Moduły ERP – które funkcje oprogramowania są najważniejsze? Poznaj 7 przykładów!

System ERP to rozbudowane oprogramowanie, które składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji przeznaczonych do obsługi konkretnych obszarów działalności, takich jak finanse, sprzedaż, magazyn czy kadry. Choć poszczególne moduły systemu ERP odpowiadają za zarządzanie określonymi procesami w firmie, to jednak działają w oparciu o tę samą, centralną bazę danych. Z tego względu zapewniają szybki przepływ informacji i pozwalają na monitorowanie różnego rodzaju działań biznesowych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcjonalności systemu ERP, przeczytaj ten poradnik. Omawiamy w nim najpopularniejsze moduły ERP oraz podpowiadamy, jakie funkcje oprogramowania wziąć pod uwagę, szukając najlepszego rozwiązania dla swojej firmy.

Spis treści:

• Czym jest i jak działa system ERP?
• Moduł ERP – co to takiego?
• Moduły w systemach ERP a wielkość firmy
• Jak wybrać odpowiednie moduły ERP dla swojej firmy?
• Najpopularniejsze moduły ERP – 7 przykładów
• O czym pamiętać, dobierając funkcje systemu ERP?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• System ERP to oprogramowanie, które integruje najważniejsze procesy biznesowe w przedsiębiorstwie, dając w ten sposób możliwość zarządzania ich przebiegiem oraz monitorowania ich wydajności.
• Moduł ERP to komponent lub funkcja oprogramowania przeznaczona do obsługi konkretnego obszaru działalności, np. finansów, kadr czy magazynu.
• Dzięki modułowej budowie oprogramowania każda firma może dostosować funkcje systemu ERP do własnych potrzeb, wybierając spośród wielu dostępnych komponentów tylko te, których faktycznie potrzebuje.

Czym jest i jak działa system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to zaawansowane oprogramowanie, które nie tylko zbiera informacje pochodzące z różnych działów przedsiębiorstwa, ale także udostępnia narzędzia pozwalające na zarządzanie przebiegiem procesów oraz ich automatyzację. Jego najważniejszą cechą i zarazem zaletą jest praca na jednej, wspólnej dla wszystkich funkcjonalności bazie danych. Taka budowa oprogramowania umożliwia natychmiastowe udostępnianie informacji wprowadzonych w jednym obszarze pozostałym działom w firmie – o ile mają one nadane odpowiednie uprawnienia. W efekcie dane dotyczące np. nowych zamówień są od razu widoczne dla pracowników sprzedaży, księgowości i magazynu. Są one zatem wprowadzane do systemu tylko raz – nie trzeba ich ręcznie przepisywać czy importować za pomocą plików.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie? – Symfonia

Nowoczesne systemy ERP mają z reguły modułową strukturę, co oznacza, że składają się z wielu współpracujących ze sobą funkcjonalności lub komponentów, przeznaczonych do obsługi konkretnych procesów. Moduły systemu ERP działają niezależnie, ale dzięki temu, że są osadzone w ramach jednej platformy, mogą korzystać z tego samego, wspólnego dla całego przedsiębiorstwa zestawu danych. Taki sposób działania systemu ERP niesie ze sobą konkretne korzyści. Tą najważniejszą jest elastyczność oprogramowania – spośród wielu dostępnych funkcji, każda firma może wybrać i wdrożyć tylko te, które są jej niezbędne do obsługi określonego obszaru działalności.

Moduł ERP – co to takiego?

Moduł systemu ERP to nic innego, jak jeden z komponentów oprogramowania, wyposażony w narzędzia do obsługi procesów z danego obszaru biznesowego, np. finansów, księgowości, magazynu czy produkcji. W przeciwieństwie do typowego systemu informatycznego, moduły ERP zazwyczaj nie mają własnych, odrębnych baz danych, lecz korzystają z centralnej bazy systemu ERP, do której trafiają wszystkie informacje na temat tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Dzięki temu wszystkie dane są spójne, łatwo dostępne i nie wymagają ręcznego przenoszenia między poszczególnymi modułami.

Moduły w systemach ERP a wielkość firmy

Wybór funkcjonalności systemu ERP oraz sam sposób ich wdrażania zależą w dużej mierze od wielkości i specyfiki dane firmy. Duże organizacje często decydują się na zakup systemu ERP składającego się z wielu współpracujących ze sobą modułów. Takie podejście – nazywane metodą „wielkiego wybuchu” – pozwala na szybkie ujednolicenie procesów w całym przedsiębiorstwie i uniknięcie problemów wynikających z konieczności pracy na różnych systemach. Inaczej wygląda to w średnich i małych firmach. Te najczęściej wdrażają moduły jeden po drugim – zgodnie z bieżącymi potrzebami biznesowymi. Przykładowo, firma z branży e-commerce może rozpocząć od modułu handlowo-magazynowego oraz jego integracji z platformami sprzedażowymi, a dopiero później dodać moduł finansowy, który zapewni lepszą kontrolę nad rozrachunkami i automatyzację procesów księgowych. W przedsiębiorstwie usługowym, które zatrudnia kilkudziesięciu pracowników, w pierwszej kolejności przyda się natomiast moduł kadrowo-płacowy, który przyspieszy rozliczanie wynagrodzeń czy obsługę wniosków.

Przeczytaj również: Wdrożenie ERP – jak długo trwa, ile kosztuje, jak się do tego przygotować?

Jak wybrać odpowiednie moduły ERP dla swojej firmy?

Każde przedsiębiorstwo działa w inny sposób i ma inne priorytety, dlatego system ERP powinien być skonfigurowany w taki sposób, aby skutecznie wspierać najważniejsze procesy biznesowe w danej organizacji. Porównując oferty różnych dostawców, warto zatem przyjrzeć się bliżej temu, jakiego rodzaju rozwiązania dokładnie oferują. Niektórzy producenci oprogramowania, jak np. Symfonia, dostosowują systemy ERP do potrzeb poszczególnych branż. Dobrym tego przykładem jest ERP Symfonia + Develogic – oprogramowanie dla firm budowlanych, które może obsługiwać cały proces realizacji inwestycji – od etapu planowania, poprzez kontrolę marży i zawieranie umów z najemcami, aż po rozliczenie inwestycji. Firmy działające w branży handlu hurtowego i detalicznego mogą z kolei skonfigurować system ERP, wybierając spośród modułów i dodatków do obsługi magazynu, sprzedaży w kanałach B2B i B2C, a także sklepach stacjonarnych.

Planując wdrożenie systemu ERP, dobrze jest uwzględnić również model rozliczeniowy. Firma może np. zdecydować się na zakup licencji na własność lub korzystanie z oprogramowania w modelu subskrypcyjnym. W tym drugim przypadku opłaty za poszczególne moduły ERP są ponoszone w formie miesięcznego lub rocznego abonamentu. Takie rozwiązanie często okazuje się bardziej efektywne kosztowo i daje przedsiębiorstwu większą elastyczność – firma może w każdym momencie dodawać lub usuwać poszczególne funkcjonalności, dostosowując w ten sposób system ERP do aktualnych wymagań biznesowych.

Przeczytaj również: Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? – Symfonia

Kwestią, którą warto wziąć pod uwagę, jest także możliwość integracji poszczególnych modułów. Aby zapewnić płynną komunikację i szybki przepływu danych, najlepiej zdecydować się na rozwiązania tego samego producenta. Wyeliminuje to potrzebę korzystania z oprogramowania pośredniczącego (middleware) oraz pozwala uniknąć wielu problemów związanych np. z synchronizacją danych czy wydajnością systemu.

Najpopularniejsze moduły ERP – 7 przykładów

Chociaż teoretycznie żaden moduł ERP nie jest obowiązkowy, to w praktyce wiele firm rozpoczyna wdrożenie systemu od funkcjonalności do zarządzania finansami lub obsługi procesów kadrowych. Na tych dwóch obszarach możliwości oprogramowania się jednak nie kończą. Poniżej znajdziesz listę 7 najpopularniejszych modułów w systemach ERP, wraz z krótkim opisem ich najważniejszych funkcji.

Finanse i Księgowość

Moduł finanse i księgowość to funkcjonalność, od której często zaczyna się proces wdrożenia systemu ERP. Umożliwia on bowiem m.in.:

• wystawianie dokumentów księgowych oraz ich wprowadzanie do ksiąg rachunkowych,
• zarządzanie środkami pieniężnymi i prognozowanie przepływów finansowych,
• śledzenie zobowiązań i należności,
• generowanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych,
• zarządzanie majątkiem trwałym w firmie.

Główną zaletą tego modułu jest automatyzacja cyklicznych czynności związanych np. z fakturowaniem czy obsługą CIT, VAT oraz JPK. W Symfonii moduł Finanse i Księgowość został dodatkowo wyposażony w zaawansowane narzędzia analityczne i sprawozdawcze, które pozwalają księgowym na generowanie różnego rodzaju raportów finansowych wg określonego klucza. Ponieważ korzysta on z tej samej bazy danych, co moduł handlowy i magazynowy pozwala na szybkie i bezbłędne rozliczenie miesiąca oraz zapewnia bardzo dokładny obraz sytuacji finansowej firmy.

Kadry i płace

Moduł kadrowo-płacowy w systemie ERP służy do automatyzacji wielu procesów związanych z zarządzaniem personelem, takich jak np. naliczanie wynagrodzeń, generowanie list płac czy przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych. Jak działa w praktyce? Przeanalizujmy to na przykładzie programu Symfonia R2Płatnik. Moduł podczas wyliczania wynagrodzeń samodzielnie pobiera dane z ewidencji czasu pracy, umowy zawartej z pracownikiem oraz karty zasiłkowej. Na ich podstawie pozwala wygenerować listy płac, a następnie przygotować paczki przelewów oraz paski wynagrodzeń dla pracowników.

Po obliczeniu wynagrodzeń, system umożliwia również przygotowanie niezbędnych dokumentów rozliczeniowych do ZUS czy PEFRON, co stanowi duże ułatwienie dla pracowników działu kadr. Na tym jednak jego możliwości się nie kończą. Moduł kadrowo-płacowy pozwala również na prowadzenie dokumentacji pracowniczej, dając przy tym możliwość generowania różnego rodzaju dokumentów związanych z zatrudnieniem.

Przeczytaj również: Program kadrowo-płacowy dla małej firmy – jaki wybrać, by ułatwić sobie pracę?

HR

W procesie zarządzania personelem przydatnym narzędziem może okazać się także moduł HR, który przechowuje informacje na temat zadań i celów poszczególnych pracowników, wyników ocen okresowych i ocen rocznych. Umożliwia on także automatyzację niektórych procesów, związanych np. z onboardigniem czy realizacją szkoleń. Dzięki możliwości integracji z modułem kadrowo-płacowym, może on stanowić centralne źródło wiedzy na temat osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie.

Handel i magazyn

Jedną z ciekawszych funkcjonalności systemu ERP jest moduł handel i magazyn, który pozwala zarządzać sprzedażą, zakupami oraz gospodarką magazynową. Za jego pomocą dział handlowy może m.in.:

• prowadzić kartoteki towarów i kontrahentów, a także zarządzać ofertami i fakturami,
• rejestrować nowe zamówienia w systemie oraz wystawiać dokumenty powiązane z zamówieniami,
• monitorować należności i zobowiązania,
• sprawdzać stany magazynowe oraz wystawiać dokumenty związane z obrotem magazynowym, takie jak PZ, WZ, PW, RW,
• generować raporty sprzedaży i zakupu.

W Symfonii moduł handel i magazyn można dodatkowo zintegrować z innymi rozwiązaniami, które umożliwiają obsługę sprzedaży w kanałach elektronicznych (B2B i B2C). Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać?

Business Intelligence

Działanie ERP polega w dużej mierze na gromadzeniu i przetwarzaniu dużej ilości danych na temat procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Aby móc je szybko analizować, wiele firm decyduje się na wdrożenie modułu BI (ang. Business Intelligence), który na podstawie informacji zgromadzonych w systemie jest w stanie generować różnego rodzaju raporty dotyczące np. wydajności procesów, źródeł kosztów czy wąskich gardeł. W systemach klasy ERP moduł BI może działać na różne sposoby.  Niekiedy jest on po prostu aplikacją wbudowaną w inne. W przypadku Symfonii przykładem takiego rozwiązania jest Smart BI – proste w obsłudze narzędzie analityczne, które pozwala monitorować wskaźniki dotyczące obszaru finansowego i handlowego. Firmy, którym zależy na bardziej kompleksowym badaniu procesów, mogą z kolei zdecydować się na wdrożenie rozbudowanego modułu BI wyposażonego w kilkanaście różnych kokpitów analitycznych dostosowanych do potrzeb poszczególnych działów – od handlu, poprzez marketing, aż po księgowość.

Obieg dokumentów

W wielu przedsiębiorstwach jednym z ważniejszych i często najbardziej kłopotliwych obszarów operacyjnych jest obsługa dokumentacji. Tu z pomocą przychodzi moduł EOD, czyli system elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala on w szybki i prosty sposób zarządzać przepływem pism, faktur, umów, e-maili i innych dokumentów, eliminując konieczność ręcznego przetwarzania papierowej dokumentacji. Właśnie dlatego na jego wdrożenie najczęściej decydują się firmy, które chcą zoptymalizować swoje procesy operacyjne i zwiększyć efektywność pracy.

W Symfonii moduł elektronicznego obiegu dokumentów został dodatkowo wyposażony w narzędzia wspomagające organizację pracy w przedsiębiorstwie, takie jak np.:

• tablice kanban,
• współdzielony kalendarz,
• komunikator

Dzięki integracji z innymi modułami Symfonii oraz elastycznym narzędziom do zarządzania zadaniami, pozwala usprawnić przebieg procesów oraz uporządkować obieg dokumentów w firmie.

Przeczytaj również: Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Produkcja

Wśród najważniejszych funkcjonalności systemu ERP warto wspomnieć jeszcze o module do zarządzania produkcją, który pozwala m.in. na:

• tworzenie zleceń i planów produkcyjnych,
• sprawdzanie bilansu dostępności surowców, półproduktów i normaliów,
• przygotowywanie kalkulacji kosztów produkcji,
• planowanie i kontrolę pracy na hali produkcyjnej.

W ekosystemie rozwiązań Symfonii moduł do zarządzania produkcją stanowi element systemu ERP Symfonia Handel. Dzięki temu pozwala na szybki przepływ informacji pomiędzy działam produkcji, a działami sprzedaży, zamówień i magazynu. W praktyce pozwala na zautomatyzowanie wielu zadań związanych z przygotowywaniem zleceń produkcyjnych czy obsługą zamówień.

Przeczytaj również: Jak zwiększyć rentowność firmy produkcyjnej? 7 skutecznych sposobów!

O czym pamiętać, dobierając funkcje systemu ERP?

Wybór konkretnych modułów i funkcji systemu ERP warto poprzedzić dokładną analizą potrzeb firmy. Dobrym pomysłem jest porozmawianie z pracownikami różnych działów, aby dowiedzieć się, jakie problemy występują w poszczególnych obszarach oraz co dokładnie trzeba w nich usprawnić. Drugą kwestią, którą trzeba wziąć pod uwagę, jest struktura samego systemu. Poszczególne funkcjonalności ERP powinny dobrze się ze sobą integrować, dając w ten sposób szansę na lepsze monitorowanie procesów – szczególnie tych, które zachodzą na styku różnych obszarów. Właśnie dlatego firmy handlowe, które rozważają wdrożenie moduł zarządzania finansami, powinny zwrócić uwagę, czy w ofercie danego producenta dostępne są rozwiązania umożliwiające obsługę zamówień czy prowadzenie analityki biznesowej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak dokładnie działają poszczególne moduły systemu ERP, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania rozwiązań Symfonii. Wypełnij formularz kontaktowy, pobierz demo i testuj za darmo przez 30 dni!