Tworzenie harmonogramu czasu pracy to prawdziwe wyzwanie. Opracowanie nawet prostego grafiku może bowiem pochłonąć wiele godzin i wymagać mnóstwa korekt. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy w zakładzie zatrudnionych jest kilkadziesiąt osób. Chcesz dowiedzieć się, jak ułatwić sobie to zadanie? Przeczytaj ten artykuł. Dowiesz się z niego, co to jest harmonogram czasu pracy, co powinien zawierać, kiedy jest obowiązkowy i jakie narzędzia pomogą Ci szybko zrobić grafik pracy w swojej firmie!

Spis treści:

• Co to jest harmonogram czasu pracy?
• Harmonogram czasu pracy a Kodeks pracy
• Co powinien zawierać grafik pracy?
• Jak ułożyć harmonogram czasu pracy?
• Kiedy nie trzeba tworzyć grafiku pracy dla pracowników?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Harmonogram czasu pracy to plan określający dokładny rozkład godzin pracy dla każdego pracownika.
• Prawidłowo ułożony grafik powinien określać nie tylko dni robocze, lecz również godziny i wymiar czasu pracy, przysługujące zatrudnionemu odpoczynki dobowe i tygodniowe, a także urlopy pracowników, które zostały ujęte w planie urlopowym.
• Aby stworzyć harmonogram czasu pracy, pracodawca musi najpierw obliczyć całkowity wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.
• Tworząc grafik pracy, trzeba również pamiętać o zagwarantowaniu tzw. doby pracowniczej. Ta zasada nie obowiązuje jednak, gdy pracownicy są zatrudnieni w systemie ruchomego czasu pracy.

Co to jest harmonogram czasu pracy?

Jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy jest opracowanie harmonogramu czasu pracy. Co to takiego? Najprościej mówiąc to plan wskazujący, w jakich dniach i godzinach pracownik ma wykonywać obowiązki służbowe. W takim grafiku można znaleźć także inne informacje, np. o przysługujących zatrudnionym odpoczynkach dobowych, dniach wolnych czy zaplanowanych urlopach.

Harmonogram czasu pracy a Kodeks pracy 

Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy, grafik może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmując jednak co najmniej 1 miesiąc. Przygotowany harmonogram czasu pracy pracodawca musi przekazać pracownikowi co najmniej tydzień przed terminem, od którego grafik będzie obowiązywał. Poszczególne artykuły Kodeksu pracy wskazują również na pewne zasady, jakimi powinien kierować się pracodawca podczas planowania harmonogramu. Dotyczą one m.in. ustalania wymiaru czasu pracy, który nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu czy rozliczania doby pracowniczej.

Przeczytaj również: Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć 

Co powinien zawierać grafik pracy? 

Zadając sobie pytanie, jak zrobić grafik pracy, warto stosować się do kilku zasad. W harmonogramie pracy przygotowanym przez pracodawcę powinna znaleźć się jasna informacja o tym, kto i kiedy ma wyznaczoną zmianę. Ale nie tylko. Grafik powinien uwzględniać również dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (wraz z wymiarem czasu pracy); odpoczynki dobowe i tygodniowe; wolną niedzielę przynajmniej raz na 4 tygodnie; dni wolne od świadczenia pracy oraz urlopy. Oprócz tego – powinien być ułożony tak, aby zawierać 5-dniowy tydzień pracy.
 

O tym pamiętaj: 

• doba pracownicza rozpoczyna się o godzinie, w której pracownik podjął pracę i trwa 24 godziny, czyli zaczynając pracę o 7:00 rano w poniedziałek doba pracownicza trwa do 7:00 rano we wtorek. W tym czasie konieczny jest odpoczynek dobowy, w wymiarze min. 11 godzin; 
• jeśli pracownik wykonuje pracę w niedzielę, w ciągu 6 dni przed nią lub następujących po niej musi mieć zapewniony 1 dzień wolnego; 
• również praca w sobotę powinna być zrekompensowana 1 dniem wolnym, zaplanowanym do końca okresu rozliczeniowego – niezależnie od tego, czy pracownik w sobotę pracował 8 czy 3 godziny; 
• niedopuszczalne jest zaplanowanie w harmonogramie pracy choćby jednej godziny więcej, niż wynika z nominalnego czasu pracy w danym miesiącu. Pamiętaj, że tzw. nadgodziny mogą wystąpić jedynie w sytuacji wyjątkowej, której pracodawca nie był w stanie przewidzieć. Jeśli jednak okres rozliczeniowy wynosi więcej niż 1 miesiąc, można w jednym miesiącu zaplanować więcej godzin, a w kolejnym – zrekompensować to planując mniejszą ilość godzin tak, żeby w danym okresie łączna liczba godzin pracy była zgodna z nominalnym czasem pracy dla tego okresu. 

Każdy pracownik musi mieć zapewniony odpoczynek między swoimi zmianami, który nie powinien być krótszy niż 11 godzin. W ciągu tygodnia każdemu pracownikowi należy się również do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Warto pamiętać o tym podczas układania grafiku pracy, ponieważ za nieprzestrzeganie ich grożą dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. 

Przeczytaj również: Zarządzanie czasem pracy w organizacjach

Jak ułożyć harmonogram czasu pracy? 

Mnogość przepisów, które trzeba wziąć pod uwagę, sprawia, że tworzenie harmonogramu czasu pracy bywa procesem czasochłonnym i skomplikowanym – szczególnie gdy pracodawca zatrudnia wielu pracowników. Nie dziwi zatem fakt, że coraz większą popularność zyskują programy, za pomocą których można szybko zrobić grafik pracy, a w razie potrzeb wprowadzić w nim niezbędne modyfikacje. Jednym z nich jest Symfonia ePracownik – aplikacja działająca jako rozszerzenie do systemu Symfonia ERP Kadry i Płace.  Pozwala ona m.in. przygotować kalendarz pracy dla członków zespołu, wykorzystując przy tym wzorce czasu pracy pobrane bezpośrednio z systemu ERP. Aplikacja umożliwia również automatyzację wielu czynności związanych z ewidencją czasu pracy, takich jak chociażby rejestrowanie nieobecności, nadgodzin, spóźnień lub wcześniejszych wyjść z pracy.

Przeczytaj również: Ewidencja czasu pracy w pigułce – to warto wiedzieć – Symfonia

Kiedy nie trzeba tworzyć grafiku pracy dla pracowników? 

Przygotowywanie grafiku pracy nie zawsze jest konieczne. Gdy umowa między pracownikiem a pracodawcą zawiera dokładną informację o dniach i godzinach wykonywania pracy, nie ma konieczności tworzenia harmonogramu. Podobnie wygląda to w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy czy obwieszczenia. To jednak nie koniec. Pracodawca nie musi również tworzyć grafiku, jeżeli:

• w zakładzie obowiązuje zadaniowy system czasu pracy,
• pracownik złożył wniosek o zastosowanie wobec niego ruchomego systemu czasu pracy lub indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Pamiętaj! 

Harmonogram czasu pracy to nie jest ewidencja czasu pracy. Różnica polega na tym, że harmonogram przedstawia pewien plan, a ewidencja czasu pracy – faktyczną jego realizację, która wcale nie musi pokrywać się z grafikiem w 100 %.