Wezwanie do zapłaty – co warto wiedzieć na jego temat?

Wezwanie do zapłaty to dokument, który stanowi próbę polubownego rozwiązania sporu między stronami w przypadku braku zapłaty ze strony kontrahenta. Jest ono także dowodem w przypadku ewentualnej sprawy sądowej. Sprawdź, jak napisać pismo o zwrot pieniędzy, co zrobić po jego otrzymaniu i jakie mogą być konsekwencje braku reakcji na wezwanie.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wezwanie do zapłaty to dokument będący elementem miękkiej windykacji.
• Jest ono wysyłane do kontrahenta, który nie wywiązał się z obowiązku zapłaty za towar lub usługę.
• Pismo powinno zostać przekazane dłużnikowi w taki sposób, aby wierzyciel posiadał dowód dokonania tej czynności – najbezpieczniejszym wyborem jest zatem fizyczny list z podpisem wierzyciela.
• Sąd może traktować brak przedsądowego wezwania jako niedopełnienie wymogów stawianych przed powodem w procedurze cywilnej.

Wezwanie do zapłaty – co to?

Wezwanie do zapłaty jest dokumentem wysyłanym przez wierzyciela do dłużnika w trakcie procesu windykacji, wzywającym do uregulowania należności w wyznaczonym terminie. To element tzw. windykacji miękkiej, która nie generuje dodatkowych kosztów dla dłużnika.  Kontrahent może otrzymać je nawet w następnym dniu po przekroczeniu określonej wcześniej daty płatności za fakturę. Wezwanie do zapłaty może dotyczyć również opóźnień w:

• wypłacie pensji (wezwanie do zapłaty zaległego wynagrodzenia);
• zapłacie czynszu (wezwanie od właściciela nieruchomości);
• zapłacie abonamentu telefonicznego (wezwanie od operatora komórkowego);
• zapłacie alimentów (wezwanie do dłużnika alimentacyjnego, który zalega z zapłatą alimentów orzeczonych wyrokiem sądu).

Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Podstawą prawną wezwania do zapłaty jest głównie art. 455 Kodeksu postępowania cywilnego, który wskazuje, że jeśli termin spełnienia świadczenia nie został oznaczony, wierzyciel ma prawo wezwać dłużnika do zapłaty, a dług staje się wymagalny w chwili otrzymania wezwania. Znaczenie ma także art. 187, zgodnie z którym pozew musi zawierać informację na temat tego, czy strony podjęły próbę mediacji bądź innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w razie, gdy ich nie podjęto – wyjaśnienie przyczyny. Kodeks cywilny określa natomiast, że już sama faktura może być traktowana jako wezwanie do zapłaty – o ile zawiera ona stosowne adnotacje.

Przeczytaj również: Kiedy i dlaczego warto wysyłać wezwanie do zapłaty?

Pierwsze wezwanie do zapłaty – czy zawsze jest skuteczne?

Zdarza się, że już samo przypomnienie o zapłacie lub pierwsze pismo ponaglające wystarcza, aby wierzyciel otrzymał pieniądze za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Często jednak oprócz pierwszego (zwykłego) wezwania do zapłaty konieczne jest wysłanie drugiego ponaglenia (przedsądowe wezwanie do zwrotu pieniędzy) oraz pisma ostatecznego. Jeśli natomiast zapłata nie wpłynie na konto wystawcy faktury mimo przekazania wezwań, a termin uregulowania należności minął, sprawa zostaje skierowana na drogę sądową. Podczas procedury sądowej sąd traktuje wezwanie do zapłaty jako próbę polubownego odzyskania należności.

Przeczytaj również: Zatory płatnicze i windykacja należności w biurze rachunkowym – kompleksowy poradnik – Symfonia

Wezwanie do zapłaty – w jakiej formie?

Prawo nie określa konkretnej treści ani formy wezwania do zapłaty – wierzyciel może przekazać je dłużnikowi zarówno ustnie, jak i drogą pocztową czy elektroniczną. Decydując się na wysyłkę pocztą, można zyskać dowód, kluczowy podczas ewentualnego postępowania sądowego. List polecony za potwierdzeniem odbioru, opatrzony własnoręcznym podpisem, potwierdza bowiem fakt wysłania wezwania przez wierzyciela oraz jego odbioru przez dłużnika. Można zatem z łatwością wykazać, że została podjęta próba załatwienia sprawy w polubowny sposób. Brak przedsądowego wezwania sąd może natomiast odebrać jako niedopełnienie wymogów stawianych przed powodem w procedurze cywilnej. W przypadku e-maila wiadomość może trafić np. do folderu SPAM, a wówczas dłużnik może uznać, że nie otrzymał wezwania.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Pisząc wezwanie do zapłaty, należy pamiętać, że powinno ono zawierać informacje dotyczące:

• wysokości zaległej płatności wraz ze wskazaniem odsetek;
• terminu, w jakim dłużnik ma uregulować należność (zazwyczaj 7-14 dni od dnia, w którym zostało doręczone pismo);
• sposobu przekazania zaległych środków – np. w formie przelewu na konto bankowe (+ numer rachunku bankowego do wpłaty);
• konsekwencji prawnych, jakie dotyczą dłużnika w przypadku braku zapłaty pomimo otrzymania wezwania;
• danych wierzyciela i dłużnika (imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy do doręczeń, numery NIP w przypadku przedsiębiorców).

Dokument często zawiera także informację o chęci polubownego rozwiązania sporu oraz możliwości wejścia na drogę sądową, jeżeli dłużnik nie zareaguje na wezwanie. W jego treści nie może też zabraknąć podstawy prawnej i podpisu wierzyciela. To, jak wygląda wezwanie do zwrotu pieniędzy, zależy zazwyczaj od sytuacji oraz oczekiwań wierzyciela. Najważniejsze, aby wezwanie wskazywało na konieczność uregulowania zaległych należności. Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia wzór lub wzór wezwania do zapłaty faktury do pobrania można znaleźć w sieci.

Prowadzisz działalność gospodarczą? Wezwanie do zapłaty możesz wygenerować automatycznie za pomocą programu Symfonia eBiuro!

Wezwanie do zapłaty – co zrobić po jego otrzymaniu?

Jeżeli wierzyciel wzywa do zapłaty swojego dłużnika – szczególnie wezwaniem przedsądowym – a ten nie reguluje należności, sprawa niebawem trafia do sądu, z kolei ten wydaje nakaz zapłaty. Aby uniknąć egzekucji komorniczej, najlepiej skontaktować się z wierzycielem już po odebraniu pierwszego pisma ponaglającego w celu ustalenia planu spłaty długu. Niekiedy wierzyciel umożliwia rozłożenie zadłużenia na kilka rat. A co, jeśli dłużnik nie zgadza się z treścią wezwania do zapłaty? W przypadku, gdy żądanie zapłaty od wierzyciela nie ma uzasadnienia lub wówczas, gdy zadłużenie ulegnie przedawnieniu,  istnieje możliwość złożenia odwołania. Dłużnik ma na to 14 dni od momentu odebrania ponaglenia. W takiej sytuacji sprawa trafia do ponownego rozpatrzenia, a kontrahent jest zobowiązany udowodnić rzeczywisty stan – np. przy użyciu odpowiednich dokumentów, które potwierdzają jego rację. Po odebraniu wezwania do zapłaty, zawsze należy upewnić się co do jego zasadności – zdarza się bowiem, że pismo zostaje wysłane przez pomyłkę lub celowo, przez oszustów. Bardzo ważna jest zatem weryfikacja danych znajdujących się w treści pisma.

Kiedy ponaglenie do zapłaty staje się nieważne?

Wezwanie do zapłaty stanowi nieformalną metodę miękkiej windykacyjnym – nie może on zatem stracić ważności np. z uwagi na formalne błędy w treści. Wyróżnia się natomiast pewne sytuacje, w których można przesądzić skuteczność wezwania. Aby było ono skuteczne, świadczenie żądane przez wierzyciela musi być wymagane. Jeżeli więc dłużnik otrzyma ponaglenie zapłaty przed ustalonym terminem, nie będzie ono skuteczne. Wezwanie do zapłaty staje się nieważne również w przypadku przedawnienia. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego terminy, po których dłużnik ma prawo odmówić zapłaty roszczenia, to:

• 6 lat w przypadku wszystkich roszczeń, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej;
• 3 lata w przypadku roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

O bezskuteczności wezwania do zapłaty można mówić również wówczas, gdy dłużnik wykonał świadczenie, a mimo to wystosowano pismo. Nie ma ono w takiej sytuacji żadnej mocy prawnej – przed przekazaniem pisma ponaglającego wierzyciel powinien zatem upewnić się, czy na jego konto bankowe nie trafił już przelew od dłużnika.

Jakie są konsekwencje braku zapłaty pomimo otrzymania wezwania?

Jeżeli dłużnik nie uregulował należności, mimo że otrzymał wezwanie do zapłaty, musi liczyć się z pewnymi konsekwencjami. To nie tylko skierowanie sprawy na drogę sądową – brak płatności może zostać zgłoszony do rejestrów dłużników, np. Krajowego Rejestru Długów (KRD), Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor czy Europejskiego Rejestru Informacji Finansowej (ERIF). Wpisy w tego rodzaju katalogach mają wpływ na historię kredytową.

Wezwanie do zapłaty – FAQ

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące wezwania do zapłaty.

Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to dokument, który wierzyciel wysyła do dłużnika, gdy ten spóźnia się ze spłatą należności – np. za fakturę. Stanowi on element tzw. miękkiej windykacji.

Co powinno zawierać ponaglenie zapłaty?

W treści wezwania do zapłaty powinny znaleźć się takie elementy jak: dane wierzyciela i dłużnika, podstawa prawna, podpis wierzyciela, wysokość zaległej płatności wraz z odsetkami, termin uregulowania należności, sposób przekazania środków (a jeśli ma to być przelew na konto bankowe, również numer tego konta) czy też konsekwencje prawne braku zapłaty. Pismo ponaglające może zawierać także informację o chęci polubownego rozwiązania sporu i możliwości wejścia na drogę sądową.

Jaką formę powinno mieć wezwanie do zapłaty?

Prawo nie określa konkretnej postaci ani treści wezwania do zapłaty. Najbezpieczniejszy wybór stanowi jednak list polecony za potwierdzeniem odbioru – w przypadku e-maila dłużnik może stwierdzić, że wiadomość trafiła do folderu ze spamem.

Dlaczego dowód wysłania ponaglenia do zapłaty jest tak istotny?

Wierzyciel powinien posiadać dowód wysłania wezwania do zapłaty do dłużnika – jest on bowiem istotny z punktu widzenia sądu. Traktuje on bowiem pismo ponaglające jako próbę polubownego odzyskania należności.