Symfonia KSeF Plus dla biur rachunkowych

KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to ogólnopolska platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Głównym celem jej wdrożenia jest centralizacja procesu fakturowania, tak aby zapewnić lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów. Od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury z KSeF. W efekcie, do tego czasu, biura rachunkowe powinni dostosować oprogramowanie, ale przede wszystkim procesy biznesowy i model współpracy z klientem, aby móc prawidłowo obsługiwać e‑faktury.

Obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. — dla firm, w których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych przedsiębiorców, również tych zwolnionych z VAT,
• od 1 stycznia 2027 r. — dla najmniejszych firm (w których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł).

W praktyce mali przedsiębiorcy będą musieli korzystać z KSeF już od lutego 2026 r., ponieważ to właśnie przez ten system otrzymają faktury od podatników objętych obowiązkiem KSeF w pierwszym terminie.

Symfonia KSeF Plus jest dostępna w kilku pakietach. Możesz zacząć od wersji darmowej, która pozwala wysyłać i odbierać do 60 faktur rocznie. Jeśli potrzebujesz większego limitu, możesz wybrać jeden z płatnych pakietów.

Tak – biura rachunkowe, aby efektywnie obsługiwać swoich klientów, zwłaszcza tych objętych obowiązkiem korzystania z KSeF, muszą korzystać z systemu Krajowego Systemu e-Faktur. Dotyczy to zarówno możliwości wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w imieniu klientów, jak i zarządzania uprawnieniami do KSeF.

Tak – po wejściu w życie KSeF niemal wszystkie faktury będą wystawane jako ustrukturyzowane e-faktury w formacie XML. Wyjątki będą ograniczone do sytuacji przejściowych lub szczególnych przypadków przewidzianych w przepisach.

To zależy od modelu współpracy z biurem. Jeśli to biuro rachunkowe wystawia faktury w imieniu klienta, integracja po stronie przedsiębiorcy nie jest potrzebna. Jeżeli jednak klient sam wystawia faktury, to ma obowiązek przesłać je także do KSeF. Może w tym celu korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów albo z płatnych aplikacji, które umożliwiają integrację systemu fakturującego z KSeF.

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to proces, który bez wątpienia wymaga wcześniejszych przygotowań. Warto zacząć od zapoznania zespołu z zasadami e-fakturowania i nowym formatem faktur XML. Następnie należy jasno przydzielić pracownikom role i uprawnienia w systemie, aby każdy wiedział, za co odpowiada. Dobrze jest również wyposażyć zespół w narzędzia, które automatyzują procesy i pomagają uniknąć błędów. Pracownicy powinni wiedzieć, jak postępować w przypadku awarii systemu KSeF i jak zapewnić ciągłość pracy. Ważne jest też stworzenie i stosowanie spisanych procedur, które porządkują codzienną obsługę dokumentów. Właściciele biur rachunkowych powinni dodatkowo zadbać o szkolenia, dostęp do materiałów edukacyjnych i wsparcie techniczne, aby cały zespół mógł sprawnie przejść przez zmiany.

Tak. W tym celu klient musi jednak nadać biuru uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Nie zawsze. Klient może nadać uprawnienia całemu biuru rachunkowemu jako podmiotowi, wskazując jego NIP w systemie KSeF. Wtedy uprawnienia dotyczą całego biura, a kierownik biura lub inna upoważniona osoba może zarządzać dostępem poszczególnych pracowników bez konieczności nadawania uprawnień każdemu z nich osobno. Alternatywnie klient może też nadać uprawnienia indywidualnym osobom fizycznym (np. konkretnym księgowym), co pozwala na bezpośrednie zarządzanie dostępem.

Biuro musi mieć uprawnienia do pobierania faktur kosztowych. Trzeba ustalić z klientem, w jaki sposób dokumenty będą przekazywane – na przykład, czy będą automatycznie pobierane przez system biura.

Uprawnieniami w KSeF zarządza właściciel firmy (podatnik) lub osoba przez niego wyznaczona. To właśnie podatnik nadaje role i decyduje, kto może wystawiać, pobierać faktury czy zarządzać innymi uprawnieniami w systemie. Biuro rachunkowe może działać w takim zakresie, jaki przyzna mu klient.

Odrzucona faktura nie jest uznana za wystawioną. Trzeba poprawić błędy i wysłać ją do KSeF ponownie.

Umowa powinna jasno określać, kto za co odpowiada. Warto ustalić:

• kto odpowiada za treść faktur,
• kto nadaje uprawnienia,
• jak faktury kosztowe będą trafiać do biura,
• jakie są terminy przekazywania dokumentów.

Symfonia KSeF Plus została zaprojektowana tak, aby maksymalnie ułatwiać codzienną pracę biur rachunkowych i ich współpracę z klientami. Aplikacja pozwala m.in.

• założyć dowolną liczbę firm i użytkowników w ramach jednego konta i jednego pakietu,
• hurtowe dodawanie nowych firm połączone z bazami w Symfonii Finanse i Księgowość lub Symfonii Handel – dzięki kreatorowi połączenia z poziomu desktopu, który automatycznie tworzy odpowiedniki firm w chmurze i je integruje, bez konieczności ręcznego zakładania i wklejania kluczy dla każdej z osobna,
• pracować wspólnie z klientem na jednej liście faktur, co eliminuje dublowanie czynności,
• wyeliminować potrzebę wielokrotnego uwierzytelniania się w KSeF –uwierzytelnienie wykonuje się tylko raz, a nie przy każdym logowaniu jak w aplikacji MF,
• dodawać do faktur załączniki potrzebne do prawidłowej interpretacji dokumentu,
• stosować tagi ułatwiające akceptację, opis i kategoryzację dokumentów,
• korzystasz z pełnej integracji z systemami Symfonii,
• zyskać wgląd w informacje, czy dana faktura została już pobrana przez inne programy Symfonii,
• ustawić automatyczne sprawdzanie rachunków bankowych na białej liście, co zwiększa bezpieczeństwo i chroni przed wyłudzeniami,
• udostępniać faktury i załączniki klientom lub kontrahentom,
• wysyłać dokumenty do akceptacji odbiorcy – np. projekt faktury przed wysłaniem do MF albo dodatkowe materiały potwierdzające zasadność księgowania,
• zarządzać uprawnieniami do KSeF MF bezpośrednio z poziomu aplikacji, bez konieczności logowania się na platformę ministerialną.