Rozwój firmy generuje coraz to nowe wyzwania i kolejne zadania do wykonania.  Niektóre z nich mogą przerastać zdolności i kompetencje przedsiębiorcy oraz pracowników. W takiej sytuacji do wyboru są dwa rozwiązania — zatrudnienie odpowiednich specjalistów lub znalezienie pomocy  poza strukturami firmy, czyli outsourcing.

Outsourcing — co to takiego?

Nazwa pochodzi od angielskich słów: outside, resource oraz using, i oznacza wykorzystanie źródeł zewnętrznych. Stosowanie tego rozwiązania w praktyce to powierzenie pewnych obszarów działalności  firmy specjalistom z zewnątrz — na przykład, zlecenie prowadzenia firmowej księgowości niezależnemu biuru rachunkowemu. Outsourcing może też dotyczyć pojedynczych projektów, jednak z zasady jest to współpraca długofalowa. Firmy oferujące usługi outsourcingowe specjalizują się w określonych dziedzinach, dlatego tego typu współpraca niesie za sobą wiele korzyści. Wpływa na podniesienie standardów w firmie, a tym samym przyspiesza jej rozwój.

Zalety outsourcingu

Jedną z podstawowych zalet outsourcingu jest brak generowania dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem nowych pracowników, ich przeszkoleniem czy zakupem specjalistycznego sprzętu. Współpraca ze specjalistami z danej dziedziny ma bezpośredni wpływ na jakość usług oferowanych przez firmę, a usprawnienie określonych mechanizmów jej funkcjonowania często wiąże się z możliwością realizacji większej liczby zleceń. Korzysta na tym nie tylko firma, ale również, a może przede wszystkim, jej klienci.

Wady outsourcingu

Decydując się na współpracę na zasadzie outsourcingu, warto rozpatrzyć nie tylko jej plusy, ale przyjrzeć się również ewentualnym pułapkom. Aby móc cieszyć się korzyściami wynikającymi z outsourcingu, warto pochylić się nad wyborem odpowiedniej firmy, choćby poprzez poznanie opinii innych o jakości oferowanych przez nią usług. Ważna jest też kontrola zleconych zadań, zgodności ich wykonania z wytycznymi zawartymi w umowie, a także weryfikacja efektów współpracy. Warto pamiętać o tym, że w ramach outsourcingu często udostępnia się osobom z zewnątrz poufne dane  firmy, jej klientów i kontrahentów. Dlatego tak ważny jest wybór kompetentnej firmy oraz szczegółowe zasady współpracy określone w umowie.

Przeczytaj także: Osoba współpracująca – to musisz wiedzieć

W jakich obszarach działalności warto postawić na outsourcing?

Z outsourcingu korzystają zarówno małe firmy, średnie przedsiębiorstwa, jak i ogromne korporacje. Decyzja o podjęciu takiej współpracy wynika więc z różnych powodów. Firmy zwykle decydują się na outsourcing w obszarach wybiegających daleko poza ich specjalizację. Doskonałym przykładem jest tutaj branża IT. Zapotrzebowanie na usługi z tego zakresu jest ogromne i dotyczy w zasadzie wszystkich branż. Zmiany nieustannie zachodzące w IT powodują, że bez wsparcia specjalistów trudno być na bieżąco i nadążać za trendami.  Z tych samych powodów obsługę takich działów jak księgowość, kadry, obsługa prawna, rekrutacja, marketing i reklama również warto powierzyć fachowcom.

Jaka działalność pozostaje wewnątrz firmy?

Zasadą jest, że outsourcingu nie stosuje się w dziedzinach, które stanowią podstawę działalności firmy. Na przykład firma specjalizująca się w przeprowadzaniu rekrutacji, nie wynajmuje do tego typu działań innej firmy. Istnieją dziedziny, w których określone działania zgodnie z przepisami prawa nie mogą podlegać outsourcingowi. Są to przede wszystkim instytucje zaufania publicznego, takie jak firmy ubezpieczeniowe czy banki. Wiąże się to z ochroną informacji dotyczących klientów, czyli tzw. tajemnicą bankową. Dla tego typu instytucji istnieją określone wymogi regulujące kwestie udostępniania poufnych informacji, a tym samym współpracy na zasadach outsourcingu.

Przeczytaj także: Optymalizacja wsparcia sprzedaży – jak poprawić wyniki sprzedażowe w firmie?