ERP dla małych firm – jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla MŚP?

Jeszcze do niedawna na wdrożenie systemu ERP decydowały się gównie duże przedsiębiorstwa. Dziś z tego typu rozwiązań coraz chętniej korzystają także małe firmy, którym zależy na automatyzacji procesów i lepszym zarządzaniu dostępnymi zasobami. Ten trend wpierają dodatkowo zmiany na rynku oprogramowania dla MŚP związane z rosnącą popularnością rozwiązań chmurowych. Systemy poszczególnych producentów potrafią jednak mocno różnić się funkcjonalnością. Jak znaleźć najlepszy ERP dla małej firmy? Którym aspektom warto przyjrzeć się bliżej podczas wyboru oprogramowania? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

• Co to jest i jak działa system ERP?
• Czy mała firma potrzebuje systemu ERP?
• Jakie czynniki wziąć pod uwagę, szukając ERP dla małych firm?
• Czym powinno odznaczać się najlepsze oprogramowanie dla MŚP?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wdrożenie systemu ERP w małej firmie zwiększa efektywność operacyjną, zapewnia wgląd w procesy w czasie rzeczywistym oraz redukuje koszty związane z bieżącą działalnością.
• Wybierając oprogramowanie dla MŚP, warto uwzględnić skalę działalności firmy, specyfikę branży, procesy wymagające automatyzacji, a także budżet na wdrożenie.
• Dobry system ERP dla MŚP powinien zawierać moduły księgowo-finansowe i kadrowo-płacowe. W firmach handlowych i produkcyjnych niezbędne okażą się także moduły sprzedażowe i magazynowe, a także narzędzia do raportowania.

Co to jest i jak działa system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rozbudowane oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, które łączy różne obszary biznesowe, takie jak np.  finanse, kadry czy magazyn, w jedną, spójną całość. Składa się z tzw. modułów, czyli komponentów przeznaczonych do obsługi procesów z danego obszaru. Dzięki takiej budowie system ERP jest rozwiązaniem bardzo elastycznym. Z jednej strony każdy z dział w firmie może korzystać tylko z tych funkcjonalności, które są mu niezbędne do realizacji codziennych zadań.  Z drugiej, informacje wprowadzone w jednym module, dzięki temu, że trafiają do wspólnej bazy danych, są od razu widoczne w innych. To z kolei eliminuje tzw. silosy informacyjne, pozwala na szybką wymianę danych i ułatwia koordynację działań związanych np. z obsługą czy rozliczaniem zamówień.

Przeczytaj również: Moduły ERP – które funkcje oprogramowania są najważniejsze? Poznaj 7 przykładów!

Czy mała firma potrzebuje systemu ERP?

Wiele małych firm, szczególnie na wczesnym etapie działalności, radzi sobie za pomocą prostych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne. Jest to rozwiązanie, które może dobrze się sprawdzać, ale z reguły tylko do pewnego momentu – wymaga bowiem ręcznego uzupełniania danych oraz nie daje dużych możliwości w zakresie ich współdzielenia. Często spotykaną praktyką jest także stosowanie odrębnych programów i aplikacji do obsługi różnych procesów. W efekcie firma ma osobny system do księgowości, osobny do naliczania wynagrodzeń, a jeszcze inny do zarządzania magazynem. Taki podział powoduje problemy z przesyłaniem danych – aby np. wystawić fakturę, informacje o zamówieniu trzeba ręcznie wprowadzać do systemu księgowego. Korzystanie z wielu rozproszonych aplikacji nie jest też efektywne kosztowo – firma musi bowiem płacić różnym dostawcom za licencje, aktualizacje, tworzenie kopii zapasowych i poprawki, a to – w dłuższej perspektywie czasu – często generuje wysokie koszty.

