Jak założyć firmę? Poradnik krok po kroku

Samodzielne otwarcie firmy nie jest trudne – o ile przyszły przedsiębiorca wie, w jaki sposób postępować. Sprawdź, jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku na przykładzie jej najpopularniejszej formy – firmy jednoosobowej.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Jak założyć swoją działalność? Zacznij od wyboru jej formy, określenia nazwy, adresów czy grupy docelowej.
• Do najważniejszych działań należą wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wybór kodów PKD, określenie formy opodatkowania oraz zgłoszenie do ZUS-u.
• Przedsiębiorcy, którzy chcą należeć do czynnych podatników VAT, mają obowiązek zarejestrować się również w urzędzie skarbowym.
• W niektórych przypadkach konieczne jest ponadto zdobycie pozwolenia na prowadzenie firmy (np. koncesji).

Jak otworzyć własną działalność – krok 1. Wybór formy działalności gospodarczej

Przed podjęciem decyzji o założeniu własnej firmy trzeba zastanowić się nad konkretną formą działalności. Najprostszą i najpopularniejszą z nich jest jednoosobowa działalność gospodarcza, jednak można założyć także spółkę cywilną, jedną ze spółek osobowych czy spółek kapitałowych. Przyszli przedsiębiorcy, którzy chcą otworzyć swój pierwszy biznes, wybierają najczęściej JDG lub spółkę cywilną (zarządzaną przez minimum dwóch wspólników). Ich rejestracja nie wymaga dopełniania wielu skomplikowanych formalności, a one same należą do stosunkowo prostych rodzajów działalności. Koszty ich prowadzenia również nie są zbyt wysokie. Spółki osobowe i kapitałowe wiążą się już z większą liczbą formalności, bardziej skomplikowaną księgowością i wyższymi kosztami, np. kapitałem początkowym. Rejestracji nie wymaga jedynie działalność nierejestrowana, którą w 2025 roku można prowadzić do momentu osiągnięcia kwoty wyższej niż 75% minimalnego wynagrodzenia.

Przeczytaj również: Działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć, zanim zarejestrujesz firmę w CEIDG? – Symfonia

Jak założyć działalność gospodarczą – krok 2. Określenie kodów PKD

Zakładając działalność gospodarczą, należy ustalić również kody PKD, które określają, czym ma zajmować się dana firma. Kod musi zostać zatem dostosowany do rodzaju oferowanych usług czy towarów. Jeżeli wybór jednego, konkretnego typu działalności nie jest możliwy,  konieczne jest ustalenie kilku kodów PKD – kodu głównego oraz kodów uzupełniających. We wniosku CEIDG-1 przedsiębiorca może wpisać do dziewięciu oznaczeń – kolejne kody (w nieograniczonej liczbie) mogą zostać dodane w załączniku CEIDG-RD. Maksymalna liczba oznaczeń PKD dla spółek to z kolei dziesięć kodów. W sytuacji, gdy charakter działalności zmieni się w trakcie jej prowadzenia, możliwa jest aktualizacja oznaczeń PKD w dowolnym momencie.

Przeczytaj również: Czym jest PKD?

Jak założyć własną firmę – krok 3. Wypełnienie formularza CEIDG-1

Jak założyć firmę na przykładzie JDG lub spółki cywilnej? Jednym z najważniejszych etapów jest wypełnienie formularza CEIDG-1. Zawiera on informacje na temat nazwy firmy, danych przedsiębiorcy, daty rozpoczęcia działalności, kodu PKD, adresu firmy czy miejsca, w którym przechowywana jest dokumentacja księgowa. Wniosek można pobrać ze strony internetowej e-PUAP – a gdzie założyć firmę jednoosobową (i nie tylko)? Formularz może zostać złożony:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy;
• przy użyciu listu poleconego poświadczonego notarialnie;
• elektronicznie, korzystając z podpisu kwalifikowanego;
• elektronicznie bez podpisu kwalifikowanego (na stronie e-PUAP).

Ważnym etapem zakładania własnej firmy krok po kroku jest też zdobycie numerów NIP i REGON – o ich nadanie wnioskuje się właśnie w formularzu CEIDG-1. Numer NIP jest niezbędny m.in. do celów podatkowych, a numer REGON – w kontaktach z takimi instytucjami jak urząd skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Jak założyć własną działalność – krok 4. Wybór formy opodatkowania

Wypełniając formularz CEIDG-1, należy określić także formę opodatkowania zakładanej działalności gospodarczej. W polskim systemie podatkowym wyróżnia się trzy główne rodzaje opodatkowania firmy:

