Akta osobowe a niestandardowe dokumenty: gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą?

Sposób prowadzenia i porządkowania dokumentacji pracowniczej został dość dokładnie regulowany przepisami. Mimo to niektóre dokumenty, takie jak np. deklaracje PPK, e-ZLA, wnioski urlopowe, kopie dokumentów tożsamości czy pisma dokumentujące sprawy komornicze, wciąż budzą wątpliwości: do której części akt osobowych je wpiąć? A może w ogóle należy je trzymać poza teczką pracownika? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te i inne pytania – przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego m.in.: jakie dokumenty wchodzą w zakres poszczególnych części akt osobowych A–E, gdzie – zgodnie z przepisami – wpiąć dokumenty niestandardowe, które dokumenty należy przechowywać poza teczką pracownika oraz jakie zasady wynikające z RODO i prawa pracy wpływają na przechowywanie dokumentów.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Akta osobowe (części A–E) to określony zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia pracownika.
• „Pozostała dokumentacja pracownicza” to dokumentacja nie wchodząca automatycznie do akt osobowych (np. dokumenty ewidencji czasu pracy, urlopów, listy płac).
• Dokumenty płacowo-podatkowe i ZUS mogą, ale nie muszą trafiać do akt osobowych — ich umiejscowienie zależy od organizacji u pracodawcy, jednak powinno być zgodne z zasadą przejrzystości i zgodności z prawem.
• Wnioski urlopowe (również okolicznościowe) oraz ewidencja czasu pracy stanowią odrębną dokumentację pracowniczą i co do zasady nie trafiają do akt osobowych
• Zwolnienia lekarskie (e-ZLA) oraz zaświadczenia o oddaniu krwi nie wymagają drukowania i nie powinny być wpinane do akt osobowych — wystarczają adnotacje w ewidencji czasu pracy.
• Dokumenty związane z PPK (np. deklaracja rezygnacji) co do zasady przechowuje się w części B akt osobowych jako element przebiegu zatrudnienia pracownika.
• Kopie dokumentów tożsamości (np. dowodu osobistego) nie powinny znajdować się w aktach osobowych.

Czym różnią się akta osobowe od pozostałej dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2024 poz. 535) pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Te, co do zasady, stanowią element dokumentacji pracowniczej, a ich struktura została dość dokładnie uregulowana w przepisach.  Jednocześnie – ta sama regulacja wskazuje, że poza aktami osobowymi pracodawca musi również prowadzić pozostałą dokumentację pracowniczą, w skład której wchodzą np. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy czy urlopów. W praktyce oznacza to, że nie każdy dokument związany z pracownikiem trzeba albo powinno się umieszczać bezpośrednio w teczce osobowej pracownika. Rozróżnienie – co wpiąć do teczki osobowej, a co do odrębnej ewidencji bywa jednak kłopotliwe. Szczegółowe zasady dotyczące konkretnych typów dokumentów omawiamy w dalszej części tego poradnika.

Przeczytaj również: Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Poradnik krok po kroku

Akta osobowe i dokumenty płacowo-podatkowe – jak rozdzielać zbiory?

W zakresie dokumentów płacowo-podatkowych i zgłoszeń do ZUS brak jest przepisu nakazującego ich wyłączne gromadzenie w aktach osobowych. Rozporządzenie wskazuje co ma się znajdować w poszczególnych częściach akt osobowych, ale nie precyzuje, że np. dokumenty płacowe muszą być w aktach (mogą być prowadzone w odrębnym zbiorze dokumentacji pracowniczej). Jednak gdy dokument dotyczy przebiegu zatrudnienia pracownika i został uzyskany w związku z jego zatrudnieniem (np. potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny), powinien znaleźć się w odpowiedniej części akt osobowych — jeśli pracodawca zdecyduje tak organizacyjnie.

Akta osobowe pracownika – co powinny zawierać?

Od 2023 r. akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części oznaczonych literami A–E. Ten podział dokumentacji nie jest przypadkowy — ma na celu uporządkowanie dokumentacji i rozdzielenie jej według etapów zatrudnienia. Każda część tworzy odrębny zbiór dokumentów. Sposób ich przyporządkowania do poszczególnych części teczki osobowej znajdziesz w poniższej tabeli.

Tabela: Co powinno się znaleźć w danej części akt osobowych?

Źródło: § 3 ust. 1 pkt 1–5 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych – jak i gdzie je przechowywać?

Choć przepisy określają podział akt osobowych na części A–E, codzienna praktyka kadrowa pokazuje, że nie każdy dokument da się łatwo przypisać do konkretnej kategorii. Czy kopia dowodu osobistego powinna trafić do teczki pracownika? Co zrobić z deklaracją rezygnacji z PPK, a co ze zwolnieniem lekarskim albo zaświadczeniem o oddaniu krwi?

Poniżej zebraliśmy najczęstsze wątpliwości i konkretne odpowiedzi: gdzie przechowywać każdy z niestandardowych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dokumenty podatkowe i ZUS: czy ich miejsce jest w aktach osobowych?

Gdzie przechowywać PIT-2?

Oświadczenie pracownika dotyczące wyboru formy opodatkowania lub odliczeń jest dokumentem podatkowym. Z tego względu PIT-2 nie został wyraźnie wymieniony w przepisach regulujących części akt osobowych. Z tego względu pracodawca ma tu pewno dowolność – może go wpiąć w część B akt osobowych albo przechowywać w odrębnym zbiorze dokumentacji podatkowej/płacowej.

PIT-11 w aktach osobowych – czy umieszczamy kopię?

Kopia PIT-11 nie znajduje się na wykazie dokumentów wymienionych w części A–E akt osobowych zgodnie z Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. W związku z tym taki dokument zazwyczaj przechowuje się w dokumentacji płacowo-księgowej.

Dokumenty ZUS w aktach osobowych – czy przechowujemy ZUS ZUA / ZWUA?

Zgłoszenia i wyrejestrowania do ZUS (ZUA, ZWUA) również nie zostały wymienione jako dokumenty do określonej części akt osobowych. Zwyczajowo przechowuje się je w dziale płac lub jako część dokumentacji ZUS-owej, a niekoniecznie w aktach osobowych pracownika.

Wniosek o zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego – akta osobowe czy odrębna teczka ZUS?

Ponieważ dokument ten dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego w ramach zatrudnienia, można go uznać za element kadrowo-płacowy. Jeśli pracodawca uzna, że wchodzi w „przebieg zatrudnienia”, może umieścić go w części B akt osobowych, ale dopuszczalne jest także prowadzenie go w odrębnym zbiorze dokumentacji ubezpieczeniowej.

Pracownicze Plany Kapitałowe: gdzie w aktach osobowych przechowywać dokumenty związane z PPK?

Rezygnacja z PPK w aktach osobowych – gdzie wpiąć deklarację?

Oświadczenie pracownika o rezygnacji z uczestnictwa w PPK dotyczy jego decyzji w ramach zatrudnienia. Z tego względu taki dokument powinien być umieszczony w części B akt osobowych (dotyczącej przebiegu zatrudnienia).

PPK – gdzie przechowywać dokumenty pracodawcy i dokumenty dotyczące wpłat?

Dokumenty dotyczące finansowych rozliczeń PPK – np. wpłaty, zestawienia – to część dokumentacji płacowo-księgowej i nie muszą być umieszczane w aktach osobowych. Z tego względu wiele firm przechowuje je w odrębnym zbiorze.

Czas pracy, urlopy i zwolnienia – co do akt, a co do oddzielnej ewidencji?

Wnioski urlopowe – gdzie przechowywać (wypoczynkowe, na żądanie)?

Wnioski urlopowe są co do zasady elementem ewidencjonowania czasu pracy i nieobecności, dlatego zgodnie z § 6 rozporządzenia przechowuje się je w odrębnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy, a nie w aktach osobowych. Ta sama zasada dotyczy wniosków o urlop okolicznościowy. Warto jednak pamiętać, że oprócz samego wniosku pracownika należy udokumentować prawo do takiego urlopu. Najbezpieczniej zrobić to w formie krótkiej notatki lub oświadczenia pracownika, zawierającego tylko niezbędne dane potwierdzające uprawnienie (np. numer aktu i data zdarzenia).

Akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka, akt zgonu w aktach osobowych – kopia czy oryginał do wglądu?

Z uwagi na zasadę minimalizacji danych (RODO) i brak ustawowego wymogu przechowywania kopii aktów stanu cywilnego, dokumenty takie zwykle nie powinny trafiać do akt osobowych. W dokumentacji kadrowej warto jednak umieścić adnotację/notatkę lub krótkie oświadczenie pracownika zawierające tylko dane niezbędne do udokumentowania uprawnienia (np. data zdarzenia, numer aktu).

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy dany dokument jest wymaganym przepisami załącznikiem do wniosku (np. wnioski dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem – § 2 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z 8.12.2015 r.). Wówczas kopia powinna trafić do części B akt osobowych, ponieważ dokument potwierdza prawo wynikające ze stosunku pracy.

Ewidencja czasu pracy – czy trzeba ją przechowywać w aktach osobowych?

Nie – ewidencja czasu pracy to odrębna kategoria dokumentacji pracowniczej. Z tego względu – podobnie jak grafiki pracy, ewidencja nadgodzin czy karty urlopowe — przechowuje się ją poza aktami osobowymi.

Zwolnienie lekarskie (e-ZLA) i zaświadczenie o oddaniu krwi – czy drukujemy i wpinamy do akt?

Nie. Zwolnienia lekarskie funkcjonują obecnie wyłącznie w formie elektronicznej i płatnik składek przechowuje je w systemie przez wymagany okres. Przepisy nie nakładają obowiązku ich drukowania ani wpinania do akt osobowych pracownika — odnotowuje się jedynie niezdolność do pracy w ewidencji czasu pracy.

Wniosek o karmienie piersią – gdzie przechowywać?

Wniosek o udzielenie przerw na karmienie piersią dotyczy organizacji czasu pracy, a nie bezpośrednio zmian w treści stosunku pracy. Przepisy nie przypisują go do żadnej części akt osobowych (A–E), dlatego pracodawca może przechowywać go w dokumentacji dotyczącej czasu pracy lub – jeśli przyjęto taką praktykę – w części B akt osobowych jako element przebiegu zatrudnienia.

Polecenie pracy zdalnej i delegacja służbowa – akta osobowe czy dokumentacja płacowa?

Polecenie pracy zdalnej oraz ewidencja czynności pracownika wykonywanych zdalnie dotyczą przebiegu zatrudnienia, dlatego zgodnie z zasadą przyporządkowania dokumentów do części A–E mogą być włączane do części B akt osobowych. Natomiast polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) pełni przede wszystkim funkcję rozliczeniową (diety, koszty podróży), dlatego traktuje się je jako element dokumentacji płacowo-księgowej, przechowywanej poza aktami osobowymi.

RODO a akta osobowe: czego nie wolno przechowywać i jak chronić dane?

Czy pracodawca może kserować dowód osobisty pracownika?

Nie. Zgodnie z interpretacjami Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) oraz analizą zasad wynikających z Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego czy innego dokumentu tożsamości do wglądu, ale nie ma podstawy prawnej do kopiowania lub skanowania dowodu i jego archiwizowania w aktach osobowych pracownika.

Ksero/kopia dowodu osobistego w aktach osobowych – kiedy usunąć?

Jeśli w aktach znajduje się kopia dowodu osobistego i nie istniał ku temu wyraźny przepis podstawy prawnej, to należy taką kopię usunąć. Wynika to z zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oraz stanowisk praktyki, że kopie dokumentów tożsamości zawierają dane znacznie szersze niż te, których pracodawcy potrzeba do realizacji obowiązków pracowniczych.

Kopia prawa jazdy w aktach osobowych a RODO – kiedy jest to dozwolone?

Prawo jazdy to dokument tożsamości/przeznaczony do identyfikacji, zawierający dane osobowe. Pracodawca może odnotować numer prawa jazdy lub uprawnienia kierowcy, ale kopia całego dokumentu może być przechowywana tylko wtedy, gdy przepis prawa pracy lub transportu drogowego wyraźnie to przewiduje (np. kierowcy zawodowi).

Klauzula informacyjna RODO i oświadczenia – gdzie ich miejsce i od kiedy?

Każdy pracownik, którego dane są przetwarzane w związku z zatrudnieniem, musi zostać poinformowany o: administratorze danych, celach przetwarzania, odbiorcach danych itp. (art. 13 RODO). Taka klauzula informacyjna / oświadczenie pracownika może być przechowywane w części B akt osobowych – ponieważ dotyczy przebiegu zatrudnienia – lub w dokumentacji kadrowej powiązanej z aktem pracowniczym.

Dokumentacja cudzoziemców: co musi zawierać teczka akt osobowych cudzoziemca?

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca, pracodawca ma obowiązek zadbać o dokumentację potwierdzającą legalność pobytu i wykonywania pracy — inaczej narazi się na sankcje wynikające między innymi z Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom.

Akta osobowe cudzoziemca – jakie dodatkowe dokumenty?

Do akt osobowych pracownika-cudzoziemca należy włączyć również dokumenty, które zwykle nie występują przy zatrudnieniu obywatela Polski – chodzi o np.:

• kopię dokumentu pobytowego lub wizy cudzoziemca (art. 2 ustawy o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom);
• kopię zezwolenia na pracę albo dokumentu potwierdzającego prawo wykonywania pracy;
• dokumenty podróży lub inne dokumenty, na podstawie których cudzoziemiec wykonuje pracę legalnie.

Paszport cudzoziemca i zezwolenia na pracę – czy przechowujemy w aktach?

Tak – w odniesieniu do cudzoziemców pracujących na podstawie zezwolenia lub wizy, pracodawca powinien przechowywać kopię dokumentu uprawniającego do pobytu/pracy w aktach osobowych albo w dokumentacji pracowniczej.

Teczka akt osobowych cudzoziemca – praktyczny spis zawartości

Zatrudniając cudzoziemca, pracodawca musi pamiętać o dołączeniu do teczki osobowej dokumentacji dotyczącej legalności pobytu i pracy takiej osoby.

• W części A (dot. ubiegania się o zatrudnienie), powinna znaleźć się m.in. kopia wizy, zezwolenia na pobyt lub pracę cudzoziemca, dokument podróży potwierdzający przyjazd/przebywanie w Polsce.
• W części B (dot. nawiązania i przebiegu stosunku pracy), umieszcza się kopię dokumentu potwierdzającego prawo do wykonywania pracy (zezwolenie na pracę, decyzja wojewody, zawiadomienie PUP), ewentualnie dokumenty zmiany statusu prawnego cudzoziemca.
• W części C, D lub E dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (część C), odpowiedzialnością pracownika (część D) lub kontrolą trzeźwości (część E) – prowadzone tak jak w przypadku pracownika-obywatela Polski.

Pracodawca powinien zapewnić, by dokumenty w teczce cudzoziemca były prowadzone w sposób gwarantujący: poufność, integralność i dostępność, zgodnie z zapisami § 2 i § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2024 poz. 535) oraz przepisami ochrony danych osobowych

Inne nietypowe dokumenty – czy należy je umieszczać w aktach osobowych?

Zajęcia komornicze – gdzie przechowywać i jak długo przechowywać dokumenty od komornika?

Jeżeli wobec pracownika prowadzone jest postępowanie komornicze o zajęcie wynagrodzenia, pracodawca otrzyma pismo komornicze z żądaniem potrąceń. Dokumenty związane z takim zajęciem mogą być przechowywane w części B akt osobowych (jeżeli zajęcie dotyczy okresu zatrudnienia). Jeżeli stosunek pracy został rozwiązany i zajęcie nadal trwa – dokumenty należy umieścić w części C akt osobowych („ustanie zatrudnienia”). Tu również warto zauważyć, że dobrowolna zgoda pracownika na potrącenia z wynagrodzenia stanowi dokument związany z przebiegiem zatrudnienia i znajdzie swoje miejsce najczęściej w części B akt osobowych.

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – gdzie jest jego miejsce?

Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia „do rąk własnych” (lub inną formę zmian w wypłacie) ma charakter zmiany świadczenia pracowniczego i może być traktowany jako dokument przebiegu zatrudnienia – część B akt osobowych jest zwykle właściwa.

Decyzja o przyznaniu emerytury / świadczenia rehabilitacyjnego – w której części akt?

Decyzja o przyznaniu emerytury lub świadczenia rehabilitacyjnego pracownika nie zawsze dotyczy bezpośrednio stosunku pracy – jeżeli pracownik nadal jest zatrudniony, to decyzja taka może być umieszczona w części B jako dokument przebiegu zatrudnienia; jeżeli natomiast pracownik zakończył zatrudnienie, decyzja może być przechowywana poza aktami osobowymi – w dokumentacji składkowo-emerytalnej.

Legitymacja emeryta/rencisty – czy wolno kopiować i gdzie odnotować status?

Jeśli pracownik uzyskał status emeryta lub rencisty i przekazał pracodawcy legitymację, pracodawca może odnotować ten fakt (np. oświadczenie pracownika) w części B akt osobowych. Kopia legitymacji jako dokument danych osobowych i danych szczególnych nie jest konieczna – należy stosować zasadę minimalizacji danych.

Protokół powypadkowy – czy przechowuje się w aktach zakładu i przez jaki czas?

Zgodnie z art. 234 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez co najmniej 10 lat. Taka dokumentacja niekoniecznie musi jednak trafić do akt osobowych pracownika – może być prowadzona w odrębnym zbiorze BHP/dokumentacji wypadkowej.

Notatka służbowa – kiedy do akt, a kiedy nie?

Notatka służbowa (np. o naruszeniu regulaminu pracy) może być umieszczona w części B akt osobowych, jeśli dotyczy przebiegu zatrudnienia i stanowi dokument o charakterze służbowym. Jeżeli natomiast notatka nie ma charakteru trwałej informacji o pracowniku, może być przechowywana poza aktami.

Zaświadczenia lekarskie (np. o okularach korygujących wzrok) – do której części akt?

Zaświadczenie lekarskie wydane w czasie zatrudnienia, np. stwierdzające konieczność zapewnienia okularów korygujących wzrok przy pracy z monitorem – dotyczy przebiegu zatrudnienia i może być przechowywane w części B akt osobowych.

Przeczytaj również: Skierowanie na badania lekarskie – wzór z omówieniem, zasady

Korespondencja osobowa i wezwanie do sądu – czy wpinamy do akt?

Korespondencja osobowa (np. prywatna korespondencja pracownika) nie powinna trafiać do akt osobowych ze względu na prywatny charakter. Wezwanie do sądu odnoszące się do pracownika może być przechowywane poza aktami lub – jeśli dotyczy przebiegu zatrudnienia – w części B.