Urlop na żądanie – kiedy przysługuje i jak należy go zgłosić?

Gorsze samopoczucie, nagła choroba niani czy awaria pojazdu – każda z tych sytuacji może sprawić, że danego dnia pracownik nie będzie mógł stawić się w pracy. Aby uniknąć nieusprawiedliwionej nieobecności, powinien zgłosić urlop na żądanie. Kiedy dokładnie można skorzystać z tego rozwiązania? W jakich okolicznościach pracodawca może nie przychylić się do prośby pracownika?  Czy urlop na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego? Ile dni wolnego w ciągu roku przysługuje zatrudnionemu? Po jakim czasie można zgłosić urlop na żądanie w nowej pracy? Sprawdź!

Spis treści:

• Urlop na żądanie – kiedy przysługuje?
• Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?
• Po jakim czasie można wziąć urlop na żądanie?
• Czy pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu na żądanie?

Najważniejsze informacje w skrócie

• Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Przysługuje każdemu pracownikowi w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym.
• Urlop w trybie pilnym udzielany jest wyłącznie na wniosek zatrudnionego i wymaga zgody pracodawcy. Ten ostatni może odmówić jedynie wówczas, gdy istnieją ku temu uzasadnione przyczyny.
• Urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok i nie zwiększa wymiaru urlopu wypoczynkowego. Ta ostatnia cecha odróżnia go od tzw. urlopu z powodu siły wyższej, który w zależności od systemu czasu pracy przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin.
• Po jakim czasie można wziąć urlop na żądanie? Osoba, która zmienia pracodawcę, może skorzystać z dnia wolnego już od pierwszego miesiąca pracy. Jak to wygląda w przypadku pracowników, którzy po raz pierwszy w życiu podjęli zatrudnienie? Im takie prawo przysługuje dopiero po przepracowaniu miesiąca.

Urlop na żądanie – kiedy przysługuje?

Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi, który przepracował co najmniej 1 miesiąc. Zasady dotyczące jego udzielania zostały uregulowane w przepisach Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 167(2) pracownik, który chce uzyskać dzień wolnego w trybie pilnym, najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu musi poinformować o tym fakcie swojego pracodawcę. Przepisy nie precyzują jednak, w jakiej formie należy to zrobić. W praktyce urlop na żądanie można zgłosić zarówno za pomocą pisemnego wniosku, jak i ustnie, mailowo czy telefonicznie.

Urlop na żądanie można zgłosić także dzień wcześniej, np. w godzinach wieczornych, jeśli pracownik wie, że następnego dnia, nie będzie mógł stawić się w pracy. Gdy jednak przyczyna nieobecności była wcześniej znana (np. wynikała z zaplanowanej wizyta u lekarza), to powinien on zgłosić urlop wypoczynkowy w trybie, jaki obowiązuje w danej firmie. Urlop na żądanie należy bowiem wykorzystywać tylko w nagłych sytuacjach.

Przepisy prawa pracy wskazują, że pracodawca musi przyjąć wniosek pracownika i udzielić mu urlopu. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one sytuacji, w których udzielenie zatrudnionemu urlopu na żądanie mogłoby poważnie zagrozić ważnym interesom przedsiębiorstwa. Więcej na ten temat piszemy w dalszej części naszego poradnika. Wiele wątpliwości budzi również to, komu zgłosić urlop na żądanie. Przepisy nie odnoszą się do tej kwestii wprost, dlatego warto stosować się tu do procedury obowiązującej w firmie. O nieobecność w pracy można zatem poinformować bezpośredniego przełożonego lub pracownika działu kadr, jeśli to do niego w pierwszej kolejności trafiają wnioski urlopowe.

Przeczytaj również: Urlop okolicznościowy – kiedy i komu przysługuje?

Kiedy można wziąć urlop na żądanie?

