PIT-4R – co to jest i jak wypełnić tę deklarację?

PIT-4R to deklaracja roczna, która służy do rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych pobieranych w ciągu roku, a także innych świadczeń podlegających opodatkowaniu. Taki dokument – w ustalonych ustawowo terminach – musi sporządzić i złożyć do urzędu skarbowego każdy pracodawca. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Sprawdź, co to jest PIT-4R oraz jak przygotować i przesłać taki dokument.

Spis treści

• PIT-4R – co to jest i w jakim celu się go składa?
• Co zawiera PIT-4Ri kto musi go złożyć?
• PIT 4R – do kiedy? Termin i sposób składania
• Jak wypełnić PIT-4R

Najważniejsze informacje w skrócie:

• PIT-4R to roczna deklaracja składana przez płatników podatku dochodowego, w której wykazuje się pobrane i przekazane do urzędu skarbowego zaliczki na PIT.
• Deklarację PIT-4R muszą złożyć wszystkie podmioty, które w danym roku pełniły funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy.
• PIT-4R należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby płatnika najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.
• Deklarację składa się wyłącznie w formie elektronicznej – przez system e-Deklaracje lub za pomocą programów księgowych, takich jak Symfonia eBiuro.

PIT-4R – czym jest i w jakim celu się go składa?

PIT-4R to roczna deklaracja składana przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, takich jak pracodawcy czy inne podmioty wypłacające wynagrodzenia lub świadczenia podlegające opodatkowaniu. Jest to dokument, w którym płatnik wykazuje sumę zaliczek na podatek dochodowy, które zostały pobrane i przekazane do urzędu skarbowego w danym roku podatkowym. PIT-4R nie dotyczy pojedynczego pracownika, lecz stanowi zbiorcze zestawienie wszystkich zaliczek, jakie płatnik pobrał w danym roku od osób, którym wypłacał wynagrodzenie lub inne świadczenia.

Głównym celem deklaracji PIT-4R jest umożliwienie urzędowi skarbowemu kontroli nad poprawnością odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. W przeciwieństwie do formularzy takich jak PIT-11, które są przekazywane również pracownikom, PIT-4R jest składany wyłącznie do urzędu skarbowego. Oznacza to, że osoby zatrudnione nie otrzymują kopii tej deklaracji.
Przeczytaj również: Do kiedy przesłać PIT-11 i PIT-4R do urzędu skarbowego?

PIT-4 a PIT-4R – jaka jest różnica?

Choć nazwy formularzy PIT-4 i PIT-4R brzmią podobnie, różnią się one przeznaczeniem. PIT-4 był niegdyś miesięczną deklaracją składną przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, jednak obecnie już się go nie stosuje. Z kolei PIT-4R to roczna deklaracja, w której wykazuje się łączną kwotę pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy za dany rok podatkowy. PIT-4R nie jest składany przez podatnika, lecz przez pracodawcę lub inny podmiot pełniący funkcję płatnika.

Co zawiera PIT-4R i kto musi go złożyć?

PIT-4R obejmuje różne źródła dochodu, od których płatnik pobiera zaliczki na podatek, takie jak np.:

• wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę,
• umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia i o dzieło),
• świadczenia dla członków zarządów i rad nadzorczych,
• stypendia podlegające opodatkowaniu,
• inne świadczenia, od których pobierana jest zaliczka na PIT.

Obowiązek złożenia deklaracji spoczywa na wszystkich podmiotach, które w danym roku podatkowym pełniły funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W praktyce oznacza to, że PIT-4R muszą składać:

• firmy i instytucje zatrudniające pracowników na podstawie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia i o dzieło),
• osoby prowadzące działalność gospodarczą zatrudniające pracowników,
• jednostki samorządu terytorialnego i instytucje publiczne, a zatem np. urzędy gmin, powiatów, szkoły, uczelnie, szpitale czy inne podmioty sektora publicznego, które zatrudniają pracowników i wypłacają wynagrodzenia,
• fundacje i stowarzyszenia– jeśli zatrudniają pracowników lub współpracują na podstawie umów cywilnoprawnych,
• osoby fizyczne zatrudniające inne osoby,
• spółki osobowe i kapitałowe, które zatrudniają pracowników i odprowadzają zaliczki na PIT.

Nie ma przy tym znaczenia, czy płatnik zatrudnia jedną osobę, czy wielu pracowników – jeśli w ciągu roku pobierał zaliczki na podatek dochodowy, zobowiązany jest do złożenia PIT-4R do urzędu skarbowego.

Przeczytaj również: PIT-2 – jak wypełnić i kiedy należy go złożyć? – Symfonia

PIT 4R – do kiedy? Termin i sposób składania

PIT-4R jest deklaracją roczną, którą należy dostarczyć do urzędu skarbowego najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Oznacza to, że np. za rok 2024 deklaracja powinna być złożona do 31 stycznia 2025 roku.

Ważne: Jeżeli 31 stycznia wypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po tym dniu.

Sposób składania PIT-4R

Deklarację PIT-4R można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej – przez system e-Deklaracje lub za pośrednictwem programów księgowych.  Jeśli formularz składa płatnik będący osobą fizyczną, nie musi podpisywać dokumentu podpisem elektronicznym. Wystarczy, że podczas wysyłki poda dane autoryzujące, takie jak:

• imię i nazwisko,
• numer NIP/PESEL,
• data urodzenia,
• wysokość wykazanego przychodu.

Do którego urzędu skarbowego wysyła się PIT-4R?

PIT-4R składa się do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby płatnika (czyli firmy, instytucji lub osoby prowadzącej działalność gospodarczą).

Co w przypadku korekty PIT-4R?

Jeżeli płatnik zauważy błąd w złożonym PIT-4R, ma możliwość złożenia korekty. W takiej sytuacji należy ponownie wypełnić formularz i zaznaczyć odpowiednie pole wskazujące, że jest to korekta deklaracji. Nie ma określonego terminu na składanie korekt, ale warto pamiętać, by zrobić to jak najszybciej po wykryciu błędu. Pozwoli to uniknąć ewentualnych konsekwencji podatkowych.

Zobacz również: Co to jest czynny żal? – Symfonia

Jak wypełnić PIT-4R?

Wypełnienie deklaracji PIT-4R nie jest skomplikowane. Sam dokument składa się z kilku sekcji, w których znajdują się informacje na temat:

• danych identyfikacyjnych płatnika (podmiotu składającego deklarację), takich jak nazwa firmy, numer NIP (lub PESEL w przypadku osób fizycznych), adres oraz właściwy urząd skarbowy.
• okresu rozliczeniowego – rok, którego dotyczy składana deklaracja (np. 2024 dla rozliczenia za rok 2024).
• łącznej kwoty zaliczek na PIT pobranych i przekazanych do urzędu skarbowego w danym roku,
• ewentualnej różnicy pomiędzy kwotą pobranego i wpłaconego podatku.

Najwięcej problemów rodzi z reguły wypełnienie części C, w której płatnik powinien wskazać kwoty należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące. Więcej szczegółowych informacji na temat tego, jak wypełnić PIT-4R zawiera tabela.

Tabela – jak wypełnić PIT-4R?

Ważne: w deklaracji PIT-4R nie uwzględnia się:

• podatników, którzy uzyskali jedynie przychody zwolnione od podatku,
• zaliczki obliczonej od przychodów, która wynosi „0”, ani zaliczek, w sprawie których zastosowano zwolnienie płatnika z obowiązku ich poboru.

Wykazuje się natomiast byłego pracownika, któremu po ustaniu stosunku pracy wypłacono np. premię oraz kwotę zaliczek, których pobór został ograniczony.

Jak przygotować PIT-4R w programie Symfonia eBiuro?

Deklarację PIT-4R należy składać wyłącznie w formie elektronicznej. Jej przygotowanie warto zautomatyzować, korzystając z odpowiedniego programu kadrowego lub księgowego. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia cały proces, ale także minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas. Jednym z narzędzi, które umożliwiają sprawne generowanie i wysyłanie deklaracji, jest Symfonia eBiuro. Aby wygenerować PIT-4R w tym systemie, wystarczy zalogować się do programu, przejść do zakładki Księgowość → Deklaracje i rozliczenia podatkowe → Rozliczenia roczne, a następnie wybrać rok i typ deklaracji. Po utworzeniu rozliczenia można uzupełnić dane, sprawdzić ich poprawność i zapisać dokument. Symfonia eBiuro umożliwia również bezpośrednią wysyłkę PIT-4R do urzędu skarbowego, co dodatkowo upraszcza cały proces.

Przeczytaj również: [eBiuro] Jak wygenerować deklarację PIT-4R – Centrum pomocy