Tymczasem odpowiednio dobrany do potrzeb małej firmy system ERP eliminuje te wszystkie problemy, zapewniając:

• wyższą efektywność operacyjną, dzięki eliminacji zbędnych zadań i automatyzacji rutynowych procesów,
• wgląd w przebieg wszystkich procesów zachodzących w firmie w czasie rzeczywistym,
• możliwość dostosowania tego, jak działa oprogramowanie, do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, poprzez dodawanie lub odejmowanie modułów, a także ich konfigurację,
• lepszą efektywność kosztową, wynikającą z braku potrzeby utrzymywania wielu różnych aplikacji do obsługi poszczególnych procesów,
• dostęp do narzędzi umożliwiających zarządzanie różnymi obszarami działalności biznesowej,
• możliwość śledzenia obiegu dokumentów od momentu ich utworzenia, przez zatwierdzenie, aż po archiwizację,
• ochronę danych przed utratą czy nieautoryzowanym dostępem,
• szansę na redukcję kosztów operacyjnych i administracyjnych, które często pochłaniają znaczną część budżetów w małych i średnich firmach.

Nic więc dziwnego, że zainteresowanie tego typu oprogramowaniem dla MŚP stale rośnie. W 2023 r. z systemów ERP korzystało niemal 38% małych przedsiębiorstw w UE. Z prognoz ekspertów wynika natomiast, że rynek ERP dla sektora MŚP będzie rósł w najbliższych latach w tempie 7% rocznie. Na rozwój tego trendu wpływają przede wszystkim spadające koszty wdrożeń oraz rozwój rozwiązań chmurowych, które ułatwiają dostęp do zaawansowanych narzędzi bez konieczności ponoszenia dużych inwestycji w infrastrukturę IT.

Przeczytaj również: Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? – Symfonia

Jakie czynniki wziąć pod uwagę, szukając ERP dla małych firm?

Choć wybór na rynku oprogramowania dla MŚP jest ogromny, to jednak warto wiedzieć, że nie wszystkie rozwiązania oferują takie same możliwości. Właśnie dlatego małe biznesy, które dysponują z reguły ograniczonym budżetem, powinny zwrócić szczególną uwagę na funkcje systemu, stworzone z myślą o danej branży. Aby znaleźć najlepsze rozwiązanie, warto przyjrzeć się także modelom licencjonowania. Poniżej przedstawiamy jeszcze inne, ważne kwestie, które warto uwzględnić, szukając najlepszego systemu ERP dla małej firmy.

Przeczytaj również: Jaki system ERP wybrać? 6 najważniejszych kryteriów wyboru systemu ERP – Symfonia

Skala działalności

Wybór systemu ERP warto rozpocząć od gruntownej analizy biznesowej. Jeśli firma planuje rozszerzenie działalności na nowe rynki czy o nowe usługi, to warto pomyśleć o wdrożeniu takiego oprogramowania, które będzie rosło wraz z rozwojem biznesu. Ta sama kwestia dotyczy procesów biznesowych. System ERP powinien być również wystarczająco elastyczny, by w miarę potrzeb dostosować się do sposobu, w jaki działa firma – a nie odwrotnie.

Specyfika branży

Poszczególne branże charakteryzują się nie tylko odmiennymi procesami, ale nierzadko także podlegają innym regulacjom prawnym. Szukając odpowiedniego oprogramowania dla MŚP, warto zatem zwrócić uwagę na to, jakiego rodzaju funkcjonalności oferuje, czy procesy domyślnie zdefiniowane w systemie można dostosować do specyfiki firmy oraz jak często podlega ono aktualizacjom. Równie ważna jest kwestia tego, czy system da się łato zintegrować z innymi rozwiązaniami stosowanym w przedsiębiorstwie, np. platformą e-commerce wykorzystywaną do sprzedaży produktów.

Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia

Procesy biznesowe wymagające automatyzacji

Dla małych i średnich firm, które często dysponują ograniczonymi zasobami, ważną kwestią przy wyborze systemu ERP będzie możliwość automatyzacji procesów – i to nie tylko tych, które zachodzą w konkretnym dziale, ale przede wszystkim na styku różnych obszarów np. sprzedaży, księgowości i magazynu. Program ERP może np. automatycznie generować dokumenty sprzedaży na podstawie zarejestrowanych w module handlowym zamówień czy aktualizować wycenę zapasów znajdujących się w danym momencie w magazynie. To z kolei ogranicza ilość prac, które pracownicy muszą wykonywać ręcznie – danych nie trzeba bowiem przeliczać czy wielokrotnie wprowadzać do poszczególnych modułów systemu.

Łatwość obsługi

W małych przedsiębiorstwach jeden pracownik może pełnić kilka ról jednocześnie. Właśnie dlatego system ERP dla MŚP powinien być intuicyjny i umożliwić szybkie wdrożenie nowych użytkowników, przypisywanie im nowych uprawnień oraz monitorowanie ich aktywności. Warto także sprawdzić, czy oprogramowanie pozwala na dodawanie kolejnych stanowisk w miarę rozwoju firmy – bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów związanych z rozbudową infrastruktury IT.

Budżet na wdrożenie

Koszt wdrożenia systemu ERP może się znacznie różnić w zależności od wybranego modelu licencjonowania. Firmy, które nie chcą ponosić wysokich wydatków, mogą zdecydować się na oprogramowanie dla MŚP dostępne w modelu subskrypcyjnym. Porównując cenniki poszczególnych dostawców, dobrze jest również sprawdzić, co dokładnie obejmuje cena programu. Niektórzy producenci, jak np. Symfonia, w cenie subskrypcji uwzględniają również koszt wsparcia technicznego, szkoleń produktowych czy aktualizacji oprogramowania.

Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Wsparcie procesów CRM i zarządzania bazą klientów

Nowoczesne systemy ERP dla małych firm często wyposażane są funkcje CRM, umożliwiające skuteczne zarządzanie bazą klientów. Taką funkcjonalność oferuje m.in. Symfonia Handel, która pozwala np. monitorować historię zakupów, tworzyć kartoteki kontrahentów i dodawać do nich indywidualne cenniki czy rabaty, czy automatyzować procesy sprzedażowe. Dzięki temu całym procesem obsług klienta można zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP – bez potrzeb korzystania z innych rozwiązań.

Program ERP dla małych firm – jakie inne kryteria wziąć pod uwagę?

MŚP potrzebują przede wszystkim rozwiązań, które są proste we wdrożeniu, intuicyjne w obsłudze i szybko przynoszą realne korzyści. Dlatego najlepsze systemy ERP dla małych firm wyróżniają się:

• wysoką elastycznością, czyli realnym dopasowaniem do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa,
• łatwością wdrożenia – program ERP dla MŚP powinien być intuicyjny i prosty w konfiguracji i nie wymagać skomplikowanych zmian w infrastrukturze IT tak, aby pracownicy mogli szybko opanować jego obsługę,
• szerokim zakresem funkcjonalności, uwzględniającym kluczowe procesy biznesowe, takie jak finanse, sprzedaż, logistyka czy zarządzanie zasobami ludzkimi,
• skalowalnością, pozwalającą na rozwój systemu wraz z rosnącą firmą,
• łatwą integracją z innymi narzędziami np. systemami CRM czy platformami e-commerce,
• przyjaznym interfejsem i kokpitami menedżerskimi, zapewniającymi łatwy dostęp do ważnych danych i wskaźników,
• rozbudowanym ekosystemem rozwiązań, dzięki czemu firma ma dostęp do specjalistycznego wsparcia i dodatkowych modułów.
• szybkim zwrotem z inwestycji (ROI), bo małe firmy nie mogą sobie pozwolić na długie oczekiwanie na korzyści biznesowe.

Dobrze dobrany system ERP nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale też staje się narzędziem wspierającym rozwój firmy. Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które najlepiej wpisuje się w realia i potrzeby małego biznesu.

Czym powinno odznaczać się najlepsze oprogramowanie dla MŚP?

