Prowadź elektroniczne akta osobowe z programem Symfonia eTeczka!

W ekosystemie rozwiązań kadrowo-płacowych od Symfonii pojawił się właśnie nowy produkt: Symfonia eTeczka. Aplikacja działająca w wersji chmurowej pozwala na prowadzenie elektronicznych akt osobowych oraz usprawnia obieg dokumentów pracowniczych w firmie. Chcesz lepiej poznać to rozwiązanie? Sprawdź, czym jest Symfonia eTeczka oraz przekonaj się, dlaczego warto prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej!

Spis treści:

• Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
• Akta osobowe w formie Cyfrowej możesz teraz prowadzić razem z Symfonią!
• Dlaczego warto prowadzić elektroniczne akta osobowe?
• Prowadź akta osobowe elektronicznie z Symfonią eTeczka!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Od 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej.
• Przepisy ściśle regulują, jakie dokumenty powinna zawierać teczka osobowa pracownika, a także jak długo należy je przechowywać.
• Prowadzenie elektronicznych akt osobowych to dobry sposób, by zredukować koszty związane z przygotowywaniem, przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej oraz usprawnić obieg dokumentów kadrowych w firmie.
• eTeczka od Symfonii to działająca w chmurze aplikacja, która pozwala prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe? Poznaj najważniejsze regulacje

W 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników. Jedną z ważniejszych zmian, jakie weszły wtedy w życie, była możliwość przechowywania dokumentacji osobowej w formie cyfrowej, a zatem za pomocą tzw. elektronicznej teczki pracowniczej. Zmiana przepisów to przede wszystkim odpowiedź na potrzeby tych przedsiębiorców, którzy chcą zoptymalizować procesy kadrowe w swoich firmach. Cyfryzacja dokumentów pracowniczych pozwala bowiem przyspieszyć ich obieg w przedsiębiorstwie, zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych osobowych, a także zredukować koszty związane z przygotowywaniem, przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji. Zgodnie z regulacjami zawartymi w Kodeksie pracy elektroniczne akta osobowe mają taką samą moc prawną, jak te prowadzone w formie papierowej.

Przeczytaj również: Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą? – Symfonia

Akta osobowe w formie cyfrowej możesz teraz prowadzić razem z Symfonią!

Rodzina rozwiązań dla obszaru kadrowego od Symfonii powiększyła się właśnie o nowy produkt: działającą w chmurze aplikację Symfonia eTeczka. Program pozwala prowadzić elektroniczne akta osobowe w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, a w tym Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Co wchodzi w skład elektronicznej teczki osobowej pracownika?

Program Symfonia eTeczka umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w taki sposób, aby stanowiła ona odzwierciedlenie papierowych akt osobowych. Dokumenty wchodzące w skład teczki elektronicznej są indeksowane według 5 kategorii (A, B, C, D i E), gdzie:

• część A obejmuje wszystkie dokumenty sprzed okresu zatrudnienia w danej firmie, a zatem np. dyplomy, certyfikaty czy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika,
• część B obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (np. umowy, zaświadczenia lekarskie), a także informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika,
• część C obejmuje dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (np. wypowiedzenia, świadectwa pracy),
• część D obejmuje dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika,
• część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości.

Dzięki programowi Symfonia eTeczka całą tę dokumentację można przygotować i przechowywać w formie cyfrowej. Aplikacja spełnia również wszystkie wymogi stawiane systemom informatycznym przeznaczonym do prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, w szczególności w zakresie:

• zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem,
• zapewnienia stałego dostępu do dokumentów osobom upoważnionym,
• zagwarantowania integralności treści dokumentów,
• możliwości eksportu w postaci elektronicznej całości lub części dokumentacji pracowniczej,
• wyszukiwania dokumentów wchodzących w skład teczki osobowej pracownika na podstawie metadanych,
• funkcjonalności wydruku takiej dokumentacji.

Dlaczego warto prowadzić elektroniczne akta osobowe? Poznaj korzyści z posiadania eTeczki!

Prowadzenie teczek osobowych pracowników w formie elektronicznej to dobry sposób, by ograniczyć koszty druku, przechowywania i archiwizacji papierowych dokumentów, a także zwiększyć bezpieczeństwo danych osobowych. Nowoczesne programy do prowadzenia elektronicznych akt osobowych, takie jak Symfonia eTeczka, oferują także wiele innych możliwości. Poniżej znajdziesz 6 głównych korzyści, jakie dzięki wykorzystaniu tego typu rozwiązań może zyskać Twoja firma.

Wszystkie dokumenty pracownicze będą przechowywane w jednym miejscu

Symfonia eTeczka pozwala nie tylko zakładać teczki elektroniczne, ale również gromadzić w nich wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Te następnie da się łatwo uporządkować, korzystając z inteligentnego segregatora. Taka funkcjonalność pozwala usystematyzować sposób dodawania nowych dokumentów do akt oraz ułatwia ich szybkie odnalezienie. Dzięki temu nie trzeba już poświęcać czasu na porządkowanie dokumentacji pracowniczej, czy szukanie zgubionych umów, wniosków, aneksów lub oświadczeń.

Szybsze generowanie dokumentów

Jednym z najbardziej uciążliwych i czasochłonnych obowiązków realizowanych przez działy kadr jest przygotowywanie dokumentacji dla nowych i obecnych pracowników. Z Symfonią eTeczka ten proces da się jednak znacznie przyspieszyć, bo program został wyposażony w ponad 200 szablonów dokumentów gotowych do użycia.  Wśród nich znajdują się m.in. umowy, wnioski i zaświadczenia, które można generować pojedynczo lub seryjnie (dla wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie). Przygotowane za pomocą programu dokumenty są przyjazne do skanu/OCR. Dzięki temu prowadzenie teczek osobowych pracowników w formie elektronicznej stanie się o wiele prostsze.

Większe bezpieczeństwo

Aplikacja do prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej Symfonia eTeczka została wyposażona w szereg mechanizmów zabezpieczających zgromadzoną za jej pomocą dokumentację np. przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy wprowadzeniem nieautoryzowanych zmian. Użytkownik programu, który ma uprawnienia administracyjne może również zdecydować, które osoby w firmie będą miały dostęp do dokumentacji. System daje także możliwość nadzorowania zmian, jakie zostały wprowadzone w poszczególnych dokumentach czy metadanych.

Niższe koszty

Przejście na elektroniczne teczki osobowe to również duża oszczędność. Nie trzeba bowiem ponosić kosztów związanych z drukowaniem dokumentów, ich przetwarzaniem i przechowywaniem w tradycyjnych archiwach. Redukcja kosztów to również efekt poprawy efektywności pracy w dziale kadr. Pracownicy nie muszą bowiem poświęcać czasu na przepisywanie danych czy segregowanie dokumentacji. Symfonia eTeczka automatycznie rozpoznaje typy i wersje dokumentów, odczytuje znajdujące się w nich dane, a następnie przenosi je do e-teczki danego pracownika.

Zgodność z przepisami

Zasady dotyczące prowadzenia, przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej często się zmieniają, dlatego przejście na e-akta może okazać się dobrym rozwiązaniem dla tych firm, które chcą mieć pewność, że spełniają wymagania zawarte w przepisach. Oprogramowanie Symfonia eTeczka jest na bieżąco aktualizowane, tak by spełniać wszystkie nowe wymagania dotyczące akt osobowych. Aktualizacje systemu uwzględnione są już w cenie subskrypcji, dlatego firma, która korzysta z takiego rozwiązania, nie musi ponosić dodatkowych kosztów.

Dostęp do dokumentów z każdego miejsca

Programy przeznaczone do prowadzenia elektronicznych akt osobowych działające w chmurze, umożliwiają również zdalny dostęp do dokumentów. Pracownik działu kadr może je przeglądać i edytować za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu – niezależnie od tego, czy znajduje się w biurze, czy pracuje z domu. Takie cyfrowe archiwum znacznie przyspiesza również obieg dokumentów. By znaleźć i udostępnić innemu pracownikowi np. umowę, wystarczy tylko kilka kliknięć.

Prowadź akta osobowe elektronicznie z Symfonią eTeczka!

Symfonia eTeczka to nowoczesna aplikacja chmurowa, która poszerza dotychczasowe portfolio Symfonii w obszarze kadry-płace-HR. Program spełnia wszystkie wymagania prawne w zakresie przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej, dając przy tym możliwość automatyzacji wielu czasochłonnych i rutynowych czynności. Jeśli chcesz poznać wszystkie jego możliwości, przejdź na stronę Symfonia eTeczka i sprawdź, co dzięki takiemu rozwiązaniu może zyskać Twoja firma.