzędy czy ministerstwa podpis zaufany zastępuje własnoręczny podpis podatnika. Można podpisać nim dokumenty zapisane na dysku i te na formularzach elektronicznych – np. z ePUAP czy biznes.gov.pl.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Chcąc wykorzystać profil zaufany do podpisania dokumentu, należy upewnić się, że dana firma akceptuje tego typu podpis. W celu złożenia podpisu zaufanego, należy:

• wejść w zakładkę „Dokumenty i dane osobowe” w sekcji „Dla obywatela”;
• wybrać opcję „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany” z kategorii „Inne sprawy” – wówczas system przekieruje Cię na dedykowaną stronę;
• kliknąć „Start” i wybrać podpisanie sprawozdania finansowego/podpisanie pliku PDF/podpisanie dokumentu w wybranym formacie (np. DOC, XML, TXT czy JPG), a następnie kliknąć „Dalej”;
• wybrać opcję „Podpisz i sprawdź dokument”, a po przekierowaniu na stronę, na której można wgrać dokument z komputera, kliknąć „Wybierz dokument z dysku” i odszukać odpowiedni plik;
• po załadowaniu dokumentu kliknąć „Podpisz” – wówczas zostaniesz przekierowany na stronę logowania do profilu zaufanego;
• zalogować się do profilu (np. za pomocą bankowości elektronicznej);
• zweryfikować poprawność wszystkich danych i podpisać dokument profilem zaufanym;
• potwierdzić podpisanie dokumentu.

Po weryfikacji podpisany dokument można pobrać na dysk i wydrukować w celu złożenia w urzędzie.

Przeczytaj również: Bezzwrotna pożyczka na rozpoczęcie działalności gospodarczej – Symfonia

Podpis dokumentów profilem zaufanym – dlaczego warto?

Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym to bardzo wygodne rozwiązanie, które znacznie ułatwia komunikację z urzędami i innymi instytucjami. Pozwala ono na szybkie załatwianie spraw urzędowych drogą elektroniczną, a tym samym – zapewnia dużą oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Chcąc złożyć podpis elektroniczny (profil zaufany), można bowiem uniknąć wizyty w urzędzie, a tym samym także kosztów związanych m.in. z dojazdem. Co więcej, podpis dokumentu profilem zaufanym wpływa na samo bezpieczeństwo danych. Założenie profilu zaufanego jest łatwe i całkowicie bezpłatne – a podpis zaufany ma taką samą moc prawną jak ten własnoręczny.

Najczęściej zadawane pytania na temat podpisywania dokumentów profilem zaufanym

Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące podpisywania pism profilem zaufanym.

Jak podpisać dokument PDF profilem zaufanym?

Jak podpisać PDF profilem zaufanym? W tym celu należy wejść w zakładkę „Dokumenty i dane osobowe” na stronie gov.pl i kliknąć „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany”. Na stronie, na którą przekierował Cię system, wybierz kolejno “Start” oraz podpisanie pliku PDF i zatwierdź swój wybór, klikając „Dalej”. Następnie wybierz opcję „Podpisz i sprawdź dokument”, a po przekierowaniu na stronę, na której można wgrać go z komputera, kliknij „Wybierz dokument z dysku” i odszukaj odpowiedni plik PDF. Po jego załadowaniu wystarczy kliknąć „Podpisz” i zalogować się do profilu zaufanego. Teraz sprawdź poprawność danych, podpisz PDF profilem zaufanym i potwierdź podpisanie dokumentu.

Jak wygląda dokument podpisany profilem zaufanym?

Dokument podpisany przy użyciu opcji „Podpisz profilem zaufanym” to zwyczajny dokument (np. w formacie PDF lub XML) zawierający dodatkowy podpis elektroniczny. Podpis ten potwierdza autentyczność treści i tożsamość podpisującego – nie ma jednak żadnego wpływu na sam wygląd dokumentu.

Co daje podpisanie dokumentów profilem zaufanym?

Decydując się na złożenie podpisu elektronicznego zamiast tego własnoręcznego, można zaoszczędzić czas oraz koszty związane z bezpośrednią wizytą w urzędzie. Podpisanie dokumentu ePUAP (i nie tylko) profilem zaufanym zwiększa też bezpieczeństwo danych, zapewnia dużą wygodę i znacznie ułatwia kontakt z różnego typu instytucjami (np. urzędem skarbowym).