Długość czytania:
Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do wypłaty wynagrodzenia. Obliczanie jego wysokości bywa jednak kłopotliwe. Od kwoty brutto potrącane są bowiem składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy. W efekcie pensja, którą otrzymuje pracownik „na rękę”, jest niższa niż kwota brutto, a całkowity koszt zatrudnienia ponoszony przez pracodawcę – wyższy niż ten wynikający z zapisów w umowie. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak krok po kroku obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jakie składniki wpływają na wysokość pensji oraz poznasz schemat obliczania wynagrodzenia obowiązujący w 2026 roku.
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Wynagrodzenie za pracę to obowiązkowe świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi w zamian za wykonaną pracę.
- Wynagrodzenie brutto obejmuje pensję zasadniczą, premie, dodatki oraz inne składniki, od których potrącane są składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.
- Aby obliczyć wynagrodzenie netto, od kwoty brutto należy odjąć składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy.
- Jeśli pracownik złożył PIT-2, to pracodawca podczas obliczenia wynagrodzeń może uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu, a także kwotę wolną od podatku.
- Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy niż wynagrodzenie brutto, ponieważ obejmuje tę część składek na ubezpieczenia społeczne, którą pracodawca finansuje z własnych środków.
Wynagrodzenie za pracę – najważniejsze informacje
Wynagrodzenie za pracę to obowiązkowe świadczenie majątkowe przysługujące pracownikowi w zamian za pracę wykonaną na rzecz danego pracodawcy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jego wysokość powinna być określona w umowie o pracę i dostosowana do rodzaju wykonywanych obowiązków oraz kwalifikacji pracownika. W przypadku osób zatrudnionych na pełen etat nie może być jednak niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, która od 1 stycznia 2026 roku wynosi 4 806,00 zł brutto (31,40 zł za godzinę).
Stawki i składniki wynagrodzeń, a także zasady ich wypłaty pracodawca powinien ustalić w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku jego braku – w regulaminie wynagrodzenia lub w umowie o pracę zawartej z pracownikiem. Musi on również prowadzić ewidencję czasu pracy, która co do zasady stanowi podstawę do wyliczenia wynagrodzenia. Więcej na jej temat przeczytasz w poradniku: ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć.
Chcesz zautomatyzować procesy w kadrach i płacach? Kliknij poniższy baner i pobierz bezpłatną listę kontrolą!
Wynagrodzenie brutto – co dokładnie wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika?
Wynagrodzenie brutto pracownika składa się z różnych elementów. Należą do nich m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze, czyli kwota wynikająca bezpośrednio z zapisów znajdujących się w umowie o pracę,
- premie i dodatki (np. dodatek służby lub za pracę w warunkach szkodliwych),
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
- wynagrodzenie chorobowe – jeśli w danym miesiącu pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim,
- wynagrodzenie za czas urlopu.
Wymienione wyżej elementy, co do zasady, podlegają oskładkowaniu ZUS. Ten obowiązek nie dotyczy jednak wszystkich składników wynagrodzenia. Ze składek ZUS zwolnione są m.in.:
- odprawy rentowe i emerytalne,
- nagrody jubileuszowe,
- zwrot kosztów podróży służbowej,
- odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,
- zapomogi losowe.
Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!
Wyliczanie wynagrodzenia – jakie składki należy uwzględnić?
Wynagrodzenie brutto to kwota zapisana w umowie – nie jest to jednak suma, jaką pracownik otrzyma na swoje konto. Od tej wartości trzeba bowiem odjąć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (w takiej części, jaka jest finansowana z wynagrodzenia pracownika) oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Dopiero wtedy otrzymujemy wynagrodzenie netto, czyli tzw. pensję na rękę. Warto pamiętać również o tym, że wynagrodzenie brutto nie odpowiada kosztom zatrudnienia, jakie ponosi pracodawca. Oprócz pensji – z własnych środków – opłaca on również:
- pozostałą część składek na ubezpieczenia społeczne,
- wpłaty do PPK,
- składkę na Fundusz Pracy,
- składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: całkowity koszt zatrudnienia pracownika – co wchodzi w skład kosztów pracodawcy.
Jeśli planujesz zatrudnienie na innej podstawie niż umowa o pracę, sprawdź też, czym różni się rozliczanie umowy zlecenia, bo schemat składek wygląda tam inaczej. Stawki procentowe składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wraz z informacją, jaką ich część pokrywa pracownik, a jaką pracodawca, znajdziesz w poniższej tabeli.
Wyliczanie wynagrodzenia – jak odliczać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
| Rodzaj składki | Stopa procentowa | Część, jaką pokrywa pracownik | Część, jaką pokrywa pracodawca |
| Ubezpieczenie emerytalne | 19,52% | 9,76% | 9,76% |
| Ubezpieczenie rentowe | 8,00% | 1,5% | 6,5% |
| Ubezpieczenie chorobowe | 2,45% | 2,45% | – |
| Ubezpieczenie wypadkowe | 1,67% | – | 1,67% |
| Ubezpieczenie zdrowotne | 9% | 9% | – |
Źródło: ZUS – zasady ustalania podstawy wymiaru składek
Zaliczka na podatek dochodowy a zasady naliczania wynagrodzeń
Aby obliczyć wynagrodzenie netto, trzeba jeszcze odliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawę do jej obliczenia stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu. Te ostatnie wynoszą:
- 250 zł – jeśli pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy;
- 300 zł – jeżeli zakład pracy znajduje się w innej miejscowości niż ta, w której mieszka zatrudniony.
Ustaloną w ten sposób podstawę opodatkowania mnoży się przez odpowiednią stawkę podatku, wynoszącą 12% lub 32%. Jeśli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie, podczas obliczania wysokości zaliczki na podatek dochodowy, pracodawca może uwzględnić kwotę wolną od podatku. Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: PIT-2 – jak wypełnić i kiedy należy go złożyć.
Wyliczanie wynagrodzenia netto krok po kroku
Wynagrodzenie netto pracownika oblicza się wg zasad naliczania wynagrodzeń, wynikających z przepisów prawa pracy oraz prawa podatkowego. Cała procedura składa się z kilku prostych kroków.
Jeśli chcesz wyliczyć wynagrodzenie netto do wypłaty:
- ustal wysokość wynagrodzenia brutto pracownika, uwzględniając wszystkie premie i dodatki,
- oblicz wysokość składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika,
- oblicz wysokość składki zdrowotnej oraz ewentualne wpłaty do PPK,
- od uzyskanej kwoty odlicz zaliczkę na podatek dochodowy,
- wylicz wynagrodzenie netto.
Schemat obliczania wynagrodzenia – przykład
Pan Adam, który ukończył 26 lat, otrzymuje wynagrodzenie ze stosunku pracy w wysokości 4 806 zł brutto. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu. Pan Adam złożył dodatkowo PIT-2 i upoważnił w nim pracodawcę do pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Zrezygnował również z udziału w PPK. Jak obliczyć wynagrodzenie netto Pana Adama, wiedząc, że stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%, a pracownikowi nie przysługują żadne premie i dodatki?
- Od kwoty wynagrodzenia brutto odejmij kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w części, jaką finansuje pracownik
- Wynagrodzenie brutto: 4 806,00 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:
- ubezpieczenie emerytalne: 4 806,00 zł x 9,76% = 469,07 zł
- ubezpieczenie rentowe: 4 806,00 zł x 1,5% = 72,09 zł
- ubezpieczenie chorobowe: 4 806,00 zł x 2,45% = 117,75 zł
Razem do odliczenia: 658,91 zł
2. Oblicz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:
od kwoty wynagrodzenia brutto odlicz kwotę składek na ubezpieczenia społeczne:
4 806,00 zł – 658,91 zł = 4 147,09 zł
3. Oblicz wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne:
Wysokość składki zdrowotnej odliczanej od wynagrodzenia wyniesie:
4 147,09 zł x 9% = 373,24 zł
4. Oblicz podstawę opodatkowania
Od wynagrodzenia brutto odejmij składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu:
4 806,00 zł – 658,91 zł – 250 zł = 3 897,09 zł
Podstawę opodatkowania zaokrąglij do pełnych złotych: 3 897,00 zł.
5. Wylicz zaliczkę na podatek dochodowy
Oblicz wysokość podatku od podstawy opodatkowania:
3 897,00 zł x 12% (stawka podatku dochodowego w tzw. I progu podatkowym) = 467,64 zł
Od kwoty podatku odejmij kwotę zmniejszającą podatek:
467,64 zł – 300 zł = 167,64 zł
Kwotę podatku zaokrąglij do pełnych złotych: 168,00 zł
6. Oblicz kwotę do wypłaty (wynagrodzenie netto)
Od wynagrodzenia brutto odejmij:
- składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne
- zaliczkę na podatek dochodowy
4 806,00 zł – 658,91 zł – 373,24 zł – 168,00 zł = 3 605,85 zł
Wynagrodzenie netto Pana Adama wyniesie 3 605,85 zł.
