Świadczenie urlopowe – wszystko, co musisz wiedzieć

Świadczenie urlopowe to dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Stosuje się je w firmach, które nie podlegają obowiązkowi tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Sprawdź, co to jest świadczenie urlopowe, czy pracodawca musi je wypłacać oraz ile wynosi w 2025 r.

Spis treści:

• Świadczenie urlopowe – co to?
• Świadczenie urlopowe – czy jest obowiązkowe?
• Komu przysługuje świadczenie urlopowe?
• Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku?
• Świadczenie urlopowe a podatki

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Świadczenie urlopowe to jest to jednorazowy dodatek pieniężny, stosowany w firmach, które nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS.
• Przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy wykorzystali minimum 14 dni urlopu wypoczynkowego w sposób ciągły w danym roku kalendarzowym.
• Ma ono charakter uznaniowy – jeśli pracodawca zdecyduje się je wypłacać, musi to zrobić najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika.
• Wysokość świadczenia urlopowego jest powiązana z wysokością odpisu podstawowego na ZFŚS, a ta jest ustalana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia.
• Świadczenie urlopowe jest zwolnione ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu PIT na standardowych zasadach.
• Dotyczy ono zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, o ile spełniony jest warunek 14 dni. Roszczenie o wypłatę świadczenia urlopowego przedawnia się po 3 latach.

Świadczenie urlopowe – co to jest?

Świadczeniem urlopowym nazywa się jednorazowy dodatek pieniężny wypłacany raz w roku pracownikowi, który w ciągu danego roku kalendarzowego skorzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca ma obowiązek wypłacić je najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika. Co ważne, świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Wszelkie kwestie dotyczące tego dodatku zostały opisane w przepisie art. 3 ust. 4-6 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Świadczenie urlopowe – czy jest obowiązkowe?

Świadczenie urlopowe ma charakter wyłącznie uznaniowy – oznacza to, że jest ono dobrowolne i pracodawca nie jest zobowiązany do jego wypłacenia. Wszystko zależy od tego, czy wypłata takiego świadczenia została przyjęta w zakładzie pracy. Pracodawca zatrudniający na umowę o pracę mniej niż 50 osób nie musi ani tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ani wypłacać pracownikom wspomnianego świadczenia. Jeśli jednak zdecydował się on na wypłatę tych środków, mogą oni domagać się ich uzyskania. Prawo do otrzymania świadczenia przysługuje wówczas wszystkim osobom zatrudnionym, które spełniają warunki do jego otrzymania. Jeżeli natomiast firma zdecyduje, że nie będzie wypłacała świadczenia urlopowego, pracodawca powinien poinformować zatrudnione osoby o takiej decyzji w odpowiedni sposób – np. drogą mailową.

Przeczytaj również: Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? – Symfonia

Informacja o niewypłacaniu świadczenia urlopowego

Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy i ma obowiązek wydać regulamin wynagradzania, informacja na temat nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego musi zostać umieszczona właśnie w tych dokumentach. Pracodawcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie mają obowiązku wydania regulaminu wynagradzania, powinni natomiast poinformować swoich pracowników o fakcie niewypłacania świadczenia urlopowego w sposób przyjęty w danej firmie (np. w postaci maila, pisma informującego czy ogłoszenia na tablicy w biurze) w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego.

Komu przysługuje świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to każdego pracownika korzystającego w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 następujących po sobie dni kalendarzowych (nie roboczych). Do tego okresu wliczają się zatem także te dni, w których osoba zatrudniona nie wykonywała obowiązków zawodowych (np. niedziele).  Co istotne, pracownik nie składa wniosku o przyznanie dodatku za urlop wypoczynkowy. Pracodawca, jeżeli zdecydował się wypłacać je zatrudnionym, sam dokonuje jego wypłaty.

Przeczytaj również: Wniosek o urlop – wzór do druku – Symfonia

Kiedy nie można otrzymać świadczenia urlopowego?

Dodatek urlopowy w postaci świadczenia urlopowego przysługuje wyłącznie tym osobom pozostającym w stosunku pracy, którzy skorzystają z urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że jeżeli dany pracownik nie skorzysta w ciągu danego roku z dni wolnych (we wspomnianej wcześniej liczbie), nie może otrzymać środków w ramach dodatku urlopowego – wiążą się one bowiem bezpośrednio z urlopem wypoczynkowym.

Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku?

Wysokość świadczenia urlopowego ulega zmianom i jest ustalana co roku. Staż w firmie, stan majątkowy czy sytuacja rodzinna i materialna pracownika nie mają na nią żadnego wpływu. Wartość dodatku zależy natomiast od takich czynników jak:

• wartość pensji zasadniczej;
• wysokość otrzymywanych premii;
• wartość dodatków za pracę (np. w godzinach nocnych, o charakterze zmianowym, w szkodliwych warunkach lub z tytułu sprawowanej funkcji);
• liczba przepracowanych nadgodzin.

Świadczenie urlopowe przysługuje do wysokości odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia danej osoby. Wysokość odpisu na ZFŚS jest z kolei określana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w poprzednim roku. Obwieszczenie w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. zostało ogłoszone przez prezesa GUS 19 lutego 2025 r. W 2025 roku maksymalna wysokość świadczenia urlopowego wynosi:

• 2723,40 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w normalnych warunkach pracy;
• 3631,20 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w szczególnie uciążliwych warunkach pracy;
• dla pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 363,12 zł, w drugim – 435,74 zł, z kolei w trzecim – 508,37 zł.

Świadczenie urlopowe dla osób zatrudnionych na cześć etatu jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy określonego w umowie.

Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego w 2025 r.  – tabela

Jak obliczyć świadczenie urlopowe?

Jeżeli w dniu, który poprzedza rozpoczęcie urlopu przez pracownika, nie jest znana wysokość odpisu podstawowego obowiązująca w danym roku, pracodawca musi wypłacić świadczenie urlopowe w wysokości obowiązującej w roku poprzednim. Po ogłoszeniu aktualnej wartości odpisu na ZFŚS następuje natomiast ewentualne wyrównanie.

Przeczytaj również: Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć? – Symfonia

Świadczenie urlopowe a podatki

Świadczenie urlopowe jest zwolnione ze składek ZUS – o ile jego wysokość nie przekracza rocznie kwoty odpisu podstawowego określonego w ustawie o ZFŚS. Co więcej, stanowi ono również koszt uzyskania przychodu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że świadczenie to jest opodatkowane. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do przychodów ze stosunku pracy należą wszelkiego typu wypłaty pieniężne. Od świadczenia urlopowego wypłaconego osobie zatrudnionej należy zatem pobrać zaliczkę na PIT.

Świadczenie urlopowe – wyplata za urlop zaległy a wypłata za urlop z roku bieżącego

To, czy 14-dniowy urlop, na który udaje się pracownik, przysługuje mu za rok bieżący, czy jest zaległym urlopem z poprzednich lat, nie ma w przypadku świadczenia urlopowego żadnego znaczenia. Ważne jest jedynie to, aby urlop trwał przez 14 kolejnych dni kalendarzowych – a więc nie tylko dni roboczych, ale również niedziel oraz świąt. W ciągu tych 14 dni liczba rzeczywistych dni urlopowych może być zatem mniejsza.

Przedawnienie prawa do świadczenia urlopowego

Jeśli pracodawca zdecyduje się wypłacać w swoim zakładzie pracy świadczenie urlopowe, od momentu podjęcia przez pracodawcę tej decyzji zatrudnione osoby mają prawo występować z roszczeniem o wypłatę środków. Co jednak ważne, ulega ono przedawnieniu wraz z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. W związku z tym, że świadczenie urlopowe stanowi roszczenie ze stosunku pracy i staje się wymagalne w ostatnim dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, bieg terminu przedawnienia liczony jest właśnie od tego dnia.

Najczęstsze pytania na temat świadczeń urlopowych

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące świadczenia urlopowego.

Dlaczego pracodawca nie wypłaca świadczeń socjalnych i urlopowych?

To, czy pracodawca przyznaje swoim pracownikom świadczenia urlopowe, zależy tylko od niego – mają one bowiem charakter uznaniowy. Firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (według stanu na 1 stycznia danego roku), mogą, lecz nie muszą tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenia urlopowego.

Czy na urlopie macierzyńskim należy się świadczenie urlopowe?

Na urlopie macierzyńskim nie przysługuje prawo do świadczenia urlopowego, ponieważ pracownica nie korzysta z urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe bowiem przeznaczone tylko dla osób, które wykorzystują urlop wypoczynkowy w ramach umowy o pracę.

Świadczenie urlopowe dla nauczycieli netto – ile wynosi?

Prawo do świadczenia urlopowego przysługuje wszystkim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę – w tym nauczycielom. Wysokość świadczenia zależy przede wszystkim od wynagrodzenia, jednak w przypadku nauczycieli mogą funkcjonować inne zasady obliczania tego dodatku. Jest on obliczany w inny sposób, jeżeli nauczyciel nie przepracował całego roku kalendarzowego. Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela odpis podstawowy ustala się bowiem proporcjonalnie do wymiaru zajęć oraz okresu zatrudnienia w roku szkolnym. Co więcej, świadczenie urlopowe dla nauczycieli nie zależy od tego, czy nauczyciel spełnia kryterium socjalne – mimo że dodatek jest wypłacany ze środków ZFŚS.