Wniosek o urlop – wzór do druku

Kodeks pracy w art. 152 gwarantuje pracownikom prawo do urlopu wypoczynkowego. Aby uzyskać wolne, zatrudniony musi jednak przesłać do swojego pracodawcy odpowiedni wniosek. W jakiej formie go przygotować i co dokładnie powinno się w nim znaleźć? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te pytania, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim wzór wniosku urlopowego do druku, a także szereg przydatnych informacji na temat urlopu wypoczynkowego w 2025 r.

Spis treści:

• Urlop wypoczynkowy – najważniejsze informacje
• Wniosek o urlop wypoczynkowy – czy zawsze jest potrzebny
• Jak napisać podanie o udzielenie urlopu?
• Co powinien zawierać wniosek urlopowy?
• Ile dni przed urlopem należy złożyć wniosek?
• Ile czasu ma pracodawca na rozpatrzenie wniosku urlopowego?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.
• Wymiar urlopu w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat zależy od ogólnego okresu zatrudnienia i wynosi 26 lub 20 dni.
• Co do zasady urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopowym. W przypadku jego braku, by wziąć wolne w pracy, pracownik powinien złożyć pracodawcy wniosek urlopowy.
• Przepisy nie określają konkretnego wzoru wniosku o urlop. W podaniu warto jednak uwzględnić takie informacje, jak dane pracownika i pracodawcy, wymiar urlopu i jego termin, a także podpisy obu stron.
• Wniosek o urlop należy złożyć najpóźniej w dniu, w którym pracownik chciałby skorzystać z wolnego, ale przed rozpoczęciem pracy.

Urlop wypoczynkowy – najważniejsze informacje

Urlop wypoczynkowy to zagwarantowany przepisami Kodeksu pracy okres nieprzerwanego, płatnego odpoczynku od pracy, przysługujący corocznie każdemu pracownikowi. Jego wymiar zależy od ogólnego stażu pracy danego pracownika i wynosi:

• 20 dni, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni, jeśli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Do wspomnianego wyżej stażu pracy wliczają się:

• wszystkie wcześniejsze okresy zatrudnienia danego pracownika – bez względu na długość przerwy pomiędzy poszczególnymi stosunkami pracy oraz sposób rozwiązania umowy,
• okresy nauki w szkole zawodowej, średniej oraz wyższej,
• inne okresy wynikające z przepisów (np. okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, odbywania czynnej służby wojskowej czy okres urlopu wychowawczego).

Ważne: Podczas ustalania wymiaru urlopu okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma 7 dni od momentu zatrudnienia na poinformowanie pracownika o przysługującym mu wymiarze urlopu wypoczynkowego. Aby uniknąć pomyłki, zatrudniony powinien dostarczyć wszelkie dokumenty potwierdzające jego uprawnienia urlopowe, a zatem świadectwa ukończenia szkół oraz świadectwa pracy.

Ważne: Pracownikowi, który w ciągu roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje tzw. urlop uzupełniający.

Wniosek o urlop wypoczynkowy – czy zawsze jest potrzebny?

Kodeks pracy w art. 163 wskazuje, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, który co do zasady ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, a także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Co w sytuacji, gdy w danym zakładzie pracy nie sporządzono takiego dokumentu? W takim przypadku terminy urlopów określa się na podstawie porozumienia pracownika z pracodawcą.

Jak wygląda to w praktyce? Tu wiele zależy od wewnętrznych regulacji obowiązujących w danym przedsiębiorstwie. Najczęściej jednak, aby wziąć wolne w pracy, pracownik musi przesłać pracodawcy wniosek urlopowy. Warto jednak pamiętać, że samo złożenie takiego dokumentu nie gwarantuje jeszcze urlopu – pracodawca musi go bowiem zatwierdzić. Dopiero po akceptacji podania o urlop pracownik może skorzystać z przysługujących mu dni wolnych od pracy.

Przeczytaj również: Urlop z powodu siły wyższej – kiedy, komu i w jakim wymiarze przysługuje? – Symfonia

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy może być udzielony jedynie w naturze. Zgodnie z art. 154[2] Kodeksu pracy przysługuje za dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Warto również pamiętać o tym, że urlop wypoczynkowy udzielany jest w wymiarze godzinowym. W przypadku osób pracujących w podstawowym wymiarze czasu pracy jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Przykład:

Pan Adam złożył wniosek o urlop wypoczynkowy w okresie od 16 do 20 czerwca 2025 roku. Ponieważ Pan Adam pracuje w podstawowym wymiarze czasu pracy, a 19 czerwca przypada dzień ustawowo wolny od pracy (Boże Ciało), w powyższym terminie wykorzysta tylko 4 dni urlopu.

Ważne: Pracownikom zatrudnionym na część etatu przysługuje urlop wypoczynkowy, którego wymiar ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Jak napisać podanie o udzielenie urlopu?

Wniosek o urlop wypoczynkowy nie ma jednej, określonej formy. Najczęściej przygotowuje się go na piśmie, w postaci krótkiego podania o udzielenie kilku dni wolnego. Nie jest to jednak regułą, bo w przypadku urlopu na żądanie, pracownik może przekazać prośbę o urlop także w formie ustnej, mailowej lub telefonicznej. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: urlop na żądanie – kiedy przysługuje i jak należy go zgłosić.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy powinien zawierać przede wszystkim dane pracownika, takie jak imię, nazwisko i zajmowane stanowisko, a także datę i miejsce jego sporządzenia. Konieczne jest również wskazanie w nim danych firmy oraz osoby, do której kierowany jest dokument. W treści wniosku należy określić, że dotyczy on urlopu wypoczynkowego oraz wskazać dokładny termin jego planowanego wykorzystania, wraz z podaniem liczby dni. Jeśli pracownik chce skorzystać z urlopu zaległego, powinien również zaznaczyć, za który dokładnie rok kalendarzowy chce go wykorzystać.

Przykładowa treść wniosku:

Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego za rok 2025 w liczbie 5 dni w terminie od 17.02. 20205 r. do 21.02.2025 r.

Warto pamiętać, że prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po trzech latach, dlatego nie warto zwlekać z jego wykorzystaniem. Tak przygotowany wniosek o urlop należy jeszcze podpisać i dostarczyć pracodawcy lub bezpośredniemu przełożonemu.

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy można złożyć w formie elektronicznej?

Obowiązujące obecnie przepisy dają pracodawcy dużą swobodę w zakresie przyjmowania i akceptowania wniosków urlopowych. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, by pracownicy przesyłali je w formie elektronicznej. Taki sposób ich składania umożliwiają niektóre programy do obsługi pracowników, takie jak Symfonia HR. By zgłosić urlop, pracownik musi jedynie zalogować się na swoje konto, przejść do zakładki z wnioskami i wypełnić formularz urlopowy. Następnie w kalendarzu wskazuje dni, w których będzie nieobecny i wyznacza osobę zastępującą. Ma również możliwość umieszczenia informacji o swoim urlopie na profilu publicznym – wówczas informacja będzie dostępna dla innych pracowników. Po zapisaniu wniosku może go jeszcze przejrzeć, a następnie wysłać do przełożonego.

Przeczytaj również: Jak sprawnie zarządzać wnioskami urlopowymi? – Symfonia

Ile dni przed urlopem należy złożyć wniosek?

Kodeks pracy nie określa konkretnego terminu na złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy. Takie podanie warto jednak przekazać pracodawcy z wyprzedzeniem, aby umożliwić mu organizację pracy podczas nieobecności pracownika. W wielu firmach urlopy planuje się na początku roku w ramach planu urlopowego, co pozwala uniknąć problemów kadrowych. Nieco inne zasady obowiązują w przypadku urlopu na żądanie – tu pracownik musi złożyć wniosek urlopowy najpóźniej w dniu, w którym chce skorzystać z wolnego.

Przeczytaj również: Jak obliczyć, ile dni urlopu mi przysługuje? Wymiar urlopu wypoczynkowego – Symfonia

Ile czasu ma pracodawca na rozpatrzenie wniosku urlopowego?

Przepisy nie wskazują również terminu, w jakim pracodawca musi rozpatrzyć wniosek urlopowy złożony przez pracownika. Jeśli w firmie obowiązuje plan urlopów, to pracownik powinien otrzymać wolne zgodnie z przygotowanym w ramach tego dokumentu harmonogramem. W przypadku braku takiego planu wnioski urlopowe należy rozpatrywać bez zbędnej zwłoki. Ostateczna decyzja o tym, czy pracownik otrzyma wolne we wnioskowanym przez siebie terminie należy jednak do pracodawcy, który powinien uwzględniać zarówno prośbę zatrudnionego, jak i ograniczenia wynikające z organizacji pracy.