APLIKACJA WYDATKI PRACOWNICZE
Porządek w wydatkach pracowniczych od pierwszego dnia pracy z KSeF
Każdy wydatek ma właściciela
Zawsze wiesz, kto odpowiada za dany koszt – nawet, gdy faktura pobrana z KSeF nie zawiera informacji o osobie odpowiedzialnej za zakup.
Rejestracja wydatku od razu po zakupie
Pracownik może szybko zarejestrować wydatek w aplikacji mobilnej, a Ty od razu widzisz kto, gdzie i za ile dokonał zakupu.
Mniej pracy operacyjnej
Aplikacja pomaga powiązać wydatki z fakturami pobranymi z KSeF, dzięki czemu księgowość może szybciej przypisać koszty i zamknąć rozliczenia.
Czy znane są Ci te problemy?
KSeF cyfryzuje obieg faktur, ale nie dostarcza kontekstu wydatku. Gdy nie wiadomo, kto dokonał zakupu i czego dotyczył, rozliczanie kosztów zaczyna generować opóźnienia i zbędne pytania.
Nie wiadomo, czyja to faktura
Faktury z KSeF trafiają do firmy bez informacji o osobie odpowiedzialnej za zakup, przez co trudno przypisać koszt do pracownika lub działu.
Opóźnienia w rozliczeniach
Brak kontekstu wydatku sprawia, że zamknięcie rozliczeń przeciąga się w czasie, nawet w przypadku faktur wystawionych na niewielkie kwoty.
Utrudniony przepływ informacji
Pracownicy są wielokrotnie pytani o te same faktury, a zespoły finansowe tracą czas na ustalanie informacji, które powinny być dostępne od razu.
Niejasny sposób rozliczenia wydatku
Faktura pobrana z KSeF nie wskazuje, czy wydatek został pokryty za pomocą środków własnych pracownika, czy opłacony firmową kartą.
Co zyskuje Twoja firma z aplikacją Wydatki pracownicze w Symfonii eDokumenty?
Pełna przejrzystość wydatków
Każdy wydatek firmowy ma przypisanego właściciela, cel oraz sposób płatności, co pozwala jednoznacznie rozliczyć koszty w całej organizacji.
Oszczędność czasu zespołów finansowych
Dzięki powiązaniu faktury pobranej z KSeF z wydatkiem zarejestrowanym przez pracownika księgowość wie, w jaki sposób rozliczyć dany koszt.
Szybsze rozliczenia
Jasny kontekst wydatku od samego początku pozwala szybciej przypisać koszty, zamknąć rozliczenia i terminowo rozliczać wydatki poniesione przez pracowników.
Lepsze raportowanie
Zaawansowane filtry i podsumowania umożliwiają szybki przegląd wydatków według pracownika, czasu, statusu, kwoty czy waluty.
Wygodna rejestracja wydatków
Pracownicy mogą samodzielnie rejestrować wydatki zaraz po dokonaniu zakupu – także za pomocą aplikacji mobilnej!
- Informacja o wydatku jest od razu dostępna dla księgowości.
- Możesz dodać wydatek nawet wtedy, gdy nie masz jeszcze faktury lub numeru dokumentu.
- Rejestracja wydatku za pomocą aplikacji mobilnej jest naprawdę prosta i szybka.
- Aplikacja eliminuje sytuacje, w których koszty pojawiają się w systemie bez kontekstu lub wymagają dodatkowych wyjaśnień.
Komplet danych potrzebnych rozliczenia
Podczas rejestracji wydatku pracownik uzupełnia wszystkie informacje niezbędne do jego prawidłowego rozliczenia, dzięki czemu księgowość nie musi wracać po brakujące dane.
- Każdy zarejestrowany w aplikacji wydatek zawiera dane na temat sprzedawcy, daty zakupu, kwoty brutto, waluty oraz formy płatności.
- Możesz oznaczyć, czy koszt został opłacony ze środków własnych pracownika, czy firmową kartą płatniczą.
- Masz możliwość podania numeru faktury oraz określenia celu zakupu, jeśli te informacje są już znane.
- Do wydatku możesz załączyć potwierdzenie transakcji, co ułatwia jego weryfikację.
Inteligentne dopasowanie wydatków do faktur z KSeF
Aplikacja ułatwia powiązanie wydatków z fakturami pochodzącymi z KSeF, których obieg obsługiwany jest w aplikacji Faktury Zakupu, dzięki czemu od razu wiadomo, kto odpowiada za dany koszt – nawet jeśli sama faktura nie zawiera takiej informacji.
- System inteligentnie dopasowuje wydatki do faktur z KSeF na podstawie takich danych, jak sprzedawca, data zakupu, kwota i waluta.
- Możesz powiązać dokumenty zarówno od strony zarejestrowanego wydatku, jak i od strony faktury zakupu.
- Powiązanie wydatku z fakturą pozwala jednoznacznie ustalić właściciela kosztu i przejść do dalszego rozliczenia.
Automatyczne mapowanie danych na fakturę
Informacje podane przez pracownika przy rejestracji wydatku są automatycznie wykorzystywane podczas pracy z fakturą, dzięki czemu księgowość nie musi wpisywać ich ponownie.
- Mapowanie danych ułatwia spójne przypisanie informacji pomiędzy wydatkiem a fakturą.
- Księgowość ma komplet danych potrzebnych do rozliczenia wydatku, bez konieczności ręcznego przepisywania.
- Dane z wydatku i faktury są ze sobą spójne, co ogranicza błędy i nieporozumienia w rozliczeniach.
Zaawansowane filtrowanie, analityka i raporty
Aplikacja ułatwia analizę wydatków firmowych, pozwalając szybko dotrzeć do potrzebnych informacji i przygotować zestawienia na potrzeby księgowości, controllingu lub zarządu.
- Możesz filtrować wydatki i faktury m.in. według daty, pracownika, sprzedawcy, kwoty, waluty oraz statusu.
- Dane szybko wyeksportujesz do pliku XLS, aby przygotować dalsze analizy lub raporty.
- Masz dostęp do podsumowań kwotowych oraz historii zmian, co znacznie ułatwia kontrolę.
Uprawnienia, role i integracja z systemami
Aplikacja Wydatki pracownicze pozwala dostosować dostęp do danych oraz sposób pracy do struktury organizacji. A do tego współpracuje z innymi modułami Symfonii eDokumenty.
- Możesz przypisać role poszczególnym pracownikom tak, aby każdy widział tylko te informacje, które są mu potrzebne.
- Dostęp do wydatków i faktur jest ograniczony zgodnie z nadanymi uprawnieniami, co zwiększa bezpieczeństwo danych.
- Rozwiązanie współpracuje z aplikacjami Faktury Zakupu oraz Płatności, wspierając spójny proces rozliczeń.
Aplikacja wydatki pracownicze to rozwiązanie gotowe na KSeF
Potrzebujesz pełnej automatyzacji? Zintegruj aplikację Wydatki Pracownicze z Symfonią KSeF Plus i pobieraj faktury bezpośrednio do systemu obiegu dokumentów – bez konieczności logowania się na platformę Ministerstwa Finansów!
Symfonia KSeF Plus to konektor, który umożliwia wymianę danych między platformą KSeF a oprogramowaniem do wystawiania, księgowania i obiegu faktur. Za jej pomocą możesz:
- zarządzać uprawnieniami do obsługi faktur pobranych z KSeF,
- automatycznie wysyłać i pobierać pliki XML do/z KSeF,
- udostępniać faktury wraz z dodatkowymi dokumentami,
- monitorować statusy wysłanych do KSeF faktur,
- zabezpieczyć udostępniane dokumenty za pomocą kodu PIN.
Pełna obsługa KSeF w systemie Symfonia eDokumenty wymaga posiadania modułu Symfonia KSeF Plus.
Wypróbuj Symfonia eDokumenty.
Aplikacja Wydatki pracownicze.
Korzystaj bezpłatnie przez 30 dni!
Wypróbuj
0
PLN/rok
za użytkownika
za użytkownika
Dostęp do pulpitu i do modułów: Archiwum, Dokumenty, Klienci, Integracja z FK i Handel, Dostęp do jednego konta IMAP, REST API.
0
PLN/rok
za użytkownika
za użytkownika
Konfigurowalny obieg faktur z OCR i eksportem do programów księgowych!
0
PLN/rok
za użytkownika
za użytkownika
Wygodna rejestracja wydatków pracowniczych - także mobilnie.
