Długość czytania:
Ocenianie pracowników to jeden z bardziej kłopotliwych procesów związanych z zarządzaniem ludźmi w organizacji. Już sama jego nazwa budzi spore wątpliwości, a rola w przedsiębiorstwie często bywa kwestionowana. Tymczasem nie brakuje przykładów tego, że mądrze przeprowadzony proces oceny pracowniczej może nie tylko korzystnie wpłynąć na motywację, lecz również pomóc zatrudnionym w osiąganiu ważnych dla nich celów zawodowych czy rozwoju kompetencji. Jeśli właśnie na takich rezultatach zależy Ci najbardziej, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, na czym polega ocenianie pracowników, jakie korzyści wynikają z realizacji tego procesu oraz co zrobić, by zwiększyć jego efektywność i transparentność.
Spis treści:
- Na czym polega ocenianie pracownika?
- Czy każda organizacja powinna wdrożyć system ocen pracowniczych?
- Jak oceniać pracowników, by robić to dobrze?
- Ocenianie pracowników przy wsparciu nowoczesnych technologii
- Jak technologia zmienia systemy ocen pracowników?
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Ocenianie pracownika to proces, który powinien obejmować nie tylko analizę efektywności, ale także badanie zmian w obrębie kompetencji, postaw czy zachowań.
- Systemy oceniania oparte na regularnej informacji zwrotnej zwiększają zaangażowanie pracowników oraz ich poczucie odpowiedzialności za realizację zadań.
- Nowoczesne technologie mogą usprawnić proces oceniania pracowników, zapewniając jego większą transparentność i efektywność.
Na czym polega ocenianie pracownika?
Ocenianie pracownika to systematyczny proces badawczy, którego celem jest ilościowa i jakościowa analiza osiągnięć zawodowych, kompetencji, a także postaw w kontekście określonych kryteriów i standardów. Obejmuje on zbiór metod badawczych, takich jak obserwacja, rozmowy, analiza dokumentów kadrowych czy danych dotyczących efektywności pracy. Wszystko to – w dużym uproszczeniu – ma pozwalać na zweryfikowanie, czy dana osoba spełnia wymagania niezbędne do zajmowania konkretnego stanowiska i poprawnie wykonuje swoje zadania.
W wielu firmach proces oceniania pracowników jest wykorzystywany także do budowania motywacji i zaangażowania personelu. Dzięki rozmowom oceniającym zatrudnieni mają bowiem okazję poznać oczekiwania pracodawcy i cele firmy, a także lepiej zrozumieć swoją rolę w ich osiąganiu. To z kolei klucz do utrzymania w strukturach firmy najbardziej utalentowanych specjalistów i menedżerów, wśród których brak motywacji oraz jasnych perspektyw rozwoju stanowią najczęstszą przyczynę odejść.
Przeczytaj również: Oceny okresowe pracownika. Dlaczego warto rozmawiać z pracownikiem o realizacji zadań? – Symfonia
Czy każda organizacja powinna wdrożyć system ocen pracowniczych?
Systemy ocen pracowniczych są coraz częściej poddawane krytyce. Badania McKinsey z 2018 roku wykazały, że ponad połowa firm nie dostrzega żadnych pozytywnych efektów wynikających z wdrożenia tego typu rozwiązań. Tymczasem dobrze przeprowadzona ocena pracownika może skutecznie wspierać kształtowanie polityki personalnej, dostarczając rzetelnych informacji o jakości pracy i kompetencjach pracowników. Z badań zrealizowanych przez firmę doradczą Korn Ferry wynika ponadto, że ma ona ogromny wpływ na zaangażowanie i tzw. employee experience.
Aby jednak system ocen mógł przynieść pozytywne rezultaty, musi przede wszystkim nadążać za potrzebami pracowników, a także w większym stopniu ich angażować. Nic więc dziwnego, że w wielu firmach ocenianie pracowników przekształca się w proces coachingowo-rozwojowy, w którym punkt ciężkości położony jest na obserwację zachowań i kompetencji tak, aby skuteczniej modelować zmiany postawach pracowników. Takie podejście do systemu ocen pracowniczych w dłużej perspektywie czasu może okazać się o wiele efektywniejsze – pozwala bowiem utrzymać poczucie celu oraz zaangażowanie w codzienne obowiązki.