• skala podatkowa (opodatkowanie na zasadach ogólnych) – stawka podatku wynosi w tym przypadku 12% bądź 32%, z kolei kwota wolna od podatku to 30 tysięcy złotych. Opodatkowani w ten sposób przedsiębiorcy mogą korzystać z różnego typu ulg i odliczeń;
• podatek liniowy – dochody, niezależnie od wysokości, opodatkowane są stawką 19%. Wybór tej formy opodatkowania wymaga złożenia pisemnego oświadczenia do Naczelnika Urzędu Skarbowego – do końca roku, jeśli pierwszy przychód z prowadzonej firmy trafi do przedsiębiorcy w grudniu lub do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z działalności na dany rok. Opodatkowanie według stawki liniowej nie uprawnia do korzystania z ulgi dla osób samotnie wychowujących dzieci ani do wspólnego rozliczania się z małżonkiem;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma opodatkowania, obejmująca różne stawki (17%, 15%, 14%, 12,5%, 12%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%), na których wysokość wpływa rodzaj działalności. W celu wyboru ryczałtu należy złożyć wniosek do Naczelnika Urzędu Skarbowego w takich samych terminach co w przypadku podatku liniowego. Ryczałt umożliwia prowadzenie księgowości uproszczonej w postaci ewidencji przychodów. Nie daje on jednak możliwości rozliczania się z małżonkiem czy odliczenia ulgi dla rodziców, którzy samotnie wychowują dziecko. W rozliczeniu podatkowym nie można też uwzględnić kosztów uzyskania przychodów.

Przeczytaj również: Progi podatkowe – ile wynoszą i kogo dotyczą? – Symfonia

Jak rozpocząć własną działalność – krok 5. Rejestracja w ZUS

Wiesz już, jak otworzyć swoją działalność w CEIDG – to jednak nie wszystko. Zakładając własną firmę w Polsce, należy zgłosić się również do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W tym celu do wniosku CEIDG-1 wystarczy dołączyć druk:

• ZUS ZUA, jeżeli przedsiębiorca chce zostać objęty ubezpieczeniami społecznymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym;
• ZUS ZZA, jeżeli przedsiębiorca chce zostać objęty wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym.

W trakcie pierwszych 6 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej istnieje możliwość skorzystania z ulgi na start, która uprawnia do rezygnacji ze składki zdrowotnej. W ciągu kolejnych 2 lat możliwe jest natomiast opłacanie tzw. Małego ZUS-u, czyli składek preferencyjnych w niższej wysokości. Nie obejmują one jednak składki na ubezpieczenie zdrowotne, którą należy opłacać w pełnym wymiarze.

Jak zarejestrować firmę – krok 6. Rejestracja w urzędzie skarbowym

Jeśli przedsiębiorca chce być czynnym podatnikiem VAT, powinien zarejestrować się również w urzędzie skarbowym, korzystając z druku VAT-R. Złożenie formularza możliwe jest zarówno bezpośrednio w urzędzie, jak i drogą elektroniczną. Należy dokonać tego najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień sprzedaży towarów bądź usług, które są objęte podatkiem VAT. Z obowiązku zgłoszenia do VAT-u zwolnieni są przedsiębiorcy:

• u których łączna wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł;
• którzy posiadają w swojej ofercie towary i usługi zwolnione z VAT (np. firmy z zakresu finansów, edukacji czy medycyny).

Przeczytaj również: Kontrola skarbowa – co to jest i jak się do niej przygotować? – Symfonia

Jak założyć firmę w Polsce – o czym jeszcze warto pamiętać?

Wiesz już, jak założyć własną działalność gospodarczą krok po kroku. Rejestracja firmy w CEIDG, zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy wybór formy opodatkowania to zdecydowanie najważniejsze etapy otwierania biznesu. Warto jednak pamiętać o kilku dodatkowych kwestiach takich jak wybór nazwy oraz firmowego logo, założenie firmowego rachunku bankowego czy uzyskanie niezbędnych pozwoleń. Sprawdź, co trzeba zrobić, żeby założyć firmę, która będzie przyciągała potencjalnych klientów.

Nazwa firmy

Przed rejestracją działalności gospodarczej w CEIDG warto dobrze zastanowić się nad jej nazwą. W przypadku JDG powinna ona zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy, aby można było w łatwy sposób go zidentyfikować. Do nazwy można dodać także dodatkowy człon, który będzie wskazywał na charakter prowadzonego biznesu. Najważniejsze, aby nazwa przedsiębiorstwa nie wprowadzała klientów w błąd. Nie można być ona także identyczna jak nazwa istniejącej już firmy.

Adres prowadzenia JDG

Przed założeniem działalności gospodarczej należy określić również adres do doręczeń (obowiązkowy element wniosku CEIDG-1) oraz stały adres wykonywania działalności. Jeżeli działalność będzie wykonywana w dodatkowych stałych miejscach, te także powinny zostać podane w formularzu. Co istotne, przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do wszystkich wpisanych w CEIDG nieruchomości – np. prawo własności lub współwłasności, użyczenie, najem, dzierżawa lub prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków. W sytuacji, w której rodzaj prowadzonej działalności wymaga częstych zmian miejsca, np. w ramach dojazdów do klientów w celu wykonania usługi, w formularzu należy zaznaczyć pole „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

Logo firmy

Na etapie ustalania nazwy firmy warto skupić się także na projekcie jej logotypu. To jeden z ważniejszych elementów kształtowania firmowego wizerunku, który jest w stanie przyciągać uwagę klientów. Najważniejsze, aby wyróżniał się on na tle podobnych przedsiębiorstw z branży – w przeciwnym razie firma może być mylona z konkurencją. Najlepiej, jeśli logo jest spójne z estetyką i szatą graficzną innych elementów identyfikacji wizualnej marki.

Witryna internetowa firmy

Po założeniu działalności internetowej warto rozważyć stworzenie firmowej strony internetowej, która pomoże dotrzeć do grupy docelowej i wypromować markę oraz jej ofertę. Stanowi ona jedno z najlepszych źródeł informacji o oferowanych usługach lub towarach, danych kontaktowych i szczegółów na temat firmy. Projektując witrynę internetową przedsiębiorstwa, warto zwrócić uwagę na jej pozycjonowanie, które może zapewnić znacznie większą liczbę wizyt, a co za tym idzie – lepszą sprzedaż. Oprócz strony www marki warto zadbać także o firmowe social media, które są dziś skutecznym narzędziem do marketingu, nawiązywania relacji z klientami oraz badania ich potrzeb. Obecnie promocja online to prawdziwy klucz do sukcesu.

Pozwolenia na prowadzenie firmy

W przypadku niektórych firm wymagane jest zdobycie koncesji lub zezwoleń. Koncesją nazywa się pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej o charakterze uznaniowym – to organ koncesyjny decyduje o jej przyznaniu. Zezwolenie to natomiast inny rodzaj pozwolenia na wykonywanie działalności gospodarczej o konkretnym charakterze. W przeciwieństwie do koncesji, która udzielana jest według uznania organu koncesyjnego, w przypadku zezwolenia nie może on odmówić jego wydania, o ile tylko wnioskodawca spełnia warunki określone w normie prawnej.

Firmowe konto bankowe

Zakładając działalność gospodarczą, warto otworzyć również osobny rachunek bankowy dla firmy. Odrębne konto w banku dla celów działalności znacznie ułatwia zarządzanie firmowymi środkami, regulowanie należności względem ZUS-u czy US i oddzielenie transakcji związanych z prowadzonym biznesem od prywatnych wydatków. Co więcej, firmowe rachunki bankowe są zazwyczaj lepiej dopasowane do potrzeb przedsiębiorców niż konta prywatne.

Księgowość firmy

Podczas zakładania firmy warto zastanowić się także nad sposobem prowadzenia jej księgowości. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne zarządzanie kwestiami rachunkowymi przy użyciu specjalistycznego programu. Przykładowo, Symfonia eBiuro pozwala na:

• obsługę podatków dochodowych oraz podatku VAT;
• obsługę płatności oraz wysyłanie przypomnień o zapłacie;
• automatykę księgową.

Więcej na ten temat przeczytasz we wpisie: Jaki program do fakturowania wybrać dla jednoosobowej działalności gospodarczej? Cechy i funkcje, na które warto zwrócić uwagę – Symfonia

Pieczęć firmy

Podczas zakładania działalności gospodarczej można zdobyć też firmową pieczęć – mimo że przepisy prawa nie wymagają jej posiadania, może ona pełnić funkcję reprezentatywną i wpływać na wiarygodność dokumentacji. Pieczątka pozwala także zaoszczędzić czas – dzięki niej nie ma potrzeby każdorazowego podpisywania dokumentów i wpisywania danych przedsiębiorstwa. Firmowa pieczęć powinna zawierać takie informacje jak nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela, NIP oraz adres podany przy zakładaniu działalności.

Jak otworzyć własny biznes – najczęściej zadawane pytania

Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące tego, jak otworzyć firmę w Polsce.

Jak założyć firmę jednoosobową krok po kroku?

Aby założyć JDG w Polsce, należy zarejestrować ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wypełniając formularz CEIDG-1. Zakładanie własnego biznesu obejmuje również: wybór formy opodatkowania, określenie kodów PKD, rejestrację w ZUS-ie oraz zgłoszenie do US w przypadku czynnych podatników VAT.

Jak założyć działalność w CEIDG – osobiście czy online?

Wpisu w CEIDG można dokonać zarówno bezpośrednio w urzędzie, jak również drogą elektroniczną, przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub na stronie e-PUAP. Wniosek można złożyć także poprzez wysłanie poświadczonego notarialnie listu poleconego.

Jak założyć biznes mobilny?

Jeśli charakter działalności wymaga zmian miejsca – np. ze względu na dojazdy do klientów – we wniosku CEIDG-1 należy zaznaczyć opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.