Symfonia ERP e-Pracownik

Pracownik w kalendarzu wskazuje typ urlopu, a następnie datę, kiedy chciałby go wykorzystać. Jego przełożony (lub przełożeni) akceptuje lub odrzuca wniosek, o czym pracownik jest natychmiast informowany. Ostateczna informacja o urlopie automatycznie trafia do kalendarza pracownika w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace, gdzie specjalista dokonuje rozliczenia nieobecności. Oprócz urlopu wypoczynkowego standardowo w e-Pracowniku obsłużysz także urlopy na żądanie, z powodu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia (w godzinach i dniach), okolicznościowe i wnioski o pracę zdalną. Umożliwia także konfigurację dowolnego typu nieobecności. Funkcjonalność w pełni zastępuje obieg dokumentów papierowych i jest wystarczająca w przypadku kontroli dokumentacji. Więcej procesów realizowanych bezpośrednio przez pracowników w formie samoobsługowej (self-service) przez przeglądarkę internetową to nie tylko większa wygoda, ale też mniej błędów podczas przepisywania danych z papierowych dokumentów do Symfonia ERP Kadry i Płace. To znaczna oszczędność czasu pracowników oraz specjalistów ds. kadr i płac. Dodatkową korzyścią cyfryzacji takich procesów jest pełna ewidencja wszelkich zakończonych pomyślnie (i niepomyślnie) spraw i wszelkich informacji zarejestrowanych podczas ich przetwarzania. Ułatwia pracę zdalną i w strukturach rozproszonych. Każdy pracownik firmy może w dowolnym momencie sprawdzić swoje saldo urlopowe oraz aktywne i przeszłe wnioski urlopowe. Każdy z wniosków zawiera pełne informacje o procesie akceptacji – kiedy i przez kogo zostały złożone, kto i kiedy je zaakceptował albo odrzucił (z podaniem powodu danej decyzji). Podczas składania wniosku pracownik może wskazać, kto będzie go zastępował podczas nieobecności. Podczas akceptacji wniosku kierownik ma wgląd w pełną informację o dostępności osób z jego zespołu w trakcie planowanej nieobecności, co pomaga podjąć właściwą decyzję. Możliwość udostępniania pracownikom dostępu do wybranych własnych danych ewidencjonowanych w programie Symfonia ERP Kadry i Płace oraz możliwość wnioskowania o ich zmianę. Dzięki temu pracownicy mogą na przykład zweryfikować swoje adresy korespondencyjne i wprowadzać w nich zmiany, które po zatwierdzeniu automatycznie przeniosą się do kartoteki danych osobowych w programie kadrowo-płacowym. Można wykorzystać dowolne pola już dostępne w module Symfonia ERP Kadry i Płace lub dodać nowe pozycje, np. potrzebne dla realizacji zadań w poszczególnych zespołach. Istnieje możliwość stworzenia zbioru wniosków, oświadczeń czy poleceń, które będą dostępne dla pracowników i kierowników. Mogą one dotyczyć zarówno procesów związanych z HR (np. zgłoszeniem członka rodziny do ubezpieczeń), procesów stricte kadrowych (jak wnioski dotyczące PPK, wnioski o premie dla członków zespołu itp.) jak i innymi procesami firmowymi (np. zamówieniem wewnętrznym czy zleceniem wykonania konkretnej pracy). W ramach self-service można skonfigurować dowolną ścieżkę akceptacji, przenieść wybrane wprowadzone przez pracownika lub kierownika dane do programu, wykonać opcjonalne wydruki czy przekazać załączniki. Podczas planowania kierownik może określić kalendarz pracy dla członków swojego zespołu, wykorzystując wzorce dni z programu Symfonia ERP Kadry i Płace oraz wprowadzać w nich zmiany. Możliwe jest zarządzanie zarówno dniami wolnymi i roboczymi, jak i określanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Harmonogram można stworzyć dla zwykłego, zadaniowego i równoważnego czasu pracy, zarówno dla pełnych jak i niepełnych wymiarów czasu pracy. W przypadku nagłej zmiany organizacji pracy, możliwe jest edytowanie harmonogramu. Opcjonalnie można także planować pracę zleceniobiorcom i współpracownikom, z którymi firma nie zawarła umowy o pracę. Proces harmonogramowania alternatywnie można przeprowadzić poza systemem i wczytać do niego gotowy arkusz kalkulacyjny MS Excel zawierający harmonogramy. Program daje możliwość ustawienia innego niż miesięczny okresu rozliczeniowego – np. trzymiesięczny. Umożliwia także częściowo zautomatyzowane uznawanie przepracowanych poza harmonogramem godzin jako nadliczbowych oraz ich odbiory. Wszystkie wprowadzone podczas harmonogramowania dane są automatycznie przenoszone do modułu Symfonia ERP Kadry i Płace. Dzięki temu zanika ryzyko wprowadzenia błędnych danych do systemu, a specjalista ds. kadr i płac zyskuje pełną kontrolę nad całym procesem. Wszystkie dane o czasie pracy mają wpływ na zgodne z prawem wyliczenia – np. wynagrodzenie godzinowe czy wykorzystane urlopy. Pracownicy potwierdzają godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy bezpośrednio w systemie, na swoich komputerach lub telefonach komórkowych. Można określić strefy GPS, w których pracownicy mogą potwierdzić, że dotarli do pracy. System umożliwia wgląd w listę obecności na podstawie kliknięć o rozpoczęciu oraz zakończeniu pracy lub informację o zaplanowanej wcześniej nieobecności danego dnia. Pozwala sprawdzić w dowolnym momencie, kto jest w danej chwili w pracy. Symfonia ERP e-Pracownik może być także połączony z popularnymi systemami rejestracji czasu pracy dostępnymi na rynku. Zapisy godzin wejścia/wyjścia z pracy oraz przerw są wtedy przenoszone i oznaczane w Symfonii e-Pracowniku, gdzie mogą być weryfikowane i korygowane przez kierownika. Takie zapisy można też wczytać z pliku. Program umożliwia pełną obsługę delegacji w formie elektronicznej. Największe korzyści dostrzegą ci, którzy pracują głownie w terenie i mają niewiele okazji do dostarczenia drukowanych lub uzupełnionych ręcznie dokumentów do biura. Pracodawca zyskuje większe możliwości akceptacji wyjazdów służbowych, kontroli kosztów oraz dodatkową oszczędność czasu pracy pracowników.
Delegacje krajowe umożliwiają:

• akceptację wyjazdu służbowego oraz rozliczenia przez kierownika oraz inne osoby wskazane w procesie akceptacji (np. księgowość)
• rozliczenie diet za posiłki i noclegi; kwoty wyliczane są automatycznie
• rozliczenie kilometrówki i/lub opłat za korzystanie ze środków transportu
• rozliczenie dodatkowych dokumentów (wraz z przekazaniem załączników, np. skanów faktur)
• automatyczną aktualizację kalendarza w programie Symfonia ERP Kadry i Płace (w zdarzeniu Delegacja)
• wydruk zaakceptowanego polecenia wyjazdu służbowego oraz rozliczenia.

Po wykonaniu zadania lub w jego trakcie pracownicy korzystający z systemu oznaczają precyzyjnie, ile czasu i w jakich godzinach pracowali nad konkretnym zadaniem. Dane te przenoszone są następnie do programu kadrowo-płacowego, gdzie mogą być wykorzystane do przygotowania szczegółowych raportów z czasu pracy na projektach. Innym sposobem wykorzystania tych informacji jest przygotowanie adekwatnego dokumentu księgowego, uwzględniającego dokładną wartość wynagrodzenia i narzutów pracodawcy poniesionych w związku z konkretnymi zadaniami i zapisanie tego dokumentu w buforze systemu finansowo-księgowego Symfonia. Rozwiązanie każdorazowo wymaga wdrożenia. Pracownicy mają dostęp do podglądu swoich wynagrodzeń, w formie dynamicznie generowanego paska i/lub rocznej karty wynagrodzeń na podstawie obliczonych w programie płacowym pensji. Ważne dla pracowników dokumenty można publikować bezpośrednio w witrynie Symfonia e-Pracownik, na kontach poszczególnych osób. Po przygotowaniu dokumentów w programie Symfonia ERP Kadry i Płace gotowe pliki PDF z paskami wynagrodzeń lub PIT-11 można masowo wczytać do portalu i udostępnić pracownikom. Dla każdego z dokumentów rejestrowana jest informacja o tym, że pracownik dokument otrzymał i otworzył. Pracownicy mają możliwość pobierania tych dokumentów. Pracownicy i kierownicy mają dostęp do struktury organizacyjnej firmy zawierającej wszystkich współpracowników. W dowolnym momencie mogą sprawdzić ważne informacje o innych osobach zgodnie ze swoimi uprawnieniami – np. szybko ustalić jaki telefon służbowy czy e-mail ma kolega z innego oddziału. Symfonia e-Pracownik w standardzie obsługuje następujące języki: polski, angielski, niemiecki, rosyjski, ukraiński. Każdy z użytkowników może wybrać preferowany język. Symfonia ERP e-Pracownik może być uruchomiony zarówno na serwerach Windows, jak i w chmurze. Witryna systemu dostępna jest całodobowo, bez ograniczeń czasowych, z każdego miejsca, a aktualizacja danych pomiędzy Symfonią ERP e-Pracownikiem a Symfonią ERP Kadry i Płace następuje niemal natychmiast. Pracownicy, korzystając z systemu, mogą użyć dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową – komputera, smartfonu czy tabletu. Oprócz standardowych metod logowania opcjonalnie możliwa jest także integracja z firmową domeną Windows oraz wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem a serwerem jest szyfrowana bezpiecznym protokołem SSL. Nowoczesny interfejs systemu tworzony jest w technologii wspieranej i rozwijanej przez Google – Angular & Material Design. Główna witryna systemu automatycznie dostosowuje się do dowolnego rozmiaru wyświetlacza – od najmniejszych do największych – i zawsze jest równie wygodna w użyciu i atrakcyjna wizualnie, niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie czy smartfonie. Komponenty bazodanowe wykorzystują ceniony i stosowany także w głównych modułach innych programów oferowanych przez Symfonię silnik Microsoft SQL Server. Komponenty wymiany danych przez API oraz sama aplikacja Symfonia e-Pracownik bazują na technologii Microsoft .NET, a wszelka komunikacja systemu szyfrowana jest przy użyciu protokołu SSL.