Jak program do zarządzania biurem rachunkowym może pomóc księgowym w codziennej pracy? [Case study]

Praca w biurze rachunkowym to nieustanna gonitwa z czasem. Księgowi muszą dziś nie tylko prowadzić księgi i przygotowywać różnego rodzaju deklaracje, raporty i rozliczenia, lecz również śledzić zmiany w przepisach, edukować klientów i zapewnić im wysoką jakość usług. Obowiązków z roku na rok przybywa, a czas nie jest przecież z gumy. W tak zmiennym środowisku dużym wsparciem może okazać się program do zarządzania biurem rachunkowym, który zautomatyzuje i uprości codzienne zadania, zapewni większą elastyczność i usprawni komunikację z klientami. Właśnie z takiego rozwiązania korzysta Magdalena Grabińska – właścicielka marki Księgowa Reanimacja. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasze case study i sprawdź, jak program do zarządzania biurem rachunkowym Symfonia eBiuro może pomóc także Tobie!

Spis treści:

• Jak usprawnić pracę biura rachunkowego – kluczowe wyzwania
• Dlaczego biuro rachunkowe Księgowa Reanimacja wybrało program Symfonia eBiuro?
• Jakie korzyści przynosi program do zarządzania biurem rachunkowym Symfonia eBiuro
• Zarządzanie biurem rachunkowym może być prostsze!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Biura rachunkowe poszukują dziś rozwiązań, które zautomatyzują i uproszczą codzienne zadania, usprawnią obsługę klientów, a także zapewnią komfort pracy z każdego miejsca i dowolnego urządzenia.
• Dobry program do zarządzania biurem rachunkowym może okazać się nieocenionym wsparciem w codziennej pracy księgowych.
• Z naszego case study dowiesz się, dlaczego biuro rachunkowe Księgowa Reanimacja wybrało program Symfonia eBiuro. Poznasz również korzyści, jakie udało się zyskać w wyniku zmiany oprogramowania.

Jak usprawnić pracę biura rachunkowego – kluczowe wyzwania

Zmiany w przepisach i wynikające z nich nowe obowiązki oraz rosnące wymagania klientów sprawiają, że biura rachunkowe stają dziś przed coraz większymi wyzwaniami. Choć wydawać by się mogło, że w dobie szybkiego rozwoju nowoczesnych technologii praca księgowej staje się coraz łatwiejsza, rzeczywistość bywa bardziej złożona. Konieczność poświęcania dużej ilości czasu na obsługę rutynowych, powtarzających się prac, brak odpowiednich narzędzi do zarządzania zadaniami, chaos organizacyjny oraz trudności w komunikacji z klientami – to tylko kilka pierwszych z brzegu problemów, z jakimi na co dzień zmagają się pracownicy biur rachunkowych.

To, jak duża jest skala tego zjawiska, dobrze pokazują wyniki raportu „Ewolucja sukcesu w księgowości: perspektywy, aspiracje, ambicje”, przygotowanego przez Symfonię. Z badań jasno wynika, że księgowi poświęcają dziś aż połowę czasu pracy na czynności, które nie wymagają ich 100% uwagi. Nic więc dziwnego, że na popularności zyskują programy do zarządzania biurem rachunkowym, które pozwalają zautomatyzować rutynowe procesy, zwiększyć mobilność pracy oraz ułatwią komunikację z klientami.

Przeczytaj również: Ewolucja sukcesu w księgowości – pobierz bezpłatny RAPORT

Dlaczego biuro rachunkowe Księgowa Reanimacja wybrało program Symfonia eBiuro?

Księgowa Reanimacja to nieduże biuro rachunkowe. Pani Magdalena Grabińska – księgowa mieszkająca na co dzień w Łodzi, prowadzi je od 2020 r. Oprócz świadczenia standardowych usług, stara się również edukować przedsiębiorców i przekazywać im przydatne informacje na temat prowadzenia działalności czy porady, które będą wspierać ich biznesy. W natłoku codziennych obowiązków coraz trudniej było jej jednak znaleźć czas na dokształcanie oraz odpowiadanie na pytania klientów, których z każdym dniem przybywało. Sprawy nie ułatwiał program do zarządzania biurem rachunkowym, z którego korzystała Pani Magdalena. Choć początkowo wydawał się idealnym wyborem, z biegiem czasu okazał się niewystarczający.

– Podczas pracy z poprzednim oprogramowaniem wiele czynności, takich jak wprowadzanie faktur do systemu czy generowanie i wysyłanie deklaracji, trzeba było wykonywać ręcznie. Do tego napotykaliśmy problemy z synchronizacją danych i obsługą klientów na odległość. Potrzebowałam narzędzia, które pozwoliłoby mi lepiej zarządzać księgowością. Jako mama 3 dzieci wiedziałam też, że muszę być bardziej elastyczna – tłumaczy Magdalena Grabińska.

Mimo początkowej niechęci do zmian i wielu obaw z tym związanych, właścicielka biura Księgowa Reanimacja ostatecznie zdecydowała się na wdrożenie nowego programu do zarządzania biurem rachunkowym. Po zapoznaniu się z ofertą dostępną na rynku jej wybór padł na Symfonię.

Przeczytaj również: Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym – jak znaleźć najlepszy program księgowy dla swojego biura? – Symfonia

Jakie korzyści przynosi program do zarządzania biurem rachunkowym Symfonia eBiuro

Symfonia eBiuro to program księgowy wyposażony w narzędzia do prowadzenia uproszczonej księgowości, rozliczania kadr i płac, a także komunikacji z klientami. Ponieważ działa w chmurze, zapewnia zdalny dostęp do dokumentów – by je przeglądać, akceptować i rozliczać, wystarczy zalogować się na konto użytkownika za pomocą przeglądarki lub aplikacji mobilnej na telefonie.

Wszystkie ważne informacje widoczne jak na dłoni

Wyróżnikami systemu są m.in. kokpit zaprojektowany z myślą o potrzebach biur rachunkowych, mechanizmy do automatyzacji procesów, a także aplikacja do fakturowania, którą biuro rachunkowe może bezpłatnie udostępnić swoim klientom.

Kokpit dla biur rachunkowych w programie Symfonia eBiuro

– W programie Symfonia eBiuro podoba mi się to, że jest intuicyjny i pełen przydatnych funkcjonalności. Najbardziej lubię automatyczną wysyłkę faktur i panel klienta, w którym wszystko jest widoczne jak na dłoni – wyjaśnia Magdalena Grabińska.

Przeczytaj również: Zarządzanie biurem rachunkowym – dobre praktyki, które warto wdrożyć – Symfonia

Szybsza komunikacja z klientami

Ciekawym dodatkiem, jaki można znaleźć w programie do prowadzenia biura rachunkowego Symfonia eBiuro jest też moduł do komunikacji z klientami. Za jego pomocą księgowi mogą przesyłać miesięczne rozliczenia, dodawać załączniki, a także udzielać konsultacji.

Automatyzacja rutynowych czynności

Sporym wyzwaniem w codziennej pracy biur rachunkowych są manualne procesy, które potrafią zajmować księgowym nawet 20 godzin tygodniowo.  Właśnie dlatego w programie księgowym Symfonia eBiuro nie zabrakło narzędzi, które upraszczają i automatyzują rutynowe czynności. Jednym z nich jest OCR – moduł umożliwiający szybkie wczytywanie faktur, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych. Program wyłapuje również zduplikowane dokumenty, pozwalając w ten sposób uniknąć chaosu, a także ułatwia monitorowania należności od klientów – jeden rzut oka wystarczy, by wiedzieć, kto dokładnie zalega z płatnościami.

Bezpieczeństwo danych

Program do zarządzania biurem rachunkowym zapewnia także wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co daje Pani Magdalenie spokój ducha. Dzięki automatycznym kopiom zapasowym oraz zabezpieczeniom przed nieautoryzowanym dostępem, nie musi już obawiać się utraty dokumentów. Automatyczne aktualizacje w tle sprawiają natomiast, że oprogramowanie działa zawsze zgodnie z przepisami. Dzięki temu pracownicy biura rachunkowego mogą mieć pewność, że w rozliczeniach przygotowywanych dla klientów nie ma żadnych błędów.

Zarządzanie biurem rachunkowym może być prostsze!

Wdrożenie Symfonii eBiuro otworzyło przed biurem Pani Magdaleny nowe możliwości.

– Zmiany technologiczne owszem – są trudne – ale przynoszą wymierne korzyści. Dzięki Symfonii jestem w stanie znacznie szybciej realizować zadania, które jeszcze kiedyś zajmowały mi mnóstwo czasu. Korzystając z aplikacji mobilnej, mogę szybko przejrzeć dokumenty czy odpisać na wiadomości klientów. W efekcie zyskałam elastyczność, której wcześniej bardzo mi brakowało. Mam też czas, by rozwijać swoje kompetencje i wreszcie zdobyć certyfikat doradcy podatkowego – komentuje Magdalena Grabińska.

Przeczytaj również: Symfonia eBiuro – nowoczesny system w biurze rachunkowym Meritum. Case study – Symfonia

Biura rachunkowe mierzą się dziś z wieloma wyzwaniami, którym czasem trudno sprostać. Przykład Pani Magdaleny pokazuje jednak, że dobry program do obsługi biura rachunkowego może znacznie ułatwić zarządzanie procesami księgowymi oraz zredukować problemy związane z komunikacją z klientami. Jeśli poszukujesz właśnie takiego rozwiązania, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania Symfonii eBiuro. Przejdź na stronę, kliknij przycisk „testuj za darmo przez 45 dni” i przekonaj się, jak program do prowadzenia biura rachunkowego od Symfonii może pomóc Ci w codziennej pracy.