Kwestionariusz osobowy dla pracownika – co to takiego?

Kwestionariusz osobowy dla pracownika i kwestionariusz osobowy dla kandydata to dokumenty związane bezpośrednio ze stosunkiem pracy. Zawierają one niezbędne informacje na temat zatrudnionych lub osób ubiegających się o zatrudnienie w danym miejscu pracy. Sprawdź, jakich danych może wymagać od nich pracodawca.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Kwestionariusz osobowy to dokument, w którym pracodawca zbiera informacje na temat pracownika bądź kandydata do pracy.
• Może on mieć dwie formy – kwestionariusza dla pracownika lub kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o pracę.
• Podstawowe elementy dokumentu to m.in. dane kontaktowe, informacje o kwalifikacjach i wykształceniu czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
• Pracodawca może żądać od pracowników podania wyłącznie niezbędnych danych, a jednocześnie ma obowiązek stosować się do przepisów RODO.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika – czym jest?

Kwestionariusz osobowy dla pracownika i kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie to dokumenty, w których pracodawca gromadzi dane na temat zatrudnionych osób lub kandydatów na dane stanowisko. Stanowią one jedną z najpopularniejszych metod pozyskiwania informacji o pracownikach oraz osobach starających się o zatrudnienie. Kwestionariusz osobowy może mieć zarówno formę papierową, jak i postać elektroniczną.
Przeczytaj również: Dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika – jak szybko je przygotować? – Symfonia

Kwestionariusz osobowy dla pracownika – wzór

Przed 2019 rokiem kwestionariusz osobowy dla pracownika i kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę były jednym z elementów dokumentacji pracowniczej. Ich wzory można było znaleźć wśród załączników do obowiązującego wówczas rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W jego nowej wersji nie ma już jednak konkretnych wzorów tych dokumentów – pracodawca może zebrać niezbędne dane np. w formie CV kandydatów lub obecnych pracowników. Nie mają oni bowiem obowiązku wypełniania kwestionariusza osobowego. Przykładowy wzór zarówno jednego, jak i drugiego dokumentu zgodnego z przepisami RODO można natomiast pobrać z wielu źródeł online.

Kwestionariusz osobowy pracownika – podstawowe elementy

W kwestionariuszu dla osoby, która została już zatrudniona w firmie, powinny znaleźć się takie informacje jak:

• adres zamieszkania (będący jednocześnie adresem do korespondencji);
• numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (w przypadku braku numeru PESEL);
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeśli pracodawca nie żądał ich podania podczas ubiegania się pracownika o zatrudnienie);
• inne dane osobowe pracownika, o ile ich podanie jest niezbędne z uwagi na korzystanie ze szczególnych uprawnień prawa pracy;
• numer konta bankowego, o ile pracownik nie wnioskował wcześniej o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• dane osobowe członków najbliższej rodziny pracownika, w tym jego dzieci (w przypadku, gdy planuje on korzystać ze szczególnych uprawnień prawa pracy).

Niekiedy pracodawca prosi także o dodatkowe dane osobowe – jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych. Musi on jednak wówczas przestrzegać zasad związanych z ochroną danych osobowych. Najważniejsze, aby dane w kwestionariuszu były zgodne z przepisami RODO.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – jak wypełnić?

Kandydat do pracy wypełnia kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać od niego informacji na temat:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych (w tym adresu do korespondencji);
• kwalifikacji zawodowych;
• wykształcenia;
• przebiegu zatrudnienia.

Co istotne, pracodawca może wymagać podania danych na temat wykształcenia, doświadczenia i kwalifikacji zawodowych tylko wówczas, kiedy takie informacje są niezbędne do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku.

Przeczytaj również: Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Poradnik krok po kroku

Kwestionariusz dla pracownika a przepisy RODO

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to unijny akt prawny zawierający przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Zaczął on obowiązywać 25 maja 2018 roku – zgodnie z jego przepisami pracodawca może żądać danych, które mają bezpośredni związek ze stosunkiem pracy. Powinien on jednak posiadać wyraźną zgodę kandydata lub pracownika i wyraźnie poinformować go o celu oraz zakresie przetwarzania jego danych osobowych.

Dane osobowe pracownika, których pracodawca nie może przetwarzać

Wyróżnia się pewne dane osobowe, których pracodawca nie ma prawa przetwarzać, nawet jeśli pracownik wyraziłby na to zgodę. To przede wszystkim dane dotyczące:

• stanu zdrowia;
• stanu cywilnego;
• życiowych planów (np. dotyczących macierzyństwa);
• poglądów politycznych;
• wyznania;
• orientacji seksualnej.

Przetwarzać można natomiast dane biometryczne – np. odciski palca pracowników – o ile tylko są one związane ze stosunkiem pracy. Co więcej, dotyczy to wyłącznie osób zatrudnionych, które wyraźnie zgodziły się na to w pisemnym oświadczeniu. Danych tych nie można wymagać od kandydatów do pracy. Jeżeli natomiast pracownik nie wyrazi zgody na przetwarzanie pewnych danych osobowych, jego decyzja nie może wiązać się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami, np. nierównym traktowaniem, wypowiedzeniem umowy czy odmową zatrudnienia w danej firmie.

Dane osobowe pracowników – przede wszystkim aktualne

W przypadku zmiany danych osobowych w trakcie zatrudnienia pracownik powinien natychmiast je zaktualizować. Jeżeli bowiem będą one nieaktualne, dana osoba może nie zostać wzięta pod uwagę podczas przyznawania pewnych uprawnień oraz świadczeń – np. z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Niekiedy wiąże się to także z konsekwencjami wobec organów ubezpieczeniowych i podatkowych, np. ZUS-u lub US. Pracodawca może zatem polecić pracownikom aktualizowanie danych lub zastosować odpowiednią procedurę związaną z takim obowiązkiem. Odmowa aktualizacji danych będzie się wówczas automatycznie wiązała z naruszeniem obowiązków pracowniczych – a to może być już nawet powodem wypowiedzenia umowy.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracowników w formie elektronicznej – co musisz wiedzieć

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kwestionariuszy osobowych, na co wskazuje art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami powinny być one przechowywane w taki sposób, który nie naraża akt na uszkodzenie i nie narusza poufności. Kwestionariusz osobowy dla pracownika lub dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie należy do grupy dokumentów A – musi być on przechowywany przez cały okres zatrudnienia pracownika i przez 10 kolejnych lat po rozwiązaniu umowy. W przypadku osób, które były zatrudnione na umowę o pracę przed 1 stycznia 2019 roku, okres ten może trwać nawet 50 lat.

Przeczytaj również: Prowadź elektroniczne akta osobowe z programem Symfonia eTeczka! – Symfonia

Kwestionariusz osobowy – najczęściej zadawane pytania

Sprawdź odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące kwestionariusza osobowego – zarówno tego dla pracownika, jak i kwestionariusza osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Czym jest kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy (dla pracownika lub dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie) to źródło wiedzy na temat zatrudnionych osób oraz kandydatów do pracy, zawierające ich podstawowe dane osobowe.

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy?

Wypełniając kwestionariusz osobowy dla pracownika, należy podać takie dane osobowe jak numer PESEL lub numer i rodzaj dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień, dane osobowe członków najbliższej rodziny, informacje na temat wykształcenia i dotychczasowego zatrudnienia czy numer rachunku w banku. W przypadku kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie należy natomiast podać swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę urodzenia, kwalifikacje, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia – co wpisać w kwestionariuszu w tym polu?

W rubryce dotyczącej przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w kwestionariuszu osobowym należy wypisać dotychczasowe miejsca pracy w kolejności chronologicznej wraz z nazwami firm, okresami zatrudnienia oraz zajmowanymi stanowiskami. Według uznania można także dodać informacje na temat zakresu obowiązków czy największych zawodowych osiągnięć.