Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Obowiązujące obecnie przepisy nakładają na pracodawców wiele obowiązków – także tych o charakterze formalnym. Jednym z nich jest prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Tu często pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Z czego dokładnie powinna składać się dokumentacja pracownicza? Jak prowadzić teczkę osobową, by nie narazić się na odpowiedzialność karną? Przez ile lat pracodawca musi przechowywać elektroniczne akta osobowe pracowników? Odpowiedzi na powyższe pytania znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

• Czym jest dokumentacja pracownicza i co powinno się w niej znaleźć?
• Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
• Przechowywanie akt osobowych – najważniejsze zasady

Czym jest dokumentacja pracownicza i co powinno się w niej znaleźć?

Dokumentacja pracownicza to, najogólniej mówiąc, zbiór wszystkich dokumentów, które w związku z zatrudnieniem pracownika powinien przygotować i przechowywać pracodawca. Obejmuje ona nie tylko akta osobowe, lecz również różnego rodzaju ewidencje, kartoteki, dokumenty płacowe oraz inne wynikające bezpośrednio ze stosunku pracy.  Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, od 2019 r. może być ona prowadzona na dwa sposoby: w formie papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranego rozwiązania pracodawca musi przechowywać ją w taki sposób, aby zapewnić jej poufność i kompletność oraz ochronę przed zniszczeniem czy uszkodzeniem.

Ważne: pracodawcy oprócz samej dokumentacji pracowniczej muszą przygotowywać również odrębne ewidencje, dotyczące np. ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, a także spraw podatkowych.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika zostały podzielone na 5 części oznaczonych kolejnymi literami alfabetu – od A do E. To, co powinno się w nich znaleźć, w szczegółowy sposób określa § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Regulacje znajdujące się w tym przepisie omawiamy poniżej.

Część A – oświadczenia i dokumenty przesłane przez pracownika w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

W części A akt osobowych powinny się znaleźć wszystkie dokumenty, jakie pracodawca zgromadził w czasie, gdy dany pracownik ubiegał się o zatrudnienie. Są to m.in.:

• świadectwa potwierdzające ukończenie przez danego pracownika szkół wyższych, a także dyplomy i certyfikaty, ważne z perspektywy wykonywania pracy na danym stanowisku,
• odpowiedzi udzielone w ramach kwestionariusza osobowego,
• świadectwa pracy, jakie pracownik uzyskał od poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające dotychczasowe okresy zatrudnienia,
• orzeczenia lekarskie, które stwierdzają brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Część B – dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia

W części B akt osobowych pracownika należy umieścić wszystkie te dokumenty i oświadczenia, które odnoszą się bezpośrednio do nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu okresu zatrudnienia. Będą to zatem:

• umowa o pracę, wraz z podpisanymi do niej aneksami oraz zakresem obowiązków na danym stanowisku pracy,
• informacje o warunkach zatrudnienia, a także ryzyku zawodowym,
• dokumenty potwierdzające ukończenie przez pracownika obowiązkowych szkoleń, w tym np. z zakresu BHP czy też tych podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• oświadczenia dotyczące sposobu wypłaty wynagrodzenia,
• dokumenty potwierdzające, że pracownik zapoznał się z regulaminami pracy, zasadami przetwarzania jego danych osobowych oraz BHP obowiązującymi w danym zakładzie pracy,
• dokumenty potwierdzające przyznanie pracownikowi różnego rodzaju nagród i wyróżnień, a także podlegającego zwrotowi mienia firmowego,
• dokumenty dotyczące uprawnień urlopowych, a także korzystania z tego typu zwolnień,
• skierowania na badania lekarskie (wstępne i okresowe),
• umowy o zakazie konkurencji,
• oświadczenia, na mocy których nastąpiło wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, albo też doszło do zmiany tych warunków,
• wnioski składane przez pracownika, np. o zmianę rodzaju umowy, formy świadczenia pracy czy uzasadnienie przyczyny rozwiązania umowy.

Część C – dokumenty i oświadczenia związane z ustaniem stosunku pracy

Część C akt osobowych jest przeznaczona na dokumenty związane z ustaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. W związku z powyższym należy w niej umieścić:

• dokumenty potwierdzające rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy o pracę – niezależnie od tego, przez którą ze stron stosunku pracy zostały one złożone,
• kopię wydanego danemu pracownikowi świadectwa pracy, wraz z wnioskami dotyczącymi uzupełnienia lub sprostowania tego dokumentu,
• potwierdzenie dokonania przez pracodawcę czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z toczącym się wobec pracownika postępowaniem egzekucyjnym,
• umowy o zakazie konkurencji, które obowiązują również po ustaniu stosunku pracy,
• dokumenty potwierdzające, że pracownik nie otrzymał ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z podpisaniem z nim kolejnej umowy o pracę przez tego samego pracodawcę.

Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych

W aktach osobowych przewidziano również miejsce na informacje wskazujące, że w okresie zatrudnienia na danego pracownika zostały nałożone kary porządkowe. Służy do tego część D dokumentacji pracowniczej. Wśród przykładów tego typu dokumentów wymienić można:

• odpisy zawiadomień o ukaraniu,
• dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności uregulowanej na mocy odrębnych przepisów, które przewidują tzw. zatarcie kary.

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika

Od marca 2023 r. pracodawca ma obowiązek umieszczać w aktach osobowych pracownika także informacje na temat przeprowadzanej w zakładzie pracy kontroli trzeźwości. Dokumentacja tego typu obejmuje m.in.:

• informacje na temat kontroli trzeźwości, przeprowadzonej w trybie, jaki przewiduje art. 221c 6 Kodeksu Pracy, a także wyniki badania stanu trzeźwości wskazujące, że pracownik był w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości,
• informacje o przeprowadzonej kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, a także wyniki tych badań, wskazujące, że dopuszczalne w przepisach normy zostały przekroczone.

Jaką inną dokumentację muszą jeszcze prowadzić pracodawcy?

Oprócz samych akt osobowych pracodawca powinien także prowadzić kartoteki i rejestry dotyczące stosunku pracy oraz jego przebiegu. W skład tej części dokumentacji pracowniczej wchodzą m.in.:

• ewidencja czasu pracy,
• informacje na temat wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego,
• listy płac, z uwzględnieniem innych świadczeń związanych z pracą, które zostały wypłacone pracownikowi,
• ewidencje przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• inne wnioski i zgody pracownika, dotyczące np. pracy w godzinach nadliczbowych.

Przechowywanie akt osobowych – najważniejsze zasady

Poszczególne części akt osobowych można podzielić na mniejsze kategorie i ponumerować, tak by zachować porządek w dokumentacji. Konieczne jest również przygotowanie wykazu dokumentów znajdujących się w teczce pracownika – najlepiej w kolejności chronologicznej. Warto pamiętać, że dokumenty wymienione w częściach D i E przechowuje się w wydzielonych i ponumerowanych sekcjach, dotyczących konkretnej kary czy przeprowadzonego badania. Gdy natomiast kara ulegnie zatarciu, dokumenty usuwa się z teczki, zaś pozostałym sekcjom przydziela kolejne, następujące po sobie numery.

Zobacz również:  Dokumentacja pracownicza na nowych zasadach

Jak przechowywać akta osobowe pracownika – w wersji papierowej czy elektronicznej?

Trudno udzielić jednoznaczną odpowiedź na powyższe pytanie. Obowiązujące obecnie przepisy zapewniają pracodawcom w tym względzie swobodę wyboru. Decydując się jednak na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, trzeba pamiętać, że w teczce mogą znaleźć się jedynie te odpisy lub kopie dokumentów, które zostały poświadczone przez upoważnioną do tego osobę na zgodność z oryginałem. Pracodawcy, którzy chcieliby natomiast zrezygnować z papierowych teczek na rzecz dokumentacji elektronicznej, powinni liczyć się z koniecznością wykonania skanów wszystkich dokumentów oraz opatrzenia ich podpisem kwalifikowanym.

Zobacz również: Akta osobowe pracowników w formie elektronicznej – co musisz wiedzieć.

Przez ile lat pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat, licząc od momentu ustania zatrudnienia. Ten obowiązek odnosi się w szczególności do akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. W związku z nowelizacją ustawy o emeryturach i rentach z FUS, od 2019 r. powyższy okres może być skrócony do 10 lat, jeśli:

• pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.,
• pracownik został zatrudniony w latach 1999 – 2018, a pracodawca złożył do ZUS wszystkie oświadczenia ZUS OSW oraz raporty informacyjne (ZUS RIA).

Ważne: w przypadku krótszego okresu czas przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, a nie od daty ustania tego stosunku.

Co grozi na nieprawidłowe przechowywanie akt pracowniczych?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub przechowywanie jej w warunkach, które nie zapewniają jej poufności i bezpieczeństwa, grozi grzywna w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Powyższą karę może nałożyć Inspekcja Pracy, która stwierdzi uchybienia w tym zakresie, np. podczas przeprowadzanej kontroli.