Problemy z płynnością komunikacji w firmie – jak przeciwdziałać?

Komunikacja w to niezwykle istotna kwestia w każdej organizacji. Pozwala ona dzielić się doświadczeniami, zwiększa motywację pracowników i poprawia ich współpracę, wpływając tym samym na rozwój całej firmy. Aby zapobiegać problemom z płynnością komunikacji wewnętrznej, warto sięgać po różnorodne narzędzia. Co może się okazać kluczowe?

Regularny feedback

Jednym z istotnych elementów prawidłowej komunikacji w firmie jest regularny feedback. Mowa zarówno o pochwałach w przypadku sukcesów, jak i konstruktywnej krytyce
w sytuacjach, gdy coś wymaga poprawy. Bez odpowiedniej reakcji pracownicy nie wiedzą, na czym stoją. Warto pamiętać, aby przy okazji „krytycznego” feedbacku skupić się również na pozytywnych elementach i udzielić konkretnych rad. Chcąc zadbać o komunikację wewnętrzną w firmie, warto także wprowadzić codzienne raportowanie – np. na koniec dnia pracy.

Jasny, zrozumiały przekaz

Chcąc przeciwdziałać problemom z płynnością komunikacji w organizacji, warto zawsze przekazywać pracownikom jasne komunikaty. Staraj się więc podawać konkretne liczby
i statystyki – im prościej, tym lepiej! Precyzyjne określanie celów oraz zadań zapobiegnie dezorientacji i wątpliwościom. Jeżeli jednak pracownicy nie będą do końca pewni, co właściwie mają robić, powstaną kolejne problemy związane z realizacją zadań czy terminowością. Proste komunikaty zawsze stanowią najlepsze rozwiązanie.

Regularne spotkania zespołu

Spotkania z pracownikami to podstawa, jeżeli zależy nam na dobrej komunikacji. To idealny sposób na przekazanie aktualnych spraw związanych z firmą czy omówienie projektów, bieżących zadań i celów na kolejne dni. Podczas spotkań z zespołem często mają miejsce burze mózgów, które znacząco ułatwiają realizację kolejnych projektów. Dobrym rozwiązaniem jest krótkie spotkanie na początku dnia pracy – dodatkowo motywuje ono pracowników do działania. Może ono odbywać się zarówno stacjonarnie w biurze, jak i w formie wideokonferencji – zwłaszcza jeśli część osób pracuje zdalnie. Oprócz samych spotkań istotna jest także sama dostępność dla pracowników – wiedzą oni wówczas, że w razie wątpliwości mogą zadać pytanie i nie zostaną z nimi sami. To z kolei zmniejsza stres związany z konkretnymi zadaniami i daje zatrudnionym pewnego rodzaju poczucie bezpieczeństwa.

Przeczytaj także: Koordynowanie pracy zespołu – 4 wskazówki dla managera

Narzędzia do komunikacji online w firmie

Aby usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie, warto wykorzystać narzędzia do komunikacji online. Obecnie do dyspozycji firm jest wiele platform, które umożliwiają nie tylko rozmowy na czacie, ale również dostęp do aktualnych informacji, prowadzenie wideorozmów czy uczestnictwo we wspólnych wyzwaniach. Największą zaletą tego rodzaju rozwiązania jest dostępność – za pomocą narzędzi online można porozumiewać się
z dowolnego miejsca. Niezależnie od tego, czy wszyscy Twoi pracownicy działają stacjonarnie w biurze, czy część z nich pracuje w trybie zdalnym, komunikatory i platformy online mogą znacząco poprawić ich komunikację.

Integracja pracowników a wpływ na komunikację w firmie

Na komunikację w firmie znacząco wpływają również relacje – zarówno te pomiędzy współpracownikami, jak i te na linii pracownik-manager czy pracownik-pracodawca. Jeżeli od początku pomożesz członkom zespołu zbudować więzi, może mieć to duże przełożenie na ich działania w firmie. Raz na jakiś czas warto zorganizować integrację pracowników – nie musi to być od razu kilkudniowy wyjazd, ale np. wspólne wieczorne wyjście do kręgielni czy restauracji. Takie momenty pozwolą pracownikom lepiej się poznać i nawiązać ciekawe relacje – wówczas znacznie łatwiej będzie im współpracować podczas realizacji projektów.

Przeczytaj także: Papier i arkusze kalkulacyjne spowalniają Twój biznes? Oto co możesz zrobić