Zgłoszenie pracownika do ZUS – jak, kiedy i na jakim formularzu zgłosić pracownika do ubezpieczeń?

Pracodawca, jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ma określone obowiązki. Jednym z nich jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS w ściśle wyznaczonym terminie – 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy. Wybór właściwego formularza (ZUS ZUA/ZZA), prawidłowego kodu tytułu ubezpieczenia oraz poprawne uzupełnienie danych bywa jednak kłopotliwe, zwłaszcza przy pierwszym zatrudnieniu. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, kogo, kiedy i na jakim druku zgłosić do ZUS, jak ustalić termin i jakie są konsekwencje spóźnienia. W tym poradniku znajdziesz także wzory formularzy oraz mini-tabelę kodów tytułów ubezpieczenia.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Zgłoszenie pracownika do ZUS należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy – taki obowiązek wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Termin na zgłoszenie do ZUS ma charakter kalendarzowy, więc obejmuje również soboty, niedziele i święta; jeśli ostatni dzień przypada w dzień wolny od pracy, dokument można złożyć w najbliższym dniu roboczym.
• Do zgłoszenia pracownika służy formularz ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne.
• Płatnikiem składek ZUS jest zawsze pracodawca – to on odpowiada za prawidłowe zgłoszenie pracownika, terminowe opłacenie składek i przesyłanie dokumentów rozliczeniowych.
• Za zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie grozi kara grzywny do 46 000 zł, jednak w przypadku krótkiego opóźnienia zwykle wystarczy niezwłoczne złożenie dokumentów i wyjaśnienie przyczyn uchybienia.
• Składki ZUS za pracownika należy opłacać co miesiąc – do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca, w zależności od rodzaju płatnika (jednostka budżetowa, spółka lub osoba fizyczna).
• Każdy pracownik zgłaszany do ubezpieczeń ma przypisany kod tytułu ubezpieczenia – dla umowy o pracę jest to 01 10, a dla zleceniobiorców odpowiednio 04 11 lub 04 12, zależnie od zakresu podlegania ubezpieczeniom.

Ile czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 350), pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Warto pamiętać, że powyższy termin liczy się od dnia rozpoczęcia pracy, a nie od dnia podpisania umowy, jeśli te daty są różne.

Taka zasada wynika z art. 26 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), który stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Oznacza to, że nawet jeśli umowa o pracę została podpisana wcześniej, obowiązek ubezpieczeniowy powstaje dopiero z chwilą faktycznego rozpoczęcia wykonywania pracy. Od tego momentu pracodawca, jako płatnik składek, ma 7 dni na dokonanie zgłoszenia do ZUS.

Jak liczyć 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Termin 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS liczy się, co do zasady, w dniach kalendarzowych, a więc uwzględniając także soboty, niedziele i święta. Bieg tego okresu rozpoczyna się następnego dnia po rozpoczęciu pracy, a kończy z upływem siódmego dnia. Jeżeli jednak ostatni dzień przypada na sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy, zgłoszenia pracownika do ZUS można dokonać w najbliższym dniu roboczym.

Przykład 1. Pracownik rozpoczął pracę 6 października 2025 r. Pierwszym dniem biegu terminu jest 7 października, a ostatnim dniem na zgłoszenie do ZUS — 13 października 2025 r.
Przykład 2. Umowa zlecenia rozpoczęła się 1 października 2025 r. Termin na zgłoszenie mija 8 października 2025 r.
Przykład 3. Jeśli pracownik rozpoczął pracę 4 listopada 2025 r., a siódmy dzień przypada we wtorek 11 listopada, to termin zgłoszenia takiego pracownika do ZUS przesuwa się na środę 12 listopada 2025 r.

Przeczytaj również: Dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika – jak szybko je przygotować? – Symfonia

Kogo musisz zgłosić do ZUS jako pracodawca?

Obowiązek zgłoszeniowy dotyczy niemal każdej formy zatrudnienia, choć na różnych zasadach. Jako płatnik składek (czyli podmiot zatrudniający – pracodawca, zleceniodawca) musisz zgłosić:

• pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę – zawsze, niezależnie od wymiaru etatu (pełny etat, 1/2, 1/4 itd.) i czasu trwania umowy. Podlega on obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu;
• zleceniobiorcę, z którym zawarto umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, ponieważ każda taka umowa stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki (patrz niżej);
• osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej (np. małżonek, dzieci);
• członka zarządu, jeśli pobiera wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji na podstawie aktu powołania, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Do ZUS nie zgłasza się natomiast:

1. umowy o dzieło, ponieważ nie rodzi ona obowiązku ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Mimo braku konieczności opłacania składek, masz jednak obowiązek zgłosić sam fakt zawarcia umowy o dzieło do ZUS. Służy do tego formularz ZUS RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło), który trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowę o dzieło zawierasz z własnym pracownikiem – wtedy przychód z tej umowy doliczasz do podstawy wymiaru składek z umowy o pracę.
2. studentów lub uczniów na umowie zlecenia (do 26 lat), gdyż takie osoby nie podlegają żadnym ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia. Nie zgłaszasz ich do ZUS ani na ZUA, ani na ZZA. Nie raportujesz ich również w miesięcznych deklaracjach. Obowiązek zgłoszenia (na ZUS ZUA lub ZZA, zależnie od sytuacji) powstaje dopiero dzień po ukończeniu 26 lat lub dzień po utracie statusu studenta/ucznia.

Uwaga: przekroczenie 7-dniowego terminu jest naruszeniem obowiązków płatnika składek. W dalszej części artykułu wyjaśniamy, jakie są konsekwencje spóźnienia i jak prawidłowo złożyć zgłoszenie po terminie.

Zgłoszenie pracownika do ZUS – jaki formularz wypełnić?

Zgłoszenie pracownika do ZUS odbywa się na urzędowych formularzach zgłoszeniowych, których wzory określa Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wybór właściwego druku zależy od rodzaju umowy, zakresu ubezpieczeń oraz sytuacji pracownika. W praktyce pracodawca, jako płatnik składek, dokonuje zgłoszenia na jednym z czterech podstawowych dokumentów: ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA lub ZUS ZWUA. Każdy z nich pełni inną funkcję i stosuje się go w odrębnych przypadkach.

Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. To podstawowy druk, który stosuje się przy zatrudnieniu na umowę o pracę oraz w przypadku umowy zlecenia, jeżeli zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Zgłoszenie ZUS ZUA obejmuje wszystkie obowiązkowe składki: emerytalną, rentową, wypadkową, chorobową i zdrowotną.

ZUS ZZA stosuje się wtedy, gdy osoba objęta jest wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, a nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Dotyczy to np. zleceniobiorców, którzy z innego tytułu (np. umowy o pracę u innego pracodawcy) mają już opłacane składki społeczne.

ZUS ZIUA to formularz, na którym zgłasza się zmianę danych identyfikacyjnych lub adresowych osoby ubezpieczonej – np. zmianę nazwiska, numeru PESEL czy miejsca zamieszkania. Natomiast ZUS ZWUA służy do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu umowy cywilnoprawnej. Wszystkie aktualne wzory dokumentów i szczegółowe pouczenia są dostępne na stronie zus.pl.

Po dokonaniu zgłoszenia pracodawca jest zobowiązany do comiesięcznego przekazywania raportów rozliczeniowych. Należą do nich:

• ZUS RCA – wykazuje należne składki i świadczenia pracownika,
• ZUS RSA – służy do zgłaszania okresów nieobecności (np. chorobowego) i wypłaconych świadczeń,
• ZUS RPA – zawiera dane uzupełniające o przychodach i okresach ubezpieczenia.

Jak wypełnić formularz ZUS ZUA?

Wypełnienie formularza ZUS ZUA nie jest trudne, ale wymaga dokładności.
W dokumencie należy kolejno wpisać:

1. Dane płatnika składek, czyli pracodawcy (nazwa, NIP, REGON).
2. Dane ubezpieczonego – imię, nazwisko, numer PESEL lub inny dokument tożsamości, adres zamieszkania.
3. Kod tytułu ubezpieczenia, np. 01 10 dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę lub 04 11 dla zleceniobiorcy podlegającego wszystkim ubezpieczeniom.
4. Daty powstania obowiązku ubezpieczeń – społecznych i zdrowotnego (zazwyczaj tożsama z datą rozpoczęcia pracy).
5. Kod zawodu, który należy wpisać zgodnie z aktualną Klasyfikacją zawodów i specjalności MRiPS.

Wypełniony formularz należy podpisać i przekazać do ZUS – najczęściej elektronicznie, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS) lub programu Płatnik. Dopuszczalne jest również złożenie dokumentu papierowego w oddziale ZUS.

Jakie dane pracownika są potrzebne do zgłoszenia w ZUS?

Aby prawidłowo zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, pracodawca musi dysponować kompletem danych osobowych oraz informacji dotyczących zatrudnienia. Zasady ich podawania i format określają pouczenia do formularzy ZUS ZUA i ZUS ZZA, dostępne na stronie zus.pl.

Do danych obowiązkowych należą:

• imię i nazwisko pracownika,
• numer PESEL (a w przypadku jego braku – seria i numer dokumentu tożsamości),
• adres zamieszkania,
• data rozpoczęcia pracy,
• rodzaj zawartej umowy,
• kod tytułu ubezpieczenia,
• kod zawodu zgodny z aktualną klasyfikacją Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej,
• wymiar etatu.

W niektórych przypadkach należy również wskazać informacje o zbiegu tytułów do ubezpieczeń, np. gdy osoba wykonuje równocześnie inną umowę zlecenia lub prowadzi działalność gospodarczą.

Warto też przygotować dane uzupełniające, które ułatwiają prawidłowe rozliczanie składek. Należą do nich m.in.:

• informacje o orzeczeniu o niepełnosprawności (dla potrzeb Funduszu Pracy i Funduszu Solidarnościowego),
• dane dotyczące posiadania prawa do emerytury lub renty (mają wpływ na dwie ostatnie cyfry kodu tytułu ubezpieczenia),
• NIP lub REGON płatnika składek służące identyfikacji w systemie ZUS.

Przeczytaj również: Druki ZUS – rodzaje i przeznaczenie – Symfonia

Jak wybrać właściwy kod tytułu ubezpieczenia?

Każda osoba zgłaszana do ubezpieczeń otrzymuje w dokumentach ZUS indywidualny kod tytułu ubezpieczenia, który określa podstawę objęcia ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym. Składa się on z 6 znaków o strukturze XX XX Y Z, gdzie:

• XX XX – główny kod tytułu (np. 01 10 dla UoP)
• Y – status (0 – brak, 1 – emerytura, 2 – renta)
• Z – stopień niepełnosprawności (0 – brak, 1 – lekki, 2 – umiarkowany, 3 – znaczny)

Najczęściej stosowane kody tytułu ubezpieczenia to:

• 01 10 – pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, podlegający ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu,
• 01 20 – pracownik młodociany,
• 04 11 – zleceniobiorca lub osoba wykonująca umowę o świadczenie usług, która podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu,
• 04 12 – zleceniobiorca objęty wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym (np. z innego tytułu podlega społecznym).

Dobór właściwego kodu ma duże znaczenie dla rozliczeń z ZUS – wpływa na zakres obowiązkowych składek i ewidencję w systemie ubezpieczeń. Aktualny wykaz kodów wraz z opisami dostępny jest w słownikach ZUS oraz w instrukcjach do formularzy, publikowanych na stronach ZUS.

Wskazówka: Dwie ostatnie cyfry kodu tytułu ubezpieczenia określają szczególny status ubezpieczonego, np. posiadanie prawa do emerytury lub renty, orzeczenie o niepełnosprawności albo korzystanie z ulgi w opłacaniu składek.

Zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie – jakie konsekwencje i jak to naprawić?

Zgłoszenie pracownika do ZUS po upływie 7-dniowego terminu stanowi naruszenie obowiązków płatnika składek. Zgodnie z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za takie uchybienie grozi grzywna do 46 000 zł. Wysokość sankcji została podniesiona nowelizacją z dnia 20 marca 2025 r. , która weszła w życie 1 czerwca 2025 r.

Spóźnione zgłoszenie ma również konsekwencje dla pracownika. Dopóki dokumenty nie zostaną złożone i przyjęte przez ZUS, może wystąpić przerwa w podleganiu ubezpieczeniom, co w praktyce oznacza czasowy brak dostępu do świadczeń zdrowotnych oraz zasiłków. Dlatego tak ważne jest jak najszybsze uzupełnienie braków i rozliczenie należnych składek. Kwestie te regulują przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie – jak uniknąć konsekwencji?

Jeżeli zgłoszenie pracownika do ZUS nie zostało dokonane w ustawowym siedmiodniowym terminie, najważniejsze jest szybkie uzupełnienie braków. Im wcześniej złożysz poprawne dokumenty i uregulujesz zaległe składki, tym mniejsze ryzyko, że sprawa przerodzi się w postępowanie sankcyjne lub kontrolę administracyjną.

Od czego zacząć?

1. Złóż właściwy formularz (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) z prawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczenia.

1. Dołącz pisemne wyjaśnienie przyczyn opóźnienia w przekazaniu dokumentów.
2. Ureguluj zaległe składki wraz z należnymi odsetkami.
3. Zachowaj potwierdzenia i korespondencję na wypadek ewentualnej kontroli ZUS lub PIP.

Podstawą prawną do nałożenia sankcji jest art. 98 ustawy systemowej, natomiast szczegółowe informacje o sposobie złożenia korekty i wymaganych formularzach znajdują się w pouczeniach ZUS.

Umowa zlecenia zgłoszona po terminie

W przypadku umowy zlecenia obowiązuje ten sam tryb postępowania i zakres odpowiedzialności co przy umowie o pracę. Zleceniobiorcę również należy zgłosić do ZUS z prawidłową datą rozpoczęcia wykonywania umowy oraz dołączyć stosowne wyjaśnienie. Warto jednocześnie sprawdzić, czy nie zachodzi zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń, np. gdy zleceniobiorca jest uczniem lub studentem do ukończenia 26 roku życia.

Do kiedy płaci się ZUS za pracownika?

Po dokonaniu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń pracodawca ma obowiązek co miesiąc opłacać składki ZUS oraz przekazywać odpowiednie dokumenty rozliczeniowe. Terminy płatności określa art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i obowiązują one niezmiennie od 2022 r.

Terminy comiesięcznych wpłat składek ZUS:

• do 5. dnia miesiąca – jednostki i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 15. dnia miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, fundacje, stowarzyszenia),
• do 20. dnia miesiąca – pozostali płatnicy, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek osobowych.

Terminy te odnoszą się zarówno do opłacenia składek, jak i przekazania dokumentów rozliczeniowych do ZUS – w szczególności deklaracji ZUS DRA oraz raportów RCA, RSA i RPA.

Przeczytaj również: Do kiedy ZUS? Terminy płatności ZUS w 2025 r. – Symfonia

Kto finansuje składki ZUS za pracownika?

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są współfinansowane przez pracodawcę i pracownika. Część z nich pokrywana jest z wynagrodzenia pracownika (m.in. składka emerytalna, rentowa, chorobowa i zdrowotna), natomiast pozostałe – w tym składka na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz ubezpieczenie wypadkowe – obciążają pracodawcę. Wysokość składki wypadkowej zależy od rodzaju prowadzonej działalności (PKD) i danych wykazanych w informacji ZUS IWA.

Szczegółowy sposób naliczania składek oraz ich rozliczania w dokumentach miesięcznych określają przepisy ustawy systemowej i rozporządzenia wykonawcze.

Jak zgłosić pracownika do ZUS w programie Symfonia eBiuro?

Deklaracje zgłoszeniowe do ZUS możesz przygotować nie tylko poprzez platformę PUE ZUS, ale także za pomocą nowoczesnych programów do księgowości online. Taką funkcję oferuje m.in. Symfonia eBiuro z modułem Kadry i Płace, który umożliwia szybkie wygenerowanie i wysłanie deklaracji ZUS ZUA bezpośrednio z systemu.

Generowanie deklaracji ZUS ZUA w Symfonia eBiuro – krok po kroku

1. Zaloguj się do programu Symfonia eBiuro

2. W menu wybierz Księgowość → Deklaracje ZUS.

3. Przejdź do zakładki Deklaracje zgłoszeniowe i kliknij Dodaj deklarację.

4. W oknie wyboru zaznacz opcję Chcę dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego.

5. Wskaż, kogo dotyczy deklaracja:

   • Właściciel – jeśli zgłaszasz siebie jako przedsiębiorcę,

   • Pracownik lub osoba współpracująca – wybierz konkretną osobę z listy i kliknij Dalej.

6. Sprawdź poprawność danych w formularzu Deklaracja ZUS ZUA i kliknij Zapisz.

Po utworzeniu deklaracji masz do dyspozycji dodatkowe funkcje w menu Opcje:

• Pobierz PDF – wygeneruj gotowy dokument do archiwizacji,

• Pobierz KEDU – eksport pliku w formacie do przekazania do ZUS,

• Podgląd – sprawdź dane przed wysyłką,

• Usuń – jeśli chcesz anulować niezatwierdzony dokument.

FAQ – szybkie odpowiedzi

Czy można zgłosić pracownika do ZUS wcześniej?

Tak. Można złożyć dokumenty ZUS ZUA/ZZA przed faktycznym rozpoczęciem pracy, ale w polu „data powstania obowiązku” należy wpisać właściwą, przyszłą datę rozpoczęcia pracy.

Czy 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS to dni kalendarzowe czy robocze?

Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS liczy się w dniach kalendarzowych, a nie roboczych, z zastrzeżeniem, że jeśli ostatni dzień terminu wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin ten przesuwa się na następny dzień roboczy.

Czy pracownik na umowie o pracę może sam opłacać sobie składki?

Nie. W przypadku stosunku pracy oraz umowy zlecenia obowiązek obliczenia, pobrania z wynagrodzenia pracownika i odprowadzenia całości składek do ZUS spoczywa wyłącznie na pracodawcy (płatniku składek).

Pracodawca nie zgłosił mnie do ZUS. Co robić i gdzie to sprawdzić?

Możesz to sprawdzić samodzielnie na swoim koncie PUE ZUS (zakładka „Ubezpieczony”). Jeśli widzisz tam brak zgłoszenia, w pierwszej kolejności skontaktuj się z pracodawcą (może to być pomyłka). Jeśli to nie pomoże, masz prawo zgłosić interwencję do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub bezpośrednio do ZUS, który może wszcząć postępowanie wyjaśniające i wydać decyzję ustalającą obowiązek ubezpieczenia.

Czy urlop wypoczynkowy zgłasza się do ZUS?

Nie. Urlop wypoczynkowy jest traktowany jak normalny okres pracy (okres składkowy). Pracownik otrzymuje za niego wynagrodzenie, od którego normalnie naliczane są składki ZUS, wykazywane w comiesięcznym raporcie ZUS RCA.