Podwyższone koszty uzyskania przychodu – co warto wiedzieć?

Jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości, możesz zapłacić niższy podatek dochodowy. To możliwe dzięki podwyższonym kosztom uzyskania przychodu ze stosunku pracy, które pozwalają legalnie zmniejszyć podstawę opodatkowania. Sprawdź, czym dokładnie są pracownicze koszty uzyskania przychodu, kto może z nich skorzystać, jak obliczyć ich wysokość oraz czy trzeba składać specjalny wniosek. Dowiedz się również, czy przysługują Ci ulgi za dojazdy do pracy oraz jak je rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym.

Spis treści:

• Czym są koszty uzyskania przychodu?
• Kiedy podwyższone koszty uzyskania przychodu
• Czy można podwyższyć koszty uzyskania przychodu w zeznaniu rocznym?
• Kiedy nie jest możliwe rozliczenie KUP?
• 50% kosztów uzyskania przychodu na umowie o pracę
• FAQ

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu nazywamy wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Są to zatem obciążenia finansowe związane z wykonywaną działalnością bądź – w przypadku pracowników – pracą (np. koszty dojazdu do firmy). Ich uwzględnienie w rozliczeniu rocznym pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – zmniejszyć wysokość podatku do zapłaty.

Koszty uzyskania przychodu – rodzaje

Koszty uzyskania przychodu dzielą się na:

• koszty bezpośrednie – takie, które da się przypisać do osiągniętego przychodu, np. koszty potrzebne do wytworzenia towaru;
• koszty pośrednie (zmienne i stałe) – takie, które mają związek z uzyskiwaniem przychodów, lecz nie zaliczają się do kosztów bezpośrednich (np. comiesięczny czynsz za wynajem biura).

Aby konkretny zakup mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi udokumentować go we właściwy sposób – np. przy użyciu faktury czy rachunku. Dokumentacji takich wydatków dokonuje się w księdze przychodów i rozchodów lub księgach rachunkowych.

Przeczytaj również: Ile płaci pracodawca za pracownika przy najniższej krajowej? – Symfonia

Podstawowe koszty uzyskania przychodów dla pracowników

Jak wskazuje art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie i maksymalnie 3000 zł za rok podatkowy dla pracownika, który uzyskuje przychody z jednego:

• stosunku pracy (np. umowy o pracę);
• stosunku służbowego;
• spółdzielczego stosunku pracy;
• pracy nakładczej.

Kiedy podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom zamiejscowym, czyli takim, którzy mieszkają w innej miejscowości niż ta, w której pracują. Aby z nich skorzystać, zatrudniony musi jednak wypełnić odpowiednie oświadczenie na formularzu PIT-2.

Przeczytaj również: PIT-2 – jak wypełnić i kiedy należy go złożyć? – Symfonia

Podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika – kwoty

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodu z tytułu stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej:

• nie może być wyższa niż 4 500 zł (łącznie) za rok podatkowy, jeśli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej;
• wynosi 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie maksymalnie 3 600 zł, jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje w związku z tym dodatku za rozłąkę;
• nie może być wyższa niż 5 400 zł (łącznie) za rok podatkowy, jeśli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej, miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż ta, w której leży zakład pracy, a podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu

Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy, nie otrzymuje tzw. dodatku za rozłąkę i chce stosować zwiększone koszty uzyskania przychodu, powinien złożyć stosowny dokument – oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W ten sposób informuje on zakład pracy o tym, że jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż firma. W przeciwnym razie pracodawca nie musi stosować wyższej kwoty kosztów – nawet jeżeli wie, że dana osoba mieszka w innej miejscowości. Oświadczenie KUP jest ważne do odwołania – pracownik nie musi zatem składać go kolejny raz co roku, jeżeli cały czas zamieszkuje tę samą miejscowość, a więc stan faktyczny, o jakim informuje dokument, nie zmienił się. Jeżeli natomiast pracodawca zostaje powiadomiony o zmianie adresu zamieszkania, uwzględniane są koszty w wysokości 250 zł.