W przepisach prawa pracy brakuje regulacji dotyczących tego, w jakich okolicznościach można zgłosić urlop na żądanie. Co więcej, pracownik, który chce skorzystać z dnia wolnego w trybie pilnym, nie musi podawać przyczyny swojej nieobecności w pracy. To podstawowa cecha, która odróżnia ten rodzaj zwolnienia od urlopu z powodu siły wyższej. Ten drugi można zgłosić jedynie w pilnych sprawach rodzinnych, jak np. urodzenie dziecka, wypadek czy śmierć członka rodziny. Ustawodawca nie wskazał także, w jakim trybie urlop na żądanie należy wykorzystać. Pracownik może go zatem wybrać jednorazowo lub podzielić na części.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

W każdym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Jego wymiar nie zależy od stażu zatrudnienia, systemu czasu pracy czy liczby umów o pracę.  Oznacza to, że 4 dni wolnego w nagłym przypadku przysługują zarówno osobom, które mają prawo do 20, jak i 26 dni urlopu wypoczynkowego. O tej zasadzie warto pamiętać podczas planowania urlopów. Pracownik, który wykorzysta wszystkie przysługujące mu w danym roku dni wolnego na wypoczynek, aż do 1 stycznia roku następnego nie będzie mógł ubiegać się o urlop na żądanie.

Czy urlop na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego?

Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, a co za tym idzie wlicza się do jego wymiaru. Nie został on bowiem ujęty jako odrębna kategoria w przepisach prawa pracy.  Co to oznacza w praktyce? Jeśli pracownikowi w danym roku przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, to z tej puli maksymalnie 4 może wykorzystać w trybie pilnym, a zatem zgłaszając pracodawcy w dniu planowanej nieobecności w pracy. Warto również pamiętać, choć urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, to jednak w przeciwieństwie do tego drugiego nie przechodzi na kolejny rok – nawet jeśli w poprzednim okresie zatrudniony nie miał okazji z niego skorzystać.

W jaki sposób pracodawca powinien rozliczyć 4 dni urlopu na żądanie?

Urlop na żądanie jest płatny. Za czas nieobecności w pracy pracownikowi przysługuje tak samo wynagrodzenie, jak za urlop wypoczynkowy. Podczas jego rozliczania uwzględnia się zatem nie tylko składniki stałe, ale również te o charakterze zmiennym, jak np. miesięczne premie.

Po jakim czasie można wziąć urlop na żądanie?

Wiele wątpliwości budzi również to, kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu na żądanie. Tę kwestię bardzo dokładnie regulują przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi osoba podejmująca pierwszą pracę w życiu może skorzystać z urlopu na żądanie dopiero po przepracowaniu miesiąca. Inaczej jest w przypadku pracowników, którzy w trakcie roku kalendarzowego zmieniają pracodawcę. Ci mogą zgłosić urlop na żądanie już w pierwszym miesiącu pracy – o ile nie wykorzystali go w poprzednim zakładzie pracy. Roczna pula urlopu na żądanie (4 dniu) odnawia się z dniem 1 stycznia roku kalendarzowego.

Przeczytaj również: Jak obliczyć, ile dni urlopu mi przysługuje?

Czy pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu na żądanie?

Kwestie dotyczące zasad udzielania urlopu na żądanie, ze względu na dość ogólny charakter przepisów prawa pracy, były wielokrotnie przedmiotem orzecznictwa. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 28 października 2009 r. (II PK 123/09), choć Kodeks Pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi dnia wolnego w trybie pilnym, to jednak istnieją pewne okoliczności, w których przepis ten nie ma zastosowania. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy nieobecność pracownika uniemożliwiłaby normalne funkcjonowanie firmy lub zakładu.

Warto również pamiętać, że urlop na żądanie udzielany jest wyłącznie na wniosek i wymaga zatwierdzenia przez pracodawcę.  Pracownik nie może zatem go rozpocząć, jeśli nie uzyskał odpowiedniej zgody. Brak spełnienia tego wymogu traktowany jest jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, co może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.