Planowanie czasu pracy – jak uniknąć luk kadrowych? Porady ekspertów

Nieobecności pracowników – niezależnie od tego, czy wynikają z urlopów wypoczynkowych, czy nagłych zwolnień lekarskich – potrafią skutecznie zdestabilizować codzienne funkcjonowanie zespołu. Szczególnie trudne są sytuacje, gdy luki kadrowe występują w newralgicznych momentach – np. w sezonie wysokiej sprzedaży czy w okresie zamknięcia miesiąca. Właśnie dlatego czas pracy warto planować z wyprzedzeniem i zarządzać nim z przemyślany sposób. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia z obszaru kadr, płac i HR, które pozwalają m.in. optymalizować grafik pracy, monitorować normy pracy oraz zapobiegać nadmiernej rotacji personelu.

Czas pracy – wyzwania, które znasz z codziennej praktyki

Planowanie i zarządzanie czasem pracy to jedno z większych wyzwań w działach kadr i HR.

– Z jednej strony trzeba przestrzegać przepisów prawa pracy – pilnować dobowych i tygodniowych norm czasu pracy, prawidłowego oddawania dni wolnych czy zachowania odpowiednich odpoczynków. Z drugiej, zmierzyć się z oczekiwaniami pracowników i jednocześnie zadbać o interes organizacji – wylicza Patrycja Mazurkiewicz-Opałko, ekspert Symfonii ds. kadr i płac

Nieprzewidziane absencje, brak elastyczności w układaniu grafików, nierównomierne obciążenie zmianami czy trudności z komunikacją mogą szybko doprowadzić do powstania luk kadrowych. Zdarza się też, że harmonogram pracy nie uwzględnia indywidualnych potrzeb pracowników, co skutkuje niezadowoleniem, prowadzi do rotacji, a w skrajnych przypadkach – do wypalenia zawodowego. Do tego dochodzi złożoność samych grafików: im większa firma i bardziej zróżnicowane formy zatrudnienia, tym większe ryzyko błędów.

Zarządzanie czasem pracy z perspektywy kadrowej

Zarządzanie czasem pracy z punktu widzenia działu kadr, sprowadza się przede wszystkim do tworzenia grafików, prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz rozliczania urlopów i innych nieobecności. Dobrze, jeśli te funkcje są zintegrowane w jednym systemie kadrowo-płacowym. Dzięki temu dane o czasie pracy automatycznie przenoszą się do modułu płacowego, a to z kolei pozwala bezbłędnie rozliczyć nadgodziny, pracę w porze nocnej czy dodatki wynikające z pracy w szczególnych warunkach.

– Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest program Symfonia R2Płatnik, który umożliwia integrację z systemami RCP (Rejestracji Czasu Pracy) za pomocą API. Połączenie obu tych rozwiązań pozwala na bieżąco porównywać czas zaplanowany z tym faktycznie przepracowanym przez danego pracownika – komentuje  Patrycja Mazurkiewicz-Opałko.

Podczas planowania czasu pracy system może również automatycznie wychwytywać potencjalne błędy – np. przekroczenia norm dobowych i tygodniowych, nieoddane dni wolne czy brak wymaganych odpoczynków. Pozwala też generować raporty, które pokazują zależności wpływające na rotację – np. czy odchodzą głównie pracownicy zdalni albo ci, którzy mają zbyt duże obciążenie godzinowe.

Przeczytaj również: Wymiar czasu pracy w 2025 r. – ile godzin pracy w miesiącu?

Planowanie czasu pracy z perspektywy HR

Z perspektywy HR zarządzanie czasem pracy to nie tylko kwestie grafiku, ale też jakości współpracy i zaangażowanie zespołu. Jednym z najbardziej kłopotliwych momentów jest onboarding – błędy w tym procesie to bezpośrednia przyczyna odejść nawet 30% nowo zatrudnionych pracowników. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby już od początku zapewnić pracownikowi jak najlepsze doświadczenia związane z organizacją. Tu z pomocą przychodzą systemy HR wyposażone w moduły do zarządzania celami, feedbackiem czy obiegiem wniosków.

– Takie rozwiązania pozwalają nie tylko lepiej wykorzystać czas pracy, ale także budować zaangażowanie – także w modelu pracy zdalnej lub rozproszonej – komentuje Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. cyfryzacji HR w Symfonii.

Centralizacja komunikacji w ramach jednego systemu minimalizuje dodatkowo ryzyko nieporozumień.

– Pracownik wie, kiedy pracuje, zna swoje cele, otrzymuje regularny feedback i może samodzielnie planować swój czas pracy w ramach wyznaczonych granic – dodaje Małgorzata Wysłouch.

Chcesz zautomatyzować procesy w kadrach i płacach? Kliknij poniższy baner i pobierz listę kontrolą!

Jak efektywnie planować czas pracy – praktyczne wskazówki

Planowanie czasu pracy często przypomina niekończące się gaszenie pożarów. Znasz to z doświadczenia? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci przygotować harmonogramy w sposób zgodny z prawem, z uwzględnieniem perspektywy menedżerów, działów HR i samych pracowników.

1. Planuj z głową i zgodnie z prawem

Podstawą skutecznego grafiku jest zgodność z Kodeksem pracy. Wbrew obiegowej opinii, przepisy wcale nie ograniczają elastyczności – wybór odpowiedniego systemu czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego pozwala na tworzenie harmonogramów dostosowanych do faktycznego zapotrzebowania na pracę oraz sezonowości obłożenia.

2. Dopasuj pracę do zapotrzebowania

Zanim zaplanujesz grafik, sprawdź, ile faktycznie potrzebujesz rąk do pracy – w jakim dziale, w jakich godzinach, z jakimi kompetencjami. Planowanie na podstawie danych – np. prognoz sprzedaży lub obciążenia produkcji – pozwala lepiej dopasować liczbę pracowników do bieżących potrzeb. To również dobry sposób na uniknięcie zarówno nadmiaru personelu, jak i braków kadrowych.

Przeczytaj również: Zostaw pracę w pracy. Kilka słów o organizacji czasu pracy i przestrzeni prywatnej – Symfonia

3. Uwzględniaj preferencje pracowników

Gdy pracownicy mają realny wpływ na swój grafik, czują się bardziej zaangażowani i odpowiedzialni. Uwzględnianie ich preferencji (np. dostępności w konkretnych godzinach lub chęci pracy w weekendy) pozwala ograniczyć absencje i rotację, a także zwiększa satysfakcję z pracy. W nowoczesnych systemach pracownicy często mogą zgłaszać swoje preferencje przez aplikację mobilną – a planista może je zatwierdzać i uwzględniać automatycznie przy tworzeniu grafiku. Pamiętaj też, że nie wszystko musi robić jeden zespół – delegowanie zadań pozwala odciążyć najbardziej obciążonych pracowników i zapobiega nadmiernemu stresowi.

4. Zadbaj o komunikację

Nawet najlepszy grafik się nie sprawdzi, jeśli nie dotrze do zespołu na czas. Właśnie dlatego warto korzystać z narzędzi, które udostępniają harmonogram online, na dowolnym urządzeniu. Pracownik może w każdej chwili sprawdzić swój plan pracy, złożyć wniosek urlopowy, dodać uwagi czy otrzymać powiadomienia o zmianie. Takie rozwiązanie jest nie tylko wygodne, ale też buduje kulturę przejrzystości.

5. Wykorzystuj technologię do automatyzacji

Ręczne tworzenie grafików w Excelu to strata czasu – zwłaszcza przy dużych zespołach. Właśnie dlatego warto zdecydować się na rozwiązanie, które pozwoli na automatyczne planowanie harmonogramów – z uwzględnieniem danych i preferencji personelu. Nowoczesne systemy do zarządzania czasem pracy uwzględniają m.in. informacje o dostępności, zapotrzebowaniu i preferencjach pracowników, a także ograniczenia wynikające z norm prawa pracy. Dzięki temu grafiki tworzone są w sposób automatyczny, a menedżerowie nie muszą ciągle zmieniać harmonogramów.

6. Dbaj o przewidywalność i sprawiedliwość

Stabilny, przewidywalny grafik to realna wartość dla pracownika – pozwala lepiej planować życie prywatne i ogranicza stres. Równie ważne jest uczciwe rozłożenie zmian – np. sprawiedliwe przydzielanie weekendów czy pracy nocnej. Systemy z funkcją „fair play” pozwalają zdefiniować takie reguły i pilnują ich automatycznie przy każdej zmianie w harmonogramie.

7. Wykorzystaj dane do podejmowania decyzji

Regularna analiza raportów dotyczących czasu pracy, nieobecności i rotacji pozwala nie tylko reagować na problemy, ale też im zapobiegać. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak np. Symfonia R2Płatnik, pozwalają łatwo przygotowywać raporty, które pokazują m.in. wpływ obciążenia pracą na powstawanie luk kadrowych w konkretnych działach. Mając taką wiedzę, będziesz w stanie zaplanować grafik pracy dopasowany do oczekiwań Twoich pracowników.

Więcej wskazówek na temat tego, jak planować czas pracy, znajdziesz we wpisie: Jak sprawnie planować i rozliczać czas pracy? 

Lepsze planowanie czasu pracy to mniejsze luki kadrowe

Luki kadrowe są często efektem niewłaściwego planowania, nieprzewidzianych nieobecności lub braku komunikacji między działami. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi kadrowo-płacowych pozwala na bieżąco monitorować i analizować czas pracy, optymalizować grafiki oraz podejmować decyzje w oparciu o twarde dane. Dzięki integracji z systemami RCP i modułami HR zyskujesz kompleksowy obraz sytuacji – zarówno z punktu widzenia kadrowego, jak i zarządczego. W efekcie możesz nie tylko zapobiegać lukom kadrowym, ale też budować bardziej elastyczne i odporne na zakłócenia środowisko pracy.