Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika? Poradnik krok po kroku

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do wypłaty wynagrodzenia. Obliczanie jego wysokości bywa jednak kłopotliwe. Od kwoty brutto potrącane są bowiem składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy. W efekcie pensja, którą otrzymuje pracownik „na rękę”, jest niższa niż kwota brutto, a całkowity koszt zatrudnienia ponoszony przez pracodawcę – wyższy niż ten wynikający z zapisów w umowie. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak krok po kroku obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jakie składniki wpływają na wysokość pensji oraz poznasz schemat obliczania wynagrodzenia obowiązujący w 2025 roku.

Spis treści:

• Wynagrodzenie za pracę – najważniejsze informacje
• Wynagrodzenie brutto – co dokładnie wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika?
• Naliczanie wynagrodzenia – jakie składki ZUS należy uwzględnić?
• Zaliczka na podatek dochodowy a zasady naliczania wynagrodzeń
• Wyliczanie wynagrodzenia netto krok po kroku
• Jak obliczyć wynagrodzenie w programie Symfonia eBiuro?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wynagrodzenie za pracę to obowiązkowe świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi w zamian za wykonaną pracę.
• Wynagrodzenie brutto obejmuje pensję zasadniczą, premie, dodatki oraz inne składniki, od których potrącane są składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.
• Aby obliczyć wynagrodzenie netto, od kwoty brutto należy odjąć składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy.
• Jeśli pracownik złożył PIT-2 to pracodawca podczas obliczenia wynagrodzeń może uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu, a także kwotę wolną od podatku.
• Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy niż wynagrodzenie brutto, ponieważ obejmuje tę część składek na ubezpieczenia społeczne, którą pracodawca finansuje z własnych środków.

Wynagrodzenie za pracę – najważniejsze informacje

Wynagrodzenie za pracę to obowiązkowe świadczenie majątkowe przysługujące pracownikowi w zamian za pracę wykonaną na rzecz danego pracodawcy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jego wysokość powinna być określona w umowie o pracę i dostosowana do rodzaju wykonywanych obowiązków oraz kwalifikacji pracownika. W przypadku osób zatrudnionych na pełen etat nie może być jednak niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, która w 2025 roku wynosi 4666,00 zł brutto.

Stawki i składniki wynagrodzeń, a także zasady ich wypłaty pracodawca powinien ustalić w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku jego braku – w regulaminie wynagrodzenia lub w umowie o pracę zawartej z pracownikiem. Musi on również prowadzić ewidencję czasu pracy, która co do zasady stanowi podstawę do wyliczenia wynagrodzenia. Więcej na jej temat przeczytasz w poradniku: ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć.

Wynagrodzenie brutto – co dokładnie wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika?Wynagrodzenie brutto pracownika składa się z różnych elementów. Należą do nich m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze, czyli kwota wynikająca bezpośrednio z zapisów znajdujących się w umowie o pracę,
• premie i dodatki (np. dodatek służby lub za pracę w warunkach szkodliwych),
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• wynagrodzenie chorobowe – jeśli w danym miesiącu pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim,
• wynagrodzenie za czas urlopu.

Wymienione wyżej elementy, co do zasady, podlegają oskładkowaniu ZUS. Ten obowiązek nie dotyczy jednak wszystkich składników wynagrodzenia. Ze składek ZUS zwolnione są m.in.:

• odprawy rentowe i emerytalne,
• nagrody jubileuszowe,
• zwrot kosztów podróży służbowej,
• odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,
• zapomogi losowe.

Wyliczanie wynagrodzenia – jakie składki należy uwzględnić?

Wynagrodzenie brutto to kwota zapisana w umowie – nie jest to jednak suma, jaką pracownik otrzyma na swoje konto. Od tej wartości trzeba bowiem odjąć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (w takiej części, jaka jest finansowana z wynagrodzenia pracownika) oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Dopiero wtedy otrzymujemy wynagrodzenie netto, czyli tzw. pensję na rękę. Warto pamiętać również o tym, że wynagrodzenie brutto nie odpowiada kosztom zatrudnienia, jakie ponosi pracodawca. Oprócz pensji – z własnych środków – opłaca on również:

• pozostałą część składek na ubezpieczenia społeczne,
• wpłaty do PPK,
• składkę na Fundusz Pracy,
• składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: całkowity koszt zatrudnienia pracownika – co wchodzi w skład kosztów pracodawcy.

Stawki procentowe składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wraz z informacją, jaką ich część pokrywa pracownik, a jaką pracodawca, znajdziesz w poniższej tabeli.

Wyliczanie wynagrodzenia – jak odliczać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Źródło: ZUS – zasady ustalania podstawy wymiaru składek

Zaliczka na podatek dochodowy a zasady naliczania wynagrodzeń

Aby obliczyć wynagrodzenie netto, trzeba jeszcze odliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawę do jej obliczenia stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu. Te ostatnie wynoszą:

• 250 zł – jeśli pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy;
• 300 zł – jeżeli zakład pracy znajduje się w innej miejscowości niż ta, w której mieszka zatrudniony.

Ustaloną w ten sposób podstawę opodatkowania mnoży się przez odpowiednią stawkę podatku, wynoszącą 12% lub 32%. Jeśli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie, podczas obliczania wysokości zaliczki na podatek dochodowy, pracodawca może uwzględnić kwotę wolną od podatku. Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: PIT-2 – jak wypełnić i kiedy należy go złożyć.

Wyliczanie wynagrodzenia netto krok po kroku

Wynagrodzenie netto pracownika oblicza się wg zasad naliczania wynagrodzeń, wynikających z przepisów prawa pracy oraz prawa podatkowego. Cała procedura składa się z kilku prostych kroków.

Jeśli chcesz wyliczyć wynagrodzenie netto do wypłaty:

1. ustal wysokość wynagrodzenia brutto pracownika, uwzględniając wszystkie premie i dodatki,
2. oblicz wysokość składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika,
3. oblicz wysokość składki zdrowotnej oraz ewentualne wpłaty do PPK,
4. od uzyskanej kwoty odlicz zaliczkę na podatek dochodowy,
5. wylicz wynagrodzenie netto.

Schemat obliczania wynagrodzenia – przykład

Pan Adam, który ukończył 26 lat, otrzymuje wynagrodzenie ze stosunku pracy w wysokości 4 666 zł brutto. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu. Pan Adam złożył dodatkowo PIT-2 i upoważnił w nim pracodawcę do pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Zrezygnował również z udziału w PPK. Jak obliczyć wynagrodzenie netto Pana Adama, wiedząc, że stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%, a pracownikowi nie przysługują żadne premie i dodatki?

1. Od kwoty wynagrodzenia brutto odejmij kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w części, jaką finansuje pracownik

Wynagrodzenie brutto: 4 666,00 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

• ubezpieczenie emerytalne

4 666,00 zł x 9,76% = 455,40 zł

• ubezpieczenie rentowe

4 666,00 zł x 1,5% = 69,99 zł

• ubezpieczenie chorobowe

4 666,00 zł x 2,45% = 114,32 zł

Razem do odliczenia: 639,71 zł

2. Oblicz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

od kwoty wynagrodzenia brutto odlicz kwotę składek na ubezpieczenia społeczne:

4 666,00 zł – 639,71 zł = 4 026,29 zł

3. Oblicz wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Wysokość składki zdrowotnej odliczanej od wynagrodzenia wyniesie:

4 026,29 zł x 9% = 362,37 zł

4. Oblicz podstawę opodatkowania

Od wynagrodzenia brutto odejmij składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu:

4 666,00 zł – 639,71 zł – 250 zł = 3776,29 zł

Podstawę opodatkowania zaokrąglij do pełnych złotych: 3776,00 zł.

5. Wylicz zaliczkę na podatek dochodowy

Oblicz wysokość podatku od podstawy opodatkowania:

3776,00 zł x 12% (stawka podatku dochodowego w tzw. I progu podatkowym) = 453,12 zł

Od kwoty podatku odejmij kwotę zmniejszającą podatek:

453,12 zł – 300 zł = 153,12 zł

Kwotę podatku zaokrąglij do pełnych złotych: 153,00 zł

6. Oblicz kwotę do wypłaty (wynagrodzenie netto)

Od wynagrodzenia brutto odejmij:

• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne
• zaliczkę na podatek dochodowy

4666,00 zł – 639,71 zł – 362,37 zł – 153,00 zł = 3510,92 zł

Wynagrodzenie netto Pana Adama wyniesie 3510,92 zł.

Całkowity koszt zatrudnienia wyniesie natomiast 5 621,60 zł i obejmuje:

• wynagrodzenie brutto w kwocie 4666,00 zł
• składki społeczne oraz składki na FP i FGŚP finansowane przez pracodawcę w kwocie 955,60 zł

Jak obliczyć wynagrodzenie w programie Symfonia eBiuro?

Samodzielne naliczanie wynagrodzeń może być kłopotliwe – szczególnie, jeśli w firmie pracuje kilkoro pracowników, którym przysługują różnego rodzaju premie, dodatki czy ulgi podatkowe. Na rynku dostępne są jednak programy przeznaczone dla mikro i małych firm, które pozwalają ten proces zautomatyzować. Jednym z nich jest Symfonia eBiuro – program do księgowości dla firm wyposażony w moduł kadry i płace. Za pomocą tego ostatniego można m.in. zarejestrować umowy o pracę, prowadzić ewidencję czasu pracy, a także naliczać wynagrodzenia i generować listy płac. Na podstawie wprowadzonych danych system pozwala również na przygotowanie deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-4R, PIT-11) oraz dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie: jakie funkcje oferuje moduł Kadry i Płace?

Obliczanie wynagrodzenia w programie Symfonia eBiuro

Jak wygląda z kolei sam schemat obliczania wynagrodzenia w programie Symfonia eBiuro? Aby obliczyć wysokość pensji do wypłaty, wystarczy przejść do zakładki Kadry i płace, a następnie wybrać opcję Wypłaty > Dodaj wypłatę. Po wykonaniu tej operacji wyświetli się lista umów zarejestrowanych w programie. Po wybraniu odpowiedniej umowy system uzupełni część pól na podstawie danych wprowadzonych w karcie pracownika. Użytkownik programu może również dodać nieobecności i nadgodziny, a także dodatkowe składniki wynagrodzenia. Po zatwierdzeniu wprowadzonych zmian program wygeneruje listę wypłat z danego miesiąca.

Przeczytaj również:  Jak wygenerować wypłatę i zaksięgować listę płac – Centrum pomocy