Jakie kryteria wziąć pod uwagę podczas oceny pracownika?
To, jakie kryteria warto wziąć pod uwagę, podczas oceniania pracowników, zależy w dużej mierze od specyfiki danego przedsiębiorstwa oraz założeń polityki personalnej. Organizacje, które stawiają nacisk na efektywność, będą koncentrowały się w szczególności na takich czynnikach, jak jakość wykonanej pracy czy stopień realizacji celów. W firmach, w których większy nacisk kładzie się na rozwój, ocena pracownika będzie koncentrowała się natomiast na zbadaniu czy dana osoba posiada niezbędne kompetencje na odpowiednim poziomie. Weryfikacji będą podlegały tu jednak nie tylko umiejętności techniczne, ale także te bardziej miękkie, dotyczące np. pracy w zespole, budowania relacji czy rozwiązywania problemów. W przedsiębiorstwach zarządzanych projektowo czynnikiem, który coraz częściej podlega ocenie, jest natomiast postawa, która wyraża m.in. gotowość pracownika do dzielenia się wiedzą, udzielania pomocy czy zaangażowania w rozwój własny i firmy.
Zaczynasz swoją przygodę z HR?
Pobierz niezbędną pomoc - Checklistę HR
Wypełnij poniższy formularz, aby pobrać checklistę
Jak oceniać pracowników, by robić to dobrze – 5 przydatnych wskazówek
Na przełomie ostatnich lat ocenianie pracowników przeszło daleko idącą ewolucję, wynikającą z potrzeby dostosowania tego procesu do zmian zachodzących na rynku pracy, a także rosnących oczekiwań pracodawców. Jakie dobre praktyki w tym obszarze warto wykorzystać?
Ustal jasne kryteria oceny
Aby system ocen spełniał swoją rolę, powinien opierać się na jasnych i zrozumiałych kryteriach, które dotyczą różnych aspektów funkcjonowania pracownika w organizacji.
– Często spotykam się z sytuacją, że ocena pracownicza jest mylona z rozliczaniem celów, czyli mierzalnych wskaźników – komentuje Rafał Gawroński, ekspert z zakresu digitalizacji HR w Symfonii. – W przypadku tych ostatnich możemy monitorować na przykład wydajność, efektywność, ewaluację. W ocenach pracowniczych chodzi jednak o coś innego – tu zależy nam przede wszystkim na uchwyceniu zmian w zakresie osiągnięć, kompetencji czy rozwoju pracownika – dodaje.
Właśnie dlatego wybierając kryteria podlegające ocenie, warto wziąć pod uwagę nie tylko te dotyczące wyników, ale również kompetencji miękkich, takich jak postawa, komunikacja czy praca zespołowa. Dobrze jest również przeanalizować je pod kątem tego, czy są one powiązane z celami, obowiązkami i oczekiwaniami pracownika, a także nawiązują do wizji, misji i wartości organizacji. Dzięki temu proces oceny stanie się bardziej obiektywny i lepiej odzwierciedli rolę danej osoby w strukturze przedsiębiorstwa,
Doceń znaczenie informacji zwrotnej
Tradycyjne podejście oparte na rocznych ocenach i jednostronnym przepływie informacji często nie przynosi zadowalających rezultatów, bo zbyt słabo angażuje pracownika w proces oceny. Taką tezę potwierdzają zresztą wyniki badania opublikowanego w raporcie Gallupa, z którego wynika, że firmy, w których system oceniania pracowników opiera się ma modelu ciągłego feedbacku, obserwują blisko 4-krotny wzrost zaangażowania personelu. W procesie oceniania pracowników warto zatem uwzględnić regularne rozmowy na temat bieżących zadań, osiągnięć, a także zmian, jakich oczekuje przełożony.
Wprowadź system ciągłej oceny
Tradycyjne systemy oceniania pracowników, w których rozmowy rozwojowe prowadzone są w cyklach kwartalnych, półrocznych lub nawet rocznych, nie pozwalają także na bieżąco monitorować zmian w postawie, rozwoju kompetencji czy efektywności. Właśnie dlatego w dużych przedsiębiorstwach coraz chętniej wykorzystuje się bardziej „zwinne” podejście, polegające na śledzeniu celów w czasie rzeczywistym, udzielaniu systematycznej informacji zwrotnej i dostosowywaniu systemu ocen, gdy priorytety ulegają zmianie. Wdrożenie takiego modelu nie jest jednak możliwe bez wsparcia nowoczesnych technologii, które mogą wspomagać różne aspekty związane z ocenianiem – od komunikacji wewnętrznej, poprzez monitorowanie postępów, aż po mapowanie kompetencji.
Przeczytaj również Jak przeprowadzić ocenę okresową pracownika zdalnego? – Symfonia
Stosuj podejście systemowe
Ocena pracownika w firmie powinno wreszcie opierać się na podejściu systemowym, czyli takim, które pozwala badać potrzeby szkoleniowy czy planować ścieżki rozwojowe. Takie podejście przynosi firmie i zatrudnionym wiele korzyści:
- ułatwia identyfikowanie stanowisk, które są najważniejsze z perspektywy rozwoju organizacji,
- pozwala lepiej planować inwestycje związane ze szkoleniami czy podnoszeniem kompetencji,
- buduje wśród personelu poczucie przynależności do organizacji.
By zapewnić systemowość oceny, warto korzystać z narzędzi, które umożliwiają na powiązanie wyników oceny z celami i rozwojem pracownika.
– W przypadku Symfonii HR taką możliwość zapewnia moduł „Oceny okresowe”, który umożliwia kompleksowe i samodzielne zarządzanie wieloma projektami związanymi z oceną. Tę ostatnią da się połączyć z obszarem „Cele” i/lub „Szkolenia”, a także nałożyć na matryce kompetencji lub zachowań, których spodziewamy się od pracownika na danym stanowisku. To wszystko pozwala spojrzeć na pracownika niejako „z lotu ptaka”. Zalety takiego rozwiązania docenią również menedżerowie, bo podczas oceniania swoich podwładnych mogą korzystać z konkretnych i mierzalnych danych, dzięki czemu cały proces staje się bardziej obiektywny – wyjaśnia Rafał Gawroński, ekspert z zakresu digitalizacji HR w Symfonii.
Przeczytaj również: Jak oceny cykliczne wpływają na motywację pracowników? – Symfonia
Zadbaj o jakość komunikacji wewnętrznej
Proces oceniania pracowników często jest „przepalany” także ze względu na niską jakość komunikacji wewnętrznej. Ten problem wynika z kolei z faktu, że przełożeni nie zawsze są dobrze przygotowani do oceniania kompetencji miękkich, takich jak np. współpraca w zespole, postawa czy radzenie sobie z problemami. Dobra komunikacja wewnętrzna, zorientowana na regularny feedback, coaching oraz rozmawianie z pracownikiem na temat planów jego rozwój pozwala zatrudnionym lepiej zrozumieć cele zawodowe oraz budować bardziej efektywne strategie ich realizacji.
Jak sztuczna inteligencja zmieni pracę działów personalnych
Pobierz e-book o AI w obszarze HR!
Wypełnij poniższy formularz, aby uzyskać dostęp do e-booka
Ocenianie pracowników przy wsparciu nowoczesnych technologii
Ocenianie pracowników to bez wątpienia proces wymagający dużego zaangażowania. Aby obiektywnie ustalić wyniki pracy, rozpoznać mocne i słabe strony pracownika, a także wyznaczyć potencjalne ścieżki jego rozwoju w organizacji, trzeba zgromadzić dużą ilość danych, pochodzących z różnych źródeł, a następnie przeanalizować je pod kątem rozmaitych wymiarów. Tu dużym wsparciem mogą okazać się systemy HR wyposażone w mechanizmy do monitorowania postępów w realizacji celów, a także narzędzia do mapowania kompetencji czy komunikacji wewnętrznej.
Przykładem rozwiązania wyposażonego we wszystkie wymienione wyżej funkcje jest m.in. Symfonia HR – oprogramowanie, które składa się z aż 15 różnych aplikacji HRM, przeznaczonych do obsługi różnych procesów z zakresu ZZL. Wśród nich można znaleźć m.in. moduły do obsługi zadań wyznaczanych pracownikom, monitorowania celów, ocen okresowych, a także zarządzania informacjami zwrotnymi. Dzięki wdrożeniu tego typu rozwiązań proces oceniania pracowników staje się bardziej przejrzysty. Pierwszy z wymienionych wyżej modułów pozwala dodawać zadania, jakie dany pracownik powinien wykonać w określonym przedziale czasu, a także monitorować ich statusy oraz czas realizacji. Tego typu informacje można następnie wykorzystać do rozliczenia celów (np. rozwojowych).
Menedżerowie, którzy chcą uzyskać jeszcze lepszy wgląd w osiągnięcia swoich podwładnych, mogą z kolei skorzystać z modułu ocen okresowych. Obejmuje on narzędzia do wyznaczania celów, monitorowania ich realizacji, a także oceny w modelu 180°/360°. Dzięki takiej funkcjonalności pozwala spojrzeć na pracę i kompetencje poszczególnych pracowników także z perspektywy innych osób, a co za tym idzie – uzyskać bardziej kompleksowy i zrównoważony obraz mocnych i słabych stron pracownika, jego osiągnięć, a także obszarów wymagających poprawy.
System Symfonia HR da się dodatkowo zaprogramować w taki sposób, by przypominał zatrudnionym o celach i zadaniach. Częstotliwość wysyłania powiadomień, a także ich formę (np. dzwonek, e-mail, alert na tablicy), można przy tym dostosować do pracownika oraz charakteru pracy, jaką wykonuje. Integralnym elementem systemu jest również platforma feedbackowa, służąca do przesyłania cyklicznej informacji zwrotnej (ilościowej i jakościowej). Proces oceniania pracowników bardzo dobrze wspiera także moduł monitoringu, który pozwala na porównywanie działów oraz analizę wyników dotyczących np. efektywności.
– Wszystkie działania związane z oceną pracowników można skonfigurować w systemie za pomocą dostępnych opcji tak, by cały proces ułożyć „pod siebie”. To z kolei pozwala lepiej monitorować postępy oraz pracować na konkretnych i wiarygodnych danych, które dla nas – w HR – są najcenniejsze – podsumowuje Rafał Gawroński.
Jak technologia zmienia systemy ocen pracowniczych? Kilka refleksji na koniec
Nowoczesne technologie wspomagają systemy ocen pracowniczych na trzy sposoby. Po pierwsze, zapewniają większą przejrzystość danych, umożliwiając bardziej obiektywną ocenę. Po drugie, usprawniają i przyspieszają cały proces, zwiększając tym samym jego wydajność. Po trzecie wreszcie, gwarantują jego większą transparentność, dzięki czemu zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają pełny wgląd w kryteria oceny oraz jej wyniki. Zaletą nowoczesnych technologii jest także ich skalowalność – w miarę rozwoju organizacji mogą one ewoluować, tak by nadążać za jej aktualnymi potrzebami.
Chcesz usprawnić proces oceniania pracowników w swojej firmie? Obejrzyj nagranie webinaru, podczas którego Rafał Gawroński – ekspert ds. digitalizacji HR – podpowie Ci:
- po czym poznać, że proces ocen okresowych w Twojej firmie wymaga zmian,
- z jakich narzędzi do przeprowadzania ocen okresowych warto korzystać,
- w jaki sposób program Symfonia HR może wspierać Cię w procesie oceniania pracowników.
Posłuchaj naszego eksperta i poznaj praktyczne wskazówki, które pozwolą Ci usprawnić proces ocen okresowych w swojej firmie.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy