Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Urlopy – jak dział kadr pracuje w Twojej firmie?

Elżbieta Czaplicka

Elżbieta Czaplicka

Długość czytania:

28 listopada 2019

Z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że aż 29% czynności związanych z nieobecnościami specjaliści działów kadr wykonują poza systemem informatycznym. Dla porównania w tym samym badaniu zaobserwowaliśmy, że rozliczanie zasiłków czy urlopów jest jedną z głównych czynności wykonywaną w systemie kadrowo-płacowym. Potwierdziło to 32% badanych.

Często zdarza się, że pracując na systemie kadrowym lub płacowym nie wykorzystujemy w pełni jego możliwości. Ze znanych praktyk, które zaobserwowaliśmy, było to tworzenie zestawień w Excelu dotyczących nieobecności pracowników. Rejestrowano tam nie tylko wykorzystanie urlopu, ale także, wymiary przysługującego urlopu.

Zamknięcie roku w kadrach i płacach

Wyliczenie wymiaru urlopu dla pracownika w danym roku kalendarzowym nie zawsze jest proste. Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy mamy pracownika zmieniającego wymiar etatu z pełnego na niepełny lub też odwrotnie w roku kalendarzowym, jest to jego pierwsza pracy, posiada umowę terminową czy też nabywa uprawnienia do urlopu w ilości 26 dni.

Na szczęście nowoczesne programy kadrowo-płacowe znacznie ułatwiają tego rodzaju wyliczenia. Na podstawie wprowadzanych danych związanych z wykształceniem czy przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia system sam wylicza należny wymiar urlopu. Oprogramowanie uwzględnia, czy jest to pierwsza praca, czy umowa jest zawarta na czas określony, a także pilnuje momentu, gdy pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 26 dni.

Rejestrowanie otrzymywanych wniosków urlopowych pracowników w systemie kadrowo-płacowym jest też czynnością powtarzalną, którą można zastąpić elektronicznym obiegiem wniosków urlopowych. Widzimy coraz większe widzimy zainteresowanie portalami pracowniczymi, gdzie pracownik poprzez self-service ma możliwość sprawdzenia swojego bilansu dni urlopowych, złożenia wniosku z dowolnego miejsca i urządzenia. Specjaliści z działu kadr zaoszczędzony czas mogą wykorzystać na inne czynności, np. zawiązane z rozwojem pracowników.

Zmiany prawne w ostatnim czasie dostarczyły działom kadr większej ilości obowiązków, a także dodatkowej pracy administracyjnej. Jeśli tylko mamy możliwość zoptymalizowania procesów kadrowych, wykorzystując oprogramowanie, powinniśmy zacząć wprowadzać zmiany.

Sprawdź, w jaki sposób Twoja firma rozlicza procesy związane z nieobecnościami, a dowiesz się czy dział kadr będzie mógł zaoszczędzić czas i skupić się na innych procesach pracowniczych, tak by silniej wspomagać organizację w rozwoju.

Na jakie procesy warto zwrócić uwagę?

  • Wyliczanie ręczne – wprowadzanie ręczne – ręczne wyliczanie należnego wymiary urlopu przez osoby z działu kadr, wprowadzanie wykorzystania urlopu do systemu ręcznie lub też rejestrowanie wykorzystanego urlopu poza system kadrowo-płacowym.
  • Wyliczanie automatyczne – wprowadzanie ręczne – wyliczanie należnego wymiaru urlopu dla pracowników na podstawie informacji wprowadzonych do systemu z uwzględnieniem wielu zmiennych w trakcie roku kalendarzowego, wprowadzanie wniosków urlopowych do systemu ręcznie.
  • Wyliczanie automatyczne – wprowadzanie automatyczne – wyliczanie należnego wymiaru urlopu dla pracowników na podstawie informacji wprowadzonych do systemu z uwzględnieniem wielu zmiennych w trakcie roku kalendarzowego, automatyczne wprowadzanie wniosków urlopowych do systemu przy użyciu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych (self-service pracownika)

Optymalizując procesy HR w organizacji, odciążamy dział kadr z najbardziej uciążliwych powtarzanych czynności, jak np. ręczne wyliczanie podstaw wymiaru urlopu czy wprowadzanie wykorzystania urlopu. Pracownicy otrzymujący dostęp do systemów typu self-service mogą sami sprawdzić swój bilans urlopowy i nie muszą zwracać się z pytaniami do działu kadr o liczbę dni niewykorzystanego urlopu.

Urlopy bieżące i zaległe Co można, a czego nie wolno

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Jak sprawnie zarządzać wnioskami urlopowymi?

Jak sprawnie zarządzać wnioskami urlopowymi?

Wciąż jeszcze w wielu organizacjach składa się wnioski urlopowe w formie papierowej do swojego kierownika, który następnie przekazuje wniosek do dział kadr. Organizacje, które przeszły przynajmniej częściową transformację cyfrową, wdrożyły obsługę wniosków za pomocą poczty e-mail. Nawet jednak ta druga metoda nie jest w pełni optymalna pod kątem szybkości i odciążenia działu kadr od zbędnych czynności administracyjnych.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów ma na celu uprościć przepływ informacji krążących po firmie. Pozwala zaoszczędzić czas, przypisać koszty do właściwego projektu i miejsca w organizacji, ocenić potencjał przepływu pieniędzy (tzw. cashflow), ale też monitorować procesy przepływu informacji. Jak przepływ dokumentów wygląda w praktyce? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym materiale.

Powiązane kategorie

Planowanie
długoterminowe

Planowanie
globalne

Procesy
biznesowe

Zgodność
z prawem

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik