Deklaracje roczne – o czym musisz pamiętać w biurze rachunkowym?

Koniec roku podatkowego i początek nowego roku to dla biur rachunkowych okres naprawdę intensywnej pracy. O czym należy pamiętać w kontekście deklaracji rocznych, prowadząc własne biuro?

Deklaracje roczne – podstawowe informacje

Każdy przedsiębiorca podlega obowiązkowi składania zeznania rocznego PIT – bez względu na to, jaką wybrał formę opodatkowania działalności gospodarczej. Roczna deklaracja PIT to rozliczenie podatku, stanowiące podstawę do jego zapłaty. Zawiera ona podstawowe informacje na temat kosztów, przychodów, wybranej formy opodatkowania czy ulg, którym podlega przedsiębiorca.

Osoby, które jako formę opodatkowania działalności wybrały skalę podatkową, składają deklarację PIT-36. W przypadku firm opodatkowanych podatkiem liniowym jest to PIT-36L, z kolei w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – PIT-28. Właściciele firm opodatkowanych kartą podatkową są zobowiązani do złożenia formularza PIT-16A. Jeżeli przedsiębiorca posiada dwa rodzaje działalności opodatkowane na różne sposoby, musi złożyć dwie deklaracje.

Formularze PIT tylko w formie elektronicznej

Przygotowując się do złożenia w imieniu klientów poszczególnych deklaracji, trzeba pamiętać, że część z nich – w szczególności formularze płatnicze, takie jak PIT-11, PIT-4R czy PIT-8AR – można dziś przekazać wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu e-Deklaracje lub e-Urzędu Skarbowego. Niezależnie od liczby klientów czy liczby zatrudnianych pracowników, płatnicy (w tym biura rachunkowe działające w ich imieniu) sporządzają te informacje wyłącznie elektronicznie i w takiej formie wysyłają je do urzędu skarbowego. Przekazanie np. informacji PIT-11 czy deklaracji PIT-4R odbywa się przez serwis podatki.gov.pl, z wykorzystaniem odpowiednich formularzy interaktywnych lub modułów księgowych, a wysyłka wymaga ich uwierzytelnienia zgodnie z zasadami MF (np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, danymi autoryzującymi albo poprzez konto organizacji w e-US). Warto pamiętać, że w wersji elektronicznej można składać także roczne zeznania PIT (m.in. PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38) – bezpośrednio przez usługę Twój e-PIT, system e-Deklaracje lub korzystając ze specjalnego programu do wysyłania elektronicznych deklaracji podatkowych Symfonia eDeklaracje w Chmurze.

Zapewnienie przez klientów pełnomocnictwa

W sytuacji, gdy klient biura rachunkowego nie udzielił księgowemu pełnomocnictwa, chcąc złożyć deklaracje roczne, biuro musi najpierw takie pełnomocnictwo uzyskać. Należy wówczas zadbać o wszystkie formalności związane z jego udzieleniem. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie płatnik zgłasza naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. W celu upoważnienia księgowego do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie w imieniu podatnika służy pełnomocnictwo UPL-1. Co ważne, to sam księgowy, a nie całe jego biuro, zostaje uprawniony do składania i podpisywania deklaracji za klienta.

Przeczytaj także: Co to jest czynny żal? – Symfonia

Ankieta do zeznań rocznych

Przed przystąpieniem do przygotowywania deklaracji PIT dla swoich klientów, biura rachunkowe mogą stworzyć ankietę, która okaże się pomocna podczas dalszej pracy. Ważne, aby obejmowała ona takie elementy jak rodzaj wykorzystywanych ulg podatkowych czy chęć rozliczania wspólnie z małżonkiem. Po otrzymaniu jasnych informacji w formie wypełnionych ankiet księgowi będą mogli znacznie szybciej przygotować deklaracje roczne, bez konieczności wykonywania dodatkowych telefonów do swoich klientów.