Wycena usług księgowych – o czym warto pamiętać?

Ustalenie odpowiedniego cennika dla swojego biura rachunkowego to jedno z trudniejszych zadań – z jednej strony musisz zadbać o rentowność i stabilność finansową biznesu, z drugiej – zaproponować klientom cenę, którą będą w stanie zaakceptować. Znalezienie złotego środka nie zawsze jest łatwe, ale zdecydowanie możliwe. W tym poradniku podpowiadamy, jak podejść do tematu wyceny usług księgowych w sposób przemyślany, spójny i korzystny zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów.

Uzupełnieniem tego artykułu jest nagranie z webinaru, w którym Aleksandra Kornaszewska – właścicielka biura rachunkowego Meritum – dzieli się swoim doświadczeniem w ustalaniu cennika biura rachunkowego i prowadzeniu negocjacji z klientami.

Od czego zależy wycena usług księgowych?

Z tematem wyceny usług księgowych mierzy się niemal każde biuro rachunkowe – zarówno na starcie działalności, jak i podczas jej dalszego rozwoju. Aktualizacja cennika często okazuje się nieunikniona, gdy zmienia się rynek i przepisy prawa podatkowego, rosną koszty operacyjne lub rozszerza się oferta biura. Proces wyceny usług księgowych nie jest jednak prosty – wymaga bowiem uwzględnienia różnych czynników, takich jak:

• liczba przetwarzanych w każdym miesiącu dokumentów księgowych,
• forma prawna i sposób opodatkowania klienta,
• zakres obsługi (czy obejmuje np. kadry i płace, doradztwo, reprezentację przed urzędami),
• lokalizacja biura,
• dodatkowe wymagania – jak np. obsługa transakcji międzynarodowych czy sporządzanie raportów dla grup kapitałowych.

To jednak nie wszystko, bo cena musi być także zrozumiała i akceptowalna dla klienta. Stanie się tak tylko wtedy, gdy będzie on dokładnie wiedział, za co płaci i zobaczy w danej usłudze realną wartość. Przejrzystość cennika oraz umiejętność komunikowania korzyści to zatem dwa elementy, które w dużej mierze decydują o skuteczności sprzedaży usług księgowych.

Jak wycenić usługi księgowe? Przegląd najpopularniejszych modeli

Choć każde biuro rachunkowe może tworzyć swój cennik w całkowicie dowolny sposób, to jednak w praktyce do najpopularniejszych należą trzy główne modele wyceny usług księgowych:

• model oparty na liczbie dokumentów,
• model ryczałtowy,
• model oparty na stawce godzinowej.

Każde z tych rozwiązań ma swoje plusy i minusy, dlatego wybór właściwego wariantu zależy przede wszystkim od specyfiki biura i oczekiwań klientów.

Przeczytaj również: Umowa o świadczenie usług księgowych – co powinna zawierać? – Symfonia

Cennik biura rachunkowego oparty na liczbie obsługiwanych dokumentów

Pierwszy model to rozliczenie oparte na liczbie obsługiwanych dokumentów lub transakcji. Jego niewątpliwą zaletą jest prostota – klient rozumie, za co dokładnie płaci, a Ty możesz w łatwy sposób określić podstawową stawkę. Takie podejście nie uwzględnia jednak złożoności dokumentów – jedna faktura może być przecież zaksięgowana w kilka sekund, podczas gdy inna wymaga kilkunastu minut pracy, konsultacji czy dodatkowej weryfikacji. W efekcie cennik biura rachunkowego oparty na liczbie dokumentów czy transakcji może skutkować zaniżeniem wyceny – szczególnie podczas rozliczania bardziej złożonych transakcji.

Model oparty na opłacie ryczałtowej

Drugi model to stała, ryczałtowa opłata miesięczna – niezależna od liczby dokumentów. Takie podejście zapewnia przewidywalność przychodów i stabilność finansową biura. Z drugiej jednak strony niesie też pewne ryzyko – jeżeli klient zacznie dostarczać coraz więcej dokumentów, a cena się nie zmieni, obciążenie zespołu wzrośnie, a rentowność spadnie.

Model rozliczenia operaty na stawce godzinowej

Trzeci model – oparty na stawce godzinowej – jest najbardziej dokładny i najlepiej odzwierciedla realny nakład pracy. Niestety, dla wielu klientów jest on nieczytelny – trudno im bowiem oszacować, ile faktycznie czasu wymaga obsługa ich firmy. Właśnie dlatego taki model wyceny sprawdza się najlepiej w usługach doradczych, analizach i projektach specjalistycznych.

Przeczytaj również: Zatory płatnicze i windykacja należności w biurze rachunkowym – kompleksowy poradnik – Symfonia

Ile kosztuje księgowa? Przykładowy cennik biura rachunkowego

Ceny usług księgowych w Polsce są bardzo zróżnicowane i zależą od wielu czynników, m.in. rodzaju działalności klienta, lokalizacji biura czy zakresu usług. Aby Twoja oferta była konkurencyjna, ale jednocześnie opłacalna, warto orientować się w aktualnych widełkach rynkowych. Ile zatem trzeba zapłacić za usługi księgowe?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (KPiR, ryczałt), przy niewielkiej liczbie dokumentów (do 10–20 miesięcznie), miesięczny koszt obsługi księgowej zaczyna się od 150 do 350 zł netto. Przy większej liczbie dokumentów, ceny mogą sięgać już 500–800 zł netto, a czasem i więcej – zwłaszcza jeśli klient oczekuje dodatkowych usług.

W przypadku spółek z o.o., które wymagają pełnej księgowości, minimalne stawki zaczynają się od 500–600 zł netto miesięcznie, choć w praktyce typowe widełki mieszczą się między 800 a 2000 zł netto. Przy bardzo dużej liczbie dokumentów lub szczególnych wymaganiach (np. raportowanie dla grup kapitałowych), koszt może sięgnąć nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Niektóre biura rachunkowe doliczają dodatkowe opłaty za przetwarzanie dokumentów ponad limit pakietu – zwykle jest to od 4 do 18 zł netto za każdy. Obsługa kadr i płac to z kolei z reguły koszt od 20 do 60 zł netto miesięcznie za pracownika. Usługi dodatkowe, takie jak rozliczenia roczne, deklaracje czy raporty dla banków i GUS, są zazwyczaj wyceniane indywidualnie i mogą kosztować od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych.

Wycena usług w biurze rachunkowym – przydatne wskazówki

Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się na wdrożenie modelu doradczego, w którym podstawowa księgowość stanowi punkt wyjścia do oferowania usług o wyższej wartości dodanej. Taka zmiana wynika bezpośrednio z oczekiwań samych przedsiębiorców, którzy chcą, by biuro rachunkowe było dla nich partnerem w prowadzeniu firmy, a nie tylko rozliczało dokumenty. Myśląc o poprawie rentowności, warto zatem rozważyć rozbudowę oferty o tzw. usługi dodatkowe, czyli np. doradztwo, analizy, wsparcie przy kontroli skarbowej, optymalizacji podatkowej czy planowaniu finansowym.

Przeczytaj również: Polityka cenowa w biurze rachunkowym – jak poinformować klientów o podwyżkach? – Symfonia

Warto wykorzystać także możliwości, jakie daje automatyzacja. W wielu biurach wynagrodzenia pracowników stanowią nawet 60% wszystkich kosztów. Jeśli dzięki automatyzacji część procesów uda się przyspieszyć i uprościć, mniejszy zespół będzie mógł obsłużyć więcej klientów bez konieczności zatrudniania nowych osób.

I najważniejsze – nie bój się podnosić cen, jeśli są ku temu uzasadnione powody. Wzrost liczby dokumentów, rozszerzenie zakresu usług, zmiany podatkowe czy inwestycje w rozwój biura to wystarczające argumenty. Klient będzie skłonny zapłacić więcej, jeśli pokażesz mu, z czego wynika podwyżka cen i jaką wartość otrzymuje w zamian.

Dodatkowe zadania, wykonywane „przy okazji”, bez odrębnej wyceny, szybko staną się normą – a klient zacznie traktować je jako część standardowej obsługi. Pamiętaj – każda dodatkowa praca powinna mieć swoją wartość i być odpowiednio wyceniona.

Jak informować o podwyżkach i prowadzić negocjacje z klientami?

Podwyżka cen usług księgowych to naturalny etap rozwoju każdego biura rachunkowego. Ważne jest jednak to, w jaki sposób zakomunikujesz ją klientowi. Przede wszystkim działaj z wyprzedzeniem. Pamiętaj, że nikt nie lubi być zaskakiwany, zwłaszcza wyższą fakturą.

Staraj się także uświadamiać klienta, z czym wiąże się obsługa jego firmy. Im lepiej rozumie procesy księgowe, tym większe jest prawdopodobieństwo, że zaakceptuje podwyżkę. Nie bój się opowiadać o kulisach swojej pracy – ile czasu zajmuje kompletowanie danych, weryfikacja dokumentów, kontakt z urzędami czy przygotowanie raportów. Edukacja klienta to jeden z najlepszych sposobów budowania zaufania i uzasadniania ceny.

Zdarza się, że mimo wyjaśnień klient nie chce zaakceptować nowych warunków. W takich sytuacjach warto zadać sobie pytanie, czy dalsza współpraca jest w ogólne opłacalna. Trzymanie nierentownego klienta za wszelką cenę może przynieść więcej szkody niż pożytku – generując straty finansowe i nadmierne obciążenie zespołu. Czasem rozwiązanie umowy to najlepsza decyzja – zarówno dla biura, jak i dla klienta, który może poszukać oferty lepiej dopasowanej do swoich oczekiwań.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak prowadzić skuteczne negocjacje z klientami i jak profesjonalnie wyceniać usługi księgowe, obejrzyj nagranie z naszego webinaru. Aleksandra Kornaszewska – właścicielka biura rachunkowego Meritum – dzieli się w nim praktycznymi wskazówkami opartymi na swoim wieloletnim doświadczeniu.

Podsumowanie

Wycena usług księgowych to proces złożony, ale ważny z perspektywy funkcjonowania biura. Warto podejść do niego strategicznie, patrząc nie tylko na stawki rynkowe, ale przede wszystkim uwzględniając wartość, jaką dajesz klientowi. Przemyślany cennik biura rachunkowego to fundament zdrowych relacji z klientami i gwarancja rentowności.

Chcesz zautomatyzować procesy w swoim biurze rachunkowym? Szukasz rozwiązań, które usprawnią codzienną pracę, zwiększą efektywność i odciążą Twój zespół? Wypełnij formularz kontaktowy – odezwiemy się i wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie.