Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów. Za każdym zamówieniem stoi bowiem mnóstwo procesów związanych np. z przyjmowaniem płatności, rozliczaniem transakcji, obsługą magazynu czy reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tego typu zadaniami może znacznie ułatwić system ERP, czyli oprogramowanie, które łączy wszystkie obszary biznesowe w jeden, sprawnie działający mechanizm. Nic więc dziwnego, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają małe sklepy, którym zależy na skalowaniu sprzedaży, automatyzacji procesów czy zwiększeniu kontroli nad gospodarką magazynową.  Na jakie inne korzyści można liczyć po wdrożeniu oprogramowania? Czym dokładnie powinien wyróżniać się dobry system ERP dla sklepu internetowego?

Spis treści:

• Co to jest system ERP dla sklepu internetowego?
• Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP?
• Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto?
• Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę?

Co to jest system ERP dla sklepu internetowego?

ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to, najprościej mówiąc, oprogramowanie, które automatyzuje i integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe. Jest to możliwe dzięki budowie systemu, który składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji do zarządzania różnymi obszarami działalności. Te, choć pracują niezależnie, to jednak korzystają ze wspólnej bazy danych. W przypadku sklepu internetowego daje to szansę na lepszą kontrolę nad sprzedażą, magazynem, zamówieniami, finansami czy obsługą klienta. Nie trzeba już bowiem korzystać z wielu różnych programów, bo system ERP pozwala zarządzać wszystkimi procesami w ramach jednej platformy.

Jak to wygląda w praktyce? Prześledźmy to na przykładzie obsługi zamówienia w sklepie internetowym. System ERP automatycznie:

• zarejestruje nowe zamówienie złożone za pomocą platformy e-commerce,
• zarezerwuje zamówiony produkt, żeby nikt inny go nie kupił,
• prześle zamówienie do realizacji – do magazynu lub dostawcy, jeśli sprzedaż odbywa się w modelu dropshippingu,
• zaktualizuje stany magazynowe, gdy zamówiony produkt zostanie przygotowany do wysyłki,
• wygeneruje dokumenty sprzedażowe niezbędne do rozliczenia transakcji.

Ponieważ dane przechowywane są w jednej bazie, za pomocą systemu ERP można również prześledzić historię konkretnego zamówienia czy zakupów dokonanych przez danego klienta.

Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać?

Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP?

Teoretycznie sklepem internetowym da się zarządzać bez systemu ERP. Na początku, gdy liczba zamówień jest niewielka, a oferta składa się z kilkudziesięciu indeksów towarowych, wiele procesów można obsługiwać ręcznie – zamówienia pobierać bezpośrednio z platformy e-commerce, stany magazynowe aktualizować ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury wystawiać pojedynczo w osobnym programie księgowym. Jeśli jednak dostępny asortyment znacznie się poszerzy, a liczba zamówień zacznie rosnąć, taki sposób zarządzania sprzedażą online stanie się czasochłonny i podatny na błędy.

Z odpowiednio dobranym oprogramowaniem skalowanie sprzedaży będzie o wiele łatwiejsze, bo system ERP dla sklepu internetowego pozwoli na scentralizowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą internetową. Dzięki temu:

• będziesz mieć stały wgląd w stany magazynowe, więc unikniesz sytuacji, że sprzedajesz produkty, których faktycznie nie masz na stanie,
• bez trudu zaktualizujesz ceny czy kartoteki towarów – tego typu danymi możesz bowiem zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP,
• przyspieszysz obsługę wysyłek, bo informacji o nowych zamówieniach nie trzeba będzie przetwarzać ręcznie – w systemie ERP cały ten proces zachodzi automatycznie,
• usprawnisz obsługę zwrotów i reklamacji, dzięki możliwości dokładnego prześledzenia całej ścieżki zamówienia,
• szybko rozliczysz nowe transakcje – system ERP automatycznie wygeneruje dokumenty sprzedaży, a także korekty,
• zyskasz wgląd w dane sprzedażowe, na podstawie których szybko wychwycisz trendy oraz powiązania pomiędzy produktami.

Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia

Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto?

Systemy ERP dla sklepów internetowych oferują wiele funkcji, które usprawniają proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Nawet podstawowe rozwiązania umożliwiają zarządzanie kartotekami produktów, kontrolowanie stanów magazynowych czy rozliczanie transakcji. Jeśli jednak zależy Ci na automatyzacji procesów, warto wybrać ERP, który można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym. Dzięki temu praca z systemem stanie się znacznie wydajniejsza.

Jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie ERP w e-commerce?

Możliwość obsługi wielu kanałów sprzedaży za pomocą jednego narzędzia

Sklep internetowy to często tylko jeden z wielu kanałów sprzedaży – firmy często działają także na marketplace’ach lub oferuje swoje produkty w punktach stacjonarnych. ERP pozwala na zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu, niezależnie od źródła ich pochodzenia. Daje także możliwość łatwego zarządzania cennikami czy kartotekami towarów, bo danych nie trzeba wprowadzać na każdej platformie osobno – wystarczy tylko zaktualizować informacje w systemie.

Symfonia Handel dzięki aplikacji Integrator e-commerce pozwala obsługiwać zamówienia pochodzące z różnych kanałów sprzedaży. Tę funkcję możesz przetestować, korzystając z naszego interaktywnego demo. Sprawdź, jak działa!

Szybsza realizacja zamówień

Im szybciej kupiony produkt trafi do klienta, tym większa szansa, że nabywca będzie zadowolony z obsługi i zdecyduje się na ponowny zakup. Ręczne przekazywanie zamówień do realizacji, wystawianie dokumentów czy informowanie o statusie przesyłki zajmuje jednak czas. Właśnie dlatego sklepy, dla których priorytetem jest skalowanie sprzedaży, potrzebują automatyzacji, a tę umożliwia dobrze dobrany system ERP.

– W naszej firmie sprzedajemy produkty za pośrednictwem wielu kanałów: sklepu internetowego, marketplace’ów, a także stacjonarnie w salonach łazienkowych. Jeszcze do niedawna każde zamówienie było rejestrowane ręcznie, przez co jego obsługa zajmowała nam nawet 40 minut pracy. Dzięki systemowi ERP Symfonia Handel ten czas udało się skrócić do zaledwie kilku minut – tłumaczy Michał Łabęcki, Business Manager, Uptrend Polska.

Taki efekt to rezultat integracji ERP z e-sklepem – dzięki niej każde nowe zamówienie składane online jest automatycznie rejestrowane w systemie i natychmiast przekazywane do realizacji. Magazyn od razu otrzymuje informację o produktach do skompletowania, a księgowość dane potrzebne do wygenerowania dokumentu sprzedaży. W efekcie cały proces zajmuje mniej czasu, a sklep może obsłużyć większą liczbę zamówień bez zwiększania nakładu pracy.

Lepsza kontrola stanów magazynowych

Brak towaru na stanie to w e-handlu stracona sprzedaż. Z drugiej strony nadwyżki magazynowe generują niepotrzebne koszty.  Właśnie dlatego w zarządzaniu sprzedażą online tak ważne jest dokładne monitorowanie stanów magazynowych. To zadanie może być jednak bardzo trudne, szczególnie gdy sklep obsługuje kilkadziesiąt zamówień dziennie lub sprzedaje w różnych kanałach. System ERP, który jest w stanie aktualizować stany magazynowe na podstawie złożonych zamówień w czasie rzeczywistym, może wyeliminować tego typu problemy. W przypadku Symfonii Handel za tę funkcjonalność odpowiada integrator e-commerce – aplikacja, która wspiera proces dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy programem ERP a e-sklepem (B2C) lub marketplace’ami (Allegro, eBay).

