Działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć, zanim zarejestrujesz firmę w CEIDG?

Masz pomysł na własny biznes? Jeśli chcesz wcielić go w życie, musisz liczyć się z koniecznością założenia działalności gospodarczej. Jak się do tego zabrać? Czy zawsze trzeba rejestrować firmę w CEIDG? Kiedy do prowadzenia działalności gospodarczej potrzebne jest zezwolenie? I wreszcie, którą formę opodatkowania dochodów wybrać na początek? Jeśli nurtują Cię te lub inne pytania, koniecznie zapoznaj się z dalszą częścią tego poradnika. Znajdziesz w nim najważniejsze informacje na temat zasad prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Spis treści:

• Czym jest działalność gospodarcza?
• Gdzie złożyć wniosek o założenie działalności gospodarczej?
• Kiedy do prowadzenia działalności gospodarczej potrzebne jest pozwolenie?
• Opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej
• Składki ZUS dla nowych przedsiębiorców
• Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną oraz firmowy rachunek bankowy?
• Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Czym jest działalność gospodarcza?

Na gruncie krajowych przepisów można znaleźć kilka różnych definicji działalności gospodarczej. Ta najważniejsza znajduje się jednak w art. 3 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z nim pojęcie to oznacza działalność o charakterze zarobkowym, wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły przez przedsiębiorcę, który prowadzi ją we własnym imieniu. Powyższa definicja ma jednak charakter bardzo ogólny. Właśnie dlatego na przełomie ostatnich lat wielokrotnie stanowiła przedmiot orzecznictwa sądów. Zgodnie z ich stanowiskiem, o działalności gospodarczej mówimy wówczas, gdy:

• celem przedsiębiorcy jest osiągnięcie zysku,
• działania mają charakter powtarzalny i są wykonywane w taki sposób, że tworzą pewną całość,
• przedsiębiorca działa w sposób samodzielny, a zatem nie podlega innej osobie czy zewnętrznemu podmiotowi.

Kto może założyć działalność gospodarczą?

Działalność gospodarczą w Polsce mogą zarejestrować jedynie osoby pełnoletnie, posiadające zdolność do czynności prawnych. Ten przywilej przysługuje nie tylko obywatelom Polski, lecz również państw członkowskich UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Cudzoziemcy z państw trzecich mogą natomiast założyć firmę w Polsce jedynie wówczas, gdy mają ważny tytuł pobytowy.

Ważne: zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami działalność gospodarczą mogą prowadzić także osoby, które nie ukończyły 18. roku życia. Ponieważ nie mają one jednak pełnej zdolności do czynności prawnych, by uzyskać wpis do CEIDG, a następnie zawierać umowy z kontrahentami, potrzebują zgody ustawowych przedstawicieli (np. rodziców lub prawnych opiekunów).

Rodzaje działalności gospodarczej w Polsce

Biorąc pod uwagę formę prawną, można wyróżnić kilka rodzajów działalności gospodarczej. Różnią się one nie tylko statusem i zakresem odpowiedzialności przedsiębiorcy, lecz również zasadami opodatkowania. Właśnie dlatego decyzje dotyczące wyboru konkretnego rozwiązania, warto poprzedzić dokładną analizą.

Najpopularniejszym rodzajem działalności gospodarczej w Polsce jest ta, prowadzona samodzielnie przez podatnika. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się natomiast na zakładanie spółek cywilnych czy osobowych. Na tych formach prawnych wybór się jednak nie kończy. Jeszcze kilka lat temu wśród osób uzyskujących wysokie dochody, często spotykanym rozwiązaniem było prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki kapitałowej. Zarejestrowanie takiej firmy wymagało jednak wpisu do KRS.  Dziś ze względu na mniej korzystne regulacje podatkowe, ta opcja cieszy się mniejszą popularnością.

Ważne: przedsiębiorcy, którzy zdecydują się prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki kapitałowej, muszą się liczyć z tym, że ich dochody zostaną opodatkowane dwukrotnie – na poziomie spółki (podatkiem CIT) oraz w związku z wypłacaniem dywidendy (podatkiem PIT).

Gdzie złożyć wniosek o założenie działalności?

Osoby, które chcą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce, muszą co do zasady zarejestrować firmę. Przedsiębiorcy działający samodzielnie oraz wspólnicy spółki cywilnej, odpowiedni wpis do rejestru uzyskają w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG. Inaczej wygląda to w przypadku spółek osobowych i kapitałowych. Te podlegają bowiem wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

Czy zawsze trzeba zarejestrować firmę w CEIDG?

Nie każda osoba, która chce podjąć działalność zarobkową, musi jednak rejestrować firmę. Z tego obowiązku z mocy ustawy zwolnieni zostali rolnicy prowadzący działalność agroturystyczną, sprzedający produkty rolne własnej produkcji lub zajmujący się produkcją wina.

Rejestracja firmy w CEIDG nie jest konieczna także w przypadku osób, które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej oraz przewidują, że ich przychody nie będą przekraczać 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Obowiązujące w 2024 r. dla działalności nierejestrowanej limity wynoszą:

• od stycznia do czerwca 2024 roku – 3181,50 zł,
• od lipca do grudnia 2024 roku – 3225 zł.

Przeczytaj również: Działalność nierejestrowana – czym jest i kto może ją prowadzić?

Kiedy do prowadzenia działalności gospodarczej potrzebne jest pozwolenie?

W przypadku niektórych rodzajów działalności gospodarczej przedsiębiorca musi uzyskać pozwolenie lub posiadać określone uprawnienia. Ten drugi wymóg dotyczy w szczególności osób, które chcą pracować w takich zawodach, jak rzeczoznawca majątkowy, adwokat, architekt czy doradca podatkowy. Z uzyskaniem koncesji lub pozwolenia muszą się liczyć natomiast przedsiębiorcy, którzy zamierzają m.in. handlować wyrobami alkoholowymi, paliwami lub energią, czy też świadczyć usługi w zakresie ochrony osób i mienia.

Opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością opodatkowania uzyskiwanych z jej tytułu dochodów. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmę samodzielnie lub są wspólnikami w spółce cywilnej, mogą rozliczać podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) na trzy sposób:

• według skali podatkowej, ze stawką 12% i 32%,
• za pomocą stałej stawki 19% (podatek liniowy),
• w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Pierwsza z form ma charakter podstawowy i obowiązuje wówczas, gdy podczas rejestrowania firmy w CEIDG podatnik nie wybrał innej metody rozliczania podatku. Warto również pamiętać, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej (związane np. z prowadzeniem aptek czy handlem częściami i akcesoriami do pojazdów) zostały wyłączone spod opodatkowania w formie ryczałtu. Z tej możliwości nie skorzystają również przedsiębiorcy, którzy w ramach działalności gospodarczej będą świadczyć usługi czy sprzedawać towary na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy.

Więcej informacji na temat różnic pomiędzy wymienionymi wyżej formami opodatkowania znajdziesz w poradniku: podatki dla jednoosobowych działalności gospodarczych: 7 cennych wskazówek.

Ważne: przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi opodatkowane podatkowaniem VAT oraz tacy, których przychody ze sprzedaży przekraczają limit 200 tys. zł rocznie, mają również obowiązek zarejestrować się do VAT.

Składki ZUS dla nowych przedsiębiorców

Prowadzenie firmy w Polsce wiąże się także z koniecznością odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej oraz nie planują współpracować z byłym lub obecnym pracodawcą, mogą skorzystać z ulgi na start. Zwalnia ona z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy przez okres pierwszych 6 miesięcy. Po tym czasie przedsiębiorca ma prawo rozliczać składki od preferencyjnej podstawy, wynoszącej 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Nieco inaczej wygląda sytuacja osób, które oprócz prowadzenia działalności gospodarczej są zatrudnione także na podstawie umowy o pracę. Jeśli ich miesięczne wynagrodzenie z tego drugiego źródła jest równe lub przekracza wartość płacy minimalnej, to wtedy przedsiębiorca odprowadza jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. O tym jak prawidłowo obliczyć jej wysokość piszemy w poradniku: składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2024 i 2025 r. – zmiany, które warto znać.

Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną oraz firmowy rachunek bankowy?

By rozliczyć podatek, przedsiębiorca musi rejestrować sprzedaż na rzecz swoich klientów. Jeśli są nimi osoby fizyczne, to transakcje powinny być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Z obowiązku posiadania takiego urządzenia zwolnieni są przedsiębiorcy, których sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekracza limitu 20 000 zł oraz Ci otrzymujący płatność wyłącznie na rachunek bankowy.

Ważne: obowiązek posiadania konta firmowego mają jedynie podatnicy, którzy opłacają podatek VAT oraz korzystają z mechanizmu podzielonej płatności. Pozostali przedsiębiorcy do przyjmowania przelewów do klientów mogą korzystać z rachunku prywatnego, o ile są jego wyłącznym właścicielem.

Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Przepisy ustaw zobowiązują przedsiębiorców do prowadzenia dokumentacji rachunkowej, która uwzględniała będzie faktury i rachunki, stanowiące podstawę do ustalenia wysokości należnego podatku. To, w jakiej formie należy ją przygotować, zależy od wybranej formy opodatkowania. Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych mają obowiązek rejestrowania transakcji gospodarczych w księdze przychodów i rozchodów. Ci, którzy odprowadzają podatek w formie ryczałt, muszą z kolei posiadać ewidencję przychodów. Obie te metody zalicza się do tzw. uproszczonych form księgowości. W przypadku spółek kapitałowych konieczne jest natomiast prowadzenie ksiąg rachunkowych. Te oprócz wykazu zdarzeń gospodarczych, obejmują również wykaz aktywów i pasywów oraz zestawienie obrotów i sald.

Jaki system księgowy wybrać dla swojej firmy?

Na rynku można znaleźć wiele programów ułatwiających prowadzenie firmowej księgowości. Jednym z nich jest Symfonia eBiuro. Za pomocą tego systemu wystawisz różnego rodzaju dokumenty sprzedaży, takie jak faktury, zaliczki czy paragony. Uzupełnisz również wpisy w KPiR lub ewidencji sprzedaży. Na tej podstawie system przygotuje przejrzyste zestawienie zobowiązań i należności wraz ze wskazaniem terminów ich zapłaty. Dzięki temu finanse swojej firmy będziesz mieć zawsze pod kontrolą. Za pomocą Symfonii eBiuro możesz również kontrolować stany magazynowe oraz wystawiać różnego rodzaju dokumenty, takie jak PZ, WZ, PW, RW. Poznaj możliwości tego systemu, testując go za darmo przez 45 dni!