Zautomatyzuj obieg dokumentów księgowych i akceptację kosztów klienta
Uporządkuj proces zatwierdzania dokumentów księgowych przed ich zaksięgowaniem. Faktury z KSeF oraz te od klienta trafiają do jednego, wspólnego obiegu, gdzie są błyskawicznie sprawdzane i akceptowane online.
Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym – Twój sposób na porządek
Wprowadź swoje biuro rachunkowe w erę KSeF. Symfonia eBiuro pozwala Ci na prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów księgowych, łącząc Twoje biuro z biznesem klienta i z KSeF w jednym panelu biznesowym.
Klient wystawia fakturę lub dodaje koszt, a Ty widzisz to natychmiast w swoim panelu i z łatwością możesz zaksięgować w ramach KPiR lub ryczałtu.
Koniec z przełączaniem się między mailem, telefonem, skanerem, programem księgowym, OCR i KSeF.
Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe są bezpiecznie przechowywane w chmurze, gotowe do pobrania w każdej chwili.
Akceptuj koszty i kontroluj wysyłkę do KSeF
Każdy dokument przechodzi przez Twoje ręce, zanim trafi do ewidencji lub zostanie wysłany do Ministerstwa Finansów.
Kontrola wysyłki faktur do KSeF. Faktura sprzedaży nie opuści Twojego biura i nie trafi do systemu rządowego bez końcowej akceptacji uprawnionej osoby. To Ty i Twój klient macie ostatnie słowo.
Wielostopniowa akceptacja kosztów. Gdy z KSeF trafia faktura kosztowa, nie musisz jej księgować w ciemno — system wspiera proces akceptacji po stronie klienta przed jej ujęciem w ewidencji.
Reguły dopasowane do biura. System precyzyjnie kieruje dokument do właściwej osoby. W każdej chwili widzisz, na jakim etapie zatrzymał się proces i kto odpowiada za jego zatwierdzenie.
Jedno środowisko pracy z inteligentnym przepływem danych
Darmowy panel klienta
Klient wystawia fakturę sprzedażową, robi zdjęcie rachunku ze sklepu albo dodaje skan faktury kosztowej — i to wszystko. Dokument natychmiast pojawia się w Twoim panelu, gotowy do weryfikacji i zaksięgowania. Zero maili, zero plików przesyłanych na komunikatorach, zero pytań „czy dostałaś?”. Panel działa przez przeglądarkę i aplikację mobilną, w trzech językach (PL, UK, ANG) i jest dostępny dla klientów bez dodatkowych opłat w ramach Twojej licencji.
Pełna kontrola nad dokumentami z KSeF
Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych daje Ci możliwość elastycznej pracy z fakturami ustrukturyzowanymi pobranymi z KSeF. Możesz edytować wybrane dane, aby dopasować faktury do wewnętrznych procesów księgowych. Masz również opcję usuwania z listy dokumentów błędnych lub niezwiązanych z działalnością. Co ważne, zawsze zachowujesz podgląd do oryginalnej wersji faktury, zapewniając sobie porządek i bezpieczeństwo w ewidencji.
Program do faktur w cenie obsługi księgowej
Twój klient dostaje profesjonalny program do fakturowania za darmo, dostęp do bieżących rozliczeń i wgląd w kwoty podatków do zapłaty — wszystko w cenie obsługi księgowej. Dla niego to realna oszczędność. Dla Ciebie — argument, który trudno przebić konkurencji. Biuro, które daje klientowi gotowe narzędzie pozwalające na płynny obieg dokumentów księgowych, staje się jego pełnoprawnym partnerem biznesowym.
Koniec z chaosem w komunikacji
Zapomnij o gubiących się załącznikach i setkach wiadomości. Funkcja Konsultacje księgowe pozwala na bezpieczną wymianę pytań bezpośrednio w systemie, przy konkretnych fakturach. Cała historia ustaleń zostaje przypisana do dokumentu – to przejrzysta internetowa wymiana informacji, która eliminuje chaos i zapewnia porządek w obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
Elastyczne scenariusze akceptacji dokumentów
Każdy biznes działa inaczej, dlatego system pozwala na pełną parametryzację ścieżek obiegu dokumentów księgowych i dostosowanie ich do optymalnego scenariusza współpracy z klientem. Możesz ustawić prosty przepływ lub zbudować wieloetapowe procesy akceptacji, przypisując odpowiednie role pracownikom klienta i księgowym w Twoim biurze. Ty decydujesz, kto zatwierdza koszty i w którym momencie zweryfikowana faktura trafia do zaksięgowania lub jest zwalniana do wysyłki w KSeF. Masz pełną kontrolę nad procesem.
Inteligentny OCR i automatyczne księgowanie
Skan, zdjęcie z telefonu, czy zbiorczy PDF – Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych sprawia, że uproszczona księgowość staje się jeszcze szybsza. System odczytuje dane z dokumentów ze skutecznością 98%, automatycznie dzieląc zbiorcze pliki na pojedyncze dowody księgowe. Dzięki temu dane są błyskawicznie gotowe do ujęcia w KPiR lub ryczałcie – bez żmudnego przepisywania. OCR obsługuje dokumenty w 6 językach, co docenią biura obsługujące firmy z zagranicznymi kontrahentami, których KSeF nie obejmuje.
Obieg dokumentów księgowych zintegrowany z KSeF – dla Ciebie i Twoich klientów
Dzięki integracji Symfonii eBiuro z KSeF, faktury ustrukturyzowane stają się paliwem dla elektronicznego systemu księgowego w każdej firmie. Zobacz, jak prosta autoryzacja i elastyczne zarządzanie operacjami pozwalają Tobie i Twoim klientom przejąć pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów finansowo-księgowych.
Elastyczne zarządzanie operacjami
Jako biuro dysponujesz pulą operacji KSeF, którą możesz dowolnie rozdzielać pomiędzy swoich klientów. Pozwala to na pełną kontrolę nad kosztami oraz swobodne kształtowanie oferty Twojego biura rachunkowego.
Bezpłatny pakiet na start
Zacznij bez dodatkowych kosztów. Na dobry początek otrzymujesz od nas pakiet 60 operacji KSeF za darmo. Gdy Twoje biuro zacznie obsługiwać więcej dokumentów, łatwo dokupisz pakiety dopasowane do skali Twojej działalności w Symfonia KSeF Plus.
Automatyczny pobór e-faktur
Zautomatyzuj elektroniczny obieg dokumentów księgowych. System połączony z najnowszym KSeF API 2.0 sam pobiera faktury kosztowe Twoich klientów bezpośrednio z serwerów Ministerstwa Finansów, eliminując potrzebę ręcznego ściągania plików.
Uzupełnianie numerów KSeF
Zapomnij o ręcznym przypisywaniu numerów KSeF. System automatycznie uzupełnia brakujące numery e-faktur na zaksięgowanych dokumentach w momencie generowania deklaracji JPK_V7 lub wyliczania zaliczek podatkowych (PIT/ryczałt).
Jednorazowa autoryzacja
Oszczędzaj czas na logowaniu. Autoryzujesz biuro w KSeF tylko raz (za pomocą Tokena lub Certyfikatu uwierzytelniającego), a system bezpiecznie utrzymuje połączenie, pozwalając na płynną pracę wszystkich pracowników.
Masowe operacje i statusy
Zarządzaj wysyłką i odbiorem dokumentów zbiorczo dla całej listy kontrahentów. Program pozwala również na masowe nadawanie dokumentom obowiązkowych znaczników KSeF i na bieżąco raportuje status każdej e-faktury.
Wybierz spośród 3 scenariuszy współpracy z KSeF
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to przede wszystkim ustalenie, kto i za co odpowiada. Sprawdź 3 scenariusze współpracy z klientem i wybierz ten, który najlepiej pasuje do modelu Twojego biura.
Współpraca z biurem rachunkowym w KSeF
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów księgowych w biurze rachunkowym?
Przejście z segregatorów na system online jest prostsze, niż myślisz. Wdrożenie Symfonii eBiuro zaprojektowaliśmy tak, aby nie zakłócało bieżącej pracy Twojego zespołu.
Skonfiguruj środowisko pracy
Szybko mapujesz procesy w systemie: przypisujesz klientów do księgowych, nadajesz uprawnienia i ustalasz, kto akceptuje dokumenty.
Zaproś klientów jednym kliknięciem
Nie musisz szkolić swoich klientów. Wysyłasz im zaproszenie, a oni od razu mogą logować się do darmowej aplikacji, by wystawiać faktury i przesyłać koszty.
Pracuj z eksperckim wsparciem
Odbierasz pierwsze dokumenty i spinasz system z KSeF. W razie pytań podczas wdrażania nowego obiegu korzystasz z 3 bezpłatnych porad naszych ekspertów.
Zacznij cyfrową rewolucję w obiegu dokumentów księgowych swojego biura już dziś!
Przetestuj Symfonię eBiuro dla biur rachunkowych przez 45 dni za darmo — bez zobowiązań i bez podawania karty płatniczej. Przez cały okres próbny możesz udostępniać swoim klientom panel do fakturowania, automatycznie księgować dokumenty i wysyłać je do KSeF.
Interesują Cię funkcje dodatkowe, jak obsługa magazynu? Zajrzyj do cennika i sprawdź, które pakiety najlepiej dopasują się do potrzeb Twojego biura rachunkowego.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o obieg dokumentów księgowych
Jak wygląda schemat obiegu dokumentów po wdrożeniu systemu?
Wprowadzenie Symfonii eBiuro zapewnia pełną standaryzację i porządkuje proces dostarczania faktur. Cały schemat obiegu jest przejrzysty: klient przesyła dokumenty księgowe (np. zewnętrzne obce faktury kosztowe) przez aplikację, a Ty otrzymujesz je natychmiast w panelu. Taka procedura eliminuje opóźnienia i sprawia, że przekazywanie informacji między biurem a klientem jest po prostu efektywne.
Czy moi klienci muszą płacić za dostęp do panelu i za wystawianie faktur?
Nie. W ramach Twojej licencji dla Biur Rachunkowych możesz udostępnić swoim klientom panel do fakturowania i przesyłania kosztów całkowicie bezpłatnie. To Twoja wartość dodana, która buduje przewagę biura i zapewnia płynny obieg dokumentów księgowych.
Jak klient może przesyłać dokumenty do biura w Symfonii eBiuro w formie elektronicznej?
Klient korzysta z darmowego panelu lub aplikacji mobilnej. Może wystawić fakturę sprzedażową, zrobić zdjęcie faktury kosztowej lub dodać skan dokumentu — i natychmiast pojawia się on w panelu biura, gotowy do weryfikacji i zaksięgowania.
Czy obieg dokumentów księgowych w Symfonii eBiuro jest połączony z KSeF?
Tak. Faktury sprzedażowe wystawione przez klienta są wysyłane do KSeF, a faktury kosztowe od dostawców pobierane są bezpośrednio z serwerów Ministerstwa Finansów. Autoryzacja biura odbywa się jednorazowo — system utrzymuje połączenie bez potrzeby ponownego logowania.
Jak wygląda proces integracji biura rachunkowego z KSeF?
Integracja jest prosta i wymaga jedynie jednorazowej autoryzacji w panelu. Dzięki połączeniu przez Token lub certyfikat, system utrzymuje stałą komunikację z serwerami Ministerstwa Finansów, co pozwala na automatyczne wysyłanie i pobieranie e-faktur bez konieczności każdorazowego logowania. Pełną instrukcję krok po kroku, jak uruchomić tę usługę, znajdziesz w naszej bazie wiedzy: https://apps.wsparcie.symfonia.pl/hc/pl/articles/15260380223890-Krok-2-Uruchomienie-us%C5%82ugi-KSeF-w-Symfonia-eBiuro-szybkafaktura-pl).
Czy mogę edytować lub poprawiać faktury pobrane z KSeF?
Tak, w Symfonii eBiuro masz możliwość edycji wybranych danych na fakturze pobranej z KSeF – możesz np. zmienić jej kategorię księgową, kwoty czy opisy, aby dopasować je do wewnętrznych procesów biura. Co ważne, oryginalna wersja dokumentu z KSeF zawsze pozostaje dostępna do podglądu, co ułatwia weryfikację wprowadzonych poprawek. Należy jednak pamiętać, że po zapisaniu modyfikacji obecnie nie ma możliwości automatycznego przywrócenia dokumentu do stanu pierwotnego. Więcej informacji tutaj: https://apps.wsparcie.symfonia.pl/hc/pl/articles/33916261174418-Aktualizacja-marzec-2026
Co w sytuacji, gdy do KSeF wpłynie faktura, która nie jest kosztem firmy mojego klienta?
Jeśli pobierzesz z KSeF fakturę błędną lub niezwiązaną z działalnością gospodarczą klienta, możesz ją po prostu usunąć z listy w programie. Należy jednak pamiętać, że usunięcie dokumentu z aplikacji Symfonia eBiuro nie usuwa go fizycznie z rządowego systemu KSeF (tam pozostaje on dostępny do pobrania).
Jak program radzi sobie z brakującymi numerami KSeF w plikach JPK_V7?
Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych automatyzuje proces uzupełniania brakujących numerów KSeF. Jeśli zaksięgujesz dokument sprzedaży wysłany do KSeF, dla którego w danym momencie nie był jeszcze znany numer, program automatycznie zweryfikuje go i dopisze do zapisu księgowego podczas generowania deklaracji JPK_V7 lub wyliczania zaliczek podatkowych (PIT, ryczałt). Nie musisz ręcznie edytować każdego dokumentu. System pozwala także na masowe oznaczanie wielu dokumentów wymaganymi znacznikami OFF/BFK DI.
Czy dane moich klientów są bezpieczne w chmurze?
Tak. Korzystamy z najwyższych standardów bezpieczeństwa i szyfrowania danych (SSL), a serwery znajdują się w profesjonalnych centrach danych. To znacznie bezpieczniejsze rozwiązanie niż przesyłanie dokumentacji finansowej w niezaszyfrowanych załącznikach e-mail.
Czy system OCR działa z każdym rodzajem dokumentu księgowego?
Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych odczytuje dane ze skanów, zdjęć z telefonu i plików PDF — w tym zbiorczych, które system automatycznie dzieli na pojedyncze dokumenty. OCR działa ze skutecznością 98% i obsługuje dokumenty w 6 językach, co jest szczególnie przydatne przy fakturach od zagranicznych kontrahentów.
Kto w biurze odpowiada za sprawdzenie i zaksięgowanie dokumentów?
Nasz program jest elastyczny – pozwala na przypisanie stanowiska do konkretnych zadań. Z perspektywy głównego księgowego (lub innej osoby odpowiedzialnej za nadzór), system daje pełną możliwość kontroli i sprawdzenia danych przed ich ostatecznym przetworzeniem. Ułatwia to stwierdzenie poprawności każdego dowodu i szybkie zaksięgowanie go w ewidencji, co znacząco przekłada się na tempo pracy zespołu.
Czy system pomaga spełnić wymagania prawne dotyczące obiegu dokumentów?
Tak. Symfonia eBiuro dla biur rachunkowych wspiera prawidłowy i terminowy obieg dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z wymogami prawnymi. System wymusza systematyczny proces rejestracji dokumentów, co pozwala na ich przetworzenie najkrótszą i najprostszą drogą — zgodnie z zasadami, które powinny być ujęte w instrukcji obiegu dokumentów każdego przedsiębiorstwa. Regularne aktualizacje gwarantują, że program działa zawsze zgodnie z aktualnymi przepisami.
Co się stanie po zakończeniu 45-dniowego okresu próbnego?
Okres próbny jest całkowicie bezpłatny i nie zobowiązuje do zakupu. Jeśli zdecydujesz się na współpracę, wybierzesz pakiet dopasowany do potrzeb Twojego biura rachunkowego. Jeśli nie – Twoje konto po prostu wygaśnie, bez żadnych opłat.