Program kadrowo-płacowy dla małej firmy – jaki wybrać, by ułatwić sobie pracę?

Już co drugie przedsiębiorstwo wykorzystuje systemy kadrowe pozwalające na automatyzację procesów związanych np. z przygotowywaniem dokumentów, naliczaniem wynagrodzeń oraz generowaniem raportów – taki wniosek wynika z badań przeprowadzonych niedawno przez firmę Gartner. Właśnie dlatego jeśli wciąż przygotowujesz listy płac w Excelu lub prowadzisz akta osobowe w formie papierowej, tracąc przy tym czas na żmudne, powtarzalne czynności, najwyższa pora pomyśleć o zmianie. Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, jaki program kadrowo-płacowy dla małych firm wybrać, aby nie tylko usprawnić swoją codzienną pracę, lecz również zapewnić bezpieczeństwo danych.

Spis treści:

• Dobry program kadrowo-płacowy dla małych firm, czyli jaki?
• Jaki program kadrowy dla małej firmy wybrać? Pomyśl o automatyzacji!
• Program kadrowo-płacowy dla małej firmy – jaki wybrać, by ułatwić sobie pracę?
• Teraz już wiesz, jak wybrać dobry program karowo-płacowy!

Dobry program kadrowy, czyli jaki?

Ilość obowiązków, jakie na co dzień realizują działy kadr i płac, z roku na rok rośnie. W wielu przedsiębiorstwach zajmują się one nie tylko prowadzeniem dokumentacji pracowników czy naliczaniem wynagrodzeń, ale też zadaniami z zakresu tzw. miękkiego HR. Nic więc dziwnego, że coraz więcej małych firm inwestuje w programy kadrowo-płacowe, które są w stanie z powodzeniem zautomatyzować powtarzalne zadania oraz usprawnić proces zarządzania dokumentacją kadrową.

Dzięki ich funkcjonalności można nie tylko generować dokumenty i deklaracje rozliczeniowe, ewidencjonować czas pracy czy rozliczać wynagrodzenia, lecz również tworzyć rozmaite raporty. Wiele z tego typu rozwiązań umożliwia także bezproblemową samoobsługę obsługę pracowników, którzy z poziomu portalu pracowniczego mogą samodzielnie pobierać paski wynagrodzeń czy różnego rodzaju zaświadczenia. W efekcie działy kadr zyskują więcej czasu na bardziej strategiczne działania, a pracownicy mają łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji dotyczących zatrudnienia.

Jakie inne funkcje powinien oferować dobry program kadrowo-płacowy dla małych firm? Jeśli w przedsiębiorstwie pracują obcokrajowcy, warto wybrać rozwiązanie, które oferuje wsparcie w obsłudze cudzoziemców. System może np. generować oświadczenia i zezwolenia na pracę, e-deklaracje i informacje podatkowe, a także przypominać o ważnych terminach. Przydatną funkcją jest również eksport dokumentów (np. do programów księgowych), a także możliwość generowania i wysyłki deklaracji do ZUS i urzędu skarbowego.

Przeczytaj również: Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć – Symfonia

Jaki program kadrowy dla małej firmy wybrać? Pomyśl o automatyzacji!

Z badań PwC wynika, że dla ponad 54% specjalistów ds. HR automatyzacja procesów w dziale kadr i płac jest najlepszym sposobem na zwiększenie efektywności pracy. Jej potencjał dostrzegają także małe firmy, które dzięki niej mogą m.in.:

• szybciej zarządzać dokumentacją pracowniczą,
• zoptymalizować proces rozliczania wynagrodzeń i benefitów,
• skrócić czas związany z akceptacją wniosków składanych przez zatrudnionych,
• nadążać za zmianami w przepisach z zakresu prawa pracy,
• przeprowadzać analizy dotyczące polityki zatrudnienia.

Naprzeciw tym potrzebom wychodzą dostawcy systemów kadrowo-płacowych, którzy oferują coraz bardziej wszechstronne rozwiązania, dostępne w elastycznych modelach cenowych.  Dzięki temu korzyści wynikające z automatyzacji kadr i płac mogą czerpać nie tylko duże podmioty, lecz również małe przedsiębiorstwa.

Program kadrowo-płacowy dla małej firmy – jaki wybrać, by ułatwić sobie pracę?

Oferta programów kadrowych przeznaczonych dla małych i średnich przedsiębiorstw jest dziś bardzo różnorodna. Rozwiązania dostępne na rynku różnią się jednak funkcjonalnością. Właśnie dlatego poszukując systemu do swojej firmy, nie warto zadawać się na przypadek. Jeśli zatem zastawiasz się, jaki program kadrowo-płacowy wybrać, by ułatwić sobie pracę, koniecznie zapoznaj się z poniższymi wskazówkami.

Funkcje wspomagające automatyzację w obszarze kadr

Jednym z najbardziej czasochłonnych obowiązków realizowanych przez działy kadr jest prowadzenie akt osobowych. Przepisy nakładają na pracodawców w tym zakresie szereg obowiązków, dotyczących m.in. tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów. Program kadrowy dla małej firmy, który pozwala zautomatyzować procesy z tym związane, może okazać się dużym wsparciem, m.in. wtedy, gdy dużej liczbie pracowników trzeba aneksować umowy np. w związku z podwyżką płacy minimalnej. Pomocna będzie także funkcja obsługująca masowe wysyłki zaktualizowanych umów.

Wiele czasu zajmuje także przygotowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem nowego pracownika. Tu takie można liczyć na wsparcie nowoczesnych technologii.  Niektóre programy kadrowo-płacowe, takie jak np. Symfonia R2Płatnik, pozwalają bowiem szybko wygenerować paczkę dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy, a następnie przesłać ją bezpośrednio do pracownika.

– Taka możliwość eliminuje potrzebę ręcznego wyszukiwania poszczególnych formularzy. Ponieważ cały proces jest obsługiwany systemowo dokumentacja, która trafia do nowego pracownika, jest zawsze kompletna i zgodna z najnowszymi przepisami – wyjaśnia Patrycja Mazurkiewicz- Opałko, konsultant ds. rozwiązań kadrowo-płacowych w Symfonii.

By ułatwić sobie codzienną pracę, warto również zwrócić uwagę czy program kadrowy obsługuje seryjną wysyłkę zgłoszeń lub wyrejestrowań pracowników, a także procesy związane z przekazywaniem miesięcznych raportów i deklaracji rozliczeniowych. Niektóre nowoczesne systemy, dzięki dwustronnej integracji z oprogramowaniem ZUS, umożliwiają np. pobieranie zwolnień lekarskich z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) czy eksport raportów ZUS RUD i ZUS Z-3.

Automatyczne naliczanie płac

Obliczanie wynagrodzenia to proces wymagający dużej dokładności. Aby poprawnie obliczyć wysokość płacy, trzeba bowiem wziąć pod uwagę informacje znajdujące się w ewidencji czasu pracy, umowie zawartej z pracownikiem czy wreszcie karcie zasiłkowej. Nietrudno tu o pomyłkę, która może skutkować błędami w naliczaniu wynagrodzeń, składek ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy.  Jaki program kadrowo-płacowy dla małej firmy wybrać, by uniknąć tego typu problemów?  Najlepiej taki, który jest w stanie automatycznie generować listy płac, uwzględniając przy tym różne składniki wynagrodzeń oraz zasady ich naliczania obowiązujące w danej firmie. Niektóre systemy idą o krok dalej i pozwalają również przygotować paczki przelewów oraz paski wynagrodzeń dla pracowników.  W efekcie cały proces związany z naliczaniem i wypłatą pensji przebiega szybciej i jest mniej podatny na błędy.

Przeczytaj również Obliczanie wynagrodzenia chorobowego krok po kroku – sprawdź, jak to zrobić! – Symfonia

Łatwa obsługa

Trudno mówić o usprawnieniu pracy, jeśli system nie będzie łatwy w obsłudze. Właśnie dlatego wybierając program kadrowy dla małej firmy, dobrze jest wcześniej sprawdzić, jak wygląda pulpit użytkownika oraz czy zawiera on wszystkie potrzebne narzędzia. Niektórzy producenci oprogramowania, jak np. Symfonia, umożliwiają pobranie wersji demonstracyjnej oprogramowania tak, aby móc samodzielnie przetestować system i zapoznać się z jego obsługą. Warto skorzystać z tej możliwości i sprawdzić, czy program ma wszystkie niezbędne funkcje oraz spełnia oczekiwania pracowników działu kadr.

Przeczytaj również: [R2P] Szybki start w Symfonii R2Płatnik – jak rozpocząć pracę? – Symfonia – Centrum pomocy

Dodatkowe funkcje, które mogą Ci się przydać

Program kadrowo-płacowy dla małej formy może okazać się także dużym wsparciem w procesie raportowania.

– Działy kadr często muszą przygotowywać dodatkowe materiały dla zarządu, które pozwalają ocenić kondycję finansową firmy. Tu świetnie sprawdzą się systemy wyposażone w moduły analityczne, które pozwalają na tworzenie spersonalizowanych zestawień i raportów, dotyczących np. rezerw na emerytury, urlopy czy nagrody jubileuszowe – mówi Rafał Szostak, Architekt Rozwiązań Biznesowych w Symfonii

Takie oprogramowanie nierzadko można skonfigurować tak, by konkretne zestawienia generowały się cyklicznie – bez konieczności ich tworzenia za każdym razem od nowa.

Wdrożenie i utrzymanie systemu

Kwestią, którą warto wziąć pod uwagę, wybierając program kadrowo-płacowy do małej firmy, jest model dostępu. Oprogramowanie może działać lokalnie, a zatem w ramach infrastruktury IT danego przedsiębiorstwa lub w chmurze, czyli na wirtualnym serwerze. W przypadku pierwszej opcji użytkownik ponosi jednorazową opłatę za wdrożenie systemu. Ma również pełną kontrolę nad procesem jego administracji. Systemy chmurowe rozliczane są z kolei w modelu abonamentowym. Oprogramowania nie trzeba nigdzie instalować – by korzystać z poszczególnych jego funkcji, wystarczy się zalogować na konto za pomocą przeglądarki internetowej. Użytkownik nie musi też samodzielnie przeprowadzać aktualizacji czy tworzyć kopii zapadowych, bo te realizowane są w pełni automatycznie. Taki model dostępu może zatem okazać się korzystniejszy dla małych firm, które często nie mają własnych działów IT odpowiadających za tego typu procesy.

Integracje z innymi systemami

Wybierając system kadrowo-płacowy dobrze jest również sprawdzić, czy umożliwia on eksport plików do innych programów wykorzystywanych w firmie. Pozwoli to uniknąć ręcznego przenoszenia danych, a także przyspieszy obieg informacji w przedsiębiorstwie. Aby jeszcze bardziej ułatwić sobie pracę, warto zdecydować się na system, który umożliwia wymianę danych z oprogramowaniem ZUS czy US, a także korzysta z interfejsu API (ang. Application Programming Interface) i web services, które umożliwiają integrację z innymi aplikacjami biznesowymi. Dzięki takiej funkcjonalności wygenerowane w programie kadrowym dokumenty będzie można od razu wysłać do odpowiedniej instytucji.

Dostosowanie oprogramowania do potrzeb firmy

Potrzeby firmy w zakresie obsługi procesów kadrowo-płacowych zmieniają się wraz z jej rozwojem. Właśnie dlatego program powinien być na tyle elastyczny, by rosnąć razem z organizacją. Takie możliwości daje przede wszystkim oprogramowanie udostępniane w modelu pakietowym. Mała firma może korzystać jedynie z podstawowych funkcji, które pozwala na obsługę prostych procesów. Wraz ze wzrostem zatrudnienia, ma jednak możliwość przejścia na wyższy pakiet zawierający np. narzędzia do automatyzacji czy raportowania. Dzięki temu nie musi zmieniać oprogramowania – gdy, pojawią się nowe potrzeby w zakresie obsługi kadr i płac, wystarcz tylko rozbudować program o nowe funkcjonalności.

Teraz już wiesz, jak wybrać dobry program kadrowo-płacowy!

Nowoczesne programy kadrowo-płacowe to rozwiązania, które mogą znacznie przyspieszyć rutynowe czynności, związane m.in. z naliczaniem wynagrodzeń, obsługą dokumentacji czy raportowaniem wyników. Dzięki elastycznym modelom cenowym i możliwości korzystania z oprogramowania w chmurze, dostęp do tego typu rozwiązań zyskują dziś także małe przedsiębiorstwa. Jeśli zastanawiasz się, jaki program kadrowo-płacowy wybrać do swojej firmy, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania Symfonii R2Płatnik. Ten prosty w obsłudze system kadrowo-płacowy będzie Cię wspierać w obsłudze najważniejszych procesów związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowej, naliczaniem wynagrodzeń czy rozliczaniem czasu pracy. Znajdziesz tu przejrzysty i przyjazny użytkownikowi pulpit, gotowe wzory dokumentów i raportów, a także mechanizmy, które pozwolą Ci zautomatyzować rutynowe zadania. Kliknij link, pobierz demo i sprawdź, jak Symfonia R2Płatnik może pomóc Ci w codziennej pracy.