Faktura uproszczona to dokument księgowy, który różni się od typowej faktury VAT zakresem zawartych w niej informacji. Można ją wystawić wtedy, gdy wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest faktura uproszczona, jakie dane powinny się na niej znaleźć oraz kiedy można ją zastąpić paragonem z kasy fiskalnej!

Spis treści:

• Co to jest faktura uproszczona?
• Obowiązkowe elementy faktury uproszczonej
• Jakich danych nie musi zawierać faktura uproszczona?
• Faktura uproszczona a paragon z NIP
• Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura uproszczona to dokument księgowy, za pomocą którego można udokumentować sprzedaż o wartości nieprzekraczającej 450 zł (100 euro).
• W przeciwieństwie do typowej faktury VAT nie musi ona zawierać niektórych informacji, dotyczących np. ceny jednostkowej, stawki podatku czy jego kwoty.
• Paragon z kasy fiskalnej może stanowić fakturę uproszczoną, o ile zawiera on NIP nabywcy.
• Za pomocą faktury uproszczonej nie można dokumentować sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz transakcji z podmiotami zagranicznymi, gdy obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy.

 Co to jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to dokument, który stanowi potwierdzenie zawarcia danej transakcji. Ma taką samą moc prawną co typowa faktura VAT, ale w przeciwieństwie do niej zawiera znacznie mniej informacji. Może ją wystawić każdy przedsiębiorca – także czynny podatnik VAT, o ile kwota należności nie przekracza ustawowego limitu. Ten w 2024 r. wynosi 450 zł lub 100 euro.

Zasady dotyczące faktur uproszczonych nie różnią się znacząco od tych, obowiązujących w przypadku faktur VAT. Dokument należy wystawić do 15. dnia następnego miesiąca po dokonaniu sprzedaży. Na jego podstawie podatnik dokonuje również zapisów w księdze, zgodnie z regulacjami zawartymi w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Obowiązkowe elementy faktury uproszczonej

Przepisy ustawy o VAT bardzo dokładnie regulują, co powinna zawierać faktura uproszczona. Na dokumencie powinny znaleźć się m.in. takie dane, jak:

• data wystawienia faktury,
• data dostawy lub sprzedaży,
• nr faktury,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• nazwa sprzedawanych towarów lub usług,
• kwoty rabatów i obniżek – jeśli takie zostały udzielone,
• kwota należności ogółem.

Przeczytaj również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko!

Jakich danych nie musi zawierać faktura uproszczona?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura uproszczona nie musi zawierać danych, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 3, 8, 9 i 11-14 ustawy o VAT, o ile na jej podstawie można określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. W praktyce oznacza to, że na takim dokumencie nie trzeba podawać:

• imion i nazwisk stron transakcji, a także ich adresów,
• miary, liczby oraz ceny jednostkowej towaru lub usługi,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku VAT obliczonej od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Faktura uproszczona a paragon z NIP

Aby ułatwić formalności związane z wystawianiem faktur, wprowadzono przepisy, zgodnie z którymi każdy paragon z NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną. Na jego podstawie podatnik może zatem dokonać zapisów w księgach oraz odliczenia podatku VAT.  Warto jednak pamiętać, że paragon zastępujący fakturę uproszczoną, oprócz NIP nabywcy musi zawierać także unikalny numer. Zgodnie z objaśnieniem Ministerstwa Finansów jest to ciąg cyfr znajdujących się pod informacją na temat łącznej wartości sprzedaży brutto, tuż nad numerem kasy i oznaczeniem kasjera.

Przeczytaj również: Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Faktury uproszczonej nie można wystawić, jeśli wartość sprzedaży brutto przekracza limit przewidziany w ustawie. Nie jest to jednak jedyne ograniczenie.  Za pomocą takich faktur nie dokumentuje się również:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• sprzedaży wysyłkowej,
• transakcji, których stroną jest zagraniczny podatnik, jeśli to na nim ciąży obowiązek naliczenia podatku VAT.

Aby udokumentować tego typu sprzedaż, przedsiębiorca musi wystawić fakturę VAT – nie ma przy tym znaczenia, jaka jest kwota transakcji.

Przeczytaj również: Jakie są różnice między paragonem a fakturą?