Księgowość dla start-upów. Jak prowadzić księgowość w start-upie?

Na polskim rynku pojawia się coraz więcej start-upów o dużym potencjale. Wiele z nich, na początku swojej biznesowej drogi, potrzebuje kompleksowego wsparcia ze strony księgowego. Co powinno mieć na uwadze biuro rachunkowe, nawiązując współpracę z tego typu firmą? Jakie wyzwania wiążą się z prowadzeniem księgowości w start-upie? Poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania.

Spis treści:

• Co to jest start-up? Definicja
• Księgowość dla start-upu – podstawy
• Pierwsze kroki w prowadzeniu księgowości start-upu
• Start-up – księgowość samodzielna, księgowy na etacie czy outsourcing?
• Narzędzia i oprogramowanie wspierające księgowość w start-upie
• Ważne aspekty prawne i podatkowe
• Monitorowanie i analiza finansów
• Najczęstsze błędy księgowe w start-upach

Co to jest start-up? Definicja

Start-up to nowe, debiutujące dopiero na rynku przedsiębiorstwo, którego celem jest opracowanie i wdrożenie skalowalnego oraz dochodowego modelu biznesowego. Ten ostatni może dotyczyć innowacyjnych produktów lub usług, które nie są jeszcze dostępne w ofercie innych firm. Często koncentruje się on także na komercjalizacji przełomowych technologii. Założyciele start-upów mogą działać zarówno w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i w formie jednej ze spółek: cywilnej, jawnej, komandytowej, akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej. Formą prawną, która wśród debiutujących przedsiębiorców cieszy się dużą popularnością, jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Księgowość dla start-upu – podstawy

Właściwe prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy – niezależnie od rodzaju czy profilu działalności. W przypadku start-upów trzeba jednak liczyć się z pewnymi dodatkowymi wyzwaniami i obowiązkami. Czego dokładnie one dotyczą?

Co to jest księgowość?

Księgowością nazywamy dziedzinę zajmującą się rejestracją operacji gospodarczych firmy – a więc gromadzeniem, przetwarzaniem i przechowywaniem wszelkich danych związanych ze zdarzeniami gospodarczymi. Do podstawowych zadań specjalisty od księgowości należy m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• segregowanie i przechowywanie dokumentacji klientów,
• sporządzanie deklaracji do ZUS i US,
• tworzenie sprawozdań finansowych,
• sporządzanie zestawień sald i obrotów,
• weryfikacja dowodów księgowych,
• wystawianie faktur i kontrolowanie rozliczeń z kontrahentami,
• kontrolowanie rozliczeń z instytucjami i urzędami.

Na całym świecie, podczas prowadzenia księgowości dla przedsiębiorstw, stosuje się trzy podstawowe zasady:

• dwustronnego zapisu, zgodnie z którą zdarzenia gospodarcze, muszą być ujmowane po dwóch stronach kont – aktywów i pasywów;
• podmiotowości, która zakłada, że ewidencje księgowe należy prowadzić w jednostkach gospodarczych posiadających własną nazwę i wyodrębnionych pod względem prawnym, organizacyjnym oraz majątkowym;
• periodyzacji, która uwzględnia potrzebę rozróżniania operacji gospodarczych w zależności od okresów, których one dotyczą. Zdarzenia muszą być zapisywane zgodnie z konkretnym przedziałem czasowym (np. w roku obrotowym).

Oprócz tego obowiązują również zasady nadrzędne, czyli indywidualne reguły zarządzania księgowością przestrzegane przez każdą jednostkę. To zasady: wiarygodności, ciągłości, istotności, kontynuacji działania, memoriału, ostrożności, współmierności przychodów i kosztów oraz zakazu kompensaty.

Różnice między księgowością a rachunkowością

Wyrażenia „księgowość” i „rachunkowość” bywają ze sobą mylone i używane zamiennie. Warto jednak pamiętać, że – choć powiązane – są to dwa różne pojęcia. Księgowość jest bowiem jednym z elementów rachunkowości. Rachunkowość to pojęcie znacznie szersze – zajmuje się ona również sprawozdawczością finansową oraz kalkulacją. Ta ostatnia dotyczy ewidencji, kalkulowania i analizy kosztów działalności, z kolei sprawozdawczość finansowa – informacji związanych z majątkową, finansową i dochodową sytuacją przedsiębiorstwa.

Zobacz również: Wsparcie księgowe a doradztwo podatkowe – czym się różnią?

Pierwsze kroki w prowadzeniu księgowości start-upu

Aby zarządzanie księgowością start-upu było wygodne i efektywne, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach, jak np. wybór oprogramowania księgowego czy założenie firmowego konta w banku. Poniżej omawiamy najważniejsze zagadnienia.

Wybór odpowiedniego systemu księgowego

Odpowiednie oprogramowanie księgowe może znacznie ułatwić zarządzanie księgowością w start-upie. Pozwoli ono m.in. na bieżące monitorowanie przychodów, kosztów, inwestycji i wszelkiego typu transakcji. Szczególnie dobry wybór stanowią systemy chmurowe, które gromadzą wszystkie dane w jednym miejscu i zapewniają wysoki poziom ich bezpieczeństwa. Wybierając oprogramowanie księgowe, warto zwrócić uwagę na to, aby posiadało ono możliwość integracji z innymi użytkowanymi systemami. Duże znaczenie ma również jego funkcjonalność oraz wsparcie techniczne oferowane przez specjalistów od oprogramowania. Wdrożenie konkretnego systemu księgowego powinno zostać poprzedzone szczegółowymi testami – umożliwiają one wykrycie ewentualnych nieprawidłowości przed implementacją.

Otwarcie rachunku bankowego dla firmy

Decydując się na prowadzenie start-upu w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej lub cywilnej, trzeba pamiętać o konieczności otwarcia firmowego rachunku bankowego. Do posiadania osobnego konta na potrzeby firmy zobowiązani są również przedsiębiorcy, którzy realizują jednorazowo transakcje o wartości wyższej niż 15 000 złotych brutto. Firmowe konto w banku to prosty sposób na oddzielenie kwestii finansowych przedsiębiorstwa od osobistych wydatków i oszczędności. Ułatwia ono także wgląd w poszczególne przelewy – np. podczas kontroli z US – czy prowadzenie księgowości. Oferty poszczególnych banków mogą się różnić m.in. w zakresie miesięcznych opłat za prowadzenie konta czy korzystanie z karty płatniczej. W przypadku start-upu warto poszukać banku, który oferuje darmowe rachunki – wiele młody przedsiębiorstw nie generuje bowiem wysokich przychodów. Ważne również, aby konto było funkcjonalne i zapewniało dostęp do dodatkowych produktów.

Organizacja dokumentacji finansowej

Prawidłowe zarządzanie fakturami, paragonami i pozostałymi dokumentami to podstawa. W celu zorganizowania firmowej dokumentacji warto sięgnąć po koszulki, teczki i segregatory, które zagwarantują łatwy dostęp do poszczególnych dokumentów i zapobiegną ich zagubieniu. Dobry wybór stanowi również elektroniczny obieg dokumentów – zapewnia on wygodny wgląd w dokumentację i skutecznie chroni ją przed uszkodzeniem czy utratą, a ponadto – przyspiesza wiele procesów.

Start-up – księgowość samodzielna, księgowy na etacie czy outsourcing?

Księgowość start-upów może być prowadzona na kilka różnych sposobów – zarówno samodzielnie, jak i przy wsparciu księgowego. Poniżej analizujemy plusy i minusy każdego z tych rozwiązań.

Samodzielne prowadzenie księgowości

Samodzielne zarządzanie księgowością w małej firmie zwiększa świadomość na temat rentowności start-upu i zapewnia bieżącą kontrolę nad kwestiami finansowymi. Niezaprzeczalną zaletą takiego rozwiązania jest również oszczędność kosztów. Prowadzenie księgowości bez wsparcia księgowego może jednak zajmować wiele czasu, który założyciel start-upu mógłby poświęcić na rozwój firmy i realizację jej najważniejszych celów. Co więcej, wymaga ono od przedsiębiorcy samodzielnego wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji, rejestrów VAT, składania deklaracji czy kontaktów z urzędami – a to dla wielu osób może być już zbyt skomplikowane.

Zobacz również: Podatki dla jednoosobowych działalności gospodarczych: 7 cennych wskazówek

Zatrudnienie księgowego

Dla wielu osób jedyną słuszną opcją prowadzenia księgowości jest zatrudnienie księgowego na etacie. Wówczas przedsiębiorca może w pełni skupić się na realizacji zadań swojej firmy, podczas gdy specjalista od księgowości zajmuje się wystawianiem faktur, prowadzeniem ewidencji i rejestrów, składaniem deklaracji podatkowych czy wyliczaniem składek ZUS. Właściciel start-upu zyskuje nie tylko cenny czas, ale również pewność, że księgowość jest zarządzana skrupulatnie, w zgodzie z obowiązującymi w danym momencie przepisami i w odpowiednich terminach. Zatrudnienie księgowego pozwala także uniknąć błędów w firmowej dokumentacji i liczyć na wsparcie podczas ewentualnych kontroli podatkowych. Decydując się na taki krok, trzeba jednak liczyć się z dodatkowymi, dość wysokimi kosztami – znacznie większymi niż w przypadku samodzielnej księgowości czy outsourcingu usług księgowych. Zatrudniając księgowego, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na jego kompetencje, wykształcenie i doświadczenie. Niezwykle ważny jest też fakt posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Outsourcing księgowości

Rozwiązaniem, które w ostatnich latach zyskuje na popularności, jest również powierzenie firmowej księgowości podmiotowi zewnętrznemu. Współpraca z biurem księgowym, podobnie jak zatrudnienie księgowego, gwarantuje sporą oszczędność czasu oraz rzetelne, precyzyjne prowadzenie księgowości zgodnie z aktualnymi przepisami. Co więcej, wiąże się ona ze znacznie mniejszymi kosztami niż zatrudnienie specjalisty na etacie. Księgowy zajmuje się wszelkimi kwestiami związanymi z fakturowaniem, podatkami czy finansami przedsiębiorstwa, a założyciel start-upu może prężnie realizować cele swojej firmy. W przypadku outsourcingu usług księgowych trzeba jednak mieć na uwadze utrudnienia w komunikacji, jeśli dane biuro współpracuje z wieloma klientami jednocześnie i nie oferuje współpracy zdalnej. Ponadto przedsiębiorca nie ma już stałego wglądu w finansowe i podatkowe kwestie firmy.

Narzędzia i oprogramowanie wspierające księgowość

Wdrażając w firmie sprawdzone i skuteczne oprogramowanie do księgowości, można znacząco wspierać zarządzanie finansowo-podatkowymi kwestiami przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów księgowych

Nowoczesne programy księgowe pozwalają zautomatyzować wiele procesów – i to nie tylko tych związanych bezpośrednio księgowością. Mowa m.in. o:

• usprawnieniu fakturowania,
• szybszym wyszukiwaniu dokumentów i konkretnych danych,
• wygodniejszej wymianie informacji z kontrahentami.

Dzięki automatyzacji procesów właściciel firmy i jej poszczególni pracownicy zyskują więcej czasu na realizację innych zadań, których nie da się wykonać przy użyciu nowoczesnych technologii.

Bezpieczeństwo danych finansowych

Właściwie dobrane systemy i narzędzia wspierające księgowość wpływają również na poziom bezpieczeństwa danych finansowych. Chcąc chronić je w jeszcze większym stopniu, warto regularnie wykonywać ich kopię zapasową (tzw. backup) i dbać o to, aby dostęp do danych mieli wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Wysoką ochronę danych gwarantuje szczególnie oprogramowanie w chmurze, które jest odpowiednio szyfrowane i zabezpieczone zaporami sieciowymi.

Ważne aspekty prawne i podatkowe

W przepisach nie przewidziano żadnych specjalnych zasad podatkowych dla start-upów. Ich założyciele mogą jednak korzystać z pewnych ulg. Powinni również przestrzegać ogólnych reguł związanych z terminami składania deklaracji czy zapłaty podatku.

Zrozumienie podstawowych przepisów podatkowych

W przypadku start-upów podatek zależy od wybranej formy prawnej – zazwyczaj jest to jednak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Mówimy wówczas o tzw. podwójnym opodatkowaniu – spółka opłaca podatek CIT od dochodów, a wspólnicy płacą podatek od wypłaconych im dywidend. Jeśli założyciel start-upu zdecyduje się na założenie JDG, może z kolei wybierać pomiędzy formą opodatkowania na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym lub ryczałtem.