Całkowity koszt zatrudnienia wyniesie natomiast 5 790,28 zł i obejmuje:
- wynagrodzenie brutto w kwocie 4 806,00 zł
- składki społeczne oraz składki na FP i FGŚP finansowane przez pracodawcę w kwocie 984,28 zł
Jak obliczyć wynagrodzenie w programie Symfonia eBiuro?
Samodzielne naliczanie wynagrodzeń może być kłopotliwe – szczególnie, jeśli w firmie pracuje kilkoro pracowników, którym przysługują różnego rodzaju premie, dodatki czy ulgi podatkowe. Na rynku dostępne są jednak programy przeznaczone dla mikro i małych firm, które pozwalają ten proces zautomatyzować. Jednym z nich jest Symfonia eBiuro – program do księgowości dla firm wyposażony w moduł kadry i płace. Za pomocą tego ostatniego można m.in. zarejestrować umowy o pracę, prowadzić ewidencję czasu pracy, a także naliczać wynagrodzenia i generować listy płac. Na podstawie wprowadzonych danych system pozwala również na przygotowanie deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-4R, PIT-11) oraz dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie: jakie funkcje oferuje moduł Kadry i Płace?
Obliczanie wynagrodzenia w programie Symfonia eBiuro
Jak wygląda z kolei sam schemat obliczania wynagrodzenia w programie Symfonia eBiuro? Aby obliczyć wysokość pensji do wypłaty, wystarczy przejść do zakładki Kadry i płace, a następnie wybrać opcję Wypłaty > Dodaj wypłatę. Po wykonaniu tej operacji wyświetli się lista umów zarejestrowanych w programie. Po wybraniu odpowiedniej umowy system uzupełni część pól na podstawie danych wprowadzonych w karcie pracownika. Użytkownik programu może również dodać nieobecności i nadgodziny, a także dodatkowe składniki wynagrodzenia. Po zatwierdzeniu wprowadzonych zmian program wygeneruje listę wypłat z danego miesiąca.
Przeczytaj również: Jak wygenerować wypłatę i zaksięgować listę płac – Centrum pomocy
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Ile wynosi płaca minimalna w 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806,00 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa – 31,40 zł. To kwota, poniżej której nie może znaleźć się pensja pracownika zatrudnionego na pełen etat.
Jak obliczyć wynagrodzenie netto z brutto w 2026 roku?
Od kwoty brutto odejmij kolejno: składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (emerytalną 9,76%, rentową 1,5%, chorobową 2,45%), składkę zdrowotną (9% od podstawy pomniejszonej o składki społeczne) oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Pozostała kwota to wynagrodzenie netto, czyli pensja „na rękę”.
Jakie składki ZUS potrąca się z wynagrodzenia pracownika?
Z pensji pracownika finansowane są trzy składki społeczne: emerytalna (9,76%), rentowa (1,5%) i chorobowa (2,45%), a dodatkowo składka zdrowotna (9%). Pozostałą część składek emerytalnej i rentowej oraz składkę wypadkową pokrywa pracodawca z własnych środków.
Czym różni się wynagrodzenie brutto od kosztu zatrudnienia?
Wynagrodzenie brutto to kwota z umowy, od której potrącane są obciążenia pracownika. Koszt zatrudnienia jest wyższy – obejmuje dodatkowo składki finansowane przez pracodawcę (emerytalną, rentową, wypadkową) oraz składki na Fundusz Pracy i FGŚP, a także ewentualne wpłaty do PPK.
Co daje złożenie PIT-2?
PIT-2 to oświadczenie, które upoważnia pracodawcę do pomniejszania miesięcznej zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł miesięcznie). Dzięki temu pracownik otrzymuje wyższe wynagrodzenie netto już w trakcie roku, bez czekania na zwrot w rozliczeniu rocznym.
Czy osoby do 26. roku życia płacą podatek od wynagrodzenia?
Pracownicy, którzy nie ukończyli 26 lat, korzystają z tzw. ulgi dla młodych – ich przychody ze stosunku pracy do rocznego limitu 85 528 zł są zwolnione z podatku dochodowego. Składki ZUS i zdrowotna są jednak naliczane na zasadach ogólnych.
Źródła
- Minimalne wynagrodzenie 2026 – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: https://www.gov.pl/web/rodzina/minimum-wage
- Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne – ZUS: https://www.zus.pl/baza-wiedzy/skladki-wskazniki-odsetki/skladki/wysokosc-skladek-na-ubezpieczenia-spoleczne
- Koszty uzyskania przychodów (PIT) – podatki.gov.pl: https://www.podatki.gov.pl/pit/abc-pit/koszty-uzyskania-przychodow/
- Skala podatkowa i kwota wolna – podatki.gov.pl: https://www.podatki.gov.pl/pit/stawki-podatkowe/
Wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy