Wpływ Intuicyjnego User Experience (UX) w oprogramowaniu HR na efektywność pracy

Jak intuicyjny interfejs użytkownika w oprogramowaniu HR wpływa na produktywność i satysfakcję pracowników. Podpowiadamy, czym kierują się specjaliści HR przy wyborze oprogramowania. 

 

Narzędzia pomagające usprawnić pracę HR

Oprogramowania przeznaczone do częściowej automatyzacji procesów z obszaru HR to coś wciąż nieoczywistego i niedostępnego w wielu firmach. Mimo szeregu informacji o potrzebie ich zastosowania, jakie możemy znaleźć chociażby w mediach społecznościowych, nadal w wielu organizacjach widać przekonanie, że dział HR nie może i nie będzie  wyposażony w narzędzia IT ze względu na koszty.

Narzędzi, które pomagają usprawniać komunikację wewnętrzną, usprawniać realizację procesów  takich jak onboarding, planowanie celów czy realizację ocen okresowych, jest naprawdę wiele. Nie możemy zatem mówić o braku dostępności, ale o przyzwyczajeniu do tego, „jak było”

W obszarze digitalizacji HR Symfonia proponuje swoje narzędzie, które można wdrażać stopniowo, w zależności od potrzeb danej organizacji i sukcesywnie rozwijać, aby w konsekwencji pomóc usprawniać HR.

Czy intuicja to pewne źródło informacji w HR?

Intuicja wg wszelkich definicji, to nic innego jak przeczucia, przypuszczenia, zdolność przewidywania, narzucające się przekonanie, którego z całą pewnością nie da się w pełni uzasadnić. Słownik Języka Polskiego zwrot „słuszne przeczucie” traktuje jako jeden z synonimów intuicji. Innymi słowy: jeśli zaufałeś swojemu przeczuciu i okazało się to trafne, to była to intuicja. Natomiast, jeśli to było pomyłką: to nie była to intuicja.

 

Platformy e-learningowe, programy do realizacji programów mentoringowych i ATS’y do obsługi rekrutacji – to dziś dominujące na rynku narzędzia, oferowane w ramach realizacji częściowych procesów zarządzania pełnym cyklem życia pracownika w organizacji. Życzeniem większości użytkowników tych narzędzi jest, aby najlepiej integrowały się „ze wszystkim”, aby maksymalnie zmniejszyć ilość powielanych czynności i zautomatyzować działania, które zabierały dotąd najwięcej czasu, ale nie zawsze przynosiły zamierzony efekt.

 

Jak zmieni się efektywność kiedy skorzystasz z automatyzacji?

Czy zatem przywołana intuicyjność obsługi oprogramowania może mieć wpływ na zwiększenie efektywności pracownika? Oczywiście, że tak! W tym miejscu pojawia się miejsce na kilka pytań, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć:

• Co możemy zyskać dzięki systemowi HRM?
• Kto będzie głównym beneficjentem, korzystającym z tego narzędzia?
• Jakie kryteria wyboru wpiszemy na listę życzeń?
• Które z aktualnych bolączek chcemy wyeliminować?
• Jak zaplanujemy priorytety przy wyborze rozwiązania?

 

O ile wiadomo, że dzięki automatyzacji szereg procesów jest w stanie przyspieszyć, a my dzięki temu zwiększymy swoją efektywność poprzez realizację nowych lub dodatkowych zadań i automatycznie przyspieszymy ich realizację, to nie każdy wie, że mając profesjonalne narzędzie, można przede wszystkim zbudować porządną bazę wiedzy na temat pracownika.

Od tej pory nie będzie konieczności weryfikowania jakichkolwiek informacji kadrowo-płacowych w różnych źródłach; wszystko będzie dostępne „od ręki”, w jednym miejscu. To zapewnia przejrzystość i kompleksowość informacji – zarówno dla pracodawcy jak i dla pracownika. Pracownicy zyskują przede wszystkim pełną wiedzę na temat organizacji, dla której pracują, o jej wartościach i procesach, które dla niej projektują i realizują.

Przeczytaj także: Jak przygotować regulamin wynagradzania – Symfonia

Beneficjentem będzie odtąd każdy pracownik zatrudniony bezpośrednio w organizacji, ale również współpracownicy. Niektóre narzędzia, takie jak Symfonia HR są w stanie zapewnić dostęp do pełnej obsługi platformy (lub wybranych, konkretnych jej obszarów) zleceniobiorcom oraz kontraktorom, współpracującym w modelu B2B. Skorzystają na tym z pewnością wszyscy – zaczynając od pracowników, a skończywszy na zarządzie; każdy manager działu, HRBP, czy specjalista ds. rekrutacji. Każda osoba, która ma zapewniony dostęp do platformy może czerpać z niej wiedzę, którą także może dzielić się z innymi.

Poszukując kryteriów wyboru rozwiązania informatycznego dla HR najlepiej mieć na uwadze pełen obszar funkcjonalności danej organizacji, w tym jej branżę. Jedni bowiem będą potrzebowali narzędzia do pracy opartej na OKR’ach, inni zaś poprzestaną na ATS, który zrealizuje wiele procesów rekrutacji i pomoże wyeliminować częściowo rotację na etapie onboardingu. O ostatecznym wyborze zadecydować więc mogą takie czynniki jak: koszt jednostkowy obsługiwanego pracownika, koszt modułu (obszaru), koszty wdrożenia, jego czasochłonność, intuicyjny interfejs.

Bolączek w pracy każdego HR’owca jest wiele; każda firma, bez względu na liczbę w niej zatrudnionych osób, boryka się z innymi trudnościami, których nie sposób uniknąć bez wsparcia narzędziowego. Co istotne, sięgając po wdrożenie narzędzi do automatyzacji HR, będziemy w stanie nadal realizować procesy wewnątrz firmy bez konieczności powierzania ich obsługi firmom zewnętrznym, eliminując w ten sposób dodatkowe koszty.

 

Bezpieczeństwo i możliwość integracji

Jedną z prób badawczych, wykorzystywaną do zweryfikowania rynku jest badanie potencjału oprogramowania do „miękkiego HR”. W Raporcie PMR przeprowadzonym dla Symfonii w listopadzie 2023 roku respondentów zapytano między innymi o znaczenie łatwości w obsłudze ( User experience ) i przełożenie tego na efektywność pracy HR’owca.

Celem nadrzędnym tego projektu było zbadanie potencjału oprogramowania do miękkiego HR poprzez przeprowadzenie badania ilościowego z przedstawicielami firm korzystających z tego typu narzędzi w pracy, a także tych, którzy mają w planach wdrożenie ich w roku 2024. Respondentami były osoby współ-/odpowiedzialne za ostateczny wybór oprogramowania, które ostatecznie zdefiniuje potrzeby każdej organizacji. Obszary, w których działają badane firmy, to przede wszystkim ICT, finanse, opieka medyczna, produkcja, handel oraz usługi.

Bezpieczeństwo okazuje się być kluczowym czynnikiem wyboru narzędzi do zarządzania obszarem HR. Jak wynika z badania aż 82% respondentów wybrało ten właśnie element jako decydujący. Dla porównania łatwość obsługi i interfejs użytkownika okazują się być ważne dla 39% badanych. Co najciekawsze, firmy, które zamierzają zainwestować w zakup narzędzi automatyzujących częściowo ich pracę, są w stanie przeznaczyć na ten cel więcej, niż zakładany powszechnie korzystny stosunek jakości do ich ceny.

Badanie wykazało także, że Symfonia HR to zdecydowany lider rankingu rozpoznawalności marek wśród dostawców i producentów narzędzi dla obszaru HR. Na kolejnych miejscach uplasowały się między innymi Emplo i HRappka. Często wymieniane były także inne marki, gwarantujące kompleksowe rozwiązania – m.in. zintegrowana Symfonia HR z Symfonia R2-Płatnik oraz Symfonia Kadry i Płace.

Przeczytaj także: DEI w HR – dlaczego różnorodność, równość i inkluzja są ważne? – Symfonia

„Lepsze zarządzanie w obszarze HR oraz usprawnienie procesów”- to główne motywatory inwestycji w zakup takiego oprogramowania. Organizacje świadome są dostarczanych przez dedykowane narzędzia wartości dla HR i skłonne są inwestować w technologie, które zapewniają korzyści operacyjne, analityczne, jak również te związanych z kulturą pracy.

Tylko niewielki odsetek klientów zdecydował się na wdrożenie nowego programu bez uprzedniego zaplanowania; konsultacje wdrożeniowo-szkoleniowe dostawcy oprogramowania stanowią ogromna wartość w przygotowaniu do pracy organizacji w nowym środowisku. Pozytywna ocena użytkowników oprogramowania zależy więc w równym stopniu od jego intuicyjności w obsłudze oraz sprawnie przeprowadzonego i efektywnego procesu wdrożeniowego.