Terminy składania deklaracji podatkowych

Ostateczny termin składania deklaracji CIT przypada na koniec trzeciego miesiąca roku następnego po roku podatkowym – w tym terminie należy również wpłacić podatek. Jeśli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, rozliczenie powinno nastąpić do 31 marca następnego roku. Deklarację PIT należy natomiast złożyć do ostatniego dnia kwietnia (30.04) roku następującego po roku podatkowym.

Korzyści podatkowe dla start-upów

Założyciele start-upów mają możliwość korzystania z różnego rodzaju ulg – m.in.:

• ulgi na prototyp – umożliwia ona odliczenie od podstawy opodatkowania 30% kosztów związanych z próbną produkcją nowego produktu i jego wprowadzeniem na rynek;
• ulgi IP Box – jeśli firma wytwarza osobiste prawo własności intelektualnej, jej zyski podlegają opodatkowaniu stawką 5%;
• ulgi na ekspansję – pozwala ona na dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych w celu rozszerzenia rynków zbytu;
• ulgi na IPO, pozwalającej na odliczenie od podstawy opodatkowania wydatków, jakie zostały poniesione w związku z wejściem na giełdę.

Monitorowanie i analiza finansów

Bieżące kontrolowanie finansów start-upu pozwala zrozumieć, w jaki sposób firma radzi sobie ze zobowiązaniami, jak zarządza zasobami i czy jest w stanie skuteczne generować zysk.

Tworzenie raportów finansowych

Chcąc na bieżąco monitorować i analizować finanse start-upu, warto pamiętać o regularnym tworzeniu raportów finansowych. Sprawozdanie finansowe powinno zawierać:

• bilans – wykaz aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy;
• rachunek zysków i strat – wykaz przychodów, kosztów, zysków i strat, a także obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego za rok obrotowy bieżący i poprzedni;
• informację dodatkową – m.in. opis przyjętych zasad rachunkowości, np. sposobów wyceny oraz zmian w porównaniu z poprzednim rokiem.

Tak opracowany dokument ukazuje finansowe wyniki działalności firmy i jej roczną sytuację finansową. Należy dołączyć do niego również:

• uchwałę o podziale zysku i pokryciu straty;
• opinię biegłego rewidenta (jeśli jest konieczna);
• uchwałę zatwierdzającą dokumenty.

Spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne muszą pamiętać dodatkowo o sprawozdaniu z prowadzonej działalności.

Analiza przepływów pieniężnych

Jednym z najważniejszych elementów kontrolowania kondycji firmy jest analizowanie przepływów pieniężnych (cash flow). Umożliwiają one wykrycie ewentualnych problemów finansowych i szybkie wdrożenie działań naprawczych. Ich monitorowanie może odbywać się na dwa sposoby – przy użyciu:

• metody pośredniej rachunku przepływów pieniężnych, w której zysk netto zostaje pomniejszony o dopasowania zamieniające zysk na gotówkę;
• metody bezpośredniej, polegającej na zgromadzeniu wszystkich płatności oraz wpływów i rozdzieleniu ich wg terminów i kategorii.

Co więcej, finanse firmy warto podzielić na przepływy z działalności operacyjnej, finansowej i inwestycyjnej.

Wykorzystanie wskaźników finansowych

W ocenie sytuacji finansowej start-upu mogą pomóc odpowiednie wskaźniki finansowe i ich prawidłowa interpretacja. Mowa o:

• wskaźnikach rentowności (np. marży brutto, rentowności sprzedaży i inwestycji, EBITDA czy rentowności zainwestowanego kapitału);
• wskaźnikach płynności (np. wskaźniku szybkiej lub bieżącej płynności, wskaźniku pokrycia odsetek, wskaźniku obrotu zapasami czy wskaźniku cyklu konwersji gotówki);
• wskaźnikach efektywności (np. rotacji zapasów, okresie obrotu należnościami, efektywności aktywów czy rotacji zobowiązań);
• wskaźnikach zadłużenia (np. wskaźniku długu do kapitału, wskaźniku pokrycia zobowiązań, wskaźniku zabezpieczenia długu czy wskaźniku pokrycia gotówką);
• wskaźnikach rynkowych (np. wskaźniku cena/zysk, wskaźniku wzrostu zysków, wskaźniku beta czy wskaźniku cena/przepływy pieniężne).

Najczęstsze błędy księgowe w start-upach – jak ich unikać?

Zarządzanie księgowością start-upu wiąże się z ryzykiem pewnych błędów – nie tylko w samej dokumentacji. Które z nich należą do tych najczęstszych?

Błędy w rejestracji wydatków

Błędy w księgowości start-upów mogą pojawić się m.in. na etapie rejestrowania wydatków. Do firmowych kosztów zaliczane są często wydatki osobiste, które nie mają żadnego związku z prowadzoną działalnością. Niekiedy dochodzi także do zaksięgowania nieprawidłowej kwoty lub dwukrotnego ujęcie faktury kosztowej. Tego typu błędy, przed zamknięciem ksiąg na koniec miesiąca, można jednak skorygować korektą.

Zobacz również: Faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć?

Zaniedbywanie obowiązków podatkowych

Inny błąd dotyczy zaniedbywania obowiązków podatkowych – a to niesie za sobą niekiedy naprawdę poważne skutki. Jeżeli podatnik nie odprowadzi podatku w określonym terminie, początkowo zostaje obciążony odsetkami za zwłokę. W sytuacji, gdy takie opóźnienie nie jest jednorazowe ani krótkie, może zostać uznane za „uporczywe niepłacenie podatków”. Wówczas trzeba liczyć się z karą grzywny nawet w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. W przypadku opóźnienia lub niezapłacenia podatku przedsiębiorca ma możliwość złożenia tzw. czynnego żalu – takie powiadomienie o popełnieniu wykroczenia skarbowego pomaga uniknąć konsekwencji. Należy jednak złożyć go jeszcze przed udokumentowaniem czynu, zanim organy ścigania rozpoczną czynności wykrywające.

Brak regularnych przeglądów finansowych

Kolejnym błędem, który często popełniają założyciele start-upów, jest brak systematycznych przeglądów finansowych. Takie analizy, choć czasochłonne, uniemożliwiają kontrolowanie bieżącej sytuacji finansowej firmy i wykrywanie ewentualnych problemów – a to prosty krok nawet do bankructwa. Warto więc pamiętać o regularnym monitorowaniu finansów przedsiębiorstwa, aby móc szybko zareagować na zmiany w sytuacji rynkowej czy zlikwidować problem finansowy. Przeglądy finansowe mogą obejmować zarówno audyty wewnętrzne, jak i korzystanie z nowoczesnych narzędzi analitycznych czy systemów ERP.

Zobacz również: Jakie są najpopularniejsze narzędzia do analizy danych biznesowych i jak mogą one pomóc w podejmowaniu decyzji?

Dlaczego księgowość jest kluczowa dla start-upów?

W przypadku start-upu współpraca z księgowym może się okazać nieocenionym wsparciem. Specjalista jest w stanie zagwarantować profesjonalną pomoc już w trakcie zakładania firmy, wyboru metody opodatkowania czy poszukiwań finansowania. Dzięki jego wiedzy i doświadczeniu założyciel start-upu może również zyskać pewność, że jego przedsiębiorstwo spełnia niezbędne wymagania prawne. Właściwie prowadzona księgowość umożliwia też bieżące kontrolowanie wydatków oraz zysków. Wykwalifikowany księgowy może uchronić przedsiębiorcę przed konsekwencjami wielu błędów „nowicjusza” i ułatwić mu rozwój start-upu.

Korzyści z dobrze prowadzonej księgowości

Decydując się na współpracę ze start-upem, oprócz składania deklaracji podatkowych, księgowania faktur czy wsparcia merytorycznego biuro rachunkowe zajmuje się także sporządzaniem raportów z wynikami finansowymi przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach do podstawowych zadań biura należy wówczas także wsparcie w dotarciu do inwestorów i pozyskiwaniu dofinansowań. Księgowy zajmujący się prowadzeniem księgowości dla JDG czy spółki start-upu nierzadko musi też posiadać wiedzę z zakresu ulg na innowacje, czyli tzw. IP Box. Ulga obowiązuje w przypadku firm wytwarzających osobiste prawo własności intelektualnej. Oznacza to, że księgowość firmy musi odpowiadać potrzebom działalności B+R.