Dlaczego elektroniczne akta osobowe to bezpieczny wybór?

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. Przepisy pozwalają robić to w jednej z dwóch form — papierowej lub elektronicznej. Choć ta pierwsza metoda wciąż ma swoich zwolenników, to jednak coraz więcej firm decyduje się na digitalizację i wybiera nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentami pracowniczymi. I nic w tym dziwnego, bo elektroniczne akta osobowe to sposób na szybszy dostęp do danych, ich wygodniejsze aktualizowanie, lepsze zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem oraz większą kontrolę nad zgodnością z przepisami. Sprawdź, dlaczego jeszcze prowadzenie dokumentacji pracowniczej online to dziś nie tylko praktyczne, ale przede wszystkim bezpieczne rozwiązanie!

Bezpieczeństwo danych pracowniczych — wyzwanie, którego nie można ignorować

Bezpieczeństwo danych osobowych pracowników nigdy nie było tak ważne, jak obecnie. Rosnąca cyfryzacja procesów z jednej strony ułatwia zarządzanie informacjami, ale z drugiej – zwiększa ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia. Wystarczy chwila nieuwagi, aby doszło do incydentu naruszenia bezpieczeństwa, co dla firmy może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Wzrost znaczenia ochrony danych pracowników wynika także z wdrożenia dyrektywy NIS2, która nakłada nowe obowiązki w zakresie cyberbezpieczeństwa, a w tym zabezpieczenia informacji dotyczących zatrudnionych. Do tego dochodzi coraz większe ryzyko ataków hakerskich, ransomware i innych zagrożeń cybernetycznych. Prowadzenie akt osobowych w tradycyjnej formie wcale nie rozwiązuje tego typu problemów, bo jak wynika z raportu Deloitte z 2023 roku, w ciągu ostatnich pięciu lat aż 33% przebadanych przedsiębiorstw doświadczyło incydentu związanego z utratą dokumentacji papierowej. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje w e-akta osobowe, wdrażając systemy, które nie tylko automatyzują rutynowe procesy, ale także zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa.

Przeczytaj również: Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Poradnik krok po kroku

Dlaczego e-akta to rozwiązanie bezpieczne i zgodne z prawem?

Systemy do elektronicznego prowadzenia akt osobowych zostały zaprojektowane w taki sposób, aby minimalizować wszelkie ryzyka związane z wyciekiem czy utratą danych. Zazwyczaj posiadają one certyfikaty bezpieczeństwa, działają zgodnie z normami ISO, a gromadzone w nich informacje są regularnie archiwizowane i backupowane. Dzięki temu możesz mieć pewność, że nawet w przypadku awarii systemu lub próby nieautoryzowanego dostępu, dokumentacja pracownicza pozostanie nienaruszona.

Przejście na elektroniczne akta osobowe eliminuje także ryzyko fizycznego zniszczenia czy zagubienia dokumentów. Nie musisz już martwić się o to, gdzie przechowywać umowy, aneksy czy kwestionariusze osobowe oraz jak zabezpieczyć je przed dostępem ze strony niepowołanych osób. Nowoczesne programy do prowadzenia e-teczek pracowników oferują także dodatkowe funkcje, takie jak nadawanie poziomów uprawnień, szyfrowanie danych czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Tego typu zabezpieczeń nie zapewni Ci żadna tradycyjna szafa na dokumenty.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą? – Symfonia

Elektroniczne akta osobowe to również oszczędność czasu i pieniędzy!

Bezpieczeństwo to jednak niejedyna zaleta elektronicznych akt osobowych. Ich wdrożenie to także realne oszczędności — zarówno finansowe, jak i czasowe. Z szacunków rynkowych wynika, że koszt zarządzania jednym dokumentem w formie papierowej to średnio 15 zł (wliczając w to druk, segregację i archiwizację). Dla porównania, koszt obsługi dokumentu w formie cyfrowej to zaledwie 1,5 zł. Różnica jest więc znacząca — szczególnie w firmach zatrudniających większą liczbę pracowników.

Nie sposób też przecenić wygody codziennej pracy. Średni czas potrzebny na odnalezienie konkretnego dokumentu w archiwum papierowym to aż 18 minut. W przypadku programu do prowadzenia elektronicznych akt osobowych ten czas wynosi zaledwie kilkanaście sekund. Do tego dochodzi jeszcze dostępność z poziomu przeglądarki, możliwość szybkiego filtrowania dokumentów czy ustawienia automatycznych przypomnień o ważnych terminach (np. końcu umowy czy badań lekarskich) – wszystko to znacznie usprawnia pracę działu kadr i płac. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu na zadania wymagające większego zaangażowania — jak np. wsparcie menedżerów w zakresie polityki kadrowej.

Przeczytaj również: Prowadź elektroniczne akta osobowe z programem Symfonia eTeczka! – Symfonia

Prowadź elektroniczne akta osobowe z Symfonią eTeczka!

Aby przejść na elektroniczne akta osobowe i prowadzić je w sposób zgodny z przepisami, warto wybrać odpowiednie narzędzie. Jednym z nich jest działająca w chmurze aplikacja Symfonia eTeczka, która nie tylko spełnia wszystkie wymagania prawne, ale także oferuje szereg funkcji ułatwiających codzienną pracę. System umożliwia m.in. prowadzenie i katalogowanie akt osobowych, przygotowywanie dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowego pracownika, a także tych związanych z zakończeniem okresu zatrudnienia.

Pulpit aplikacji Symfonia eTeczka do prowadzenia elektronicznych akt osobowych

Dzięki technologii OCR pozwala na szybką digitalizację dokumentów — system sam rozpoznaje dane i przypisuje je do odpowiednich kategorii. W efekcie za pomocą Symfonii eTeczka możesz wygodnie przygotowywać nowe dokumenty, organizować je w uporządkowane katalogi i udostępniać je, zachowując pełną kontrolę nad bezpieczeństwem. A wszystko to bez konieczności inwestowania w infrastrukturę serwerową czy papierowe archiwa.

Prowadzenie akt osobowych online to dziś już nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Wybierając sprawdzone narzędzia, takie jak Symfonia eTeczka, zyskujesz nie tylko kontrolę nad dokumentacją, ale również realne oszczędności i większą efektywność procesów związanych z obsługą dokumentów. Jeśli zatem chcesz zadbać o bezpieczeństwo danych swoich pracowników i jednocześnie usprawnić codzienną pracę działu kadr, czas postawić na cyfrowe rozwiązania i prowadzić akta osobowe w firmie elektronicznej!