– Program Symfonia Handel dzięki obecności integratora e-commerce doskonale sprawdza się w firmach prowadzących sprzedaż wielokanałową – zarówno stacjonarną, jak i online. Przykładem może być jeden z naszych klientów – hurtownia wielobranżowa posiadająca dwa magazyny, dwa sklepy stacjonarne oraz aktywnie działająca na Allegro. Firma codziennie obsługuje ponad 50 zamówień internetowych, a dzięki wdrożeniu integratora zarządzanie nimi stało się znacznie prostsze i szybsze. Koszt zakupu i wdrożenia dodatku zwrócił się po zaledwie czterech dniach – komentuje Maciej Uliński, kierownik ds. komercjalizacji produktu w Symfonii.

Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych ma trzy ważne zalety. Po pierwsze – eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. Gdy towar się wyprzeda, ERP automatycznie zmieni jego status na „niedostępny” we wszystkich kanałach sprzedaży. Po drugie – umożliwia ustawienie progów minimalnych dla stanów magazynowych. Dzięki temu system ERP może wcześniej powiadomić użytkownika o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do powstania braków magazynowych. Po trzecie – wspiera analitykę. Automatyczna aktualizacja umożliwia szybkie śledzenie, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają w magazynie. W przypadku tych ostatnich system może zasugerować działania, takie jak przecena lub przeniesienie towaru do innej lokalizacji.

Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia

Automatyzacja procesów sprzedażowych

Wprowadzanie zamówień, generowanie faktur, naliczanie rabatów czy aktualizacja cen to typowe zadania związane z zarządzaniem sprzedażą online, które potrafią zajmować mnóstwo czasu. Dzięki integracji ERP ze sklepem internetowym nie trzeba ich jednak wykonywać ręcznie, bo wszystkie te procesy można łatwo zautomatyzować.  Zalety tego rozwiązania widać przede wszystkim podczas organizacji sezonowych obniżek cen, np. z okazji Black Friday. System ERP dla sklepu internetowego może bowiem:

• zaktualizować ceny we wszystkich kanałach sprzedaży,
• automatycznie naliczać rabaty zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami,
• rejestrować zamówienia na podstawie danych sprzedażowych pochodzących z platformy e-commerce
• po zakończeniu akcji promocyjnej przywrócić standardowe ceny.

Prowadzenie bazy klientów i obsługa zwrotów

ERP umożliwia również prowadzenie bazy klientów, a dzięki temu ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji. Za jego pomocą pracownicy mogą bowiem śledzić status zgłoszenia w systemie, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia zlecić zwrot środków na rachunek klienta oraz wygenerować korekty i dokumenty magazynowe.

Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę?

Systemy ERP może pomóc w zarządzaniu sprzedażą online pod warunkiem, że zostanie wybrany i wdrożony z głową. Każda sklep internetowy ma bowiem swoje potrzeby i to właśnie ich analiza powinna mieć decydujące znaczenie podczas zakupu oprogramowania. Jedną z ważniejszych cech ERP dla sklepu internetowego jest też modułowość systemu, czyli możliwość łatwej rozbudowy oprogramowania o dodatkowe funkcje. Warto również sprawdzić, z jakimi sklepami i platformami integruje się program oraz czy oferuje on API lub dedykowany integrator, który umożliwi synchronizację danych. Ważnym, choć często pomijanym aspektem jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. W przypadku problemów z integracją czy obsługą oprogramowania dostępność różnych form pomocy może okazać się bardzo ważna. Przed zakupem dobrze jest także przetestować konkretne oprogramowanie. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak działa system oraz czy faktycznie ułatwi on zarządzanie sklepem internetowym.

Szukasz systemu ERP dla swojego biznesu? Skorzystaj z możliwości przetestowania interaktywnego demo Symfonii Handel. Wypełnij formularz rejestracyjny i sprawdź, jak za pomocą tego rozwiązania zarządzać kartotekami produktów, obsługiwać zamówienia z różnych kanałów oraz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojego sklepu.