KSeF z podpisem prezydenta – już w 2026 r. firmy muszą przejść na e-fakturowanie

27 sierpnia 2025 r. prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. W wyniku jej wdrożenia już w przyszłym roku polscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w formie plików XML i przesyłać je za pomocą platformy KSeF zarządzanej przez Ministerstwo Finansów. Celem reformy jest przede wszystkim uszczelnienie systemu VAT, zwiększenie kontroli fiskusa nad obrotem gospodarczym i ograniczenie nadużyć podatkowych. Dzięki KSeF administracja skarbowa zyska bowiem dostęp do danych o transakcjach praktycznie w czasie rzeczywistym.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0).
• KSeF wprowadza rewolucję w fakturowaniu – fiskus zyska bieżący wgląd w transakcje i dane podatkowe firm.
• W związku z wdrożeniem obowiązkowego KSeF niemal wszystkie faktury trzeba będzie wystawiać w formie plików XML i przesyłać za pomocą platformy Ministerstwa Finansów.
• Nowelizacja dopuszcza również możliwość wystawiania faktur offline, z obowiązkiem ich przesłania do systemu KSeF najpóźniej kolejnego dnia.
• Ministerstwo Finansów przekonuje, że nowe rozwiązanie uprości proces wymiany faktur, jednak wśród przedsiębiorców rosną obawy, czy do tak rewolucyjnej zmiany zdążą przygotować się na czas.
• Wdrożenie KSeF to proces, który dotyczy wszystkich działów firmy. Wymaga również ustalenia z kontrahentami, w jaki sposób będą przesyłane pozostałe informacje potrzebne do rozliczenia transakcji, ale nieobjęte strukturą faktur KSeF.

Prezydent podpisał KSeF

Obowiązek e-fakturowania stanie się faktem już w przyszłym roku. 27 sierpnia 2025 r. ustawę wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) podpisał prezydent Karol Nawrocki. To jedna z najbardziej rewolucyjnych zmian w polskim systemie podatkowym ostatniej dekady.

Przedsiębiorcy mają zaledwie pięć miesięcy na dostosowanie się do nowych regulacji. Zgodnie z ustawą nowelizującą VAT, faktury będą musiały być wystawiane w ujednoliconym formacie XML FA i przesyłane za pomocą centralnej platformy KSeF. Od 1 lutego 2026 r. ten obowiązek obejmie największych podatników – firmy, których roczna sprzedaż w 2024 r.  przekroczyła 200 mln zł, a dwa miesiące później z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać także pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem tych, u których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł. W ich przypadku obowiązek fakturowania za pomocą KSeF wejdzie w życie w 2027 r.

Przeczytaj również: Co dalej z KSeF? Od kiedy Krajowy System eFaktur wejdzie w życie?

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Przyczyny wdrożenia KSeF

Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego, lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększenie bezpieczeństwa i nienaruszalności danych. Efektem zmian ma być także większa transparentność obrotu gospodarczego oraz ograniczenie luki VAT.

Podobne rozwiązania działają już w innych krajach Unii Europejskiej – Włochy korzystają z e-faktur od kilku lat, a od 2025 r. dołączają do nich także Niemcy. Zgodnie z unijnym pakietem VAT in a Digital Age (ViDA), do 2030 r. obowiązkowe e-fakturowanie zostanie zharmonizowane w całej UE. Po wdrożeniu KSeF papierowe faktury i dokumenty w formacie PDF, poza nielicznymi wyjątkami, praktycznie znikną z obiegu.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów, zarządzana przez Krajową Administrację Skarbową. Jej zadaniem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych – dokumentów w formacie XML, posiadających unikalny identyfikator w systemie.

Dzięki centralizacji faktury będą dostępne nie tylko dla wystawcy i odbiorcy, lecz także dla organów podatkowych, które zyskają natychmiastowy wgląd w dane o poszczególnych transakcjach.

Harmonogram wdrożenia KSeF obejmuje trzy etapy:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z systemu obejmie dużych podatników, czyli firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa,
• do końca 2026 r. – z obowiązku zwolnione będą jeszcze mikrofirmy z miesięcznym obrotem poniżej 10 tys. zł; dopiero od 2027 r. także one będą musiały przejść na e-fakturowanie.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów testowe środowisko API, umożliwiające rozpoczęcie prac związanych z integracją systemów fakturujących z KSeF zostanie udostępnione dopiero pod koniec września.

Więcej informacji znajdziesz w naszym kompleksowym poradniku na temat KSeF!

Co w praktyce oznacza wdrożenie KSeF?

KSeF 2.0 zmieni codzienną praktykę fakturowania w Polsce. Od 2026 r. niemal każda faktura będzie musiała być wystawiona w formacie XML FA, a następnie przesłana na platformę KSeF zarządzaną przez Ministerstwo Finansów. Do obsługi e-faktur w takim modelu potrzebne będzie odpowiednie oprogramowanie zintegrowane z systemem KSeF.

Przedsiębiorcy, aby móc korzystać z KSeF, będą musieli także uwierzytelnić się w systemie, a jeśli faktury w ich imieniu ma wystawiać inny podmiot (np. biuro rachunkowe) to również nadać mu odpowiednie uprawnienia. Z perspektywy podatkowej kluczowe znaczenie będzie miała także terminowość w realizacji nowych obowiązków. Wszystko dlatego, że KSeF działa w czasie rzeczywistym i nie da się uzupełnić dokumentów wstecznie.

Wdrożenie KSeF oznacza też odejście od papierowych faktur i dokumentów w formacie PDF. Będą one mogły być stosowane tylko w wyjątkowych sytuacjach – np. przy dokumentowaniu transakcji z konsumentami. W codziennym obrocie gospodarczym po pewnym czasie praktycznie znikną z użycia.

Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi – Symfonia

Przedsiębiorcy nie są gotowi na KSeF

Mimo że o planach wdrożenia systemu wiadomo od dawna, wielu przedsiębiorców nie rozpoczęło jeszcze przygotowań. Badania firmy Symfonia z lipca 2025 r. pokazują, że ponad 51% firm nie podjęło jeszcze żadnych działań w tym zakresie, a w co czwartym przedsiębiorstwie prace związane z przejściem na e-fakturowanie znajdowały się w początkowej fazie.

Skala zmian jest bardzo duża, a ich wdrożenie wymaga czasu – od analizy procesów fakturowania i aktualizacji systemów IT, po przeszkolenie pracowników i dostosowanie współpracy z kontrahentami. To nie jest reforma, którą można wprowadzić w firmie z dnia na dzień.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

KSeF – jak się przygotować?

Jak każda duża reforma podatkowa, tak i wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie wyzwaniem dla wielu firm. Im wcześniej przedsiębiorcy rozpoczną przygotowania, tym mniejsze ryzyko problemów w 2026 r. Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technicznych, ale też zmiany codziennych procedur i edukacji pracowników. Jak zatem przygotować się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?

Przeanalizuj proces wystawiania i przetwarzania faktur

Zacznij od przeglądu, jak dziś Twoja firma wystawia i obsługuje faktury – zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe. Sprawdź, jakie dokumenty generujesz, jakie dane umieszczasz na fakturach, jakie systemy są do tego wykorzystywane i czy są zintegrowane z KSeF. Przeanalizuj też proces przyjmowania faktur zakupowych: kto je odbiera, w jaki sposób są rejestrowane i akceptowane, oraz jakie technologie (np. OCR, EOD) wspierają ten obieg. Taka inwentaryzacja pozwoli wskazać obszary wymagające zmian.

Dostosuj zasady współpracy z kontrahentami

Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji zasad współpracy z partnerami biznesowymi. Ustal, czy kontrahenci potrzebują dodatkowych danych (np. numerów zamówień czy specyfikacji), które nie mieszczą się w podstawowej strukturze e-faktury. Zaktualizuj regulaminy i umowy handlowe, aby jasno określić nowy sposób przesyłania dokumentów. Warto też upewnić się, że wszyscy partnerzy rozumieją nowe zasady obiegu faktur.

Przygotuj procedury awaryjne

Zarówno po stronie firmy, jak i Ministerstwa Finansów mogą zdarzyć się przerwy w działaniu systemów. Dlatego warto opracować procedury awaryjne: kto odpowiada za monitoring i przesyłanie dokumentów, jakie alternatywne łącza internetowe będą wykorzystywane, w jaki sposób firma wystawi faktury offline i prześle je do KSeF następnego dnia. Dobrze zdefiniowane scenariusze awaryjne zminimalizują ryzyko opóźnień i kar.

Wybierz i skonfiguruj oprogramowanie do obsługi KSeF

Możesz skorzystać z darmowych aplikacji Ministerstwa Finansów albo zintegrować KSeF z własnym systemem księgowym lub handlowym. Już teraz ważne jest sprawdzenie, czy obecne oprogramowanie wspiera wymogi KSeF, przeprowadzenie mapowania danych i testów integracyjnych. Dobrze skonfigurowane narzędzie pozwoli zautomatyzować procesy, ograniczyć ryzyko paraliżu organizacyjnego.

Ustal i nadaj uprawnienia

Określ, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wystawianie, odbieranie i weryfikowanie e-faktur. W KSeF istnieją różne modele nadawania uprawnień – od właścicieli, poprzez pracowników działu księgowości i przedstawicieli podatkowych, po jednostki samorządowe czy grupy VAT.  Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poradniku: jak nadać uprawnienia do KSeF?

Przeszkol pracowników

Nowy model e-fakturowania dotyczy nie tylko księgowości, lecz także działów sprzedaży, administracji czy IT. Zadbaj o szkolenia obejmujące zarówno obsługę techniczną systemu (logowanie, przesyłanie, odbiór faktur), jak i procedury wewnętrzne (postępowanie w razie awarii, archiwizacja dokumentów, obowiązujące terminy). Pracownicy powinni też znać podstawy prawne i konsekwencje niedopełnienia obowiązków.

Przetestuj system i procesy

Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, sprawdź, jak działają nowe procedury w praktyce. Ministerstwo Finansów udostępnia specjalne środowisko testowe. Warto w nim sprawdzić, jak wygląda wystawienie faktury sprzedażowej, odbiór dokumentu od kontrahenta, obsługę korekt czy faktur z załącznikami.