Prowadzenie własnej firmy wymaga nie tylko dobrego rozeznania w zagadnieniach biznesowych czy marketingowych, lecz również tych z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego. Tu z pomocą przedsiębiorcom przychodzą biura rachunkowe oferujące tzw. outsourcing usług księgowych. Na czym dokładnie on polega i jakie korzyści wiążą się z jego wykorzystaniem? Dlaczego coraz więcej firm zleca prowadzenie ksiąg podatkowych zewnętrznym specjalistom? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co możesz zyskać, decydując się na outsourcing księgowy.

Spis treści:

• Na czym polega outsourcing usług księgowych?
• Zadania realizowane w ramach outsourcingu księgowego
• Jakie korzyści płyną z outsourcingu usług księgowych?
• Komu zlecić outsourcing księgowy?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Outsourcing finansowo-księgowy to rozwiązanie, które pozwala firmom obniżyć koszty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
• Na współpracę w tym modelu decydują się nie tylko małe przedsiębiorstwa, lecz również duże organizacje, które poszukują wsparcia w obszarze podatków, kadr i płac czy analiz finansowych.
• Firmy, które zamierzają korzystać z outsourcingu w księgowości, powinny dobrze sprawdzić referencje biura rachunkowego i upewnić się, że posiada ono odpowiednie doświadczenie, kompetencje i zasoby.

Na czym polega outsourcing usług księgowych?

Outsourcing usług księgowych to model współpracy, w ramach którego przedsiębiorstwo nieposiadające własnego działu księgowości lub planujące jego restrukturyzację, powierza prowadzenie ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, jaką jest np. biuro rachunkowe. W ramach tej usługi biuro zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie rachunkowości. Nic więc dziwnego, że taki model współpracy cieszy się obecnie dużą popularnością. Z outsourcingu w księgowości korzystają dziś nie tylko mikro- i małe firmy, które nie posiadają działów odpowiadających za prowadzenie firmowej rachunkowości, lecz również duże organizacje poszukujące oszczędności. Zamiast inwestować w rozbudowę wewnętrznych struktur czy często kosztowne szkolenia pracowników, mogą one zlecić pełną obsługę ksiąg rachunkowych firmom, które mają odpowiednie kompetencje, zasoby i narzędzia do realizacji tego typu zadań.

Zadania realizowane w ramach outsourcingu księgowego

Zakres outsourcingu usług księgowych jest bardzo szeroki. Obejmuje on bowiem wszystkie te działania, których realizacją zajmują się z reguły księgowi zatrudnieni na etat w danej firmie. Wśród ich przykładów wymienić można:

• rozliczanie faktur i podatków,
• przygotowywanie deklaracji podatkowych,
• zarządzanie dokumentacją księgową oraz zapewnienie jej prawidłowej archiwizacji,
• przygotowywanie analiz i sprawozdań finansowych,
• nadzór nad procesami księgowymi oraz zapewnienie ich zgodności z przepisami prawa,
• przeprowadzanie inwentaryzacji.

W ramach outsourcingu finansowo-księgowego biuro rachunkowe może świadczyć także usługi związane z prowadzeniem ewidencji kadrowej czy przygotowywaniem deklaracji do ZUS. Ich wykonywanie niekiedy wiąże się jednak z koniecznością podpisania odrębnej umowy. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: wsparcie księgowe a doradztwo podatkowe – czym się różnią?

Jak widać, outsourcing w księgowości obejmuje różnego rodzaju działania.  Z tego względu zakres usługi można łatwo dostosować do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Małe firmy z reguły oczekują wsparcia w obszarach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy wyliczaniem wysokości należnych podatków. Inaczej sytuacja wygląda w dużych organizacjach. Tam outsourcing usług księgowych często wiąże się z przygotowywaniem zaawansowanych analiz finansowych czy optymalizacją procesów.

Przeczytaj również: Outsourcing w obszarze rachunkowości: czy warto?

 

Jakie korzyści płyną z outsourcingu usług księgowych?

Outsourcing księgowy to dobry sposób na podniesienie efektywności procesów rachunkowych zachodzących w firmie. Korzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów, którzy prowadzeniem ksiąg rachunkowych zajmują się na co dzień, pozwala także zyskać pewność, że wszystkie rozliczenia przygotowywane są w sposób prawidłowy oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Taki model współpracy ma jednak jeszcze wiele innych zalet. Przegląd tych najważniejszych znajdziesz poniżej.

Obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem firmowej księgowości

Utrzymanie wewnętrznego działu księgowego generuje szereg kosztów, wykraczających poza same wynagrodzenia dla pracowników. Wynikają one m.in. z zakupu oprogramowania księgowego, organizacji szkoleń z zakresu aktualnych zmian prawnych czy wydatków o charakterze administracyjnym. Co więcej, w przypadku małych firm, zakres obowiązków księgowych może okazać się niewystarczający do zatrudnienia specjalisty na pełen etat. Outsourcing usług księgowych staje się wówczas atrakcyjną alternatywą. Wiele biur rachunkowych oferuje dziś swoje usługi w modelu abonamentowym. Firmy decydujące się na taką współpracę, mogą dzięki temu skutecznie ograniczyć koszy związane z prowadzeniem księgowości.

Dodatkowe wsparcie

Biura rachunkowe, które zatrudniają doradców podatkowych czy specjalistów z zakresu kadr i płac, oprócz outsourcingu w księgowości mogą oferować także wsparcie w innych, ważnych z perspektywy bieżącej działalności przedsiębiorstwa obszarach. W ich ofercie często da się znaleźć takie usługi, jak chociażby planowanie podatkowe czy rozliczanie wynagrodzeń. Korzystanie z tego typu rozwiązań może okazać się skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności firmy.

Przeczytaj również: Optymalizacja podatkowa – czym jest i jak ją stosować, by uniknąć problemów z fiskusem?

Przeniesienie ryzyka związanego z prowadzeniem firmowej księgowości

Niewątpliwą zaletą outsourcingu usług księgowych jest też możliwość przeniesienia ryzyka związanego z występowaniem błędów w firmowej dokumentacji. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. zobowiązuje bowiem właścicieli biur rachunkowych do wykupienia ubezpieczenia OC, z którego wypłacane jest odszkodowanie za szkody wynikające z błędów w wykonywaniu powierzonych im obowiązków. Jeśli nawet dojdzie do pomyłki, przedsiębiorca może domagać się od biura zwrotu kwot, które musiał zapłacić np. w związku z nieterminowym opłaceniem składek czy podatków.

Ograniczenie błędów związanych z obsługą procesów księgowych

Przepisy podatkowe, podobnie zresztą jak te, związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, często się zmieniają. Właśnie dlatego rzetelna obsługa procesów księgowych w firmie wymaga systematycznego aktualizowania swojej wiedzy. Właśnie dlatego biura rachunkowe oraz firmy specjalizujące się w doradztwie podatkowym dbają o podnoszenie kompetencji u swoich pracowników. Księgowi biorą udział w regularnych szkoleniach, na bieżąco monitorują zmiany prawne, a także korzystają z nowoczesnych systemów księgowych, które minimalizują ryzyko pomyłek i błędów – np. podczas rozliczania podatków czy wypełniania deklaracji. Outsourcing księgowy pozwala zatem zyskać pewność, że księgi rachunkowe są prowadzone w sposób prawidłowy.

Przygotowywanie sprawozdań i analiz finansowych, które pozwalają w rzetelny sposób ocenić sytuację firmy

Kolejną korzyścią wynikającą z outsourcingu usług księgowych, którą docenią w szczególności duże przedsiębiorstwa, jest możliwość zlecania zewnętrznym specjalistom wykonania analiz i audytów finansowych. Takie badania pozwalają bardzo rzetelnie ocenić sytuację majątkową i finansową organizacji. Wynikające z nich wnioski często stanowią również podstawę decyzji dotyczących dalszych inwestycji czy kierunków restrukturyzacji.

 

Optymalizacja procesów księgowych

Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym to również okazja, by zastanowić się nad kierunkami optymalizacji procesów księgowych. Występujące w tym obszarze nieefektywności często wynikają z dużej liczby czynności wykonywanych ręcznie. Przepisywanie danych z faktur do systemu, rozliczanie podatków czy segregowanie i opisywanie dokumentów księgowych – to tylko kilka zadań, które potrafią zajmować księgowym aż kilkadziesiąt godzin miesięcznie. Outsourcing finansowo-księgowy często okazuje się skutecznym sposobem na zoptymalizowanie tego typu procesów. Wiele biur rachunkowych korzysta z rozwiązań, które pozwalają na przepływ dokumentów w wersji elektronicznej. To z kolei przyspiesza zadania związane z dekretowaniem faktur czy przygotowywaniem różnego rodzaju rozliczeń. Dzięki temu procesy księgowe zajmują mniej czasu, a ich obsługa generuje niższe koszty.

Przeczytaj również: Kierunek outsourcing: jak znaleźć zaufane biuro rachunkowe dla Twojego biznesu?

Komu zlecić outsourcing księgowy?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga dużej staranności. Właśnie dlatego wybór biura rachunkowego, któremu powierzysz outsourcing usług księgowych, powinien być przemyślany i oparty na rzetelnych kryteriach. Proces warto rozpocząć od sprawdzenia rekomendacji i referencji. Możesz również zasięgnąć opinii innych firm współpracujących z danym biurem. Dokładnie zapoznaj się też z ofertą usług i sprawdź, czy uwzględnia ona wszystkie niezbędne zadania, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie podatków, sporządzanie sprawozdań finansowych itp.

Jeszcze przed podpisaniem umowy, ustal zasady współpracy i komunikacji. Określ sposoby i terminy przekazywania dokumentów, a także informacji o stanie ksiąg rachunkowych. Niektóre programy księgowe dla biur rachunkowych, jak np. Symfonia eBiuro, pozwalają udostępnić klientom konto, za pomocą którego mogą oni dodawać elektroniczne faktury czy samodzielnie sprawdzać bieżące rozrachunki. Taka funkcjonalność ułatwia współpracę oraz zapewnia jej większą przejrzystość.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe należy do organizacji branżowych, które nadzorują standard oferowanych usług i dbają o profesjonalizm swoich członków. Pamiętaj, że zawód księgowego nie jest zawodem regulowanym. By uniknąć ewentualnych problemów, postaraj się wybrać biuro o ugruntowanej renomie.