Jeśli jesteś przedsiębiorcą to wszystkie przychody, jakie uzyskujesz w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, powinny mieć odzwierciedlenie w dokumentacji księgowej. W praktyce wystawianie kilku czy kilkunastu faktur miesięcznie dla tych samych kontrahentów może okazać się bardzo czasochłonne. Przepisy dopuszczają jednak, by tego typu transakcje dokumentować za pomocą faktur zbiorczych. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest faktura zbiorcza, kiedy możesz ją wystawić oraz jak na jej podstawie rozliczyć podatek VAT.

Spis treści:

• Faktura zbiorcza – co to jest i kiedy można ją wystawić?
• Co powinna zawierać faktura zbiorcza?
• Faktura zbiorcza za cały rok – czy jest możliwa?
• Faktura zbiorcza a VAT

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura zbiorcza to dokument księgowy, który pozwala na udokumentowanie wielu transakcji na rzecz jednego kontrahenta zawartych w danym okresie rozliczeniowym.
• Pomimo braku szczegółowych regulacji, organy podatkowe zalecają, by do tego typu dokumentów stosować ogólne zasady wystawiania faktur i rozliczania podatku VAT oraz podatku dochodowego.
• Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę dokumentującą sprzedaż należy wystawić najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca.

Faktura zbiorcza – co to jest i kiedy można ją wystawić?

Faktura zbiorcza to dokument księgowy, który umożliwia udokumentowanie wielu transakcji handlowych z jednym kontrahentem. Stosuje się ją najczęściej wtedy, gdy w ciągu jednego miesiąca przedsiębiorca dokonuje na rzecz tego samego klienta kilku dostaw towarów. Dzięki niej nie musi on wystawiać osobnych faktur dla każdej tego typu transakcji. Zamiast tego sporządza tylko jeden zbiorczy dokument, na którym znajdują się wszystkie dostawy czy usługi zrealizowane w ciągu danego okresu rozliczeniowego.

Jak wystawić fakturę zbiorczą?

Ustawa o VAT nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących faktur zbiorczych. Pomimo luki w przepisach, tego typu dokumenty są dziś często stosowane w praktyce gospodarczej i uznawane przez organy podatkowe. Aby jednak uniknąć problemów z rozliczeniem podatku, warto pamiętać, że faktura zbiorcza powinna być wystawiona i rozliczona zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o VAT oraz ustawie o podatku dochodowym.

Co powinna zawierać faktura zbiorcza?

Faktura zbiorcza, aby mogła zostać uznana za pełnoprawny dokument księgowy, musi zawierać te same elementy, co typowa faktura VAT. Szczegółowe informacje na ich temat znalazły się w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem do obowiązkowych elementów faktury zbiorczej należą:

• data wystawienia, a także data sprzedaży lub dostawy,
• numer nadany w ramach konkretnej serii, który pozwala zidentyfikować daną fakturę,
• imiona i nazwiska (lub nazwy) sprzedawcy i nabywcy, a także ich adresy,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• nazwy sprzedanych towarów i usług, wraz z ich ilością/liczbą oraz jednostką miary,
• ceny jednostkowe netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka i kwota podatku VAT,
• wartość sprzedaży brutto.

Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP1/4512-498/16-2/BS), jeśli faktura dotyczy kilku transakcji zrealizowanych w danym okresie rozliczeniowym, to powinny się na niej znaleźć wszystkie daty dostaw towarów lub świadczenia usług. Ich rozróżnienie jest bowiem niezbędne w celu prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

Przeczytaj również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko!

Faktura zbiorcza za cały rok – czy jest możliwa?

Ustawa o podatku od towarów i usług zawiera także regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur VAT. Zgodnie z ogólną zasadą, tego typu dokumenty należy sporządzić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Oznacza to, że fakturę za towary czy usługi dostarczone klientowi we wrześniu przedsiębiorca musi wystawić do 15 października. Istnieją jednak pewne kategorie usług, w przypadku których termin wystawienia faktury jest dłuższy. Są to m.in.:

• usługi budowlane i budowlano-montażowe,
• dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów,
• usługi polegające na drukowaniu książek,
• dostawy energii elektrycznej, usług telekomunikacyjne czy te z zakresu stałej obsługi prawnej i biurowej.

Oznacza to, że poza wyjątkowymi sytuacjami, wystawienie faktury zbiorczej za cały rok nie jest możliwe.

Faktura zbiorcza a VAT

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zbiorczych faktur, muszą pamiętać o zasadach dotyczących odliczania podatku VAT. Ta najważniejsza dotyczy przedmiotu opodatkowania – ponieważ w przypadku VAT jest nim obrót, na fakturze zbiorczej każda transakcja z danym kontrahentem powinna być wyodrębniona jako osobna pozycja, z przypisaną jej właściwą stawką podatku. Wiele wątpliwości budzi również kwestia, z jaką datą należy dokonać rozliczenia podatku. Art. 19a ustawy o VAT wskazuje bowiem, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towarów lub wykonania usług, chyba że przedsiębiorca otrzymał wcześniej część lub całość zapłaty. W przypadku niektórych usług, związanych np. z dostawą energii, rozliczenia podatku VAT należy dokonać z datą wystawienia faktury. W związku z tym, dla każdej transakcji wymienionej na fakturze zbiorczej obowiązek podatkowy ustala się odrębnie, zgodnie z ogólnymi przepisami ustawy o VAT.