PIT-11 dla pracownika – w jakiej formie i do kiedy dostarczyć pracownikowi deklarację podatkową?

Pracodawcy, którzy w poprzednim roku zatrudniali pracowników, do końca lutego muszą dostarczyć im PIT-11. Przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierającej m.in. informacje o dochodach i zaliczkach na podatek dochodowy to obowiązek płatnika podatku. Formularz, w wersji elektronicznej, trzeba również przesłać do urzędu skarbowego. Z wystawianiem PIT-11 wiąże się jednak wiele pytań i wątpliwości. Czy deklarację trzeba podpisać?  W ilu egzemplarzach należy ją przygotować? Co grozi za wysłanie PIT-11 po terminie? Odpowiedzi na te oraz inne pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• Co to jest PIT-11 i kiedy należy go wystawić?
• W jakiej formie dostarczyć PIT-11?
• Czy PIT-11 trzeba podpisać?
• PIT-11 – obowiązki pracodawcy
• Jakich błędów unikać?
• Jak wystawić PIT-11 w programie R2Płatnik?
• Najczęściej zadawane pytania

Co to jest PIT-11 i kiedy należy go wystawić?

PIT-11 to formularz zawierający informacje na temat uzyskanych przez pracownika dochodów, a także wysokości pobranych zaliczek na podatek dochodowy. W deklaracji wskazuje się także kwoty składek, jakie zostały odprowadzone przez pracodawcę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT do przygotowania formularza zobowiązani są płatnicy, a zatem podmioty, na których spoczywa obowiązek opodatkowania wynagrodzenia pracownika, a następnie pobrania należnego podatku i odprowadzenia go na konto urzędu skarbowego.  Warto również pamiętać o obowiązujących terminach. Deklarację trzeba bowiem przesłać do urzędu najpóźniej do 31 stycznia następnego roku, za który przygotowane zostało rozliczenie. Do kiedy firmy muszą natomiast wysłać PIT dla pracowników? Zgodnie z obowiązującymi przepisami, deklarację należy przekazać zatrudnionemu do końca lutego.

Wystawianie PIT-11 – kiedy należy przygotować deklarację?

W PIT-11 wykazuje się nie tylko dochody uzyskane przez pracownika z tytułu umowy o pracę, lecz również umowy o dzieło czy umowy zlecenie. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Deklaracji nie trzeba bowiem wypełniać w przypadku zatrudniania osób na podstawie umów cywilnoprawnych, jeśli całkowita kwota należności (wynagrodzenia), wynikająca z umowy nie przekracza 200 zł. Zgodnie z przepisami, od tego typu umów pracodawca powinien odprowadzić zryczałtowany podatek dochodowy, a następnie rozliczyć go za pomocą deklaracji PIT-8AR.

Przeczytaj również: Zakończenie roku w obszarze kadrowo-płacowym – o czym pamiętać?

W jakiej formie dostarczyć PIT-11?

Pracownikowi można dostarczyć PIT w dowolnej formie. Pracodawca może przekazać go osobiście, listownie lub elektronicznie (pocztą e-mail bądź za pośrednictwem oprogramowania kadrowo-płacowego). Inaczej wygląda sytuacja w przypadku przekazywania informacji do organów podatkowych. Zgodnie z przepisami art. 3a i 3b Ordynacji podatkowej PIT-11 można wysłać do urzędu skarbowego wyłącznie w wersji elektronicznej.

Jak wysłać PIT-11 dla pracownika – zalecenia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Wysyłka PIT-11 to kwestia, która budzi wiele wątpliwości. Nie dziwi zatem fakt, że pracodawcy szukają informacji na jej temat w indywidualnych interpretacjach podatkowych. W jednej z nich: 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS, można spotkać się z zaleceniem, że

„…przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11.” Nie ma przy tym obowiązku korzystania z konkretnej platformy komunikacji.

Decydując się na wysłanie PIT-11 mailem, trzeba jednak pamiętać, by plik był zapisany w formie nieedytowalnej. Bardzo ważną kwestią jest zablokowanie pliku przed otwarciem postronnych osób za pomocą hasła znanego jedynie odbiorcy. Wiadomość musi być również podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Trzeba pamiętać, że o ile przepisy nie wymagają potwierdzenia odbioru dostarczenia formularza PIT11, to dobrą praktyką będzie wysłanie wersji papierowej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru – w przypadku tradycyjnej poczty bądź z żądaniem potwierdzenia odbioru w wiadomości e-mail czy też opublikowania na portalu pracownika

PIT-11 online dla pracownika – o czym warto pamiętać?

Dodatkowe zalecenia dotyczą pracodawców, którzy decydują się na wysyłanie PIT-11 elektronicznie. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD wskazuje, że deklaracja w takiej formie może zostać przekazana wyłącznie

„…za zgodą pracownika, według ustalonego wzoru oraz na wskazany przez niego adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników”.

W myśl obowiązujących przepisów doręczenie PIT-11 w tej formie stanowi realizację nałożonego na pracodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości, którą przesłano deklaracje.

Na podstawie informacji zawartych w PIT-11 osoby fizyczne rozliczają swoje podatkowe zeznania roczne na formularzach PIT-37 bądź PIT-36. W przypadku dochodów z więcej niż jednego źródła, pracownik otrzymuje PIT-11 od każdego pracodawcy.

Przeczytaj również: Aktualizacja informacji do umowy o warunkach zatrudnienia – na czym polega?

Czy PIT-11 trzeba podpisać?

Zarówno na deklaracji przesyłanej do urzędu, jak i tej przekazanej pracownikowi, powinien znaleźć się podpis osoby, którą przepisy zobowiązują do obliczania i pobierania podatku, lub takiej, która posiada odpowiednie pełnomocnictwo. Brak tego elementu może skutkować tym, że zeznanie zostanie uznane przez organy podatkowe za niezłożone. Kto podpisuje PIT-11? Taką osobą może być np. właściciel firmy lub pracownik działu księgowości, który przygotował informację.

PIT-11 – obowiązki pracodawcy

Trzeba pamiętać, że terminowe dostarczenie PIT-11 pracownikom to ustawowy obowiązek pracodawcy. Niedostarczenie dokumentu lub przekazanie go po terminie może wiązać się z karami finansowymi, dlatego lepiej odpowiednio wcześniej przygotować swój dział kadrowy do procesu zamknięcia roku podatkowego i wybrać odpowiednią formę wysłania formularzy (zwłaszcza, jeżeli firma zatrudnia większą liczbę pracowników). Przygotowanie wersji papierowych deklaracji i ich rozesłanie jest procesem bardzo pracochłonnym. Warto rozważyć wprowadzenie usprawnień takich jak np. wysyłka mailem, czy udostępnienie na portalu pracowniczym.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą? – Symfonia

Jakich błędów unikać?

Warto także pamiętać o odpowiedniej identyfikacji podatnika. Jednym z najczęstszych błędów przy wypełnianiu PIT-11 jest właśnie nieprawidłowe oznaczanie identyfikacji podatkowej. Przypomnijmy, że mamy do wyboru wpisanie numeru NIP bądź PESEL. NIP będzie odpowiedni dla podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą lub są zarejestrowanymi podatnikami VAT. Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej posługują się w rozliczeniach z fiskusem numerem PESEL.

Innym popularnym błędem przy wypełnianiu PIT-11 jest nieprawidłowe określenie urzędu skarbowego podatnika. Pamiętajmy, że obowiązuje zasada, iż w PIT-11 wpisujemy urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (a nie ze względu na adres, w którym jest zameldowany).

Jak wystawić PIT-11 w programie R2Płatnik?

Wystawianie PIT-11 to obowiązek każdego pracodawcy. Cały proces może być jednak bardzo czasochłonny. Na szczęście, na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają na jego automatyzację. Jednym z nich jest program Symfonia R2Płatnik, który umożliwia wygenerowanie formularzy PIT-11 zbiorczo, a zatem dla wszystkich pracowników. Aby to zrobić, wystarczy wybrać w menu „Raporty”, a następnie przejść do zakładki „Roczne rozliczenia PIT”.

Dane, które znajdą się w formularzach, zostaną automatycznie pobrane z kartotek dochodowych pracowników. Tak przygotowany dokument można następnie wydrukować i przekazać pracownikowi osobiście lub przesłać mu w formie elektronicznej.

Najczęściej zadawane pytania

Do kiedy należy wydać PIT-11 pracownikowi?

Deklarację PIT-11 należy przekazać pracownikowi do końca lutego następnego roku, za który przygotowane zostało zeznanie. Dokument można przekazać mu w wersji papierowej lub elektronicznej – w każdej z tych form musi on zostać opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Jak wysłać PIT-11 do urzędu skarbowego?

Termin przekazania deklaracji PIT-11 do urzędu skarbowego jest krótszy niż ten obowiązujący w przypadku pracowników. Organy podatkowe powinny bowiem otrzymać wypełniony formularz do 31 stycznia.  Co więcej, deklaracja musi zostać sporządzona w wersji elektronicznej i w takiej właśnie formie przesłana do systemu urzędu skarbowego.

Czy można dostać dwa PIT-y 11 od jednego pracodawcy?

PIT-11 stanowi informację zbiorczą, która uwzględnia wszystkie dochody uzyskane przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy na rzecz danego pracodawcy w danym roku podatkowym. Niezależnie zatem od liczby podpisanych przez strony umów, pracodawca może wystawić tylko jeden PIT-11 dla konkretnego pracownika.

Co grozi za wysłanie PIT-11 po terminie?

Zarówno przesłanie PIT-11 po terminie, jak i niezłożenie takiej deklaracji, stanowi wykroczenie skarbowe. Zgodnie z brzmieniem art. art. 56 § 4 w zw. z 56 § 3 i art. 48 Kodeksu karnego skarbowego, za niedopełnienie tego obowiązku płatnik podatku może zostać ukarany grzywną w wysokości nawet 180 stawek dziennych. Pracodawcy, którym nie udało się wysłać deklaracji w przewidzianych terminach, powinni złożyć czynny żal oraz bezzwłocznie przekazać do urzędu skarbowego uzupełnioną informację.