Choć w teorii żaden moduł nie jest obowiązkowy, to jednak w praktyce każde przedsiębiorstwo musi prowadzić księgowość i naliczać wynagrodzenia. Właśnie dlatego trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie systemu ERP w małej firmie bez modułu księgowo-finansowego czy kadrowo-płacowego. W zależności od specyfiki branży oprogramowania dla MŚP może także oferować inne narzędzia usprawniające sprzedaż, zarządzanie magazynem czy raportowaniem. Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych modułów, jakie powinien mieć najlepszy system ERP dla małych i średnich firm.

Księgowość i finanse

Od tego modułu najczęściej zaczyna się wdrożenie ERP w małej firmie. Może on obsługiwać pełną księgowość lub tylko uproszczone formy rozliczeń, takie jak KPiR czy ryczałt. Najczęściej umożliwia m.in. automatyczne księgowanie dokumentów, obsługę VAT, CIT i PIT, generowanie deklaracji podatkowych oraz prowadzenie ewidencji środków trwałych.

Sprzedaż, magazyn i CRM

Sprzedaż, magazyn i CRM to z kolei najważniejsze moduły dla firm handlowych i usługowych, którym zależy na efektywnej obsłudze klientów oraz skutecznym zarządzaniu zapasami. Moduł sprzedaży pozwala na automatyzację procesów związanych z przygotowywaniem ofert, fakturowaniem czy realizacją zamówień. Dzięki funkcjom CRM umożliwia także zarządzanie bazą klientów oraz monitorowanie historii kontaktów. Z kolei moduł magazynowy zapewnia kontrolę nad gospodarką magazynową i stanem zapasów.

Kadry i płace

Każda firma zatrudniająca pracowników musi naliczać wynagrodzenia, prowadzić ewidencję czasu pracy i zarządzać sprawami kadrowymi. Z tego względu system ERP w małych firmach często wyposażony jest w moduł kadrowo-płacowy, który umożliwia np. automatyczne naliczanie płac, zarządzanie umowami, monitorowanie nieobecności oraz obsługę deklaracji i raportów ZUS.

Proste raportowanie i analityka

Dostęp do raportów i analiz to podstawa skutecznego zarządzania biznesem. Właśnie dlatego dobry system ERP dla MŚP powinien oferować narzędzia do tworzenia zestawień finansowych, analiz sprzedażowych czy raportów operacyjnych. Dzięki temu właściciele i menedżerowie mogą podejmować decyzje biznesowe bazując na aktualnych danych, bez potrzeby korzystania z zaawansowanych narzędzi analitycznych.

Dostępność API

Firmy, które planują integrację ERP z innymi systemami (np. platformą e-commerce), powinny z kolei zwrócić uwagę na dostępność API. Otwarty interfejs umożliwia łatwe łączenie systemu z aplikacjami zewnętrznych dostawców, a w tym np. z systemami bankowymi, sklepami internetowymi czy narzędziami do zarządzania projektami.

Jaki system ERP wybrać dla małej i średniej firmy? Teraz już wiesz!

Wybór odpowiedniego systemu ERP może całkowicie odmienić funkcjonowanie małej firmy.  Nowoczesne oprogramowanie pozwala bowiem na automatyzację czasochłonnych procesów, ograniczenie błędów oraz efektywniejsze zarządzanie zasobami. Zapewnia także lepszą kontrolę nad finansami i kadrami, ale także pozwala usprawnić sprzedaż, obsługę klienta czy zarządzanie magazynem.

Jeśli szukasz systemu ERP dla swojej firmy, poznaj możliwości, jakie oferuje oprogramowanie dla MŚP od Symfonii. Wypełnij formularz, pobierz demo i sprawdź, jak usprawnić zarządzanie swoim biznesem!
Chcesz dowiedzieć się, ile może kosztować wdrożenie systemu ERP w Twojej firmie? Skorzystaj z naszego kalkulatora!