Przeczytaj również: Osoba współpracująca – to musisz wiedzieć – Symfonia

Czy można podwyższyć koszty uzyskania przychodu w zeznaniu rocznym?

Pracownik, któremu należą się podwyższone koszty uzyskania przychodów i w przypadku którego pracodawca ich nie zastosował, ma prawo odzyskać utraconą z tego tytułu korzyść. W tym celu należy samodzielnie wpisać w deklaracji PIT-37 wyższą kwotę KUP, niż ta, która wynika z PIT-11 wystawionego przez pracodawcę.

Koszty uzyskania przychodu – dojazd do pracy. Jak odliczyć je w deklaracji PIT?

Jeżeli koszty związane z dojazdem do pracy są wyższe niż określony kwotowo limit kosztów uzyskania przychodów pracownika, ma on możliwość rozliczyć pełną kwotę rzeczywiście poniesionych wydatków. W deklaracji podatkowej PIT-37 koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości wydatków faktycznie poniesionych można przyjąć w sytuacji, w której:

• podatnik dojeżdżał do pracy środkiem komunikacji miejskiej bądź transportu autobusowego, kolejowego lub promowego;
• poniesione koszty dojazdów do pracy zostały udokumentowane imiennymi biletami okresowymi;
• koszty uzyskania przychodu są wyższe niż wskazane zryczałtowane roczne KUP.

W przypadku dojazdów komunikacją miejską, busem czy pociągiem, chcąc rozliczyć w zeznaniu rocznym podwyższone koszty uzyskania przychodu – wyższe niż te określone w ustawie – podatnik musi posiadać imienny bilet okresowy. To właśnie na jego podstawie jest możliwe rozliczenie poniesionych kosztów.

Kiedy nie jest możliwe rozliczenie KUP?

Jeżeli pracownik dojeżdża do zakładu pracy własnym samochodem i dokumentuje związane z tym koszty (np. zakup paliwa) za pomocą faktur, nie ma możliwości rozliczenia faktycznie poniesionych wydatków z tytułu dojazdów do pracy. Co więcej, rozliczenie kosztów poniesionych w związku z dojazdem do firmy jest niemożliwe również wtedy, gdy dana osoba otrzymuje zwrot kosztów. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zwrócone koszty uwzględniono w przychodach podlegających opodatkowaniu.

50% kosztów uzyskania przychodów na umowie o pracę

W przypadkach związanych ściśle z działalnością twórczą istnieje możliwość pomniejszenia przychodów danego pracownika o 50% jego wartości. Jak wskazuje sama ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty w wysokości 50% mają zastosowanie w odniesieniu do wynagrodzeń podatników-twórców, którzy uzyskują przychody z przeniesienia autorskich praw do stworzonych utworów. Zwiększony koszt uzyskania przychodu 50% można zatem stosować wyłącznie w przypadku uzyskiwania przychodu w ramach:

• zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
• opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania w.w.;
• korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych;
• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej i dziennikarstwa;
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
• produkcji audialnej i audiowizualnej;
• tłumaczeń;
• działalności publicystycznej, muzealniczej, konserwatorskiej;
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej i prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

FAQ

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku pracowników mogą to być m.in. wydatki związane z dojazdem do zakładu pracy.

Jakie koszty uzyskania przychodu może ponosić pracownik?

W odniesieniu do pracowników kosztami uzyskania przychodu mogą być m.in. opłaty za bilet okresowy na pociąg czy komunikację miejską, którą dana osoba dojeżdża do pracy.

Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu pracownika?

Wysokość kosztów uzyskania przychodu pracownika to w 2025 roku 250 zł miesięcznie w przypadku pracowników „miejscowych” i 300 zł miesięcznie dla osób dojeżdżających do pracy. Ostateczna wartość zależy również od tego, czy dana osoba pracuje na jeden etat, czy więcej – roczny limit wynosi od 3 000 zł do 5 400 zł.

Czy pracownik, który chce stosować podwyższone KUP, musi składać oświadczenie?

Tak, pracownik „zamiejscowy” musi złożyć u pracodawcy wniosek o stosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów.